中小民營企業(yè)秘書在招聘工作中的禮儀運用

［摘要］文章結(jié)合中小民營企業(yè)秘書的工作特點，從態(tài)度、第一印象等方面分析秘書禮儀規(guī)范及其運用，并就提升自身禮儀素養(yǎng)的途徑提出建議，使秘書在招聘工作環(huán)節(jié)中形成良好的企業(yè)形象，吸引更多的人員為企業(yè)服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］中小民營企業(yè)；秘書；招聘；態(tài)度；第一印象；途徑

［作者簡介］韋曉軍，廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院市場流通系副教授，研究生，研究方向：現(xiàn)當代文學、文秘、禮儀，廣西南寧，530007

［中圖分類號］ F276.3［文獻標識碼］ A［文章編號］ 1007-7723（2008）07-0067-0002

隨著近年來我國民營企業(yè)的快速發(fā)展，民營企業(yè)的規(guī)模不斷壯大，管理水平也得到了顯著提高，民營企業(yè)已逐漸發(fā)展成為國民經(jīng)濟的一支重要力量。一般而言，民營企業(yè)尤其是中小型民營企業(yè)為了節(jié)省人力物力財力，降低經(jīng)營成本，企業(yè)秘書工作都具有綜合性的特點，除負責秘書本職工作外，還擔負很大部分的非秘書性質(zhì)的工作，如人力資源管理、員工招聘與培訓、企業(yè)文化、公關(guān)宣傳及新聞發(fā)布工作等。可見，中小民營企業(yè)秘書人員面臨重要的轉(zhuǎn)型要求，秘書的角色職能由傳統(tǒng)型向外向型、全能型轉(zhuǎn)變，秘書要既能文又能武，既會管理又懂專業(yè)，既當信息員又當公關(guān)人，既做謀士又做助手，為企業(yè)及領(lǐng)導提供全方位的服務(wù)。

但是，不少中小民營企業(yè)秘書面對工作要求的提高、工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變、工作跨度的加大等一系列要求一時難以適應(yīng)。僅就秘書在從事員工招聘工作環(huán)節(jié)而言，就由于工作量大、人員流動性大及面試人數(shù)較多、面試對象層次較低等因素的影響，常有以下禮儀缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)。如：招聘過程中相互大聲談笑；招聘工作當天著裝隨意；招聘交談時坐姿懶散；言談舉止中時有輕視應(yīng)聘人員的表現(xiàn)等。這些都是招聘工作中秘書禮儀素質(zhì)缺乏的種種表現(xiàn)。

秘書形象常常代表著一個企業(yè)的形象，在招聘工作環(huán)節(jié)中給應(yīng)聘者留下深刻的第一印象，也是應(yīng)聘者對企業(yè)形成的第一印象。因此，秘書人員必須具備強烈的禮儀意識，掌握相應(yīng)的禮儀技巧，以提高企業(yè)的形象與知名度，樹立良好的社會信譽及社會形象。因此，秘書應(yīng)當自覺地用禮儀規(guī)范來約束自身的行為，這就要求秘書應(yīng)當從各方面明確禮儀規(guī)范要求，并熟練地運用到工作過程當中，為招聘工作環(huán)節(jié)的順利進行及企業(yè)招聘到滿意的員工打下良好的基礎(chǔ)。

一、態(tài)度至上

尊重是一切禮儀的基礎(chǔ)。禮儀規(guī)范的基本要求就是要以尊重為本，以人為本，態(tài)度至上。在招聘工作中，秘書擔當企業(yè)與企業(yè)需求人員之間的橋梁作用，是應(yīng)聘者進入企業(yè)的第一道把關(guān)人。因此，秘書在工作中應(yīng)處處以企業(yè)需求為中心，以為企業(yè)服務(wù)為重點，以招募適合企業(yè)需求的員工為目的，尊重應(yīng)聘者，誠懇、熱心地為企業(yè)和應(yīng)聘者服務(wù)，不應(yīng)以老員工自居，以秘書身份自大，居高臨下，輕視對方，給應(yīng)聘者留下不好的第一印象。據(jù)美國華盛頓一家市場調(diào)查機構(gòu)的一次調(diào)查結(jié)果表明：應(yīng)聘人員在企業(yè)及與企業(yè)進行接觸時受到非禮待遇后，96％的人不直接抱怨，但有91％的人不愿再到這個企業(yè)來。而且受到非禮待遇的人平均要向他周圍的9個人講述，其中13％的人要向他周圍的20個人講述。可見，企業(yè)的不良形象會造成比較大范圍內(nèi)的負面影響，企業(yè)對應(yīng)聘者應(yīng)保有尊重、良好而熱情的態(tài)度。

二、營造良好的第一印象

第一印象在人際交往中有著強烈的定勢作用。秘書在接待應(yīng)聘者時，端莊的儀表、文雅的舉止、得體的語言以及整潔的服飾往往可以留給應(yīng)聘者良好的第一印象。這既是對應(yīng)聘者尊重的一種表現(xiàn)，也是讓應(yīng)聘者產(chǎn)生樂于與之交往的魅力所在，是形成良好的面試關(guān)系的開端。

（一）儀表端莊

適度地修飾自己的形象，其實也是對自我人格的一種塑造和珍惜。秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的儀表美。儀表端莊是指秘書的服飾、發(fā)型、臉部化妝的綜合形象，要求秘書在工作中要做到職業(yè)、穩(wěn)重、可信、可親。如果秘書給應(yīng)聘者的第一印象很差，如著裝不整潔等，應(yīng)聘者則會對秘書的工作缺乏尊重和支持，使雙方面試的交往和溝通陷于困境，今后工作中秘書也難以得到未來員工更多的依賴與配合。

1.干練的發(fā)型。首先，發(fā)型比面部特征更能吸引對方的注意。長發(fā)暗示著健康和性感，短發(fā)看起來自信而成功，自然、中長、沒有特定款式的發(fā)型，則讓人感覺智慧和真實。秘書在招聘工作中可采用束發(fā)或盤發(fā)等方式體現(xiàn)出職業(yè)、干練的企業(yè)形象。

2.淡雅的妝容。出于尊重和自信的角度，秘書在招聘場合應(yīng)化淡妝，不能化濃妝，才能體現(xiàn)出職業(yè)和自然、美麗的形象。

3.得體的衣著。根據(jù)TPO原則，秘書在招聘工作中應(yīng)注重自身的著裝，應(yīng)得體而鄭重，不應(yīng)穿著隨意或穿休閑服參與招聘工作。

（二）語言得體

常言道“言為心聲”。語言是招聘場合雙方人員之間溝通與交流的重要工具，是建立良好招聘關(guān)系的禮儀要求。語言往往能全面地反映出一個人的文化素養(yǎng)、知識水平和精神風貌。語言得體是指秘書與應(yīng)聘者之間交流使用的語言準確、友善、親切，包括言之有禮、言之有意、言之有利、言之有體和言之有技。

1.重在交流。在應(yīng)聘者面前，應(yīng)提倡用禮貌的語言、鼓勵性語言。秘書首先要學會使用文明禮貌的十字用語，即“請、您好、謝謝、對不起、再見”。其次要注意正確而禮貌地稱謂應(yīng)聘者，如可稱先生、小姐、同學等。此外，還應(yīng)當注重傾聽禮儀，注意詢問技巧等。

2.善于傾聽。聽別人說話實際上就是對別人的肯定和尊重。有人說，上帝之所以給我們兩只耳朵一張嘴，就是希望我們多聽少說。在招聘工作中，秘書應(yīng)把應(yīng)聘者放在首要的位置，讓應(yīng)聘者多講多談，以更全面地了解對方的各種信息，以吸納為企業(yè)所用的人員。

3.多用詢問。秘書在招聘環(huán)節(jié)中應(yīng)多用詢問，了解企業(yè)需求的信息，并通過應(yīng)聘者對于詢問的回答來分析該人員是否符合企業(yè)的需求。

第一印象有大約40%的內(nèi)容還與聲音有關(guān)。音調(diào)、語氣、語速、節(jié)奏都將影響第一印象的形成。因此，雙方在交流過程中也要注意語調(diào)優(yōu)雅、吐字清楚、聲音高低得當、語氣柔和、情感真摯、以誠相待，處處注意樹立良好的企業(yè)形象。秘書掌握溝通的語言交流的禮儀與技巧是密切面試雙方關(guān)系的關(guān)鍵。秘書學會合理運用語言的特點，在交談中使用禮貌性語言，善于運用理解、含蓄、親切及靈活多變的語言交際方式，就能促進心靈相通，促進相互理解和信任，達到與應(yīng)聘者交談取得圓滿的結(jié)果、吸引人才等目的，使招聘工作得以順利進行。

（三）舉止文雅

秘書在招聘工作環(huán)節(jié)中，除了注重儀表和談話禮儀外，還要掌握輔助語言禮儀，即態(tài)勢語言。態(tài)勢語包括表情語、動作語和體姿語。

1.文雅的動作。招聘工作中，秘書可使用恰當?shù)氖謩菡垜?yīng)聘者坐下，并在與應(yīng)聘者進行應(yīng)聘資料的交接時注意雙手遞接，體現(xiàn)對對方的尊重。手勢活動幅度不宜過大，應(yīng)節(jié)奏明快、自然文雅。

2.微笑的表情?？突f過：“微笑能照亮所有看到他的人，像是穿過烏云的太陽，帶給人們溫暖?！蔽⑿梢苑从吵鲆粋€積極的形象，表現(xiàn)友善，同時它也是與人溝通的催化劑。面帶微笑，可以表達對他人的尊敬和禮貌，拉近人與人的距離，表現(xiàn)誠意。

3.親切的眼神。微笑離不開眼睛的神采，在招聘環(huán)節(jié)中，秘書應(yīng)面帶微笑，雙目平視對方，眼神真摯，體現(xiàn)出平易近人的感覺。交談中應(yīng)時時注意眼神的關(guān)注，體現(xiàn)出對交談對象的尊重，不應(yīng)左顧右盼，心不在焉。

4.正確的姿態(tài)。秘書在招聘過程中，姿態(tài)使用主要包括立姿和坐姿。立姿要求脊背挺直、胸部挺起，不要彎腰曲背；坐姿要求是腰部挺起，上身要直，不要給人以“癱倒在椅子上的感覺”，身子可適當前傾讓人感覺你對談話內(nèi)容有興趣。優(yōu)雅的坐姿傳遞著自信、友好、熱情的信息，同時也顯示出高雅莊重的良好風范。就坐后，要注意單手或雙手放在桌下或是雙肘支在面前的桌子上、夾在兩腿間都是不允許的。

總之，采用“SOLER”是一個有效的方法。S——sit：坐要面對別人；O——open：自然開放；L——lean：身體微微前傾；E——eye:目光接觸；R——reaction：放松。秘書在招聘環(huán)節(jié)善于運用手勢、表情等非言語交流的形式，學會運用“體態(tài)語言”，實踐良好的禮儀規(guī)范，必將有利于招聘工作質(zhì)量的提高。

秘書人員在招聘工作環(huán)節(jié)中注重禮儀是職業(yè)禮儀的需求，也是秘書職業(yè)形象的重要組成部分，更是秘書素質(zhì)、修養(yǎng)、行為、氣質(zhì)的綜合反映。招聘工作中能注重禮儀有利于自身素質(zhì)的提高，有利于工作的順利開展。那么，通過什么途徑才能更好地提升自身的禮儀素養(yǎng)，在招聘工作環(huán)節(jié)中很好地運用呢？

首先，隨著經(jīng)濟社會和企業(yè)的快速發(fā)展，人們的禮儀意識不斷加強。秘書在招聘工作中注重禮儀形象，能較好地樹立企業(yè)形象，有助于提高秘書自身的整體素質(zhì)，有助于繼承“禮儀之邦”的優(yōu)良傳統(tǒng)，適應(yīng)形勢發(fā)展的需要?！岸Y”的根本是“修身”，而實現(xiàn)秘書禮儀規(guī)范的關(guān)鍵，說到底就是秘書自身素質(zhì)的提高。因此，秘書必須首先樹立良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，成為具有社會責任感和企業(yè)責任心的職業(yè)人。同時，秘書應(yīng)加強職業(yè)修養(yǎng)意識，秘書的職業(yè)形象以秘書群體形象為首要前提，需要每一位秘書為之付出巨大的努力。個別秘書由于心中沒有一個完善的自我形象設(shè)計，缺乏必要的知識儲備及內(nèi)在修養(yǎng)，在行為上表現(xiàn)為專業(yè)性不強，致使秘書的職業(yè)形象只有與世俗上的小蜜定義相吻合。特別有少數(shù)行為粗魯、言語庸俗者，更是嚴重影響了秘書職業(yè)整體的社會形象。作為秘書，應(yīng)努力提高自身的素質(zhì)，用自身良好的言行及工作作風贏得人們的矚目。誠然，素質(zhì)的提高并非來自一朝一夕，需要平時在一點一滴的言行舉止中養(yǎng)成良好的習慣，并逐漸積淀而成。

其次，秘書需要提高自身的知識架構(gòu)。秘書人員要自覺調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，終身努力學習。作為一名“知書達禮”的秘書，除了要認真學習秘書專業(yè)的知識和技能外，還應(yīng)該學習企業(yè)管理及其他與企業(yè)相關(guān)的學科知識；同時，對與秘書工作各環(huán)節(jié)相關(guān)的禮儀規(guī)范要求等知識也應(yīng)當加以重視。只有不斷地更新知識，完善知識結(jié)構(gòu)，增加自身修養(yǎng)，為企業(yè)提供更為周到細致的服務(wù)，才能贏得廣泛的贊譽和尊重，獲得良好的社會輿論及評價，樹立良好的企業(yè)形象。

秘書人員在招聘工作環(huán)節(jié)中，其形象、言談舉止、音容笑貌，都能對應(yīng)聘者產(chǎn)生直接或間接的影響，從而影響招聘工作的效果。這就要求秘書不僅要具有豐富的專業(yè)知識和技能，還要具備良好的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)，自覺履行相關(guān)的禮儀規(guī)范?？梢?，秘書具備良好的禮儀修養(yǎng)和履行禮儀規(guī)范，已是當代中小民營企業(yè)秘書工作不可分割的一部分，也是企業(yè)發(fā)展與社會進步的必然要求。

［參考文獻］

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