銀行檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型思考

中圖分類號：F832 文獻標志碼：A

在大數(shù)據(jù)、云計算及人工智能等技術飛速發(fā)展的背景下，數(shù)字經(jīng)濟呈現(xiàn)出迅猛發(fā)展的態(tài)勢，越來越多的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)開始數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在2023年10月召開的金融工作會議中，提到應該推動金融行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，走中國特色的金融發(fā)展道路。從服務國家經(jīng)濟發(fā)展的角度，銀行需要重視數(shù)字金融的發(fā)展，做好檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，借助先進的信息技術，滿足信息化時代檔案信息管理的新要求，實現(xiàn)檔案的集中化、統(tǒng)一化管理，提升檔案管理的有效性。

一、銀行檔案管理的內(nèi)涵和意義

檔案是歷史的真實憑證，是銀行在金融活動中形成的，記錄金融活動真實情況的依據(jù)，其屬于確鑿的真憑實據(jù)。銀行檔案在銀行運作中發(fā)揮著重要作用，其具有業(yè)務量巨大、門類眾多的特點，涉及面極其廣泛，包含會計檔案、文書檔案、業(yè)務檔案以及人事檔案等，每一類檔案都可以為銀行提供相應的備查依據(jù)。銀行檔案管理工作包括檔案生成、檔案整理、檔案存儲、檔案檢索以及檔案更新等，能夠為檔案信息的使用提供良好支撐。在合理應用檔案的情況下，銀行決策人員能夠制定更加科學的管理決策，有助于工作效率的提高，也可以幫助銀行降低工作成本，增加利潤。

銀行檔案管理是銀行運營管理的一個重要環(huán)節(jié)，其不單單涉及銀行日常運營中的各種文件資料，還會對銀行業(yè)務的安全性、合規(guī)性以及效率性等產(chǎn)生直接影響。

1.提高工作效率

良好的銀行檔案管理能夠顯著提高銀行的工作效率。銀行可以通過構(gòu)建高效的檔案管理流程及數(shù)字化管理系統(tǒng)，幫助員工快速查找所需信息，有效節(jié)約信息檢索需要投入的時間和精力，推動整體工作效率的提高。銀行檔案信息的類別較多，涉及面廣，對檔案管理工作要求較高，需要銀行方面高度重視檔案管理，確保檔案管理工作能夠真正落實到位，以規(guī)范化的檔案管理工作為支撐，減少信息丟失或者信息錯亂引發(fā)的各種問題，提升銀行整體運營的流暢性。

2.保障數(shù)據(jù)安全

對銀行而言，數(shù)據(jù)安全是運營中需要關注的核心問題之一，銀行各項業(yè)務都會涉及大量的交易數(shù)據(jù)和敏感信息，需要其做好數(shù)據(jù)安全管理，避免數(shù)據(jù)信息被泄露、丟失等問題。規(guī)范的檔案管理可以保障銀行內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的存儲安全，加強數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制，避免信息被泄露或篡改的情況，以此來維護客戶利益以及銀行的聲譽。

3.實現(xiàn)合規(guī)運營

銀行作為金融機構(gòu)，在運營中需要自覺遵循相關法律法規(guī)以及監(jiān)管政策的要求，如數(shù)據(jù)保存要求、數(shù)據(jù)管理要求以及數(shù)據(jù)安全要求等。以規(guī)范化的檔案管理作為支撐，銀行運營中的各項工作都可以很好滿足合規(guī)性要求，幫助其提高業(yè)務活動的效率和效果，降低潛在的法律風險，實現(xiàn)銀行的合規(guī)運營。

二、銀行檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的必要性

新發(fā)展環(huán)境下，數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快，數(shù)據(jù)信息的重要性越發(fā)凸顯，推動銀行檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，能夠提升檔案工作的有效性，實現(xiàn)檔案管理和銀行業(yè)務的融合發(fā)展。銀行越發(fā)重視檔案管理工作的數(shù)字化建設，并加快了與檔案數(shù)字化相關的基礎設施以及人員隊伍建設。從銀行角度分析，做好檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型工作十分必要。

1.順應時代發(fā)展的要求

信息化時代，銀行檔案工作越發(fā)強調(diào)信息化、開放化和智慧化，想要滿足這些需求，銀行方面需要利用信息技術手段，加速檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將其納入檔案工作規(guī)劃中，做好統(tǒng)籌管理。數(shù)字化技術帶給各行業(yè)的沖擊是巨大的，檔案管理工作如果不能與數(shù)字化技術實現(xiàn)深度融合，就會影響檔案數(shù)據(jù)的存儲、管理、開發(fā)和應用，導致其成本的增加，無法很好地適應數(shù)字化時代發(fā)展的要求。以數(shù)字技術為支撐，可以實現(xiàn)檔案的長期保存和科學管理。同時，通過檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以為銀行其他業(yè)務的數(shù)字化提供參考，幫助銀行更好地適應數(shù)字化時代的發(fā)展要求。

2.檔案便捷利用的要求

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是銀行檔案管理工作發(fā)展的戰(zhàn)略方向，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，推動檔案資源在網(wǎng)絡平臺的有效傳輸和流通，檔案的檢索、借閱等不會受到時間和空間的限制，可以提高檔案利用的便捷性。從實踐角度分析，以數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為支撐，檔案需求方能夠快速檢索檔案資源，顯著提高檢索的效率。同時，檔案管理人員可以借助大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術，深度挖掘檔案資源，開展全方位的對比分析，完成同類別資源的合理編制，將檔案資源在銀行決策與管理中的作用充分發(fā)揮出來。

三、銀行檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型對策

在銀行在推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，取得了一定成果。例如，有不少銀行已經(jīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，構(gòu)建了相應的檔案數(shù)據(jù)庫以及數(shù)字化檔案館，也有部分銀行推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的同時，引入了智能化管理。與此同時，受整體環(huán)境、管理理念等因素的影響，銀行檔案數(shù)字化管理中依然存在不少亟待解決的問題，如數(shù)據(jù)庫建設滯后、數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型能力薄弱以及轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃不合理等，如果不能有效解決這些問題，銀行檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的效果就會受到很大影響。對此，銀行方面應該結(jié)合自身的實際情況，制定切實可行的檔案管理方法，重新定位檔案工作，引入先進的信息技術手段，加速檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.完善檔案數(shù)據(jù)庫建設

銀行檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型中，數(shù)字化管理系統(tǒng)是核心載體，能夠提供檔案信息錄入、存儲、查詢以及更新等操作?；诖?，銀行需要立足檔案管理的現(xiàn)實需求，做好數(shù)字化管理系統(tǒng)設計，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設，增強系統(tǒng)中不同模塊的聯(lián)動能力，借助數(shù)字化檔案管理平臺，提供檔案查閱登記、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記以及檔案信息更新等功能，以此來提升檔案管理的有效性。同時，銀行方面應該從實際情況出發(fā)，優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)以及檔案管理業(yè)務，簡化檔案管理操作的流程和方式，提升檔案管理質(zhì)量。數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的基礎，做好檔案數(shù)據(jù)庫建設，可以真正實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，更好地發(fā)揮檔案的作用和價值。

2.提高數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的能力

銀行應該切實提高自身的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型能力，以更好地適應檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求。應該明確檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的核心是業(yè)務協(xié)同，主要目的是檔案信息的集成共享，通過這樣的方式，推動檔案管理數(shù)字化順利實現(xiàn)。從銀行角度分析，提高數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的能力，會對其發(fā)展戰(zhàn)略的貫徹落實產(chǎn)生直接影響，其包含的內(nèi)容較多，如數(shù)字化管理、運營及服務能力等。銀行應該做好內(nèi)部各部門數(shù)字化能力的分析評估，打造高素質(zhì)數(shù)字化管理隊伍，為檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供良好支撐。

（1）強化部門業(yè)務協(xié)同。檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型與銀行的整體運營密切相關，在實踐中，銀行需要高度重視，建立部門之間的業(yè)務協(xié)同機制，推動檔案信息在部門間的有效流通和共享。在保障檔案信息安全的前提下，提高檔案利用的效果，將檔案的作用和價值切實發(fā)揮出來。

（2）引入先進的技術手段。在銀行檔案管理工作中，應該積極引入先進的技術手段，創(chuàng)新檔案管理的模式和方法，如利用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術以及人工智能等，打造檔案信息共享平臺，以完善的基礎設施配合規(guī)范化的工作流程，提高數(shù)字化檔案資源的開發(fā)效率，進一步凸顯檔案管理工作在銀行管理中的重要性。例如，銀行可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術，以檔案信息共享平臺為載體，推動智能化設備的集成，優(yōu)化檔案管理相關機制，實現(xiàn)檔案庫管理的智能化，不斷創(chuàng)新檔案管理服務。

（3）做好檔案資源管理。銀行方面想要提高自身的檔案數(shù)字化管理能力，必須切實做好檔案資源管理，合理利用檔案資源，以數(shù)據(jù)資產(chǎn)作為支撐，構(gòu)筑完善的檔案資源管理框架，借助先進的數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)檔案的智能化管理。

3.保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型要素的供給

必須認識到銀行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有著很強的復雜性和系統(tǒng)性，不可能一蹴而就，銀行應充分重視，在推動數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的過程中，保障相關要素的有效供給，包括人才要素、資金要素及資源要素等。

（1）人才要素供給。重視人才隊伍建設工作，通過內(nèi)部人才培養(yǎng)和外部人才引進相互結(jié)合的方式，提升人才隊伍的專業(yè)素質(zhì)。在實際操作中，一方面，銀行應該定期做好對檔案管理人員的培訓工作，為檔案管理人員提供繼續(xù)教育、對外交流的機會，促進其專業(yè)能力和數(shù)字化素養(yǎng)的提高，以更好地勝任數(shù)字化檔案管理工作。另一方面，可以從外部引入具備良好信息化素養(yǎng)的檔案管理人才，打造專業(yè)的檔案數(shù)字化人才隊伍，為檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型提供相應的人才保障。

（2）資源要素供給。檔案數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型過程需要依托大量基礎設施，對資金和資源的需求尤為顯著。因而銀行方面須確保資金和資源要素的充足供給，并依托科學、健全的資源與經(jīng)費管理機制，保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的順暢推進。針對正在推進的關鍵項目，銀行可考慮開辟綠色通道，提供專項經(jīng)費支持，以確保項目圓滿完成。

4.完善數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃

銀行方面應該完善檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略規(guī)劃，其不僅關系著數(shù)字化工作的實際效果，還關系銀行的長遠發(fā)展。數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的制定要求充分考慮銀行檔案管理的實際情況，確保制定的戰(zhàn)略規(guī)劃切實可行。

總體戰(zhàn)略。銀行可以立足自身性質(zhì)和檔案工作的特點需求，制定總體戰(zhàn)略，明確愿景目標和戰(zhàn)略目標，為檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型工作的持續(xù)推進提供方向指引和目標支持。

業(yè)務戰(zhàn)略。圍繞戰(zhàn)略目標和愿景目標，銀行需要制定相應的檔案部門戰(zhàn)略地圖，將目標轉(zhuǎn)化為具體可執(zhí)行的工作任務，明確檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型在不同階段的實施情況，推動資源和需求的相互匹配。此外，必須構(gòu)建全面的轉(zhuǎn)型框架，涵蓋戰(zhàn)略、技術等多個維度，以促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型內(nèi)容的持續(xù)優(yōu)化。

支撐戰(zhàn)略。支撐戰(zhàn)略可以為業(yè)務戰(zhàn)略的貫徹實施提供良好的支撐，包含檔案數(shù)字化戰(zhàn)略、檔案信息資源管理戰(zhàn)略、電子文件管理戰(zhàn)略以及數(shù)字檔案長期保存戰(zhàn)略等。

5.優(yōu)化數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型機制

在推動檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的過程中，銀行應該切實做好頂層設計，圍繞數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的核心目標和戰(zhàn)略要求，參考和借鑒國內(nèi)外檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型取得的成果，優(yōu)化和改進數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型機制，確保完善的制度體系作為保障，專業(yè)的信息技術手段和高素質(zhì)的人才作為支撐，提高檔案管理服務水平，完善相應的保障措施，以檔案主管部門為核心，引導其他部門共同參與，將各部門在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的價值發(fā)揮出來，找出檔案管理工作存在的問題，分析問題的原因并找到有效的解決辦法。銀行也可以考慮尋求第三方機構(gòu)的支持，如檔案協(xié)會、行業(yè)協(xié)會等，發(fā)揮數(shù)字化技術在檔案管理中的作用，推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的順利實施。

6.加強檔案信息安全防護

銀行檔案記載著銀行金融業(yè)務活動以及客戶的敏感信息，對于銀行的運營管理有著重要作用，要求檔案信息具備較高的安全性和私密性。因而銀行在開展檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型工作時，應該完善相應的檔案信息管理制度，推動檔案管理的規(guī)范化，保障信息安全，避免信息被泄露、丟失等問題。

（1）完善數(shù)字化管理機制。銀行需要制定完善可靠的數(shù)字化管理機制，安排專人負責檔案管理，做到專人專崗，為不同層級管理人員設置不同的管理權(quán)限，確保在沒有經(jīng)過審批的情況下，不能隨意查閱檔案資料。

（2）定期做好審核工作。銀行應該定期做好數(shù)字化檔案的審核工作，更新落后信息，查閱異常記錄，防范檔案信息被泄露、篡改的問題。同時，進一步完善安全防護設施，借助防火墻、密鑰等，推動檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化升級，定期做好系統(tǒng)維護以及平臺優(yōu)化，借助多樣化的技術手段，如瀏覽控制技術、權(quán)限控制技術、身份認證技術以及光盤加密技術等，保障檔案信息的安全性和可靠性。

（3）建設數(shù)據(jù)備份中心。銀行可以建設多個數(shù)據(jù)備份中心，定期做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，以確保系統(tǒng)出現(xiàn)突發(fā)故障或者服務器損壞時，能夠降低檔案信息丟失、損毀的風險，保障數(shù)字化檔案信息的安全。

四、結(jié)語

總而言之，在信息化時代背景下，銀行檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型變得越發(fā)重要，提高了檔案工作的效率，實現(xiàn)檔案信息的高效傳遞和安全使用，對銀行管理工作有著不容忽視的影響。銀行角度應該明確檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性和必要性，采取有效的措施，推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的順利實施，將原本無序的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資產(chǎn)，為數(shù)字金融的發(fā)展奠定堅實基礎。

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作者單位：長安銀行股份有限公司渭南分行