基于工作流的信息管理系統(tǒng)研究

摘要：工作流技術(shù)是計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作(CSCW)研究領(lǐng)域新出現(xiàn)的一門學(xué)科它是實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)過程建模，過程管理與集成，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程自動(dòng)化的核心技術(shù)?；谧远x業(yè)務(wù)流程的工作流技術(shù)的研究對于企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組和協(xié)同工作技術(shù)的發(fā)展具有十分重要的意義。

關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；工作流

1工作流技術(shù)及信息管理系統(tǒng)概述

隨著各種技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，辦公自動(dòng)化的內(nèi)容不斷更新，逐漸豐富。當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、管理科學(xué)和行為科學(xué)融入辦公自動(dòng)化領(lǐng)域后，逐漸形成了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一種人機(jī)系統(tǒng)，指在辦公事務(wù)中引入現(xiàn)代化的管理方法，科技手段和各種輔助工具，是部分辦公活動(dòng)物化于人以外的設(shè)備中，人和計(jì)算機(jī)組成的辦公信息系統(tǒng)。

工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，它是針對日常工作中具有獨(dú)立程序的活動(dòng)而提出的一個(gè)概念。提出的目的是通過將工作分解為定義良好的任務(wù)、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務(wù)并對它們進(jìn)行監(jiān)控，達(dá)到提高辦事效率、降低工作成本、提高企業(yè)競爭力的目的。實(shí)際上，自從進(jìn)入工業(yè)化時(shí)代以來有關(guān)過程的組織管理與流程的優(yōu)化工作就一直在進(jìn)行，它是企業(yè)管理的主要研究內(nèi)容之一。只不過在沒有引入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的支持以前，這些工作都是由人工來完成的。工作流技術(shù)一出現(xiàn)馬上就得到廣泛的重視和研究。

2基于工作流技術(shù)的信息管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)的比較

工作流管理系統(tǒng)與企業(yè)傳統(tǒng)信息系統(tǒng)相比有很多的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在:

2.1降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高企業(yè)經(jīng)營效率，以便集中精力處理核心業(yè)務(wù)企業(yè)在沒有應(yīng)用工作流管理系統(tǒng)之前，通常只是運(yùn)行簡單的基于數(shù)據(jù)庫的管理信息系統(tǒng)“在那個(gè)時(shí)候員工必須在不同的窗口中查詢，尋找自己所需的信息以及要完成的任務(wù)，復(fù)雜且耗時(shí)，而運(yùn)行了工作流管理系統(tǒng)之后只需要查看自己電腦桌面上的任務(wù)表就能夠?qū)ψ约菏盏酱瓿傻娜蝿?wù)一目了然，簡單!清晰!省時(shí)“對于高層的管理人員來說無疑更有效率，因?yàn)槠湫鑼彶榈墓ぷ魑募愋蛷?fù)雜且多樣，這樣節(jié)省的時(shí)間就可以集中精力處理對企業(yè)的發(fā)展更為重要的核心事務(wù)”

2.2縮短運(yùn)營周期，減少人為差錯(cuò)，從而提高勞動(dòng)生產(chǎn)率傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)其實(shí)并沒有全面實(shí)現(xiàn)機(jī)上作業(yè)，某種程度上只是加強(qiáng)了數(shù)據(jù)處理的能力，對于業(yè)務(wù)流程沒有實(shí)現(xiàn)簡化的功效“而工作流系統(tǒng)大多是通過郵件傳遞消息，用數(shù)據(jù)庫存儲信息(如Novel和FileNet合作開發(fā)的Ensemble系統(tǒng))，因此不需要人工傳遞文件與通知事務(wù)”待完成的工作信息會自動(dòng)地進(jìn)入下一個(gè)執(zhí)行者“這樣就很好地避免了由于公文或文件太多而被丟棄或延期處理的情況，從而減輕了工作強(qiáng)度，縮短了運(yùn)營周期，顯著提高了工作效率”

2.3新員工可以迅速適應(yīng)系統(tǒng)，易學(xué)易會易用

傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)通常是基于數(shù)據(jù)庫開發(fā)的一個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，所以對于計(jì)算機(jī)操作不是很熟悉的新員工來說培訓(xùn)工作是在所難免的“而工作流管理系統(tǒng)大多通過類似郵件系統(tǒng)來對消息和文件等進(jìn)行傳遞，所以只要會上網(wǎng)查收電子郵件，都可以很快適應(yīng)系統(tǒng)投入工作，從而大大減少了培訓(xùn)人員的工作量和時(shí)間，這對企業(yè)用戶和開發(fā)商都是很有利的”

2.4可以實(shí)現(xiàn)對文件!消息及任務(wù)的輕易追蹤，從而易于發(fā)現(xiàn)流程瓶頸，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的BP(BusinessProcessReengineering)提供可能傳統(tǒng)企業(yè)信息系統(tǒng)并沒有完全實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，并且各個(gè)子系統(tǒng)之間通常只是通過數(shù)據(jù)庫相聯(lián)系“而工作流管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營過程的流程化，使用它可以輕易追蹤到公文傳送到哪個(gè)環(huán)節(jié)以及在每個(gè)階段的響應(yīng)時(shí)間等，以便于領(lǐng)導(dǎo)決策層對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析”分析流程就可以發(fā)現(xiàn)，如為什么訂單被延遲處理?哪個(gè)部門對業(yè)務(wù)的響應(yīng)平均比其他的部門慢?為什么貨物被發(fā)送到錯(cuò)誤的地方等，從而可有的放矢地對流程進(jìn)行優(yōu)化“而傳統(tǒng)的方式因?yàn)閭€(gè)人通常會太過于接近流程，或者有私己的利益和安排，以至于限制了流程的高效完成142”

2.5隨時(shí)隨地辦公，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理/零響應(yīng)0

工作流管理系統(tǒng)較傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)來說，由于其支持基于郵件的離線處理能力，可以通過WWW來實(shí)現(xiàn)任務(wù)協(xié)作(如ActionTechnologies公司的AtionWorksMetro系統(tǒng))，從而實(shí)現(xiàn)了所謂的移動(dòng)辦公和處理/零響應(yīng)0“即使企業(yè)中的任何一位員工出差在外，只需要用隨身帶的筆記本電腦或PDA連上Internet就可以批閱公文文件，再通過電子簽名技術(shù)保證其真實(shí)性和有效性，并及時(shí)傳回公司的系統(tǒng)中，進(jìn)入處理隊(duì)列等待后續(xù)操作，從而不會因?yàn)橐粋€(gè)環(huán)節(jié)的員工出差而影響整個(gè)業(yè)務(wù)的完成時(shí)間，也省去了以往的大量交接工作”

2.6靈活地更改任何流程而無需改變系統(tǒng)的其他部分

傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)如果某一個(gè)環(huán)節(jié)不能適應(yīng)新的發(fā)展要求，就必須由開發(fā)商派專人來修改應(yīng)用程序代碼，有可能要改變整個(gè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)“而基于工作流管理系統(tǒng)的解決方法其優(yōu)勢就是工作流程描述清晰，并分離于應(yīng)用程序代碼”這就意味著一個(gè)工作流管理系統(tǒng)可以被快速地應(yīng)用于支持一個(gè)新型的企業(yè)業(yè)務(wù)或過程“并且當(dāng)整個(gè)進(jìn)程發(fā)生改變時(shí)工作流程也相對容易被修改162”

3系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在框架中，把一個(gè)OA系統(tǒng)分成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和組成單元組織兩部分進(jìn)行設(shè)計(jì)，本章將詳細(xì)介紹這兩部分的設(shè)計(jì)過程。

3.1概述

框架的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)遵循了傳統(tǒng)多層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方式。其中，用戶接口層(User Interface)完成用戶視圖的定義與控制，應(yīng)用邏輯層(Business Logic)構(gòu)建了主要的框架功能，并根據(jù)不同的功能采用了不同的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)層(Data Access)完成了數(shù)據(jù)存儲定義和操作規(guī)則定義，客戶端與服務(wù)器端的交互模式采用了經(jīng)典的MVC模式。

3.2用戶接口層

用戶接口層(User Interface)的核心任務(wù)是提供用戶一個(gè)可操作的用戶視圖。

Controller組件監(jiān)控用戶在視圖上的所有有效操作，并為每個(gè)操作產(chǎn)生一個(gè)描述該操作對應(yīng)執(zhí)行功能的定義(action)，框架設(shè)計(jì)中處理為一個(gè)XML節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)。當(dāng)View Controller捕獲到一類特殊事件( Request Submit事件)時(shí)整理所有有效的action，形成一個(gè)Transaction定義，框架設(shè)計(jì)中處理為一個(gè)XML數(shù)據(jù)，同時(shí)把該定義提交給服務(wù)方的TransactionService。完成遞交后View Controller監(jiān)視服務(wù)器的響應(yīng)(框架設(shè)計(jì)中處理為一個(gè)XML數(shù)據(jù)，一般包含了視圖數(shù)據(jù)、格式和操作信息)，View Controller分析該響應(yīng)數(shù)據(jù)，執(zhí)行相應(yīng)功能，并刷新用戶視圖。

3.4數(shù)據(jù)處理層

該層的主要功能是完成數(shù)據(jù)的有效存儲和讀寫。在設(shè)計(jì)時(shí)通過定義、分配角色信息，允許全部用戶的action或部分用戶的action直接進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲。默認(rèn)為凡是涉及數(shù)據(jù)讀寫的用戶action，均需通過Verify Agent的校驗(yàn)，以提供較高的數(shù)據(jù)安全性。

在框架中，數(shù)據(jù)以一個(gè)“整體”-有機(jī)體出現(xiàn)。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)存儲時(shí)，應(yīng)該根據(jù)使用的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行靈活設(shè)計(jì)。如使用傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，則應(yīng)該對“文”的數(shù)據(jù)進(jìn)行分割存儲。應(yīng)另行設(shè)計(jì)進(jìn)行拆和整的兩類不同服務(wù)，這兩類服務(wù)通過配置由Verify Agent調(diào)用。為了進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的訪問效率，同時(shí)應(yīng)該設(shè)計(jì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)緩存機(jī)制，如“文”對象緩沖池和流程對象緩沖池，減少磁盤的I/O操作。通過這種處理手段，提供了一致的數(shù)據(jù)訪問接口，便于后期開發(fā)和擴(kuò)展。

結(jié)語

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在當(dāng)前信息科學(xué)領(lǐng)域中飛速發(fā)展，它作為一個(gè)多學(xué)科綜合應(yīng)用的技術(shù)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究愈來愈受到廣泛重視。隨著理論研究的不斷深入和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將在社會的各個(gè)領(lǐng)域中獲得更加廣泛的應(yīng)用。本文在閱讀、參考、學(xué)習(xí)大量國內(nèi)外相關(guān)理論和應(yīng)用的基礎(chǔ)上，提出了基于工作流和時(shí)序邏輯的信息系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)方法。