檔案管理中檔案的收集問題探討

何丹

摘 要：企業(yè)在開展檔案管理中檔案的收集工作時(shí)，工作人員常常存在檔案收集意識(shí)不強(qiáng)情況，直接影響了檔案管理工作質(zhì)量。檔案的收集作為檔案管理工作不可或缺的一部分，有效的保障了企業(yè)檔案的完整性，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。本文將詳細(xì)分析檔案管理中檔案收集出現(xiàn)的問題，并根據(jù)實(shí)際情況提出合理的解決建議。

關(guān)鍵詞：收集問題;檔案管理;企業(yè)

檔案收集工作是保障企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的前提，需要企業(yè)檔案管理部門充分意識(shí)到檔案的收集工作重要性。做好企業(yè)檔案的收集工作，制定科學(xué)完善的規(guī)章管理制度，使檔案的收集工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1 分析企業(yè)檔案管理中的檔案收集問題

當(dāng)前企業(yè)在檔案管理中檔案的收集工作還存在一些不足，具體內(nèi)容有：

首先，企業(yè)檔案收集意識(shí)相對(duì)淡薄。企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，將工作目標(biāo)納入到企業(yè)的檔案收集工作當(dāng)中，由于檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)較低，沒有注重檔案管理意識(shí)。在開展工作時(shí)檔案管理人員沒有充分挖掘社會(huì)以及企業(yè)的潛在價(jià)值，工作人員只是片面認(rèn)為管理企業(yè)日常文件資料是自己的主要工作任務(wù)。部分企業(yè)檔案管理工作人員只注重簡(jiǎn)單的企業(yè)經(jīng)營(yíng)檔案管理，常常忽視檔案歸檔問題，導(dǎo)致在開展工作時(shí)存在很多檔案無法歸檔以及檔案失散情況。

其次，在開展檔案管理中檔案的收集工作時(shí)，存在檔案歸檔質(zhì)量較低情況。管理人員沒有根據(jù)企業(yè)制定的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作。例如，在開展工作時(shí)缺少審核人簽字，沒有明確劃分檔案保管期限，管理人員缺乏擬寫檔案未編頁(yè)碼、檔案的題名、無卷內(nèi)檔案文件的目錄以及案件收集材料的紙張大小存在差異。由于企業(yè)檔案文稿的形成中出現(xiàn)不規(guī)范情況，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中工作人員沒有正規(guī)應(yīng)用請(qǐng)示、報(bào)告、用筆、沒有采用耐久材料等，檔案管理時(shí)缺乏落款單位以及使用公文無公章等情況，這些都影響了企業(yè)檔案歸檔質(zhì)量。

此外，沒有建立科學(xué)完善的企業(yè)檔案歸檔管理制度。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理人員的檔案收集制度以及檔案管理責(zé)任制度還存在不完善情況，執(zhí)行能力相對(duì)較差。例如，企業(yè)一些部門在開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，檔案管理部門沒有進(jìn)行有效的處理。企業(yè)部分部門出現(xiàn)直接將請(qǐng)示上報(bào)給上級(jí)部門情況，導(dǎo)致檔案管理部門存在不留底稿、不存檔現(xiàn)象，檔案管理部門只有歸檔文件的審批資料情況。檔案管理部門在建立檔案時(shí)缺少靈活管理機(jī)制，沒有根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)部門的相關(guān)要求，進(jìn)行歸檔工作。只是重視處理企業(yè)一些部門資料管理工作，導(dǎo)致企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過程中存在檔案文件材料，出現(xiàn)沒有歸檔情況。

2 企業(yè)檔案管理中的收集問題相關(guān)解決對(duì)策

2.1 提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

為了提高檔案管理中檔案的收集質(zhì)量，需要檔案管理人員充分意識(shí)到檔案收集工作的重要性。企業(yè)需要積極搭建檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建良好的企業(yè)檔案管理環(huán)境，企業(yè)應(yīng)幫助檔案管理部門建立完善的檔案收集體系，明確檔案管理人員自身職責(zé)。為了加強(qiáng)檔案管理收集工作質(zhì)量，需要將收集工作納入到檔案管理考核項(xiàng)目中，制定科學(xué)完善的企業(yè)檔案收集管理目標(biāo)。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)用多種形式以及渠道，積極宣傳企業(yè)檔案相關(guān)法律法規(guī)，使企業(yè)工作人員能夠意識(shí)到檔案管理的收集工作的重要性，更好保障企業(yè)的無形資產(chǎn)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)未來的發(fā)展過程中可能產(chǎn)生的一些社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，作為檔案管理典型案例。管理人員需要大力宣傳檔案管理的一些解決糾紛、重大決策意義及節(jié)省企業(yè)資金等檔案管理收集的作用，逐漸提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以及工作人員進(jìn)行檔案管理的收集意識(shí)。企業(yè)檔案管理部門需要開展檔案收集管理目標(biāo)相關(guān)活動(dòng)，給企業(yè)工作人員展示檔案收集工作具備的價(jià)值和發(fā)揮的作用。

2.2 提升企業(yè)檔案歸檔立卷工作質(zhì)量

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格的監(jiān)督檔案管理文件相關(guān)工作，檔案管理人員需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案歸檔工作過程中存在的問題并及時(shí)進(jìn)行糾正，有效的控制企業(yè)檔案管理工作，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案文件在進(jìn)入企業(yè)檔案管理部門時(shí)，管理人員應(yīng)嚴(yán)格的對(duì)檔案文件進(jìn)行篩選才能進(jìn)入檔案室，加強(qiáng)控制企業(yè)檔案文件的質(zhì)量，針對(duì)一些檔案文件沒有符合管理要求的，應(yīng)返回重新的進(jìn)行整理，全面提升企業(yè)檔案管理部門歸檔卷工作質(zhì)量。為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理部門和其他部門之間聯(lián)系，管理人員應(yīng)針對(duì)企業(yè)管理部門產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行全面的了解，管理人員根據(jù)企業(yè)制定的檔案管理規(guī)章制度，及時(shí)了解和科學(xué)預(yù)測(cè)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理用戶應(yīng)用的動(dòng)向、特點(diǎn)以及規(guī)律等有效的進(jìn)行結(jié)合。制定企業(yè)檔案管理用戶的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，企業(yè)檔案管理人員需要科學(xué)的對(duì)檔案歸檔工作進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

2.3 建立科學(xué)完善的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度

企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況，制定科學(xué)完善的檔案管理相關(guān)規(guī)章管理制度。例如，企業(yè)的檔案立卷管理規(guī)章制度、保管檔案制度、企業(yè)檔案文件資料具體鑒定內(nèi)容制度以及企業(yè)檔案移交管理制度等，同時(shí)嚴(yán)格、明確規(guī)定企業(yè)的檔案歸檔的時(shí)間和內(nèi)容?？茖W(xué)制定企業(yè)檔案管理歸檔具體范圍，充分挖掘企業(yè)查考應(yīng)用價(jià)值。主要反應(yīng)企業(yè)在發(fā)展工作時(shí)，實(shí)際情況的相關(guān)檔案文件資料，主要包括了企業(yè)的賬冊(cè)、磁盤、公文、圖表、錄像、照片等內(nèi)容，企業(yè)需要明確檔案歸檔范圍。企業(yè)檔案綜合管理需要制定完善的管理制度，將企業(yè)工作人員職稱晉升和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行掛鉤，保障企業(yè)的檔案管理文件材料有據(jù)可依、有章可循。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，制定完善的管理崗位職責(zé)，明確職責(zé)到個(gè)人、專人專管的模式，嚴(yán)格的調(diào)查在檔案管理過程中存在一些來路不明或者存在疑問的檔案資料，防止檔案管理過程中存在虛假材料情況。根據(jù)制定明確的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，每季度、年中的任務(wù)具體完成情況，都應(yīng)作為可靠依據(jù)。制定完善的獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)員工工作積極性以及創(chuàng)造性，逐漸提高企業(yè)檔案管理的收集工作質(zhì)量。

2.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)工作

由于企業(yè)檔案管理內(nèi)容眾多、管理范圍大，因此對(duì)企業(yè)檔案管理人員自身素質(zhì)有著更高的要求標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員需要精通業(yè)務(wù)，才能有效的保障檔案管理工作質(zhì)量?？茖W(xué)的處理、分類數(shù)量龐大的企業(yè)檔案資料，做好檔案歸檔、立卷工作。企業(yè)需要定期開展檔案管理培訓(xùn)工作，逐漸提升檔案管理人員的自身知識(shí)儲(chǔ)備以及專業(yè)技能。企業(yè)通過進(jìn)行短期檔案管理人員培訓(xùn)工作、鼓勵(lì)員工參加專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、組織員工進(jìn)修以及在職教育等方式，不斷的提升企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)以及檔案管理整體水平。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理中檔案的收集工作時(shí)需要認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好檔案收集和歸檔管理工作，逐漸的提升檔案管理的完整度以及準(zhǔn)確性。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的檔案收集工作時(shí)，工作人員需要意識(shí)到檔案管理收集工作的重要性。針對(duì)在檔案管理過程中出現(xiàn)的一些問題，例如檔案歸檔工作質(zhì)量降低、缺乏檔案管理收集意識(shí)、沒有建立完善的檔案歸檔管理制度等內(nèi)容。為了提升工作效率，需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，逐漸提高檔案管理人員的自身專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)工作、制定完善的檔案管理有關(guān)規(guī)章制度。全面提高企業(yè)檔案管理的檔案收集工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

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