對(duì)不設(shè)防的郵件說不

2006年，從北京、上海到成都、廣州、南京……全國(guó)所有知名外企都在瘋狂地轉(zhuǎn)發(fā)一封來自EMC北京總部的電子郵件：時(shí)任EMC大中華區(qū)總裁的陸純初和他的高級(jí)女秘書瑞貝卡因工作瑣事發(fā)生激烈爭(zhēng)吵。如果只是當(dāng)面吵吵就算了，可他們不是；如果只是電話吵吵也算了，可他們也不是。他們爭(zhēng)吵用的是電子郵件——這個(gè)大公司通用的聯(lián)絡(luò)方式之一，并且抄送給了全公司，雖然只是一個(gè)回合，傳遍了微軟、惠普等幾乎所有知名外企，成就了轟轟烈烈的“郵件門”事件，女主角瑞貝卡也因此丟了工作。

一封小小的郵件，在外企尤其是IT類相關(guān)企業(yè)，由于應(yīng)用得廣泛，所起的作用不可小視。而且郵件只是文字，無法傳達(dá)發(fā)件人的語氣聲調(diào)，可能會(huì)引起收件人的誤解；最為嚴(yán)重的是，郵件可以隨意抄送、轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，在極短的時(shí)間內(nèi)就可以造成巨大的影響。暫不提“郵件門”事件中涉及到的中西文化差異，瑞貝卡在郵件中的措辭語氣以及不正確的抄送方式，讓事件無法平息。如此看來，怎樣才能寫好、發(fā)好一封電子郵件也是需要好好學(xué)習(xí)的。

慎選收件人

公務(wù)郵件一定要通知到所有的相關(guān)人，切勿兩個(gè)人私下聊天。

如果是給其他部門的人發(fā)郵件，直接收件人是負(fù)責(zé)處理此事的人，切忌直接發(fā)給他的領(lǐng)導(dǎo)，以免給人留下不愿意跟當(dāng)事人合作的印象，無意中形成對(duì)立。重要郵件一定要抄送給對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)，以期對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)能給與關(guān)注和幫助，如果是很小的事情可以不要抄送，以免產(chǎn)生生疏感和不信任感。

郵件一定要抄送給自己的直接領(lǐng)導(dǎo)，直接領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)也應(yīng)該知道你的工作。其他與郵件內(nèi)容并無關(guān)的人員就不必通知了。

使用具體且有意義的標(biāo)題

郵件需要一個(gè)清楚的標(biāo)題，讓人一看即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。例如一個(gè)約會(huì)，可以把日期放在標(biāo)題里，這樣可以讓人很快判斷它的精確性和緊急程度。嚴(yán)禁不寫標(biāo)題、寫得不知道想表述什么事情，或者在其他郵件基礎(chǔ)上直接回復(fù)。

郵件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要

保持郵件的簡(jiǎn)明扼要是對(duì)別人的尊重，也不太可能給收件人增加壓力。封閉式問題最好，因?yàn)殚_放式問題會(huì)讓郵件變得很長(zhǎng)很混亂，并且可能會(huì)得不到期望的答復(fù)?？傊?，要明確告訴收件人，我需要你為我做什么，或者我建議你怎么做。

使用簡(jiǎn)短專業(yè)的簽名檔

在郵件后加上一個(gè)包含個(gè)人信息的簽名檔，包括全名、職位、公司名稱、電話號(hào)碼、公司網(wǎng)站等。

謹(jǐn)慎評(píng)閱郵件內(nèi)容

盡管郵件有一定的收件人，但有可能會(huì)經(jīng)過無數(shù)的轉(zhuǎn)發(fā)，有的郵件甚至?xí)挥谰昧舸?。因此，在發(fā)送郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的字句，切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話。另外應(yīng)要避免使用大段的文字，最好把郵件內(nèi)容分成簡(jiǎn)明的段落，用格式強(qiáng)化信息；發(fā)送郵件前，仔細(xì)檢查是否有文法錯(cuò)誤。

其他應(yīng)注意的問題

如果郵件帶有附件，應(yīng)在郵件內(nèi)容中提示收件人，并且發(fā)送郵件之前一定要確認(rèn)一遍是否加上了附件。

避免使用感嘆號(hào)，若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)。

不要重復(fù)發(fā)同一郵件，如果給多個(gè)人發(fā)郵件其中有一個(gè)地址錯(cuò)誤，要單獨(dú)補(bǔ)發(fā)，不要給所有人再重發(fā)一遍。

情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)郵件。最好的方法是：今天我累了，明天再給你回復(fù)。

對(duì)于自己無法確定的郵件不要發(fā)，隔段時(shí)間重新考慮，或許就會(huì)發(fā)現(xiàn)問題。

其實(shí)，溝通的優(yōu)先順序是： 面談——電話——電子郵件。能面談決不打電話，能打電話決不發(fā)郵件。當(dāng)然這是指溝通，商務(wù)記錄、存檔、確認(rèn)還一定要用郵件完成。