淺談中小企業(yè)的內(nèi)部控制

譚洪芳　歐陽振安

[摘要]本文分析了中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀,針對中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的突出問題，結(jié)合其管理特點,從管理和財務(wù)角度提出了加強其內(nèi)部控制的原則及方法。

[關(guān)鍵詞]中小企業(yè) 內(nèi)部控制

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

（一）所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)重合導(dǎo)致內(nèi)部控制環(huán)境差。

中小企業(yè)中相當一部分屬于個體、私營性質(zhì)，企業(yè)的投資者同時就是經(jīng)營者，企業(yè)集權(quán)現(xiàn)象嚴重。小企業(yè)的所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)重合，容易推行家長式管理，決策和經(jīng)營管理的隨意性較大，一些企業(yè)之所以內(nèi)部管理混亂，就是因為一些領(lǐng)導(dǎo)破壞如職責分離、授權(quán)批準等內(nèi)部控制制度。企業(yè)管理者的自身問題，從而使得內(nèi)部控制沒有被擺在企業(yè)重要的議事安排上。一些中小企業(yè)在制定相關(guān)內(nèi)部控制制度以后，缺乏規(guī)范化的內(nèi)部控制制度執(zhí)行體系，將制度作擺設(shè)，用以應(yīng)付政府或者其他部門的檢查，沒有建立起執(zhí)行制度的控制體系，特別是中小企業(yè)的業(yè)主或經(jīng)理經(jīng)常不按既定的制度和程序辦事，越權(quán)管理，凌駕于內(nèi)部會計控制之上，在執(zhí)行制度中憑人際關(guān)系，不講原則，認關(guān)系不認制度，使得內(nèi)部會計控制無法有效執(zhí)行，從而也影響了企業(yè)員工對控制的理解與執(zhí)行。相當部分小企業(yè)對內(nèi)部控制的重要性認識不夠或者說不愿意建立和執(zhí)行內(nèi)部控制，因此，對建立內(nèi)部控制存在排斥心理。在這種管理哲學和文化氛圍下，推行內(nèi)部控制環(huán)境較差。

（二）組織結(jié)構(gòu)不合理，崗位設(shè)置缺乏牽制性

人是企業(yè)最重要的資源，也是重要的內(nèi)部控制因素。中小型企業(yè)經(jīng)營活動單一，經(jīng)營規(guī)模小，小企業(yè)由于人員少，出于成本效益方面的考慮，人員配置不可能像大型企業(yè)那樣做到專業(yè)對口、各司其職。往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職，造成崗位設(shè)置缺乏牽制性。

（三）會計信息失真現(xiàn)象普遍存在，資產(chǎn)管理不善

在中小企業(yè)，人員素質(zhì)、職業(yè)道德水平參差不齊，對內(nèi)部控制認識不足自然在所難免。會計信息失真、做假賬已經(jīng)成為全國性的普遍問題。中小型企業(yè)賬目不清、信息失真的原因主要有三：一是以達到偷逃稅金為目的。中小型企業(yè)因其規(guī)模小、業(yè)務(wù)量少、交易金額較小等特點，不易引起各檢查機關(guān)的足夠重視。二是以達到粉飾業(yè)績?yōu)槟康?。有些中小企業(yè)，為了年終順利交差、完成上級下達的經(jīng)濟指標，報喜不報憂，只好在賬目上做手腳。設(shè)置賬外賬、弄虛作假，造成虛盈實虧的假象，蒙混過關(guān)。三是企業(yè)財務(wù)基礎(chǔ)薄弱，致使會計信息失真。有的中小企業(yè)特別是私營企業(yè)的會計根本沒有會計資格證書，不具備起碼的會計基礎(chǔ)知識，難免賬務(wù)處理不出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致會計信息失真。中小型企業(yè)因內(nèi)部控制制度未被引起足夠重視，在資產(chǎn)管理上也暴露出很多弊?。孩賹ΜF(xiàn)金管理不嚴，造成資金閑置或不足。有的中小企業(yè)認為現(xiàn)金越多越好，造成現(xiàn)金閑置；有些企業(yè)的資金使用缺少計劃安排，過量購置不動產(chǎn)，無法應(yīng)付經(jīng)營急需的資金，陷入財務(wù)困境。②應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)緩慢，造成資金收回困難。原因是沒有建立嚴格的賒銷政策，缺乏有力的催收措施，應(yīng)收賬款不能兌現(xiàn)或形成呆帳。③存貨控制薄弱，造成資金呆滯。許多中小企業(yè)月末存貨占用資金往往超過其營業(yè)額的兩倍以上，造成資金呆滯，周轉(zhuǎn)失靈。④重錢不重物，資產(chǎn)流失浪費嚴重。不少中小企業(yè)的管理者，對原材料、半成品、固定資產(chǎn)等的管理不到位，出了問題無人追究，資產(chǎn)浪費嚴重。

二、加強中小企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的方法

由于內(nèi)部控制按照其控制的目的不同，可以分為：管理控制和會計控制，我們就從這兩個方面對中小企業(yè)如何加強內(nèi)部控制進行探討。

（一）優(yōu)化控制環(huán)境

一個企業(yè)的內(nèi)部控制不可能在真空中進行設(shè)計、執(zhí)行和評價，它必然受到組織結(jié)構(gòu)、職工的勝任能力及忠誠度、分權(quán)與責任表達、預(yù)算與財務(wù)報告、組織牽制與制衡等多種因素的影響?？刂骗h(huán)境是對控制程序和控制技術(shù)的選擇及其有效性有著重要影響的各種因素的總和，包括外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境兩大類，但外部環(huán)境超出了企業(yè)的控制能力，因而不能作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的組成部分。因此，優(yōu)化控制環(huán)境，主要在于內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)，首先，是企業(yè)的管理者要重視起來。中小企業(yè)的發(fā)展歷史比較短暫，許多企業(yè)所有者（他們同時也是企業(yè)的主要管理者）得益于短缺經(jīng)濟、寬松政策和優(yōu)惠的投資環(huán)境，企業(yè)快速地成長起來，其效益主要是依靠政策、市場等外部環(huán)境獲得的，但他們管理企業(yè)的能力并沒有同步增長，還比較缺少苦煉內(nèi)功的經(jīng)歷。隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展、中小企業(yè)在用活政策、抓住機遇的同時，也要十分注意加強內(nèi)部控制，提高經(jīng)營效率，從管理要效益。其次，要培育遵守制度的企業(yè)文化?，F(xiàn)代社會是法治社會，現(xiàn)代企業(yè)也要成為“法治企業(yè)”。無論企業(yè)的董事長、總經(jīng)理，還是最基層的企業(yè)員工，都應(yīng)當對企業(yè)的規(guī)章制度嚴格遵守，以制度為標準檢驗經(jīng)營管理的對錯和效果，發(fā)揮其保護、監(jiān)督、制衡的作用。再次，要在企業(yè)內(nèi)部形成勤于學習、善于學習的氛圍，努力建設(shè)“學習型”企業(yè)。實際而論，許多中小企業(yè)的管理尚處于原始階段，離現(xiàn)代企業(yè)的科學管理還有相當差距，應(yīng)該拋棄個人經(jīng)驗主義的一些東西，以謙虛的態(tài)度，從大型企業(yè)、先進同行那里學習管理中的好制度、好方法。同時，還要善于從書本上學習現(xiàn)代企業(yè)管理的知識和方法，敏于觀察、勤于思考，總結(jié)和制訂適合自身管理和發(fā)展的內(nèi)控制度。

（二）建立與業(yè)務(wù)規(guī)模相適應(yīng)的組織機構(gòu)

企業(yè)要有效地從事各項業(yè)務(wù)活動，必須設(shè)置相應(yīng)的組織機構(gòu)，行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設(shè)置組織機構(gòu)時，首先要根據(jù)自身特點，按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次，設(shè)計不同的組織機構(gòu)，不能面面俱到求得職能部門齊全，也不能因陋就簡使得關(guān)鍵職能缺失，而應(yīng)充分注意部門之間職能的科學劃分，做到簡單、高效、協(xié)調(diào)，確?？刂颇繕说膶崿F(xiàn)。要根據(jù)責、權(quán)、利相結(jié)合的原則，明確規(guī)定各職能機構(gòu)的權(quán)限與責任，根據(jù)各職能機構(gòu)的經(jīng)營任務(wù)與特點劃分崗位系列，確定需要的崗位，根據(jù)崗位的需要選擇合適的人才。要規(guī)定各層次主管人員不僅要履行自己的職責，而且要對其下屬進行有效的監(jiān)督和檢查，保證各層次目標的實現(xiàn)。組織結(jié)構(gòu)要有利于上下級信息的溝通，避免機構(gòu)重復(fù)，以最小費用取得最大效果。

中小企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計中，同時還應(yīng)注意加強企業(yè)內(nèi)部牽制制度的建設(shè)。內(nèi)部牽制是指對具體業(yè)務(wù)進行分工時，不能由一個部門或一個人完成一項業(yè)務(wù)的全過程，而必須由其他部門或人員參與，并且與之銜接的部門能自動地對前面已完成工作進行正確性檢查。它由適當授權(quán)、不相容工作的責任分工、憑證和記錄、接近控制、獨立檢查等環(huán)節(jié)組成。這種制約包括上、下級之間的互相制約、相關(guān)部門之間的相互制約。在內(nèi)部牽制中還必須采取工作輪換制，通過對關(guān)鍵崗位的輪換，減少次要崗位，并從輪換中暴露出存在的問題，揭示出制度的缺陷、管理的缺陷，從而更好地達到牽制的效果。

（三）建立健全企業(yè)內(nèi)部管理控制制度

建立健全企業(yè)內(nèi)部管理控制制度，首先是控制標準應(yīng)明確?？己撕驮u價內(nèi)部控制的有效性，必須有明確的衡量質(zhì)量和業(yè)績的標準。內(nèi)部控制標準，可以在業(yè)務(wù)預(yù)算、工作計劃、技術(shù)手冊中予以規(guī)定，每項經(jīng)營業(yè)務(wù)的標準，都應(yīng)書面成文，并把它交給負責實施的人員，具體的內(nèi)部控制標準可以單獨制定，也可以把他們并入各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的標準中去。質(zhì)量和業(yè)績標準，是進行比較、分析和評價內(nèi)部控制實施情況必不可少的依據(jù)，也是衡量經(jīng)營活動好壞的指示器，它們既是控制程序?qū)嵤┑幕A(chǔ)，又是重要的控制技術(shù)。其次，是控制措施應(yīng)有效、到位。要以國家法律、法規(guī)及財經(jīng)紀律為準繩，對企業(yè)的經(jīng)濟活動和其他管理活動進行組織、調(diào)節(jié)和制約，以利于對違法亂紀行為進行揭露和糾正。要采取有效措施，保證各項管理信息的可靠性，如采取職責劃分、審查與核對等措施。為保護財產(chǎn)的完整和安全，要采取限制接近、雙重保護、突擊檢查與核對、盤點等措施。要建立成文的方針和職務(wù)說明，保證控制的制度化、規(guī)范化與科學化。

（四）提高會計人員素質(zhì)，加強企業(yè)財務(wù)管理

首先，作為企業(yè)會計控制的主體，會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和內(nèi)控知識的高低尤為重要。針對目前中小型企業(yè)財會人員存在專業(yè)技術(shù)水平普遍偏低、會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范、所披露會計信息不能真實反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果等狀況，應(yīng)從加強年度性會計資格認證制度管理上抓起，促進中小企業(yè)會計人員學習會計知識和會計法規(guī)，提高業(yè)務(wù)水平。

其次，加強會計控制，完整、準確地記錄一切合法的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)問題。①憑證控制。即通過填制或取得合法的原始憑證，設(shè)計良好的憑證格式和內(nèi)容，規(guī)定合理、有效的憑證傳遞程序以及嚴格審核。良好的憑證控制制度是其他內(nèi)部控制有效運作的前提。②賬簿控制。賬簿體系的設(shè)置要適應(yīng)企業(yè)的規(guī)模和特點，適合企業(yè)管理的需要，賬簿的內(nèi)容和格式應(yīng)詳簡得當，要以合法的會計憑證為依據(jù)，按規(guī)定的會計處理程序登記賬簿，內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，按規(guī)定使用，并要妥善保管，既要保證記錄系統(tǒng)的完整、準確性，又要注重會計工作的效率。③報表控制。按會計準則、會計制度的規(guī)定和信息使用者的需求設(shè)置有關(guān)會計報表，報表的編制必須以核實后的賬簿記錄為依據(jù)，定時、按時編制規(guī)定的報表，并做到數(shù)字準確，內(nèi)容完整，報送及時，為有關(guān)決策者提供相關(guān)信息。④核對控制。利用記錄與記錄之間的稽查關(guān)系以及記錄與實物之間的對應(yīng)關(guān)系對企業(yè)經(jīng)濟活動進行的控制，包括賬實、賬證、賬與賬、賬表及表與表之間的核對。完善的核對制度對有效保護資產(chǎn)的安全完整，保證會計信息的質(zhì)量具有重要意義。⑤創(chuàng)新內(nèi)部會計控制制度。要根據(jù)形勢的變化不斷地對內(nèi)部會計控制制度進行創(chuàng)新，使之不斷完善和規(guī)范，真正符合企業(yè)的實際發(fā)展需要。通過創(chuàng)新和建立新型的內(nèi)部會計控制制度，最大限度地滿足企業(yè)科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、經(jīng)營創(chuàng)新等對會計信息的需要，避免各種風險，使內(nèi)部會計控制制度更規(guī)范，更具現(xiàn)實意義。

最后，加強內(nèi)部審計，強化外部監(jiān)督與約束機制。強化外部監(jiān)督與約束機制，一是要發(fā)揮政府在建立內(nèi)部會計控制方面的作用。在管理者內(nèi)部會計控制觀念普遍淡薄的情況下，應(yīng)當依靠政府的權(quán)威性，按照有關(guān)法律法規(guī)來規(guī)范企業(yè)建立健全內(nèi)部會計控制制度并使之有效實施。要加大執(zhí)行力度，對不能加強企業(yè)自身內(nèi)部會計控制、違反法律法規(guī)導(dǎo)致企業(yè)目標沒有實現(xiàn)的，應(yīng)依法追究管理者的責任。二是通過中介組織，依據(jù)獨立審計準則，站在公正的立場上對企業(yè)的財務(wù)報告進行評估，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)有失“公允”及其他不當?shù)臅嬓袨椤?/p>

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