談?wù)刉ORD使用中的一些小技巧

耿永琴

一、巧妙進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算

在EXCEL中進(jìn)行運(yùn)算，相信大家都挺熟悉的，用起來也比較得心應(yīng)手。但有時(shí)我們必須在WORD中進(jìn)行運(yùn)算，如何進(jìn)行快速而簡捷的運(yùn)算呢?

如計(jì)算WORD文檔中某個(gè)班級學(xué)生的總分以及各門課的平均值(見表1)，該如何做呢?

1、將光標(biāo)放在①單元格中，單擊“表格”菜單中“公式”，在“粘貼函數(shù)”下拉列表框中選擇求和函數(shù)sum，因?yàn)樾枰笞筮呥@些成績的總和，則求和函數(shù)的范圍應(yīng)是"left"，如圖1，輸好后單擊“確定”按鈕，則張三的總分就算好了。

2、將①單元格的內(nèi)容復(fù)制，然后粘貼到需求總分的所有單元格中，唉啊，怎么內(nèi)容都與①中一致啦，這顯然不是我們所希望看到的。大家不用急，看看筆者有何妙計(jì)，哈哈，只要選中計(jì)算總分的所有單元格，按一下F9鍵，就可。

3、求各門課的平均分大家應(yīng)該也沒有問題了吧!只要選擇求平均值的函數(shù)average，因所求的是上面的這些成績的平均值，則其范圍應(yīng)是~~above”，如圖2，單擊“確定”，下面所做的就是復(fù)制，粘貼，關(guān)鍵時(shí)刻別忘了按一下F9鍵呵!

對了，在“公式”對話框中，還可在任意表格的單元格中輸入自定義公式。引用單元格數(shù)據(jù)的方式可是和EXCEL很相似呵。單元格A1和A2間的加、減、乘、除直接可以用AI+A2，A1-A2，AI×A2，AI÷A2表示。如計(jì)算①單元格可直接在公式對話框中輸入b2+e2+d2，效果可是跟公式=sum(left)效果一樣呵。

二、讓電腦教你學(xué)五筆編碼

可能好多用五筆字型輸入漢字的人，都會(huì)碰到這樣的問題：有些字我們認(rèn)識，也知道它的拼音，但就是用五筆字型輸不出來，如“凹、凸、……”這樣的字，有時(shí)試了若干次，這樣拆、那樣拆，怎么拆都無濟(jì)于事?沒辦法，最后只好用全拼輸入法將這些“令人討厭”的字輸進(jìn)去，下次遇見這些字，還是不知道它的“五筆字型編碼”，仍然需要切換到全拼。好煩，真的好麻煩呵!

別著急，看看筆者有啥靈丹妙藥。首先請您右擊輸入法狀態(tài)條，并單擊“設(shè)置”項(xiàng)，如圖3中的1；接著在列表框中選全拼輸入法并單擊“屬性”按鈕；最后在“編碼查詢”列表框中選擇“五筆型碼”，如圖4中的2，單擊“確定”。

設(shè)置好后，現(xiàn)在開始輸入漢字了，如在全拼狀態(tài)下輸入a0(如圖5中的3)，選擇第二個(gè)漢字凹，此時(shí)該字的五筆字型的拆分碼前濕示在方框中了(如圖6中的4)。

只要知道讀音，再難拆的字我們也不怕了，因?yàn)橛须娔X教我們學(xué)“五筆編碼”。以此類推，通過設(shè)置也可讓電腦教我們認(rèn)識一些會(huì)用五筆型錄入但不知道讀音的資了吧!

三、妙用郵件合并功能打印成績通知單

可能我們很多人不了解“郵件合并”，以為它的功能只是打印信封郵寄地址。其實(shí)它的功能十分廣泛，如會(huì)義通知書、錄取通知書、成績通知單、工資單、復(fù)雜的報(bào)表輸出都可以由郵件合并輕松完成。下面我們就通過“打印學(xué)生成績通知單”這個(gè)實(shí)例來共同學(xué)習(xí)一下“郵件合并”的其它功能，希望能助你擺脫繁雜的勞動(dòng)，

第一步建立主文檔

選擇“工具一，信函與郵什一，顯示郵件合并工具欄”，單擊“郵件合并工具欄”——“沒置文檔類型”按鈕①，如圖7，在彈出的“主文檔類”“中選擇“曰錄”類型②(這一步很關(guān)鍵呵)。并設(shè)計(jì)如下的表3作為樣板文檔。

第二步：調(diào)用數(shù)據(jù)源(學(xué)生成績表xls)

單擊“郵件合并工肄欄”——“打開數(shù)據(jù)源”按鈕⑧如圖8，選擇電腩中已經(jīng)存在的EXCEI，文件“學(xué)生成績表xls”作為數(shù)據(jù)源。下面要做的是將“域”加插到主文檔中。將插入點(diǎn)定位在“姓名”面，單擊工具欄提高你的工作效率。

郵件合并三步曲：建立樣板文檔；調(diào)用數(shù)據(jù)文件：合并生成實(shí)際文檔。

這三個(gè)步驟分別涉及三個(gè)文件：一個(gè)是數(shù)據(jù)文件，通常使用Excel：兩個(gè)Word文檔，一個(gè)用于沒計(jì)文檔樣式，一個(gè)是自動(dòng)生成的輸出文檔。

如要打印下而的成績單(見表2)該如何操作呢?中“插入域”按鈕④，彈出“插入合并域”對話框正在列表中選擇Exc-cl字段“姓名”如9。這時(shí)主文檔中“姓名”下面的單元格變成了“《姓名》”。用同樣的辦法插入其它域。最后主文檔樣式如表4所示。

第三步：合并

下面進(jìn)行最后一個(gè)操作，單擊“郵件合并工具欄”的“合并到新文檔”按鈕⑤，選擇合并記錄的范圍，單擊“確定”即可。這樣就生成郵件合并后的日錄義檔，這個(gè)目錄文檔就跟普通文檔一樣，可進(jìn)行編輯、打印，保存。是不是感覺很方便呀?