水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理探討

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

水利工程建設(shè)項(xiàng)目作為國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，產(chǎn)生了大量具有重要價(jià)值的文件資料。水利工程建設(shè)項(xiàng)目通常涉及大量的設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告及管理審批等文件資料。這些文件不僅是項(xiàng)目實(shí)施的依據(jù)，還是項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)及后期運(yùn)維的重要參考。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在資源浪費(fèi)、易丟失、簽字滯后、時(shí)間成本高、整理周期長(zhǎng)及難檢索等弊端，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和水利工程建設(shè)行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，電子文件歸檔與電子檔案管理已成為水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理中的新課題。電子文件歸檔與電子檔案管理以其高效、便捷和安全的特點(diǎn)，成為現(xiàn)代項(xiàng)目管理不可或缺的一部分。

一、水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理的重要性

1.提高項(xiàng)目管理效率

電子文件歸檔的引人，為水利工程建設(shè)項(xiàng)目的管理帶來(lái)了革命性的變革。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔的煩瑣與低效，電子文件歸檔憑借其快速檢索、便捷查閱與共享的特性，極大地縮短了項(xiàng)目管理周期，提高了工作效率。這一轉(zhuǎn)變不僅加速了信息的流通速度，還增強(qiáng)了項(xiàng)目管理的靈活性與響應(yīng)能力。同時(shí)，規(guī)范的電子檔案管理有助于保證項(xiàng)目資料的完整性、真實(shí)性和可靠性，為項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)和后期評(píng)價(jià)提供可靠依據(jù)。

2.節(jié)約項(xiàng)目管理成本

紙質(zhì)文件需要專(zhuān)門(mén)的檔案人員管理，存在較大存儲(chǔ)空間和維護(hù)費(fèi)用，尤其需要人工操作。電子文件歸檔與電子檔案管理通過(guò)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、優(yōu)化歸檔流程、利用電子檔案管理系統(tǒng)、強(qiáng)化安全管理以及提升檔案管理人員素質(zhì)等措施，可以有效降低人力成本、存儲(chǔ)空間以及潛在損失。電子文件通過(guò)云存儲(chǔ)等低成本方式實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存，并減少了對(duì)紙質(zhì)資源的消耗，從而可以顯著降低檔案管理成本。同時(shí)，在信息安全日益受到重視的今天，電子文件歸檔為水利工程建設(shè)項(xiàng)目信息的安全保障提供了有力支持。

3.促進(jìn)項(xiàng)目信息共享與協(xié)同工作

電子文件歸檔與電子檔案管理還有利于后期實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的共享與協(xié)同工作，促進(jìn)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作。通過(guò)建立電子文件共享平臺(tái)，項(xiàng)目參與方能夠?qū)崟r(shí)獲取、及時(shí)審批及更新信息，加強(qiáng)溝通與協(xié)作，共同推動(dòng)項(xiàng)目的順利開(kāi)展。這種信息共享機(jī)制不僅提升了項(xiàng)目管理的透明度，還增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)的凝聚力與執(zhí)行力。同時(shí)，電子檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用，可以為后續(xù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)和參考，推動(dòng)行業(yè)技術(shù)進(jìn)步和管理水平的提高。

二、水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理現(xiàn)狀分析與問(wèn)題

1.現(xiàn)狀分析

“十四五”期間，水利工程建設(shè)進(jìn)入新的發(fā)展階段，水利工程建設(shè)項(xiàng)目呈現(xiàn)數(shù)量多、規(guī)模大和投資高的特點(diǎn)，水利工程建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)性、保障性作用更加突出，做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作意義重大。隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的普及，文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、閱辦及接收、查詢(xún)、存檔及利用等都要運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，水利工程建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生的電子文件數(shù)量激增。這些文件多以電子文檔、圖像和音頻等形式存在，具有格式多樣、內(nèi)容豐富和易于傳播等特點(diǎn)。

由于電子文件管理流程、電子文件管理系統(tǒng)與紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)管理流程以及紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)并行存在，“雙軌制”應(yīng)運(yùn)而生。因此，相關(guān)文件在歸檔前的流轉(zhuǎn)中保持以電子文件作為主要介質(zhì)運(yùn)行的文件管理系統(tǒng)方式稱(chēng)為電子文件“單軌制”。目前，在水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理過(guò)程中，歸檔后的電子檔案以“雙套制”和“單套制”形式存儲(chǔ)和提供利用。

國(guó)家檔案局2016年發(fā)布《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，2018年確定了第一批建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目，2019年確定了第二批26個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目，涉及核電、風(fēng)電、水電、交通以及航空航天等領(lǐng)域，2022年又公布了第三批38個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目。目前，水利部正在試點(diǎn)電子文件歸檔和電子檔案管理的建設(shè)項(xiàng)目是引江濟(jì)淮二期工程，該項(xiàng)目骨干供水工程之一的合肥水源工程已經(jīng)開(kāi)展了線上簽證應(yīng)用、項(xiàng)目管理、歸檔驗(yàn)收和檔案利用等工作。

建設(shè)項(xiàng)目電子檔案要求，建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理各項(xiàng)制度、規(guī)范和程序，并組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)和參建單位實(shí)施。建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)明確項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理的責(zé)任，包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)注明監(jiān)理公司對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的電子文件和電子檔案負(fù)審核責(zé)任。

然而，在電子文件歸檔方面，仍存在一些問(wèn)題，如電子檔案管理系統(tǒng)不完善、歸檔格式和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔流程不規(guī)范以及歸檔質(zhì)量參差不齊等，影響了電子文件的交換和共享，電子檔案管理安全性有待加強(qiáng)，后期存在丟失、被篡改或無(wú)法讀取數(shù)據(jù)等風(fēng)險(xiǎn)，部分項(xiàng)目對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存缺乏有效規(guī)劃，可能存在無(wú)法保證電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等問(wèn)題。此外，資金投入與專(zhuān)業(yè)人才的缺乏也制約了電子檔案管理水平的提升。這些問(wèn)題不僅影響了電子文件的長(zhǎng)期保存和有效利用，還給項(xiàng)目管理帶來(lái)了諸多不便。

2.問(wèn)題剖析

（1）對(duì)電子檔案管理不重視，電子文件歸檔不規(guī)范

參建單位管理能力參差不齊，先施工后歸檔、重建設(shè)輕檔案的管理方式依然存在，對(duì)檔案管理和工程管理應(yīng)當(dāng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不清晰，部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目對(duì)電子文件歸檔的重視程度不夠，導(dǎo)致歸檔工作流于形式，文件質(zhì)量參差不齊，如文件格式不統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)缺失或文件命名混亂等。由于電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，不同項(xiàng)目之間的電子文件難以兼容與共享?！端こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收辦法》在檔案信息化建設(shè)方面的賦分較低，這種重視不足的態(tài)度不僅影響了項(xiàng)目信息的完整性與可追溯性，增加了信息交流的難度與管理成本，還導(dǎo)致電子文件難以檢索和利用，降低了檔案管理的效率，給項(xiàng)目的后續(xù)管理帶來(lái)隱患。

（2）對(duì)信息技術(shù)要求高，電子檔案管理系統(tǒng)不完善

電子文件歸檔涉及復(fù)雜的信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、防篡改及備份恢復(fù)等。這些技術(shù)的實(shí)現(xiàn)需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)支持和持續(xù)的技術(shù)更新，以確保電子文件的安全性和完整性。電子文件的存儲(chǔ)、管理和利用需要依賴(lài)先進(jìn)的技術(shù)手段。然而，當(dāng)前部分水利工程建設(shè)項(xiàng)自在檔案管理方面的技術(shù)投人不足，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)落后，無(wú)法滿(mǎn)足電子文件管理的需求。部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目的電子檔案管理系統(tǒng)功能單一、操作復(fù)雜，難以滿(mǎn)足項(xiàng)目各方的需求。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性不足，容易出現(xiàn)故障和數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題。

（3）電子檔案管理須遵循嚴(yán)格規(guī)范，電子文件面臨較高的安全風(fēng)險(xiǎn)

如何確保電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性，是電子檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔需要遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，如《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收辦法》《電子檔案管理辦法》等。這些法律法規(guī)和規(guī)范對(duì)電子文件的格式、存儲(chǔ)和檢索等方面都提出了嚴(yán)格要求，增加了電子文件歸檔的難度。電子文件易于復(fù)制和傳播，但也面臨著不可用、數(shù)據(jù)被泄露、易篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)。

（4）水利工程科技人才匱乏，電子檔案管理面臨挑戰(zhàn)

電子檔案管理需要既懂工程建設(shè)項(xiàng)目、檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。然而，現(xiàn)實(shí)中這類(lèi)人才相對(duì)匱乏，影響了電子檔案管理的質(zhì)量和效率。電子文件歸檔需要項(xiàng)目管理人員和檔案管理人員具備相應(yīng)的信息技術(shù)素養(yǎng)和檔案管理知識(shí)。然而，當(dāng)前水利工程建設(shè)行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)尚不完善，缺乏既懂水利工程建設(shè)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。此外，對(duì)電子檔案相關(guān)項(xiàng)目的管理資金與業(yè)務(wù)培訓(xùn)投入也嚴(yán)重不足。

三、水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理的優(yōu)化策略

1.強(qiáng)化歸檔意識(shí)與培訓(xùn)

要提升水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔的質(zhì)量，需要強(qiáng)化相關(guān)人員的歸檔意識(shí)。項(xiàng)目管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)電子文件歸檔的重要性，將其納入項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)與繼續(xù)教育，提高其電子文件歸檔的能力與水平。通過(guò)定期舉辦培訓(xùn)課程、分享會(huì)等方式，引導(dǎo)員工掌握電子文件歸檔的基本技能與操作規(guī)范。同時(shí)，積極引進(jìn)具備信息技術(shù)和檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理提供有力的人才保障。

2.制定統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，確保電子文件的完整性、準(zhǔn)確性和可用性。該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋電子文件的格式、元數(shù)據(jù)要求、命名規(guī)則、存儲(chǔ)方式和權(quán)限設(shè)置等方面，確保不同項(xiàng)目之間的電子文件能夠兼容與共享。同時(shí)，還應(yīng)建立電子文件歸檔的審核機(jī)制，嚴(yán)格把關(guān)歸檔文件，確保文件的質(zhì)量與完整性。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施，推動(dòng)電子文件歸檔工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

3.完善電子檔案管理系統(tǒng)的功能

根據(jù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際需求，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)。在水利工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)初期，尤其在招標(biāo)文件中將設(shè)計(jì)或利用電子檔案管理納入合同條款，在可以開(kāi)發(fā)使用的電子檔案管理系統(tǒng)功能中增加環(huán)節(jié)審批、智能分類(lèi)、自動(dòng)檢索和數(shù)據(jù)分析等功能模塊，逐漸提高檔案管理的智能化水平。同時(shí)，加強(qiáng)系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性測(cè)試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。

4.加強(qiáng)電子文件安全管理

首先，應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，完善網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，如防火墻、訪問(wèn)控制、入侵檢測(cè)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，防止信息被泄露、黑客攻擊與病毒感染。其次，加密處理電子文件，確保文件在傳輸與存儲(chǔ)過(guò)程中的真實(shí)性與完整性。再次，強(qiáng)化信息安全意識(shí)和技能培訓(xùn)，提高項(xiàng)目各方對(duì)信息安全的認(rèn)識(shí)和防范能力，加強(qiáng)電子檔案的利用開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮其價(jià)值。最后，還需建立電子文件備份機(jī)制，以防文件丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。通過(guò)多層次的安全防護(hù)措施，確保電子文件的安全性與可用性。

5.推進(jìn)信息化建設(shè)與智能化管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進(jìn)電子文件歸檔信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)。通過(guò)引入先進(jìn)的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的智能化管理與高效利用。例如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)電子文件展開(kāi)分類(lèi)、篩選與分析，為項(xiàng)目管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。利用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件的云端存儲(chǔ)與共享，提升文件的可用性與便捷性。通過(guò)信息化建設(shè)與智能化管理的推進(jìn)，提升電子文件歸檔工作的效率與質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理是信息化時(shí)代項(xiàng)自管理的重要課題。通過(guò)規(guī)范電子文件歸檔流程、完善電子檔案管理系統(tǒng)功能、強(qiáng)化歸檔意識(shí)以及提升人員素質(zhì)和強(qiáng)化安全管理等策略，可以有效提高檔案管理的效率和水平，為水利工程建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力支持。未來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和管理理念的更新，水利工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理將朝著更加智能化、規(guī)范化的方向發(fā)展，也必將為水利事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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作者單位：安徽省淮河河道管理局