事業(yè)單位人力資源檔案管理的強化措施

徐婷

事業(yè)單位的人力資源檔案，是選舉能人、知人善任的重要決策性依據，直接影響著事業(yè)單位人才開發(fā)與管理。在我國人力資源制度全面深化改革背景下，只有提升人力資源檔案管理水平，才可確保事業(yè)單位為社會提供優(yōu)質服務，為單位的穩(wěn)步發(fā)展實現(xiàn)良好人才儲備。

作為人力資源管理領域的重要內容，人力資源檔案是國家行政部門、事業(yè)單位及社會組織開展人力資源管理階段，記載個體人員思想品德、政治背景、成長經歷以及晉升情況的重要材料，是以個體人員作為單位，由事業(yè)單位等組織機構集中保存的重要歷史記錄。組織對人員進行考聘、調配等，需要以人力資源檔案作為考察、了解人員的重要依據。人力資源檔案的管理工作，是對人力資源檔案進行合理收集、整合、保管、統(tǒng)計等一系列活動的統(tǒng)稱。隨著國家人事制度的變革，我國事業(yè)單位人才流動性對比過去已經顯著提升，人力資源檔案的管理難度隨之增加，事業(yè)單位為提升人力資源管理效率，必須全面強化人力資源檔案管理水平，以滿足社會對事業(yè)單位提出的高標準服務要求，促進事業(yè)單位良性運轉，并實現(xiàn)人才的有效管理。

一、我國事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

隨著國家人事制度變革的進一步深化，事業(yè)單位開始愈發(fā)重視人力資源檔案管理工作，但一部分事業(yè)單位仍舊在人力資源檔案管理工作中存在較強滯后性，如重視程度不高、檔案管理人員素質低下、缺少創(chuàng)新意識等，極大制約著我國事業(yè)單位的良性發(fā)展。

（一）重視程度不夠

盡管我國大多數事業(yè)單位領導提升了對人力資源檔案管理的重視程度，但部分中、小型事業(yè)單位對人力資源檔案管理仍然缺乏足夠的重視。在大型事業(yè)單位積極開展人力資源檔案管理工作，不斷實現(xiàn)檔案管理水平優(yōu)化同時，部分小型事業(yè)單位人力資源檔案管理工作始終“浮于表面”，長期處于被動與應付的工作狀態(tài)。部分工作人員或相關領導，對于人力資源檔案管理工作的認知存在嚴重的誤區(qū)，認為其僅僅是對人事材料的保管，是一種事務性工作，只要確保檔案不丟失、不泄密，且能夠應付檔案調查、人力調配便是完成人力資源檔案管理工作。同時，做好人力資源檔案管理并不能為單位直接創(chuàng)造經濟效益或是提高政績。因此，一些小型事業(yè)單位未真正意識到人力資源檔案管理的重要性。

（二）檔案管理人員素質低下

正是由于部分事業(yè)單位未對人力資源檔案管理的重要性具有充分認知，因此單位人力資源檔案管理人員崗位同樣未受到合理配置，檔案管理人員文化水平低下、專業(yè)水平不足現(xiàn)象較為普遍。部分事業(yè)單位人力資源檔案管理人員，仍舊采取傳統(tǒng)、老舊方式開展工作，在管理思維無法迎合當下事業(yè)單位發(fā)展的需求。此外，事業(yè)單位人力資源檔案管理崗位普遍現(xiàn)狀為人員整體年齡偏高，年輕成員無法或不要融入，因此管理工作缺少積極性與創(chuàng)新性，導致部分事業(yè)單位人力資源同時代發(fā)展、單位發(fā)展嚴重脫節(jié)。而且，早期我國事業(yè)單位工作分配機制下，部分單位人力資源檔案管理工作者并非人力資源專業(yè)出身，缺乏專業(yè)化管理手段與知識，導致一些單位人力資源檔案管理工作多年來均處于落后、粗劣狀態(tài)，經常性出現(xiàn)重要檔案缺失、難以查閱等問題。

（三）缺少創(chuàng)新意識

人力資源檔案管理工作人員素質較低，直接導致人力資源檔案管理工作缺少創(chuàng)新意識。近年來，科學技術、知識經濟不斷發(fā)展，在每一個行業(yè)大發(fā)展進程中，科學技術均發(fā)揮出重要的推進作用。事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，也需要不斷創(chuàng)新迎合時代發(fā)展、單位發(fā)展的需求。而人員素質問題，導致事業(yè)單位人力資源檔案管理工作思想守舊，在工作中缺乏主動服務的意識，積極性不高，多年來始終“重保管、輕服務”，在低調、被動的管理意識下，難以適應事業(yè)單位提出的快速發(fā)展、專業(yè)化人事管理的要求。

（四）難以落實科學化檔案管理

缺少創(chuàng)新意識，必然導致事業(yè)單位人力資源檔案管理工作科學化進程嚴重不足。盡管我國多數事業(yè)單位已引入人力資源檔案信息化系統(tǒng)，信息化管理水平得到顯著提升。但站在整體角度分析，大量中、小型事業(yè)單位仍舊存在未充分運用科學化、先進化人力資源檔案管理手段，部分人員始終采取多年來慣用的手工操作模式，甚至未真正實現(xiàn)無紙化閱讀，這些問題十分不利于人力資源檔案的管理，不僅工作效率無法提升，且極易導致重要檔案遺失。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理必要性

事業(yè)單位強化人力資源檔案管理優(yōu)勢有三，其一在于可優(yōu)化現(xiàn)有事業(yè)單位人力資源結構。其二在于可為人力資源的調配、評估提供優(yōu)秀基礎資源。其三在于可切實提升檔案管理效率。

首先，強化事業(yè)單位人力資源檔案管理，可實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源結構的優(yōu)化，提升單位個體能效，深度挖掘個人潛力，從而提升整個單位工作效率。

其次，通過有效的手段強化事業(yè)單位人力資源檔案管理，能夠確保為單位日常開展的個體工作調配、人員評估提供優(yōu)秀的資料基礎，使事業(yè)單位管理者可以精準判斷人才能力，為其公平、公正地提供晉升機會，同時也可讓人力資源管理者面向不同員工打造合理的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。

因此，強化人力資源檔案管理，提升檔案管理效率，有效促進人力資源檔案管理規(guī)范化、科學化，對管理手段加以創(chuàng)新，減少檔案管理期間各類遺失風險的發(fā)生概率，讓人力資源檔案以更好的狀態(tài)服務于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

三、事業(yè)單位人力資源檔案管理強化措施制定

面對部分事業(yè)單位人力資源檔案管理重視程度不足、人員素質低下、缺少創(chuàng)新意識以及科學化管理不足等現(xiàn)象，強化事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，首要任務是提升領導班子重視程度，其次是加強人力資源檔案管理者職能培養(yǎng)，再次是鼓勵人力資源檔案管理創(chuàng)新，最后是加強人力資源檔案科學化管理體系的建設。

（一）提升領導班子重視程度

單位內任何全新事物的開展與推行離不開領導班子的高度重視與大力支持。事業(yè)單位若想強化人力資源檔案管理工作，首要任務為提升領導班子重視程度。

首先，上級單位應定期組織不同規(guī)模、不同地區(qū)事業(yè)單位領導班子開展人力資源檔案管理會議，以會議和任務形式使事業(yè)單位領導班子充分認識到人力資源檔案管理重要性，同時明確事業(yè)單位發(fā)展對于人力資源檔案管理提出的要求，在確保領導班子充分掌握當下社會發(fā)展特點，事業(yè)單位服務需求、事業(yè)單位發(fā)展目標與戰(zhàn)略基礎上，全面提升對人力資源檔案管理工作的重視程度。

其次，上級單位應加強事業(yè)單位領導班子對于時政熱點的培訓、學習，強化事業(yè)單位領導班子工作意識、工作觀念，通過有效的培訓、教學讓事業(yè)單位領導班子了解檔案管理價值、人力資源對于社會發(fā)展的重要性，使其在提升思想意識同時，整體上掌握人力資源檔案管理的方向，以身作則成為人力資源檔案管理領頭羊，引領事業(yè)單位員工積極投入人力資源檔案管理建設工作當中。

（二）加強管理者職能培養(yǎng)

人力資源檔案管理人員的個人素養(yǎng)，直接關乎檔案管理的有效性以及檔案管理強化效果。首先，事業(yè)單位應抬高人力資源工作門檻，積極引入人力資源專業(yè)人才開展檔案管理工作，人員選拔階段重點考核政治背景、作風、責任心、專業(yè)技術水平以及檔案管理實踐操作能力，確保其能力符合現(xiàn)代社會主義事業(yè)單位對人力資源檔案管理提出的需求。其次，上級單位可主動派遣專業(yè)化檔案管理人員入職事業(yè)單位開展人力資源檔案管理工作，抑或是自黨組織內部、大型事業(yè)單位內部或社會組織招納具備豐富管理經驗、良好管理意識的人員下沉至中、小型事業(yè)單位，對單位人力資源檔案管理工作重新梳理、鑒別，促進中、小型事業(yè)單位人力資源檔案管理得到有效強化。再次，上級單位應定期以地區(qū)為單位，開展面向不同規(guī)模事業(yè)單位的人力資源檔案管理培訓工作，在充分整合地區(qū)內不同事業(yè)單位工作特點、人力資源管理需求背景下，因地制宜制定培訓內容、培訓計劃，并定期開展人力資源檔案管理技術培訓、技術考核，使事業(yè)單位人力資源檔案管理者在掌握材料歸檔、整理、裝訂、系統(tǒng)上傳等基礎操作技能同時，管理思維、管理積極性得到顯著提升，在職能得到進一步完善基礎上促進事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的攀升。

（三）加強創(chuàng)新鼓勵

創(chuàng)新思維是促進一項工作乃至一個行業(yè)良性發(fā)展的重要手段。對于事業(yè)單位人力資源檔案管理缺少創(chuàng)新問題，首先，事業(yè)單位、上級單位應以制度的形式促進人力資源檔案管理者培養(yǎng)自身的工作創(chuàng)新思維，在大力宣傳檔案管理相關法律法規(guī)基礎上，完善人力資源檔案管理相關制度，明確工作創(chuàng)新要求以及面向工作創(chuàng)新人員所可給予的獎勵，基于制度的優(yōu)化鼓勵人力資源檔案管理人員提升創(chuàng)新思想意識、創(chuàng)新精神，鼓勵人力資源檔案管理人員在工作中秉持更多敏捷和睿智，面對管理難題多一些果斷與膽魄，整體轉變工作觀念。其次，事業(yè)單位與上級單位應鼓勵檔案管理人員在業(yè)務技能上不斷自我優(yōu)化，只有具備過硬的業(yè)務技能，才能夠有效支撐創(chuàng)新思維的落地。目前，市場上已經出現(xiàn)大量新的檔案管理手段、管理方式，這些技術為人力資源檔案管理者提出了技術上更高的要求。應鼓勵人力資源檔案管理者嘗試接觸全新技術，面對檔案管理工作提出新方法，解決新問題，力求在人力資源檔案管理業(yè)務上有所突破、有所創(chuàng)新。再次，事業(yè)單位應定期開展同其他兄弟單位的人力資源管理交流，以交流活動、技術大會的形式為人力資源檔案管理者提供技術、經驗與思想交流的平臺，鼓勵其在交流中積極采納其他單位新穎管理模式、管理思想以及相關技術，秉持“取長補短”的精神實現(xiàn)自我工作優(yōu)化，在促進事業(yè)單位管理資源共享基礎上，提供良好創(chuàng)新氛圍、創(chuàng)新資源。

（四）加強科學化管理體系建設

科學化管理體系建設是強化事業(yè)單位人力資源檔案管理的必需措施。市場上已經存在海量信息化檔案管理技術，中、小型事業(yè)單位在積極引入信息化技術、形成信息化人力資源檔案管理體系基礎上，應充分挖掘信息化軟件功能，并將其合理應用至人力資源檔案管理之中。

信息化已經滲透到各個行業(yè)，大數據時代已經來臨，大數據可實現(xiàn)在海量數據中挖掘關鍵數據，同時全面提升數據處理效率，可為企業(yè)文檔管理、數據管理帶來極大便利。站在事業(yè)單位角度，在開展人力資源檔案管理期間，同樣應充分迎合時代發(fā)展腳步，將大數據技術應用于人力資源檔案管理工作中，具體可圍繞如下思路嘗試全新管理模式的創(chuàng)建：

1.構建地區(qū)事業(yè)單位基于大數據Hadpop平臺的檔案管理分布式部署結構，基于HDFS分布式文件存儲功能下的強大索引能力，實現(xiàn)人力資源檔案快速定位。

2.利用數字簽名技術實現(xiàn)人力資源文檔存儲保障，在提升安全性同時，確保文件內容正確性、精準性。

3.將物理實體文檔存儲到基于Hadoop平臺分布式存儲中，在遵循傳統(tǒng)檔案整理模式對檔案進行立卷、歸檔操作同時，遵循流水方式，基于大數據技術按照文檔原始順序進行存儲與排列，在大數據系統(tǒng)中僅以特定標號作為文檔編號，僅需確保每一份人力資源檔案具備唯一標識即可，如此可基于標識實現(xiàn)人力資源檔案快速排列、分類，確保應用階段快速定位、查找檔案，真正落實“索引”思想。

4.將大數據中嚴格的算法融合至人力資源檔案管理之中，同時發(fā)揮大數據技術優(yōu)勢開展檔案碎片化管理，如將陳舊、字跡難以辨識的檔案進行切片，將切片成果發(fā)送至單位工作人員或是其他單位進行字跡辨識，最后將碎片重新整合形成清晰檔案內容等，真正將人力資源檔案管理推進至“檔案管理2.0”時期。

結 語

在社會發(fā)展腳步不斷加快同時，對人力資源檔案管理工作提出了全新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應在日常工作中進一步探索提升人力資源檔案管理效率、水平的方法，開創(chuàng)事業(yè)單位人力資源檔案管理的全新局面。

（作者單位：江西省地質調查勘查院）