淺談企業(yè)會計電算化

摘要：文章論述了企業(yè)推進會計電算化應(yīng)注意的問題。

關(guān)鍵詞：會計電算化；系統(tǒng)功能；問題

1 在實行會計電算化之前應(yīng)注意的問題

客觀分析評價企業(yè)目前的會計工作現(xiàn)狀。事物的現(xiàn)狀一定程度上決定其發(fā)展的未來，會計工作同樣如此。如果目前會計工作無章可循，隨意性較大，科目設(shè)置不符合會計制度，相關(guān)數(shù)據(jù)之間不吻合，內(nèi)控制度不健全，會計人員素質(zhì)低下，這種現(xiàn)狀，就很明顯地說明該企業(yè)缺乏實施會計電算化的基礎(chǔ)。因為實行電算化，相關(guān)的運行環(huán)境至關(guān)重要：科目設(shè)置不符合會計制度，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不吻合，無法完成初始化工作；人員素質(zhì)低下無法完成人機對話，日常工作將受影響；工作無章可循，隨意性大，內(nèi)控制度不健全，容易導(dǎo)致工作的無序，核算的脫節(jié)，出現(xiàn)漏洞，滋生貪污舞弊行為。所以在實行電算化之前，要客觀地評價會計工作現(xiàn)狀，找出差距，奠定必要的基礎(chǔ)，待符合運行的環(huán)境后再考慮實行電算化。

分析本企業(yè)財務(wù)工作的特殊性。如果經(jīng)過第一步的分析評價后，認為企業(yè)已具備了實行電算化的環(huán)境，接著就要對企業(yè)本身會計工作的特殊性進行分析。每個企業(yè)都有其自身特殊的管理要求，有些是會計制度本身既定的，有些也可能是制度沒有細化但是屬于企業(yè)工作迫切需要的，目前商品化的會計軟件，都是按國家現(xiàn)行制度編制的，普遍性的要求一般能夠滿足，并且對于一些特殊要求多數(shù)軟件留有自由定義的空間，而有些軟件不一定具備對本企業(yè)會計工作特殊性核算、特殊性分析的功能，為了滿足企業(yè)自身這些特殊的需要，就要判斷所選擇的軟件對我們會計工作的支持程度。比如，有些企業(yè)要求本公司在統(tǒng)一核算的基礎(chǔ)上，進一步對各部門進行分別核算和考評；有些企業(yè)在“庫存商品”設(shè)置上，要求按部門，按品名規(guī)格，按存放地點，按進貨渠道等設(shè)置明細賬；有的企業(yè)是集團公司，要求在能完成公司本身核算、對外報表的前提下，對集團下屬的報表留有匯總、合并的模塊。

要考慮所選軟件的前瞻性和成長性。事物是不斷變化發(fā)展的，我們的企業(yè)在逐步地壯大，業(yè)務(wù)在多方位地延伸，同時國家會計制度也隨著國情的變化而處于不斷的變革和完善之中，今后隨著具體會計準(zhǔn)則的相繼頒布，將逐步取消現(xiàn)行行業(yè)會計制度，改為執(zhí)行具體的會計準(zhǔn)則。此外，我國已經(jīng)加入WTO，與國際會計慣例接軌工作正逐步進行，那么選擇軟件時，除要滿足上述分析的特殊性要求外，還要考慮所選擇軟件的前瞻性和成長性，以滿足未來企業(yè)發(fā)展和會計制度更新的要求，避免因更換軟件而使企業(yè)增加額外的經(jīng)濟負擔(dān)對會計工作的連續(xù)性造成不必要的麻煩。

價位等因素的考慮。企業(yè)目前的會計工作現(xiàn)狀、本企業(yè)對財務(wù)工作的特殊性以及所選軟件的前瞻性和成長性是實行電算化之前應(yīng)首要考慮的，但可以根據(jù)企業(yè)自身情況確定不同的側(cè)重點。此外，一些常規(guī)的問題，如人員的培訓(xùn)、軟件價位的高低、軟件公司是否在企業(yè)所在地設(shè)立分支機構(gòu)、售后服務(wù)質(zhì)量問題等等，也是必須認真考慮的因素。

2 在實行會計電算化之后應(yīng)注意的問題

在初始化之前要制定具體的實施方案。在確定準(zhǔn)備使用的軟件后，便要在符合會計政策、會計原則的前提下，根據(jù)企業(yè)自身的需要進行系統(tǒng)初始化設(shè)置，然后將期初數(shù)據(jù)錄入，這個過程就如同我們選購新房后，在不改變房屋結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，根據(jù)個人需求、喜好進行內(nèi)部裝修，布局計劃，一切就緒后才搬入家具正式入住。但有個別企業(yè)在初始化時對于核算的內(nèi)容缺乏周密的考慮，或者對于財務(wù)管理的框架缺乏妥當(dāng)?shù)臉?gòu)思便草率行事，由此招致以后工作上的麻煩，使得定義過的軟件不斷進行“修修補補”。所以在初始化之前必須要根據(jù)業(yè)務(wù)特點、核算內(nèi)容、管理要求制定具體的方案，經(jīng)過多方面的討論通過再予執(zhí)行，同時對錄入的期初數(shù)據(jù)要由專人進行復(fù)核。

必須建立嚴格的內(nèi)控制度。基本的內(nèi)控制度應(yīng)該包括會計人員權(quán)限的合理設(shè)置，人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約。通過內(nèi)控制度的有效實施，防止舞弊行為的發(fā)生，避免給企業(yè)在工作上造成不必要的推諉和扯皮，在經(jīng)濟上造成不必要的損失。手工作賬時要考慮不相容職務(wù)的分離、分設(shè)。同樣，在實行會計電算化以后，不相容職務(wù)也不能由一個人承擔(dān)，應(yīng)根據(jù)每個人的工作內(nèi)容賦予相應(yīng)的權(quán)限。一般情況下，應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員、檔案管理人員、復(fù)核人員、核算人員、出納、財務(wù)主管等崗位，每個崗位既互相牽制，又層層負責(zé)，日常工作職責(zé)明確，一旦發(fā)現(xiàn)問題責(zé)任界限清楚。筆者所在的企業(yè)在電算化過程中曾經(jīng)歷過這樣一件事情：由于軟件本身具有結(jié)賬前預(yù)覽打印報表的功能，但這一功能只是為管理需要而設(shè)，對外報表時不應(yīng)在些操作，企業(yè)月度中間因貸款需要，為銀行提供一份會計報表，于是會計就打印了一份未結(jié)賬的當(dāng)月報表，月末又因貸款需要向銀行提供了已結(jié)賬的當(dāng)月正式報表，沒多久銀行找上門來，認為企業(yè)提供了虛假的會計報表，并當(dāng)即停止了貸款談判。最后才搞清了原因，原來是前后兩次提供的同一月份報表截然不同，這件事給企業(yè)敲響了警鐘，隨后便制定了嚴格的崗位責(zé)任制，增強了工作的的嚴謹性。

關(guān)鍵性名稱、代碼的前后輸入要完全一致。電腦與人腦的區(qū)別在于：電腦是根據(jù)規(guī)定的概念進行邏輯分析判斷，而人腦在對事物進行判斷時，既要考慮既定的概念，又注意一些隨意性的東西。比如，在設(shè)置客戶往來時，“山西省財政廳”與“山西財政廳”在手工作賬時知道是同一單位，而電腦卻認為它是完全不同的兩個單位，會分別列賬，造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；又比如外貿(mào)企業(yè)，習(xí)慣以出口發(fā)票號反映應(yīng)收出口退稅額，如果提取出口退稅時與退回時稍有差別，它會認為這是兩個完全不同的發(fā)票而分別入賬，應(yīng)退、已退沒有對應(yīng)起來（比如，V02/01與V0201）。所以同一內(nèi)容的東西在前后輸入時要絕對一致，不能有絲毫差別。這樣才能真正發(fā)揮電算化輸出結(jié)果的快捷、準(zhǔn)確性。

一定要采用機內(nèi)逐張審核簽字辦法。有的軟件允許逐張簽字與一次性簽字自由選擇，如果采用機外審核、機內(nèi)一次簽字，在中間會形成漏洞，一旦制證人員已打印出的正確憑證在機內(nèi)再修改，進行舞弊操作，審核人員從憑證上難以發(fā)現(xiàn)，給不法人員造成可趁之機。此外，實行會計電算化以后，每個操作人員的口令要絕對保密，要定期對軟硬件進行維護、保養(yǎng)，定期備份財務(wù)數(shù)據(jù)，財務(wù)主管定期查看上機記錄，定期上機檢查賬務(wù)，將糾錯防弊貫穿于始終。

3要完善會計電算化的系統(tǒng)功能

一般來說，充分降低會計電算化的門檻，使其技術(shù)性、繁雜性減少到最低程度，才有助于消除“科技恐慌癥”。但起點過低，會帶來會計電算化進程延長，長期在低水平狀態(tài)徘徊的問題，這樣又會有違會計電算化的初衷?！暗推瘘c”與“高標(biāo)準(zhǔn)”之間必須要有一個合理的過渡和技術(shù)上的鋪墊，事實上，這也是每個企業(yè)發(fā)展會計電算化的必由之路。會計電算化起步后，電算化系統(tǒng)要盡快從原來單純的會計核算進一步開發(fā)成具有支持經(jīng)營控制和管理決策的高級財務(wù)管理信息系統(tǒng)，必須注重擴展會計電算化的系統(tǒng)功能，同時要綜合考慮以下一些因素：

應(yīng)考慮企業(yè)信息系統(tǒng)的整體性，不能單純從會計子系統(tǒng)的目標(biāo)出發(fā)，應(yīng)當(dāng)充分考慮到不同的管理職能之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，并盡可能利用其他行業(yè)乃至于國外的成功經(jīng)驗，拓展會計電算化系統(tǒng)，以適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營控制和管理決策的需要。

改進以計算機技術(shù)人員為主的習(xí)慣，主張以會計人員為會計電算化系統(tǒng)的主導(dǎo)。會計人員掌握著絕大部分的經(jīng)濟信息，又能夠熟練地對這些信息加以分析和利用，因此，應(yīng)當(dāng)將精通理財和管理技術(shù)的會計人員聯(lián)合起來共同開發(fā)會計電算化系統(tǒng)。從目前已實行會計電算化的企業(yè)來看，外購的商品化軟件或由企業(yè)自身的計算機人員開發(fā)的會計電算化系統(tǒng)，其實際的運行效率和效果都不能令人滿意，個中原因，就在于計算機人員對會計知識和管理知識方面的陌生。