“文件是檔案的復(fù)制件”質(zhì)疑

任　寧

摘要：本文主要從《論檔案形成在前》有關(guān)論述存在問題、文件與檔案形成的不同過程、對(duì)舉證的歷史記載存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)等幾方面對(duì)“文件是檔案的復(fù)制件”提出了質(zhì)疑。

關(guān)健詞：檔案文件復(fù)制件

《檔案管理》2007年第2期刊載劉東斌先生的《論檔案形成在前》一文(以下簡(jiǎn)稱劉文)，讀后受益匪淺，但對(duì)劉文中有關(guān)“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件”的觀點(diǎn)有不同的看法，以期與劉東斌先生商榷。

1從劉文有關(guān)論述分析，文件是檔案的復(fù)制件的觀點(diǎn)是不成立的

劉文在論述檔案形成在前的過程中，就“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件”問題作了專門論述，并提出了三項(xiàng)理由。那么，劉文提出的三項(xiàng)理由是否成立呢?我們不妨對(duì)其三項(xiàng)理由作一分析：其第一個(gè)理由中有這樣一段論述：“一般情況下檔案形成后(文件定稿經(jīng)簽發(fā)印制成文后)，就將檔案(文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件)存檔保存?！惫P者從劉文的論述中可以了解到：檔案的形成時(shí)間是由文件定稿經(jīng)簽發(fā)印制成文：檔案的構(gòu)成包括文件定稿、發(fā)文簽、印制的文件。也就是說，無論是從檔案的形成，或是檔案的構(gòu)成來看，印制的文件就是檔案。那么，既然印制的文件就是檔案，何來文件是檔案的復(fù)制件呢?如果劉文認(rèn)為檔案只是原始?xì)v史記錄——文件定稿，而不包括印制的文件，那么，劉文的這段論述就是錯(cuò)誤的，是自相矛盾的。因此，劉文提出的文件是檔案復(fù)制件的第一個(gè)理由是不成立的。其第二個(gè)理由是“檔案是唯一的，而文件則有眾多復(fù)制件”。首先，從邏輯學(xué)角度來說，檔案是唯一的，與文件有眾多復(fù)制件之間并不存在邏輯關(guān)系，也導(dǎo)不出文件是檔案復(fù)制件的結(jié)論：其次，檔案的唯一性是相對(duì)的，并不是所有的檔案都是唯一的。如中美上海聯(lián)合公報(bào)，同一個(gè)公報(bào)，有中文版，又有英文版，并經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)人在對(duì)方文件上相互簽字后生效，文件的底稿是無法律效力的，誰能說中文版的是檔案，英文版的是復(fù)制件，或者英文版的是檔案，中文版的是復(fù)制件呢?現(xiàn)實(shí)社會(huì)中這樣的例子還有很多，如國(guó)與國(guó)之間邊界勘查形成的文件，國(guó)與國(guó)之間形成的外交文件，商務(wù)活動(dòng)中形成的合同文件等。第三，劉文認(rèn)為，檔案的唯一性主要是文件的定稿是唯一的，只有一份，是孤本，所以文件的定稿才是檔案，而文件則是文件定稿的復(fù)制件。劉文的這一觀點(diǎn)有點(diǎn)以偏蓋全，現(xiàn)實(shí)生活中，一些文件的定稿是沒有法律效力的，并不能作為以后的辦事依據(jù)，也起不到應(yīng)有的憑證作用，如國(guó)與國(guó)之間締結(jié)的各種條約性外交文件，其具有法律效力的只有國(guó)與國(guó)之間的代表相互簽字的正式文件，才具有法律效力，而正式文件的定稿是沒有法律效力的，把具有法律效力的正式文件看作是沒有法律效力的定稿的復(fù)制件顯然是不正確的。由此來看，劉文提出的文件是檔案的復(fù)制件的第二個(gè)理由也是不成立的。劉文提出的第三個(gè)理由是“檔案作為記憶工具，記錄著其形成的全部過程，而文件不具備這種功能”，“文件所承載的內(nèi)容只是定稿的內(nèi)容，最多還有簽發(fā)人的名字”。劉文第三個(gè)理由的錯(cuò)誤是沒有用同一個(gè)角度來分析檔案與文件的形成過程，在論述檔案的記錄性時(shí)用檔案逐步形成的觀點(diǎn)，在論述文件時(shí)用的只是文件形成的結(jié)果，割裂了文件逐步形成的過程?，F(xiàn)實(shí)生活中，文件的形成也正是從文件的底稿、定稿逐步形成的，因此才有文件的起草、文件的定稿等稱謂。文件的底稿、定稿與正式文件在文書處理階段是一個(gè)整體，所以在歸檔時(shí)也常常把文件的定稿與正式文件作為“一件”來保存，只有全面、正確地理解“件”的概念，才能正確地把握文件具有記錄性功能的特性。如果我們用劉文審視文件的觀點(diǎn)來審視檔案，同樣能得出檔案沒有記錄其全部過程的結(jié)果：文件的定稿能記錄文件的用印過程嗎?能記錄文件的版頭、版式情況嗎能記錄文件的用字大小、字體行間距情況嗎?文件的一稿、二稿能記錄文件定稿的情況嗎，能記錄領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的情況嗎?《物權(quán)法》定稿能記錄《物權(quán)法》正式文本的版式、用印、用紙、用字情況嗎?嚴(yán)格說《物權(quán)法》定稿不僅不能反映《物權(quán)法》正式文本的情況，而且也不能直接反映《物權(quán)法》定稿以前的審議情況。它只能反映《物權(quán)法》審議的結(jié)果，并不反映審議的過程。綜上所述，筆者認(rèn)為，劉文有關(guān)文件是檔案的復(fù)制件的觀點(diǎn)是不成立的。

2從歷史記載角度看，文件是檔案的復(fù)制件的觀點(diǎn)也是不成立的

為說明文件是檔案的復(fù)制件，劉文從歷史角度進(jìn)行了分析，并列舉歷史記載加以佐證。那么，劉文列舉的幾則歷史記載能說明文件是檔案的復(fù)制件嗎?下面就劉文列舉的幾則歷史記載作一分析：劉文中列舉的第一個(gè)歷史記載是《周禮》“凡邦之大盟約，涖其盟書，而登之于天府。大史、內(nèi)史、司會(huì)及六官，皆受其貳而藏之”。并分析認(rèn)為“國(guó)家大盟約(檔案)要存放到天府(檔案館)，并將盟約(檔案)復(fù)制成盟約文件發(fā)給‘大史、內(nèi)史、司會(huì)及六官，分別保管，踐約執(zhí)行”。筆者通過查閱有關(guān)資料發(fā)現(xiàn)，劉文對(duì)《周禮》中記載的史實(shí)存在理解上的錯(cuò)誤：首先“大盟約”不是指檔案。從漢語發(fā)展史上看，我國(guó)古代漢語詞匯是以單音詞為主，有些單音詞組與現(xiàn)代漢語中的詞匯雖然相同，但并不是現(xiàn)在復(fù)音詞的意思。如古文中的“妻子”是指妻子和兒女，“朋友”是指“朋”和“友”。因此《周禮》原文中的“盟約”并不是現(xiàn)在所指的盟約，而是指會(huì)盟時(shí)的承諾?，F(xiàn)在所指的盟約古時(shí)稱載書，或者簡(jiǎn)稱“載”和“書”。其次，《周禮》原文中的“盟書”也不是原件。據(jù)楊伯俊《春秋左傳注》卷一，隱公注解：“盟法，先齒地為坎(穴、洞)，以牛、羊或馬為牲，殺于其上，割牲左耳，以盤盛之，取其血，以敦盛之，讀盟約(古謂之載書，亦省稱載或書)，以告神，然后參加盟會(huì)者一一微飲血，古人謂之歃血，歃血畢，加盟約正本于牲上埋之，副本則與盟者各持歸藏之”。也就是說，《周禮》中記載的盟書只能是文件而不是劉文所謂的“檔案”。第三，根據(jù)楊伯俊有關(guān)“盟法”的注解可知：周時(shí)大國(guó)之間會(huì)盟時(shí)，先行商議會(huì)盟事項(xiàng)，形成會(huì)盟文件——載書，然后根據(jù)會(huì)盟國(guó)多少復(fù)制載書，分發(fā)會(huì)盟各國(guó)帶回歸檔。而文件的正本(載書)則隨祭品一同埋掉以示神靈。也就是說，各國(guó)帶回的盟書是會(huì)盟文件的副本，是文件對(duì)文件的復(fù)制，而不是文件對(duì)檔案的復(fù)制。第四，‘大史、內(nèi)史、司會(huì)及六官，皆受其貳而藏之”的是盟書的副本的復(fù)制本，也是文件對(duì)文件的復(fù)制，而不是文件對(duì)檔案的復(fù)制。劉文列舉的第二個(gè)歷史記載是《周禮》“司民，掌萬民之?dāng)?shù)，自生齒以上，皆書于版……獻(xiàn)其數(shù)于王，王拜受之，登與天府，內(nèi)史、司會(huì)、冢宰貳之，以贊王治?！边@段歷

史記載恰恰說明司民將人口基本情況制成公文——簡(jiǎn)牘后，才呈報(bào)給君王，君王拜受后才將簡(jiǎn)牘登記并作為檔案存入天府的。而內(nèi)史、司會(huì)、冢宰“貳之”的是簡(jiǎn)牘的副本，而不是檔案的復(fù)制件。其實(shí)，如果從周朝實(shí)行的公文正副本制度來詮釋這段歷史記載，則更容易理解。周王朝時(shí)，為滿足其統(tǒng)治需要，公文實(shí)行正副本制度，即公文形成后。要根據(jù)需要制作公文副本。本機(jī)關(guān)和史官各存一份副本，正本定期報(bào)送宗廟或天府保存。也就是說，周王朝各機(jī)關(guān)及地方郡國(guó)形成的公文——簡(jiǎn)牘在呈報(bào)君王歸檔之前就已經(jīng)有了副本。因此說，這段歷史記載并不能證明文件是檔案的復(fù)制件。劉文列舉的第三個(gè)歷史記載是《舊唐書》“凡尚書省施行制敕，案成則給程以抄之。若急速者，不出其日，凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日納諸庫”。這段歷史記載分明說的是公文(敕、文案)的制作過程及制作程序，那來的文件是檔案的復(fù)制件的內(nèi)容，“案成則給程以抄之”是說皇帝的詔令擬制完成后，就給程以抄之，形成“敕”的副本，不正說明公文在納入“諸庫”之前就已有了正、副本嗎?劉文以此來說明文件是檔案的復(fù)制件著實(shí)有點(diǎn)牽強(qiáng)。劉文列舉的第四個(gè)歷史記載是《理會(huì)架閣札子》“應(yīng)令逐案承受文字，已結(jié)絕及無行遣，限三日發(fā)送上簿，接續(xù)結(jié)押?！边@段歷史記載的重點(diǎn)應(yīng)是“結(jié)絕及無行遣”公文材料的處理，“已結(jié)絕及無行遣”是指已辦理和不需要發(fā)送的公文材料，應(yīng)在三日內(nèi)移交歸檔。并沒有說文件是檔案的復(fù)制件。劉文認(rèn)為“三日辦理完畢的不可能是文件，只能完成檔案復(fù)制件的工作”的結(jié)論，其實(shí)是對(duì)此段記載的錯(cuò)誤理解，此段歷史記載中的“限三日”是有前提條件的，這個(gè)前提條件也十分明確，即“已結(jié)絕及無行遣”，并不是指所有公文限三日內(nèi)移交歸檔，此段歷史記載也進(jìn)一步證明，公文在歸檔之前已經(jīng)存在，公文轉(zhuǎn)化為檔案是有一定條件的，文件并不是檔案的復(fù)制件。綜上分析，劉文對(duì)其舉證的四例歷史記載存在著錯(cuò)誤理解和認(rèn)識(shí)，四例歷史記載不僅沒有直接或間接證明文件是檔案的復(fù)制件，反而進(jìn)一步證實(shí)了公務(wù)文書檔案是由公務(wù)文件轉(zhuǎn)化而來的觀點(diǎn)，因此，文件是檔案的復(fù)制件的觀點(diǎn)是不正確的。

3從檔案與文件的形成看，文件是檔案復(fù)制件的觀點(diǎn)是不正確的

檔案是原始的歷史記錄，檔案是不可以起草、修改的，應(yīng)當(dāng)是檔案界所公認(rèn)的事實(shí)。因?yàn)槿藗冎荒芷鸩?、修改原始記錄，而不能穿越歷史時(shí)空去起草、修改原始的歷史記錄。由此可以看出，檔案是人類對(duì)已有的原始?xì)v史記錄(包括文件)有意識(shí)保存的結(jié)果。也就是說，沒有人類對(duì)已有原始?xì)v史記錄的主觀作用便沒有檔案，檔案是由各種原始?xì)v史記錄轉(zhuǎn)化而來的。比如，現(xiàn)實(shí)生活中，我們把歸檔后的各種形式、不同載體的原始記錄稱作檔案，把沒有歸檔的各種形式、不同載體的原始記錄稱作文件、數(shù)據(jù)、材料、資料、文物、文獻(xiàn)等，就是對(duì)檔案的正確認(rèn)識(shí)，也被社會(huì)各界所認(rèn)可。而檔案的原始記錄性則來源于被其轉(zhuǎn)化的已有的原始記錄。人們的主觀作用只是按照法定的歸檔程序去接收、整理、保管應(yīng)歸檔的原始?xì)v史記錄，是不允許對(duì)已歸檔的已有原始?xì)v史記錄作內(nèi)容和形式上的修改的，這種主觀作用只是對(duì)已有原始?xì)v史記錄物理運(yùn)動(dòng)形態(tài)的改變和概念上的升華，并沒有改變已有原始?xì)v史記錄的內(nèi)容和自身形態(tài)。人類這種通過主觀作用使事物性質(zhì)與概念升華的例子是普遍存在的。如。人類把自己生產(chǎn)的產(chǎn)品通過交換變成商品：把自己的物質(zhì)遺存通過時(shí)間的沉淀升華為文物：把一般工人通過評(píng)選成為勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等，而商品、文物、先進(jìn)工作者并不是一開始就有的，如果沒有產(chǎn)品、物質(zhì)遺存、一般工人，商品、文物、先進(jìn)工作也就根本不會(huì)存在。如果按照劉文“檔案是原始的歷史記錄，記錄著檔案形成的全部過程，檔案一形成就是檔案”觀點(diǎn)，則檔案是可以起草修改的，人類的社會(huì)活動(dòng)是從起草檔案、修改檔案開始的，紙質(zhì)、電子檔案一經(jīng)形成就是檔案，無需歸檔，也無論放在什么地方，這些無需法定機(jī)構(gòu)和法定程序歸檔保存的可以起草、修改的檔案就是人類社會(huì)活動(dòng)的原始?xì)v史記錄。對(duì)于這樣的檔案。不知怎樣去保證它的原始記錄性?檔案還具有憑證性價(jià)值嗎?檔案館還有存在的必要嗎?世界上又有誰能夠起草原始的歷史記錄呢?除非這個(gè)人能夠穿越歷史時(shí)空，回到歷史的某個(gè)片段，才能創(chuàng)造歷史記錄。既使是這樣，那么這個(gè)人所記錄的也仍然是那個(gè)歷史片段的原始記錄，而不是原始的歷史記錄。因?yàn)槿酥荒芷鸩菰加涗?，而不能起草原始的歷史記錄。而文件則不同，文件作為法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位形成的具有完整體式和處理程序的公文，記錄、傳遞并存儲(chǔ)著其公務(wù)活動(dòng)中形成的各種信息，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位行使職能活動(dòng)的最為原始的記錄。這些原始記錄是機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位在行使職能活動(dòng)中自然形成的“伴生物”，并首先以不同種類的文件形式出現(xiàn)。在文件形成的過程中，人們可以根據(jù)需要起草文件、修改文件直至形成正式文件，也可以根據(jù)需要對(duì)文件進(jìn)行翻印和復(fù)制。人們起草、修改、制發(fā)文件的動(dòng)機(jī)首先是為了滿足當(dāng)前行使職能的需要，而不是專門為形成原始的歷史記錄。就是有些專門為記錄而形成的文件(如會(huì)議紀(jì)要)，也是首先為了行使職能，然后才歸檔保存。因此，機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位行使職能活動(dòng)的原始記錄首先是以各類文件的形式出現(xiàn)，然后才是經(jīng)過法定的文件處理程序和歸檔程序，使文件所承載的原始記錄內(nèi)容和自身形態(tài)固定化，由可更改性轉(zhuǎn)變?yōu)椴豢筛男?，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為具有檔案特征的原始?xì)v史記錄。綜上所述，從檔案與文件的形成看，文件與檔案都是原始記錄。文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位在其行使職能活動(dòng)中自然形成的“伴生物”，這種“伴生物”首先以不同種類的文件形式而不是檔案形式出現(xiàn)，是可以起草、修改的。檔案是人類活動(dòng)中有意識(shí)保存的已有原始?xì)v史記錄，是不可以起草、修改的。沒有已有的原始記錄，就不可能有檔案。檔案所具有的原始記錄性來源于被轉(zhuǎn)化的已有原始記錄，是對(duì)已有原始記錄的原始記錄性的繼承。因此，文件與檔案的區(qū)別在于：文件是原始記錄，而檔案是原始的歷史記錄。作為原始記錄的文件，不可能是“轉(zhuǎn)化物”檔案——原始?xì)v史記錄的復(fù)制件。所以，文件是檔案復(fù)制件的觀點(diǎn)是不正確的。

4結(jié)束語

“檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的”，或是“檔案形成在前，文件是檔案的復(fù)制件”這兩種理論，筆者并沒有過深的研究。但筆者認(rèn)為，要研究檔案與文件的關(guān)系，首先要進(jìn)一步明確檔案與文件的概念定義問題。只有弄懂了什么是檔案?什么是文件?才能正確地表述檔案與文件的關(guān)系。劉文以“檔案是原始的歷史記錄”作為檔案概念的定義，就如同把“檔案是不可再生的文化資源”、“檔案是人類文化智慧的結(jié)晶”作為檔案定義一樣，其本身就不具備檔案概念定義的要求，以這樣的檔案概念定義推導(dǎo)出“檔案形成在前，文件是檔案的復(fù)制件”這一命題，就必然導(dǎo)致漏洞百出，難以自圓其說。其次是檔案與文件概念定義與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)相統(tǒng)一的問題。任何一種理論的產(chǎn)生，都是對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)的高度概括和升華，并以其理論來指導(dǎo)人類的社會(huì)活動(dòng)，如果這種理論不能用以指導(dǎo)人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，那么這種理論也就失去了其應(yīng)有的價(jià)值。劉文“檔案形成在前，文件是檔案的復(fù)制件”理論，既否定了自夏商周以來人們腦海中自然形成的有關(guān)檔案與文件的概念(筆者并不是肯定“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”，而是指人們腦海中那種樸素的檔案與文件概念)，也否定了經(jīng)過幾千年實(shí)踐證明行之有效的人類檔案管理社會(huì)活動(dòng)成果，那么，這種理論能被社會(huì)接受嗎?能用來指導(dǎo)人類的檔案管理社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)嗎?