物資檔案信息化建設(shè)的理性思考

李 婧

（惠州市第一人民醫(yī)院 ，廣東 惠州 516003）

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物資檔案信息化建設(shè)的理性思考

李 婧

（惠州市第一人民醫(yī)院 ，廣東 惠州 516003）

［摘 要］在現(xiàn)代醫(yī)院當(dāng)中，后期物資是整個(gè)醫(yī)院正常運(yùn)行的根本保障，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著極大影響，做好物資檔案的管理，是醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視的工作。隨著社會(huì)信息化程度的不斷加深，對(duì)物資檔案進(jìn)行信息化管理，已成為一種必然選擇，對(duì)檔案管理效率、準(zhǔn)確性提升有著重要意義。本文對(duì)物資檔案管理信息化建設(shè)展開(kāi)理性分析，以促進(jìn)物資檔案信息化水平的提升。

［關(guān)鍵詞］物資檔案；信息化建設(shè)；醫(yī)院

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的加快，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越加激烈，給醫(yī)院的生存帶來(lái)了更大壓力，如何科學(xué)降低運(yùn)營(yíng)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，成為眾多醫(yī)院關(guān)注的內(nèi)容。物資檔案管理與醫(yī)院運(yùn)行成本有著密切聯(lián)系，決定著物資的使用效益，因此，加強(qiáng)對(duì)物資檔案管理的重視，推進(jìn)物資檔案信息化建設(shè)，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1　醫(yī)院物資檔案管理現(xiàn)狀分析

醫(yī)院物資檔案是指根據(jù)醫(yī)院物資情況建立的檔案，包括物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、庫(kù)存、使用、核算與回收處理等，檔案資料內(nèi)容多種多樣，包括文字材料、圖片、音頻等，通過(guò)建立物資檔案并加以管理，可以準(zhǔn)確了解醫(yī)院物資情況，并以此為基礎(chǔ)，作出符合醫(yī)院實(shí)際的決策，提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。

在當(dāng)前醫(yī)院物資檔案管理中，還存在著許多問(wèn)題，影響了物資檔案功能的發(fā)揮，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

首先，缺乏規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，物資檔案管理依然沒(méi)有形成統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，在物資檔案的歸檔、收集、分類及保管等方面，都沒(méi)有明確的依據(jù)，物資檔案管理的工作流程較為凌亂，工作質(zhì)量沒(méi)有具體要求，工作人員職責(zé)不夠明晰。在這種情況下，檔案管理工作比較隨意，存在許多薄弱環(huán)節(jié)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生各種管理不當(dāng)問(wèn)題。

其次，檔案管理基礎(chǔ)較薄弱。我國(guó)醫(yī)院發(fā)展時(shí)間較短，一直采取的是粗放型管理方式，對(duì)物資檔案管理沒(méi)有足夠的重視，在這種情況下，物資檔案管理工作業(yè)務(wù)能力較低，基礎(chǔ)較為薄弱，具體體現(xiàn)為：一是檔案質(zhì)量較差，許多檔案資料并不完善，存在嚴(yán)重缺失的情況；二是檔案存放場(chǎng)所較為簡(jiǎn)陋，沒(méi)有專門的檔案存放設(shè)置，甚至有些醫(yī)院根本沒(méi)有檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)保障。

2　物資檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1有助于提高物資檔案管理水平

物資檔案是醫(yī)院物資的重要體現(xiàn)，直接反映醫(yī)院物資的存儲(chǔ)、使用等情況，對(duì)醫(yī)院管理有著較大影響。因此，加強(qiáng)物資檔案信息化建設(shè)，建立統(tǒng)一的物資檔案管理平臺(tái)與數(shù)據(jù)庫(kù)，將醫(yī)院物資檔案全部納入其中，利用信息化手段，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)物資檔案實(shí)時(shí)查詢、監(jiān)控與管理，及時(shí)了解物資的使用情況，還可以對(duì)各個(gè)物資管理流程與管理責(zé)任進(jìn)行準(zhǔn)確追溯，有效避免物資的浪費(fèi)，提高物資檔案管理水平，對(duì)醫(yī)院發(fā)展起著重要促進(jìn)作用。

2.2為醫(yī)院發(fā)展決策提供準(zhǔn)確依據(jù)

物資檔案是醫(yī)院發(fā)展決策需要考慮的因素之一，推動(dòng)物資檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)手段，可以有效避免由于人為因素引起的失誤，提高檔案數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性，利用信息化自動(dòng)變更，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，減少了檔案管理人員的工作量，使其能將更多的精力投入到物資檔案的檢驗(yàn)、審核與使用當(dāng)中，為醫(yī)院發(fā)展決策提供更為準(zhǔn)確的依據(jù)，充分發(fā)揮物資檔案的價(jià)值。

3　物資檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化在社會(huì)生產(chǎn)生活中應(yīng)用領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，為物資檔案信息化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)，當(dāng)前加強(qiáng)物資檔案信息化建設(shè)，已具備成熟的條件，具體包括以下幾個(gè)方面。

3.1檔案信息化建設(shè)目標(biāo)明確

隨著信息化的迅猛發(fā)展，我國(guó)在許多領(lǐng)域都已經(jīng)進(jìn)行了較長(zhǎng)時(shí)間的信息化建設(shè)，累積了足夠的檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案信息管理，已形成了較為明確的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，對(duì)檔案信息化管理制定了明確目標(biāo)，在這種條件下，物資檔案信息化建設(shè)可以朝著確定目標(biāo)發(fā)展，保證物資檔案信息化建設(shè)的持續(xù)性。

3.2檔案信息化建設(shè)理論完善

通過(guò)多年檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與研究，檔案信息化建設(shè)的理論體系已逐步完善，除了政府部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持以外，還建立了相應(yīng)的組織體制與決策體制。檔案信息化建設(shè)得到足夠重視，檔案信息管理技術(shù)方面也日益創(chuàng)新，符合我國(guó)實(shí)際國(guó)情的檔案信息化管理手段不斷豐富，在硬件、軟件方面的支持越來(lái)越多。在這種條件支持下，開(kāi)展物資檔案信息化建設(shè)，有著事半功倍的效果，對(duì)物資檔案信息管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著極大的促進(jìn)作用。

3.3檔案信息化建設(shè)人才充足

隨著我國(guó)對(duì)信息化重視程度的不斷提高以及信息化技術(shù)的日益普及，信息技術(shù)已成為學(xué)校的基本課程，信息技術(shù)已成為學(xué)生的基本技能，因此，檔案信息管理對(duì)眾多學(xué)生而言，并沒(méi)有較大的難度。同時(shí)，近年來(lái)，檔案信息管理的逐步推行，使學(xué)生對(duì)檔案信息管理的認(rèn)知越來(lái)越加深入，愿意從事檔案信息管理的學(xué)生也越來(lái)越多，因此，檔案信息化建設(shè)的人才并不缺少，醫(yī)院可以在短時(shí)間內(nèi)，根據(jù)物資檔案信息化建設(shè)的需求，培養(yǎng)出一批合格的信息技術(shù)人才，實(shí)現(xiàn)物資檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

無(wú)現(xiàn)金支付引發(fā)支付方式的巨大變革，消費(fèi)者無(wú)需使用現(xiàn)金，即可隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)輕松消費(fèi)，完成大部分日常生活場(chǎng)景的支付。我國(guó)無(wú)現(xiàn)金支付發(fā)展迅速，相信在不久的將來(lái)無(wú)現(xiàn)金支付將會(huì)被更多的人接受并使用。本研究在移動(dòng)支付使用意愿研究的基礎(chǔ)上首次提出了無(wú)現(xiàn)金支付使用意愿模型，究模型包括了6個(gè)變量，一個(gè)決定性變量，一個(gè)中間變量，5個(gè)影響因素，部分假設(shè)得到了數(shù)據(jù)支持，也得到了一些重要的研究結(jié)論，如感知有用性對(duì)感知價(jià)值的影響最大，其次是感知易用性和感知優(yōu)惠。但是也存在一些不足，影響消費(fèi)者無(wú)現(xiàn)金支付感知價(jià)值的因素很多，筆者選取的影響因素可能不全面，還有很多其他因素沒(méi)有被包含在模型中。

4　物資檔案信息化建設(shè)的有效途徑

4.1做好物資檔案信息化建設(shè)的準(zhǔn)備工作

物資檔案信息化建設(shè)需要有相應(yīng)的信息化環(huán)境支持，所以，需要從硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，為物資檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

首先，做好硬件準(zhǔn)備工作。計(jì)算機(jī)硬件是信息化建設(shè)的基本所在，需要根據(jù)醫(yī)院物資檔案的需求，從數(shù)據(jù)輸入、輸出、存儲(chǔ)與處理等角度，選擇與之匹配的硬件設(shè)置，滿足信息化建設(shè)的要求，確保信息化建設(shè)工作的正常開(kāi)展。

其次，信息網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)備工作。物資檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)信息網(wǎng)絡(luò)的支持，在信息網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)備工作中，要建立專門物資檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為物資電子檔案存儲(chǔ)提供場(chǎng)所，并加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)安全的設(shè)計(jì)，避免物資檔案的丟失、外泄等問(wèn)題，確保物資檔案信息化建設(shè)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

4.2建立物資檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著重要作用，在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定中，需要從以下幾方面入手。

首先，建立標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范，對(duì)物資電子檔案的建立、移交、整理、存儲(chǔ)及檢索等制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為物資檔案管理提供準(zhǔn)確依據(jù)。

第三，建立標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)規(guī)范，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印、存儲(chǔ)壓縮格式等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提高物資檔案的技術(shù)水平，為物資檔案管理效率和水平的提升創(chuàng)造條件。

4.3加強(qiáng)物資檔案信息化建設(shè)的技術(shù)投入

物資檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是信息技術(shù)，因此，加大技術(shù)方面的投入，對(duì)物資檔案信息化建設(shè)水平提升有著重要作用。

首先，建立物資檔案信息系統(tǒng)，信息系統(tǒng)是物資檔案信息化建設(shè)的根本所在，需要結(jié)合醫(yī)院物資檔案管理的實(shí)際需求，以軟硬件設(shè)施、信息技術(shù)為基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)出合適的信息系統(tǒng)，設(shè)置檔案建立、修改、查詢、增刪等功能，滿足物資檔案管理操作的要求。

其次，開(kāi)發(fā)物資檔案管理軟件，管理軟件是物資檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的重要工具，按照檔案管理功能的要求，開(kāi)發(fā)具有相應(yīng)功能的軟件，保證軟件的實(shí)用性、合理性，對(duì)物資檔案信息化建設(shè)有著重要作用。

5　結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，物資檔案信息化建設(shè)是物資檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，有助于物資檔案管理水平與使用價(jià)值的提高，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。因此，加強(qiáng)對(duì)物資檔案信息化建設(shè)的研究，了解物資檔案管理現(xiàn)狀，從理性的角度，對(duì)物資檔案信息建設(shè)的必要性、基礎(chǔ)條件進(jìn)行分析，提出相應(yīng)對(duì)策，對(duì)物資檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)有著重要意義。

主要參考文獻(xiàn)

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［收稿日期］2015-12-22

［中圖分類號(hào)］R197.324

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194(2016)02-0195-02

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.151