協(xié)同治理在高校附屬醫(yī)院檔案管理中的作用探析

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和廣泛應(yīng)用，檔案工作“雙軌制”向“單軌制”管理轉(zhuǎn)變，引發(fā)了檔案領(lǐng)域的諸多變革與轉(zhuǎn)型，為檔案管理模式創(chuàng)新帶來(lái)歷史機(jī)遇。隨著要以多元共融的數(shù)字邏輯改造傳統(tǒng)的單一主體模式，構(gòu)建多元主體協(xié)同共治的數(shù)字檔案治理格局。協(xié)同治理是強(qiáng)調(diào)多方共同參與合作、協(xié)調(diào)行動(dòng)和共享成果的一種公共管理方式。協(xié)同治理為檔案管理轉(zhuǎn)型提供了理論指導(dǎo)和方法論，探索其與檔案管理的結(jié)合點(diǎn)，重塑檔案管理流程，深化治理的廣度與深度，提升檔案管理的科學(xué)性與質(zhì)量，提高檔案服務(wù)效率。

一、問(wèn)題提出：協(xié)同治理如何賦能檔案管理

檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃要求加快檔案治理體系現(xiàn)代化建設(shè)和全面推進(jìn)治理能力的提高，協(xié)同治理理論開(kāi)始進(jìn)人學(xué)界視野。結(jié)合學(xué)界的研究成果，其內(nèi)涵可以概括為：以多元協(xié)同框架為基礎(chǔ)，以共同目標(biāo)為引領(lǐng)，通過(guò)協(xié)商、協(xié)同的合作關(guān)系實(shí)現(xiàn)治理目標(biāo)的最大化。因而將協(xié)同治理與檔案管理相結(jié)合，具有天然的適配度和一致性?；跈n案事業(yè)發(fā)展的需要，將協(xié)同理論引入醫(yī)院檔案管理各層級(jí)，有利于擴(kuò)大檔案資源收集的覆蓋面，增強(qiáng)檔案利用的實(shí)效。

二、困境剖析：檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸問(wèn)題

病案檔案作為醫(yī)院檔案最重要的專(zhuān)業(yè)檔案門(mén)類(lèi)，常常作為醫(yī)院檔案的代名詞，與其關(guān)聯(lián)的醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)、行政事務(wù)等產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，組成了醫(yī)院的檔案。檔案既有醫(yī)院檔案的相同點(diǎn)又有不同點(diǎn)。檔案（簡(jiǎn)稱(chēng)附屬醫(yī)院檔案）是醫(yī)療院校在附屬醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療救治、臨床教學(xué)實(shí)踐以及科研技術(shù)運(yùn)用等活動(dòng)中形成的相關(guān)檔案，除了常見(jiàn)的醫(yī)療專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案、文書(shū)檔案外，還包含大量的教學(xué)檔案和科研檔案，內(nèi)容更為豐富。協(xié)同治理理論為檔案管理提供了新的方法論。但是，在二者融合過(guò)程中還存在人員能力不足、數(shù)字化建設(shè)薄弱以及制度建設(shè)落后的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。

1.碎片化管理

附屬醫(yī)院檔案資源收集過(guò)程往往以部門(mén)為單位，但是跨部門(mén)的合作并不充分。在這種治理結(jié)構(gòu)下，檔案資源收集主要以綜合檔案室為主導(dǎo)，其他部門(mén)較難參與政策制定與收集。隨著檔案資源的價(jià)值逐步被釋放，且檔案涉及廣大人民群眾的健康管理，人人都可能成為檔案的利用者，具有連續(xù)性和可參考性。因而需要將各方力量融人檔案資源的建設(shè)中。盡管近年來(lái)附屬醫(yī)院檔案數(shù)字化取得了明顯成效，但單向收集與利用結(jié)構(gòu)還未真正改變，多方協(xié)同理念還未完全落實(shí)。此外，隨著數(shù)字戰(zhàn)略的實(shí)施和國(guó)家醫(yī)保改革的深人推進(jìn)，數(shù)字檔案資源對(duì)流動(dòng)性要求更加依賴(lài)，這些都是資源建設(shè)需要突破的基礎(chǔ)性瓶頸。

2.智能化不足

附屬醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)存在的重要問(wèn)題是缺乏一個(gè)高效、統(tǒng)一、開(kāi)放和便捷的檔案共享平臺(tái)與數(shù)據(jù)庫(kù)。共享平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)缺失以及檔案利用智能化不足造成了檔案利用人數(shù)較少、功能受限及信息孤立；醫(yī)院職工的檔案意識(shí)薄弱，更無(wú)法知曉檔案的價(jià)值；檔案資源無(wú)法滿(mǎn)足個(gè)性化需求，特別是在患者診療方面，數(shù)據(jù)的利用要經(jīng)過(guò)諸多技術(shù)環(huán)節(jié)，無(wú)法滿(mǎn)足人民群眾對(duì)優(yōu)質(zhì)醫(yī)療的向往。由于數(shù)字化技術(shù)的更新迭代，需要推進(jìn)以區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)及人工智能等為代表的新興數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施體系，醫(yī)院檔案人員多為單位轉(zhuǎn)崗人員，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，檔案數(shù)字化管理人員稀缺。

3.無(wú)主動(dòng)意識(shí)

在數(shù)字環(huán)境下，檔案是醫(yī)院人文精神的載體，檔案資源應(yīng)該從“幕后”走向“臺(tái)前”，以更加多樣的方式“活起來(lái)”，突破簡(jiǎn)單記錄和文字記載的刻板印象，展示醫(yī)者救死扶傷的職業(yè)素養(yǎng)及大愛(ài)無(wú)疆的精神。需要檔案資源智慧化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建立體化的檔案資源開(kāi)發(fā)新路徑，讓檔案呈現(xiàn)橫向傳播及縱向傳承的綜合文化發(fā)展。

三、價(jià)值闡釋?zhuān)簠f(xié)同治理視域下檔案資源的價(jià)值思考

在協(xié)同治理理論視野下，共建、共治及共享是附屬醫(yī)院檔案管理的突出特征，其中，共建是前提、共治是基本途徑、共享是治理目標(biāo)，三者貫通，有利于提高醫(yī)院檔案建設(shè)水平。

1.以共建合力推動(dòng)附屬醫(yī)院檔案資源建設(shè)

當(dāng)前，附屬醫(yī)院檔案資源以數(shù)據(jù)形式廣泛存在，收集和管理難度加大，如綜合檔案室多注重文書(shū)資源的收集，而忽略了網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體的檔案數(shù)據(jù)。為確保數(shù)據(jù)的完整性，醫(yī)院需要制訂詳盡的采集計(jì)劃，明確數(shù)據(jù)來(lái)源，并定期更新和審查數(shù)據(jù)采集方法。其中，需要強(qiáng)化合作意識(shí)，關(guān)注遵循醫(yī)學(xué)倫理、意識(shí)形態(tài)以及信息安全管理，通過(guò)培訓(xùn)和教育提升檔案人員的檔案數(shù)據(jù)素養(yǎng)，為共享建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。

2.以共治之力創(chuàng)新檔案管理方式

實(shí)現(xiàn)附屬醫(yī)院檔案高質(zhì)量發(fā)展，必須堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮黨委頭雁效應(yīng)，整合各部門(mén)檔案資源，各科室、職工的多主體參與，構(gòu)建統(tǒng)一有序的管理標(biāo)準(zhǔn)。要充分發(fā)揮人工智能的數(shù)據(jù)挖掘與語(yǔ)義關(guān)聯(lián)等技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)附屬醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的顆?；纸夂蜕顚哟喂芾?，為檔案數(shù)據(jù)知識(shí)化開(kāi)發(fā)提供支撐。共同治理方式平衡與協(xié)調(diào)內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的利益，通過(guò)建立溝通機(jī)制，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的協(xié)同推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效供給與治理效能提升。

3.以共享之策釋放檔案潛能

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》強(qiáng)調(diào)通過(guò)技術(shù)賦能、主體參與和流程再造等多維度協(xié)同，充分挖掘紙質(zhì)檔案和數(shù)字化資源的利用價(jià)值，促使檔案服務(wù)精準(zhǔn)化、個(gè)性化和專(zhuān)業(yè)化，提高檔案資源流動(dòng)的能力。當(dāng)前，醫(yī)院不同部門(mén)之間的檔案數(shù)據(jù)不共享、不整合，導(dǎo)致檔案重復(fù)收集、分析不全面，影響醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的完整性和科學(xué)性。為了打破數(shù)據(jù)孤島，醫(yī)院需要構(gòu)建集成化的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和共享，為檔案開(kāi)發(fā)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、實(shí)現(xiàn)路徑：檔案協(xié)同治理的創(chuàng)新策略

為開(kāi)發(fā)利用好檔案資源，提高檔案服務(wù)能力，檔案治理體系可以從優(yōu)化多元治理結(jié)構(gòu)、增強(qiáng)治理意識(shí)以及構(gòu)建資源交互平臺(tái)等方面入手。

1.主體結(jié)構(gòu)協(xié)同

一是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。檔案管理部門(mén)既要加強(qiáng)與上級(jí)主管部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)的縱向合作，也要強(qiáng)化內(nèi)部各部門(mén)間的橫向合作，打破工作界限，形成協(xié)同共治、多方參與的治理模式。在檔案制度規(guī)范方面，附屬醫(yī)院積極響應(yīng)國(guó)家檔案局《檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的三合一制度》要求，組織檔案文件資料涉及科室共同參與檔案歸檔范圍編制，確保檔案管理機(jī)制建設(shè)的連續(xù)性與創(chuàng)新性；二是樹(shù)立合作意識(shí)。建立溝通機(jī)制，搭建溝通平臺(tái)，各部門(mén)管理者增強(qiáng)檔案意識(shí)，明確檔案管理在醫(yī)院為民服務(wù)中的關(guān)鍵作用，了解檔案管理的流程和要求，積極參與檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)于協(xié)調(diào)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，某附屬醫(yī)院由綜合檔案室明確開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵字符，依托檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)協(xié)作審核；三是強(qiáng)化閉環(huán)管理。深入推進(jìn)檔案跨部門(mén)協(xié)同治理體系的建設(shè)，實(shí)施部門(mén)策略化管理，運(yùn)用PDCA管理工具，配套做好檔案保密、檔案工作考核以及檔案安全應(yīng)急預(yù)案等制度。聯(lián)合相關(guān)部門(mén)協(xié)同管理，加強(qiáng)過(guò)程檢查和年度檔案工作考核，注重檢查情況的成果運(yùn)用作為年度綜合評(píng)價(jià)依據(jù)，發(fā)揮考核“指揮棒”作用，優(yōu)化工作流程，提升檔案工作的規(guī)范性和完整性。

2.科技賦能協(xié)同

從理論上講，檔案管理平臺(tái)需要根據(jù)新醫(yī)改的發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)習(xí)其他專(zhuān)業(yè)檔案管理的相關(guān)理論，制定合法合規(guī)的各類(lèi)電子檔案信息收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院管理方面較弱的單元提供平臺(tái)建設(shè)指引。圍繞著數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，涉及醫(yī)學(xué)倫理的規(guī)制，確保必要的元數(shù)據(jù)和安全的關(guān)鍵信息，引入高效檔案信息化平臺(tái)展開(kāi)一體化建設(shè)，提升業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、智能化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面和準(zhǔn)確管理，檔案數(shù)據(jù)與患者、醫(yī)生及社會(huì)的無(wú)縫連接，形成對(duì)數(shù)據(jù)的高效、社會(huì)化和服務(wù)化的管理模式。技術(shù)上則需要借力于科技的力量，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)層、處理層、分析與應(yīng)用層實(shí)行分層次設(shè)計(jì)，分別規(guī)劃數(shù)據(jù)的流動(dòng)方向，實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型數(shù)據(jù)庫(kù)之間的疊加運(yùn)行，可以綜合性運(yùn)用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等不同存儲(chǔ)手段，并科學(xué)配置檔案數(shù)據(jù)清洗、轉(zhuǎn)換以及運(yùn)行的過(guò)程模塊，對(duì)檔案數(shù)據(jù)處理、使用過(guò)程中的程序方法打包、設(shè)計(jì)與技術(shù)要求模塊化平臺(tái)。此外，原始檔案數(shù)據(jù)中存在很多無(wú)效數(shù)據(jù)噪聲，需要從源頭開(kāi)始對(duì)存在的數(shù)據(jù)展開(kāi)清洗、過(guò)濾，對(duì)其預(yù)歸檔，四性檢測(cè)后上傳到檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源再利用。

3.資源開(kāi)發(fā)協(xié)同

一是讓檔案資源“活起來(lái)”。醫(yī)院檔案文化與精神文明建設(shè)具有天然耦合性，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)要從整體出發(fā)，適應(yīng)新的技術(shù)變化，科學(xué)使用AI技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，將關(guān)鍵要素與信息提煉出來(lái)，挖掘好、闡釋好檔案背后蘊(yùn)含的文化基因，形成個(gè)性化的醫(yī)院文化建設(shè)路徑，實(shí)現(xiàn)檔案在更大范圍的活態(tài)傳承。比如，利用檔案資源建立院史館，用于展示醫(yī)院在診療、教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)及社會(huì)公益等方面的發(fā)展成就。建設(shè)發(fā)展歷史文化走廊、文化墻等，通過(guò)老照片、專(zhuān)家的事跡及部分實(shí)物、聲像檔案，制作創(chuàng)意文化產(chǎn)品，彰顯醫(yī)院深厚的文化底蘊(yùn)。

二是讓檔案資源“動(dòng)起來(lái)”。一方面，注重醫(yī)院檔案資源的活態(tài)傳播，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)共享和文化宣傳，建設(shè)醫(yī)院、社會(huì)團(tuán)體及媒體三位一體的多元傳播體系，擴(kuò)大醫(yī)院檔案的社會(huì)影響力。加大新媒體利用力度，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)資源的輻射傳播。比如，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，視頻號(hào)、某信等融媒體宣傳平臺(tái)，加強(qiáng)文化載體和宣傳陣地建設(shè)，形成獨(dú)特而濃厚的醫(yī)院文化氛圍，讓文化傳播更加立體和生動(dòng)；另一方面，充分發(fā)揮檔案文化的精神引導(dǎo)作用，醫(yī)院將檔案文化建設(shè)與醫(yī)學(xué)人文、行風(fēng)建設(shè)有機(jī)結(jié)合，開(kāi)展相關(guān)行業(yè)黨政廉潔整治行動(dòng)，著力提升患者的信任感、就醫(yī)滿(mǎn)意度和健康獲得感。

4.安全保護(hù)協(xié)同

一是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)全流程監(jiān)管。嚴(yán)格檔案資源收集規(guī)范，明確收集目的、方式和范圍，確保檔案資源來(lái)源準(zhǔn)確、規(guī)范。要防止因檔案分級(jí)管理不當(dāng)造成失泄密，強(qiáng)化存儲(chǔ)數(shù)據(jù)加密，用好加密技術(shù)。根據(jù)醫(yī)院檔案利用實(shí)際，購(gòu)買(mǎi)可靠的國(guó)產(chǎn)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，增強(qiáng)地域網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力，實(shí)現(xiàn)防火、防水與防震的有機(jī)結(jié)合。定期對(duì)檔案資源備份管理，防止資源丟失。建立檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全訪問(wèn)機(jī)制，設(shè)定不同的安全區(qū)域，對(duì)不同部門(mén)或管理人員設(shè)定不同的文件訪問(wèn)權(quán)限，確保訪問(wèn)者只能訪問(wèn)工作所必需的數(shù)據(jù)。

二是健全安全防護(hù)協(xié)同體系。一方面，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全意識(shí)培養(yǎng)。樹(shù)立全院一盤(pán)棋思想，由綜合檔案室牽頭，以宣傳、培訓(xùn)和講座等形式，提升全院職工對(duì)檔案安全的重視程度，并加強(qiáng)監(jiān)督檢查，對(duì)惡意泄露、篡改檔案數(shù)據(jù)的行為及時(shí)給予懲戒。同時(shí)，加大資金投入，提高安全防護(hù)的自主可控能力；另一方面，要完善協(xié)作體系，建立安全聯(lián)動(dòng)協(xié)作機(jī)制，各部門(mén)加強(qiáng)應(yīng)急處置、信息共享力度，共同應(yīng)對(duì)外部安全挑戰(zhàn)，建立更加暢通、合理及高效的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)安全治理體系。

5.人才培養(yǎng)協(xié)同

首先，創(chuàng)新兼職檔案員培訓(xùn)和技能型培養(yǎng)模式。鼓勵(lì)兼職檔案員參與主題征文、檔案知識(shí)競(jìng)賽以及檔案日宣傳等活動(dòng)，提高檔案員的理論水平。安排兼職檔案員參與單位、自治區(qū)及國(guó)家級(jí)檔案的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，滿(mǎn)足檔案從業(yè)資格人員的培訓(xùn)要求，主動(dòng)配合學(xué)校圖文情報(bào)專(zhuān)業(yè)實(shí)習(xí)生的帶教與交流工作，提高檔案員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力；其次，組織每年歸檔科室及兼職檔案員開(kāi)展年度考核與評(píng)比，激發(fā)檔案管理人員在本科室檔案收集與整理工作中勇于探索的創(chuàng)新管理思維，以文化記憶理論指導(dǎo)設(shè)計(jì)檔案編研方向和檔案資源的開(kāi)放方案，提升檔案管理人員的工作激情和主動(dòng)性，引導(dǎo)兼職檔案員自主作為，建立業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理朝著更具創(chuàng)新性的方向邁進(jìn)。

五、結(jié)語(yǔ)

應(yīng)構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的三合一制度，注重電子檔案數(shù)據(jù)資源的獲取，以及電子檔案信息認(rèn)知智能的開(kāi)發(fā)，充分利用人才優(yōu)勢(shì)，將檔案治理與醫(yī)院管理有機(jī)融合，加速檔案數(shù)據(jù)化管理步伐，釋放檔案文化價(jià)值，為醫(yī)院高質(zhì)量管理注入新的生機(jī)與活力。

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作者單位：桂林醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院