檔案編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)的合理開發(fā)

盧東清

在檔案編研工作的各個(gè)階段都會(huì)形成大量的原始信息，特別是在編研題目確定之后，編研人員要進(jìn)行廣泛的編研素材的查找、篩選和研究工作，這個(gè)階段會(huì)形成大量的原始信息，信息量豐富而且復(fù)雜，如果對(duì)其加以有效的分類、整合、積累、保存，建立編研選材專題數(shù)據(jù)庫(kù)，就能為今后的編研工作提供參考和借鑒。

一、建立檔案編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)的必要性

（一）檔案編研工作實(shí)際的需要。目前，各級(jí)檔案館在進(jìn)行編研選題的時(shí)候，普遍存在主觀隨意性較大的問題，其中一個(gè)重要原因就是沒有充分了解館藏內(nèi)容，致使編研選題與館藏內(nèi)容相脫離，因而編出的編研材料價(jià)值不大、參考性不強(qiáng)、實(shí)用性不高。在館藏?cái)?shù)量巨大而且逐年上升的形勢(shì)下，建立編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)，可以幫助我們深入了解館藏檔案內(nèi)容，更加科學(xué)合理地確定編研選題，真實(shí)準(zhǔn)確、齊全完整、系統(tǒng)豐富地選擇材料進(jìn)行編輯加工等工作。

（二）開展網(wǎng)絡(luò)檔案編研的前提。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我們可以將編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)布在網(wǎng)上，為編者提供材料線索。部分網(wǎng)絡(luò)編輯系統(tǒng)還可提供“虛擬編輯室”，使得不同地域的編研人員共同完成同一個(gè)編研材料，這樣，異地聯(lián)合編研就可成為現(xiàn)實(shí)。同時(shí)，瀏覽者通過上網(wǎng)瀏覽得到所需的線索，也可以提高到檔案館進(jìn)行實(shí)地查檔的查檔率。

（三）檔案工作新形勢(shì)的要求。建立編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)，為開發(fā)檔案編研管理軟件提供了數(shù)據(jù)支持，是檔案編研工作向現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)的基礎(chǔ)。

二、建立檔案編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)的形式

（一）檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。就是把有研究參考價(jià)值、編研價(jià)值以及用于辦展的檔案的目錄，按照一定的專題錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，類似于我們常用的檔案專題文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，比如我們檔案館的婚姻檔案、房基地批示檔案、招工檔案等專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介數(shù)據(jù)庫(kù)。就是在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，增加檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介字段，把一份文件中有價(jià)值的信息，利用主題詞、關(guān)鍵詞或內(nèi)容概要等形式全部反映出來(lái)。這樣不但可以檢索到所需文件的題名，還可以對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行全面的了解。

（三）檔案原文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置檔案原文字段，檔案原文的錄入可分為嵌入式和鏈接式兩種，嵌入式是直接在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入檔案原文；鏈接式則是利用已建好的檔案原文數(shù)據(jù)庫(kù)，把檔案原文鏈接到數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣當(dāng)檢索到所需文件后，不但可以查看檔案內(nèi)容概要，還可以直接打開檔案原文，有用的內(nèi)容可以直接下載、編輯加工利用，這樣，編研工作效率就會(huì)大大提高。

從以上編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)的三種形式不難看出，建立文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)雖然簡(jiǎn)單，工作量也較少，但所含信息量也較少。比如北京市平谷區(qū)檔案館的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，一些早期形成的文件題名不很規(guī)范，不能準(zhǔn)確全面地概括文件內(nèi)容，檢索利用時(shí)有些內(nèi)容重要的檔案就可能被遺漏。而檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)信息量大，如果沒有已建好的全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，建立這種全文數(shù)據(jù)庫(kù)十分困難。隨著文檔一體化進(jìn)程的加快，大量電子文件形成，為全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供了便利。比如，目前我館的文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中已有條目近120萬(wàn)條，而且還會(huì)逐年增加，從實(shí)際出發(fā)，我覺得可以分階段進(jìn)行，首先建立文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后逐漸擴(kuò)充，添加內(nèi)容，逐步形成檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介數(shù)據(jù)庫(kù)，乃至最終形成檔案原文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。

三、建立檔案編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)的步驟和方法

（一）對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的功能需求的調(diào)研。編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)一般容量較大，因此要具有較快的檢索速度和較高的查全率、查準(zhǔn)率，這樣才能真正提高編研效率。將來(lái)開展網(wǎng)絡(luò)編研是編研工作的趨勢(shì)，不同的檔案館之間，檔案館、室之間，檔案館與社會(huì)有關(guān)部門之間都可以進(jìn)行廣泛的聯(lián)合編研，因此編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)要適合在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，要具備較高的檢索性能，便于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)資源的信息共享。

（二）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)庫(kù)材料。編研選材數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)來(lái)源主要是館藏檔案和資料，現(xiàn)行文件中心的現(xiàn)行文件資料，檔案室保存的檔案信息，其他檔案館保存的資料，通過網(wǎng)絡(luò)、公開出版物等途徑獲得的資料信息等。比如，目前我們已收集了檔案館的90多萬(wàn)條目錄的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，基層檔案室報(bào)送的30多萬(wàn)條的電子目錄，為建立選材數(shù)據(jù)庫(kù)做好了準(zhǔn)備。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)選型。數(shù)據(jù)庫(kù)的類型有很多，比如Access、Datebase、SQL server等，一般應(yīng)選擇功能齊全、通用性強(qiáng)、兼容性能好的數(shù)據(jù)庫(kù)。比如根據(jù)我館的實(shí)際，可采用Access數(shù)據(jù)庫(kù)格式，一是編研人員使用操作比較熟練，二是區(qū)檔案館、各單位檔案室已建立的數(shù)據(jù)庫(kù)也是這種格式，我們可以直接在原數(shù)據(jù)庫(kù)上進(jìn)行操作。

（四）數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。主要是設(shè)計(jì)字段和設(shè)置字段類型。根據(jù)實(shí)際需要可以設(shè)置檔號(hào)、類別、文件題名、內(nèi)容簡(jiǎn)介、時(shí)間、保管單位、檔案原文等字段，其中要注意以下幾點(diǎn)：

1、類別的設(shè)置是關(guān)鍵?？梢园磳ｎ}設(shè)置類別，如可以設(shè)置歷史、地理、人文、自然、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、教育、文化、綜合類等專題。專題的設(shè)置要以實(shí)用為主，如果專題分得太多，就不容易辨別區(qū)分，不容易歸類；如果專題分得太少，檢索使用起來(lái)就不方便。因此，設(shè)計(jì)專題要做好廣泛的調(diào)研并通過實(shí)踐修改完善，也可以參考縣志、百科全書的類目設(shè)置。由于類別字段較多，可以用代字或代號(hào)表示，并編制字段設(shè)計(jì)說明。

2、內(nèi)容簡(jiǎn)介字段要設(shè)計(jì)成文本型。它是對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括，內(nèi)容較單一的文件可以用主題詞、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)注，內(nèi)容較多的文件，可以編寫摘要。標(biāo)注內(nèi)容簡(jiǎn)介是建立數(shù)據(jù)庫(kù)的難點(diǎn)，工作量巨大不說，單就一份文件的內(nèi)容來(lái)看，有的可能涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、體育等各個(gè)方面的重要信息，綜合性文件可能還包含著歷史、地理、自然等社會(huì)各個(gè)方面的信息，標(biāo)注起來(lái)非常復(fù)雜。這就要求編研人員具備較高的判斷、分析、研究能力，從一份文件材料中查找有利用價(jià)值信息，同時(shí)還要具備較好的總結(jié)、提煉、文字加工功底，全面細(xì)致準(zhǔn)確地標(biāo)注檔案內(nèi)容。

3、檔案原文字段要設(shè)計(jì)成超級(jí)鏈接型。由于嵌入式檔案原文所占空間較大，影響檢索速度。檔案的載體、類型又有文本、照片、聲像等多種形式，因此，應(yīng)采用超級(jí)鏈接方式鏈接檔案原文。

（五）窗體界面的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)窗體界面表文件，是為了方便輸入文件內(nèi)容簡(jiǎn)介和檔案原文等字段的內(nèi)容，主要設(shè)計(jì)類別、文件題名、內(nèi)容簡(jiǎn)介、時(shí)間、檔案原文等字段。

（六）數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)施。從實(shí)際情況來(lái)看，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以分步實(shí)施。

第一步是從原目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中挑選出可用的條目，建立選材目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。具體方法：可以在原數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置“是否存留”和“類型”兩個(gè)新的字段，然后就需要從頭至尾瀏覽數(shù)據(jù)庫(kù)，從中找出可用的條目，并在是否存留字段中標(biāo)注“1”，同時(shí)在類型字段中標(biāo)注應(yīng)屬于哪個(gè)類型，比如政治、經(jīng)濟(jì)、文化等類或用代號(hào)表示。數(shù)據(jù)庫(kù)錄入完成后，為方便使用，可以用檢索工具，檢索出所有“是否存留”字段中是“1”的條目，另建新庫(kù)保存，也就是新建一個(gè)有用的數(shù)據(jù)庫(kù)。

第二步是在新建數(shù)據(jù)庫(kù)中，添加內(nèi)容簡(jiǎn)介。由于填寫檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介的工作量非常巨大，可以有針對(duì)性、有側(cè)重點(diǎn)地進(jìn)行文件內(nèi)容簡(jiǎn)介錄入。從館藏來(lái)看，早年形成的檔案文件標(biāo)題不很規(guī)范，比如革命歷史檔案，敵偽檔案，縣委、人委、革委、五大公社檔案，六大區(qū)委檔案、四清檔案等，而這些檔案又往往是編研或者辦展利用的重點(diǎn)，可以先從這些檔案入手，邊調(diào)研邊錄入內(nèi)容簡(jiǎn)介。

第三步是錄入檔案原文。目前我館還沒有檔案原文數(shù)據(jù)庫(kù)，基層檔案室電子檔案還沒有接受進(jìn)館，只能靠我們?nèi)粘７e累。比如我們?cè)诰幯谢蚴寝k展過程中要注意積累，對(duì)已形成的電子文件、數(shù)碼照片等隨時(shí)鏈接到數(shù)據(jù)庫(kù)中。

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局