公文的標(biāo)準(zhǔn)化歷史進(jìn)程及發(fā)展建議

Historical Process and Development Suggestions of Standardization of Official Documents

WANG Li

（Shenzhen Institute of Standards and Technology）

Abstract：Theoffcialdocumentsaredocuments withspecificvalidityandstandardizedformats，andareusedbytheParty andgovernmentinsitutions toexerciseleadership，performfunctions，ndhandleofcialafairs.heyreimpotanttoolsfor conveyingandimplementingtheprinciplesandpoliciesofthePartyandthecountrypromulgatinglaws，regulationsandrules， guiding，arrangingandnegotiating work，requestinginstructionsandresponding toquestions，aswellaseporting，notifng and exchanging information.This paper brieflydescribes the historical processofthedevelopmentofofficialdocuments， summarizesthecurrentdevelopmentstatusofthestandardizationofoffcialdocuments，analyzes theproblems facedbythe standardizationofoficial documents，and puts forwarddevelopmentsuggestions forthe standardization，normalization， digitization and informatization of official documents in the context of the development of AI.

Keywords：official documents;standardization; development suggestions

0 引言

公文是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是在階級(jí)、國(guó)家出現(xiàn)后產(chǎn)生的。任何國(guó)家的公文都直接或間接地反映國(guó)家政權(quán)的性質(zhì)和統(tǒng)治階級(jí)的根本利益[，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的重要工具，具有權(quán)威性、規(guī)范性和實(shí)用性等特性。公文在我國(guó)的發(fā)展脈絡(luò)最早可以追溯到黃帝時(shí)期，經(jīng)過幾千年的發(fā)展，公文的內(nèi)涵變得更加清晰，文種也更加豐富。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，我國(guó)的公文文種有15種。近年來，隨著人工智能的高速發(fā)展，各種各樣的大模型層出不窮，對(duì)公文的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。本文通過對(duì)公文歷史脈絡(luò)進(jìn)行梳理，發(fā)掘其中標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)生的作用，進(jìn)一步剖析公文在AI賦能下可能面臨的問題與發(fā)展困境。

1公文發(fā)展的歷史進(jìn)程

1.1古代發(fā)展史：起源到成熟

我國(guó)公文的起源最早可以追溯到黃帝時(shí)期。原始社會(huì)初期，“結(jié)繩記事”為公文的產(chǎn)生孕育了基礎(chǔ)；夏商周時(shí)期，文字的產(chǎn)生為公文編撰提供了前提?！肮摹币辉~最早見于西晉《三國(guó)志》，其作為社會(huì)管理工具不斷演化。中國(guó)最古老的官方文書“誓”，如《甘誓》《湯誓》《牧誓》，展現(xiàn)公文特質(zhì)與規(guī)范樣式。夏啟的《甘誓》被視為最初公文范例，公文體系與國(guó)家機(jī)構(gòu)確立同步。不同朝代對(duì)公文的稱呼也各有不同，如：殷商時(shí)期的“典冊(cè)”、秦代的“典籍”、明代的“文牘”和“案牘”等。各朝代對(duì)公文管理不斷完善，秦通過“書同文”規(guī)范公文載體，漢建立糾錯(cuò)機(jī)制，唐形成文書等級(jí)標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，宋首創(chuàng)“架閣庫(kù)”管理，元推行“照刷文卷”，明細(xì)化傳遞時(shí)限。

我國(guó)公文從遠(yuǎn)古時(shí)期孕育到秦朝時(shí)期發(fā)展，再到魏晉南北朝時(shí)期成熟，在隋唐宋時(shí)期達(dá)到巔峰，最后在元明清時(shí)期趨于穩(wěn)定。公文逐漸演變，不僅成為傳遞政治信息的核心要素和推行政令的重要工具，也成為國(guó)家政治的書面載體[2]

1.2近代發(fā)展史：技術(shù)革新到臻于完善

近代我國(guó)公文體系的變革反映了技術(shù)、制度與社會(huì)治理的復(fù)雜互動(dòng)。鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)后，清朝公文開始受西方技術(shù)影響，如1908年《公文用紙規(guī)則》規(guī)范字體字號(hào)。辛亥革命后，臨時(shí)政府廢除封建公文名稱（如“詔”“制”），1912年確立令、布告等7類文種，并簡(jiǎn)化格式，但仍沿用文言文。1945年細(xì)化公文用紙格式、尺寸，導(dǎo)致流程煩瑣，四段式結(jié)構(gòu)與260余種套話暴露官僚主義弊端。

我國(guó)近代公文廢除了封建公文的一些舊格式和用語(yǔ)，引入了新的公文文種和寫作風(fēng)格，其發(fā)展以反封建、標(biāo)準(zhǔn)化和文風(fēng)革新為核心，但因政局動(dòng)蕩與制度缺陷，改革多流于形式。

1.3現(xiàn)代發(fā)展史：發(fā)展調(diào)整到深化創(chuàng)新

我國(guó)公文現(xiàn)代的發(fā)展以中華人民共和國(guó)成立為起點(diǎn)，逐步科學(xué)化、規(guī)范化。1949年后，陸續(xù)頒布《公文處理暫行辦法》（1951年）、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（1987年制定，1993年修訂）等文件，統(tǒng)一公文種類、格式和處理程序，確立12類文種。改革開放后，社會(huì)快速發(fā)展，提升了公文高效性、準(zhǔn)確性，摒棄煩瑣、陳舊的表述，進(jìn)一步規(guī)范了格式。21世紀(jì)，電子公文的出現(xiàn)極大地提高了公文處理效率和傳輸速度。2012年，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》進(jìn)一步整合黨政公文標(biāo)準(zhǔn)，新增“決議”“公報(bào)”等文種，形成15類通用公文體系，并明確電子公文的法律效力，推動(dòng)數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)型。

現(xiàn)代公文繼承了古代公文嚴(yán)謹(jǐn)性，又融人民主化、法治化理念，通過去官僚化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化等3個(gè)方面的轉(zhuǎn)變，成功實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)文書向現(xiàn)代行政工具的轉(zhuǎn)型。

2 公文標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1公文標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展進(jìn)程

公文標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程可追溯至先秦時(shí)期的“書同文”。秦朝推行“制式簡(jiǎn)牘”制度，首次實(shí)現(xiàn)了文書載體的規(guī)格統(tǒng)一。漢代建立的“章奏制度”確立了“抬頭”“用印”等基本規(guī)范?！毒友訚h簡(jiǎn)》形成“事由-正文-結(jié)語(yǔ)”三段式的公文基礎(chǔ)框架。隋唐時(shí)期，尚書省設(shè)置“符寶郎”專司公文用印管理。《唐六典》明確規(guī)定了詔令文書的7種體式。宋代出現(xiàn)了首部公文格式匯編《文苑英華》。元代首創(chuàng)公文抬頭制度和朱墨標(biāo)注法。明清兩代建立“題本奏本”雙軌制，雍正時(shí)期推行“貼黃”制度，要求奏章須附300字摘要，被視為古代公文標(biāo)準(zhǔn)化的巔峰。民國(guó)時(shí)期公文在形式和內(nèi)容上變革，廢除舊制、引入新文種和風(fēng)格，向現(xiàn)代靠攏，但因軍閥混戰(zhàn)等，標(biāo)準(zhǔn)化推行有限。中華人民共和國(guó)成立后，逐步建立統(tǒng)一的公文處理制度，明確了公文的主要文種、格式要求等，公文標(biāo)準(zhǔn)化在全國(guó)范圍內(nèi)初步確立。改革開放后，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和對(duì)外交流增多，公文標(biāo)準(zhǔn)化不斷發(fā)展和調(diào)整，與國(guó)際接軌的部分逐漸增多。電子公文的應(yīng)用日益廣泛，公文的處理流程更加自動(dòng)化、智能化。以上發(fā)展歷程表明，公文標(biāo)準(zhǔn)化既需技術(shù)驅(qū)動(dòng)，更依賴制度革新與社會(huì)治理的協(xié)同推進(jìn)。

2.2我國(guó)公文標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)現(xiàn)狀

我國(guó)目前已發(fā)布的公文相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)共有48項(xiàng)。其中，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)22項(xiàng)，主要集中在格式、管理、信息化、電子化等方面；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)10項(xiàng)，涉及公安、航空工業(yè)、林業(yè)、水利、民航等領(lǐng)域的公文流轉(zhuǎn)、信息化表達(dá)、電子公文格式規(guī)范、公文檔案主題詞等方面；地方標(biāo)準(zhǔn)10項(xiàng)，主要是浙江、福建、廣東等地發(fā)布的，涉及公文的運(yùn)轉(zhuǎn)效率管理、歸檔管理、電子公文、數(shù)據(jù)交換等；團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)6項(xiàng)，分別由全國(guó)城市工業(yè)品貿(mào)易中心聯(lián)合會(huì)、中國(guó)電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會(huì)等4個(gè)組織發(fā)布，涉及紙質(zhì)公文溯源管理、電子公文、協(xié)同編輯等。近年來發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)多集中在電子公文、公文信息化、歸檔管理、數(shù)據(jù)管理等方面。在現(xiàn)行的這些標(biāo)準(zhǔn)中，應(yīng)用最廣泛的標(biāo)準(zhǔn)之一是GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。該標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布于1988年，并于1999年進(jìn)行第一次修訂，2012年第二次修訂為現(xiàn)在的版本。2012版公文標(biāo)準(zhǔn)（以下簡(jiǎn)稱“該標(biāo)準(zhǔn)”）對(duì)公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定，統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文用紙為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則3。該標(biāo)準(zhǔn)主要是針對(duì)1999版公文標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施十余年來發(fā)現(xiàn)的問題及公文處理工作出現(xiàn)的新需求和新發(fā)展，對(duì)公文格式要素進(jìn)行了優(yōu)化和細(xì)化，在標(biāo)準(zhǔn)名稱、適用范圍、標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)、公文用紙、公文印刷裝訂要求、公文要素編排、特定格式公文編排、公文式樣等方面發(fā)生了變化，使得標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)更加合理，文字更加精練、嚴(yán)謹(jǐn)。該標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，諸多文秘工作者對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，從公文作為全國(guó)各類組織通用辦事工具和中國(guó)共產(chǎn)黨在全國(guó)各項(xiàng)事業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)地位的國(guó)家政治體制等角度考慮，提出將該標(biāo)準(zhǔn)改稱“通用公文格式標(biāo)準(zhǔn)”為宜的建議[5]。此外，為配合該標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，該標(biāo)準(zhǔn)主要起草人徐成華等出版了《GB/T9704—2012〈黨政機(jī)關(guān)公文格式gt;國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)各條款逐一進(jìn)行釋義，為文秘工作者正確理解、準(zhǔn)確應(yīng)用該標(biāo)準(zhǔn)提供了依據(jù)，但仍存在部分內(nèi)容錯(cuò)誤引導(dǎo)、不合規(guī)范、自相矛盾、有所疏漏、隨意變通等瑕疵，不利于黨政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)范化[]

3公文標(biāo)準(zhǔn)化面臨的問題

我國(guó)公文標(biāo)準(zhǔn)化在發(fā)展過程中呈現(xiàn)出隨著時(shí)代更迭不斷演進(jìn)、受政治制度影響大、體現(xiàn)社會(huì)秩序等特點(diǎn)?；谶@些特點(diǎn)，現(xiàn)代公文標(biāo)準(zhǔn)化面臨以下問題：

一是公文格式問題。雖然目前已發(fā)布了GB/T9704一2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，并對(duì)公文的編排規(guī)則、印刷裝訂等進(jìn)行了規(guī)定，但該標(biāo)準(zhǔn)已實(shí)施十余年，出現(xiàn)了適用范圍不適宜、配套文件有錯(cuò)漏等問題，影響了公文的效能。

二是公文內(nèi)容問題。在公文內(nèi)容編寫方面常出現(xiàn)文不對(duì)題、要素缺失、冗長(zhǎng)啰唆、語(yǔ)法錯(cuò)誤、邏輯混亂等問題，導(dǎo)致很難對(duì)工作起到有效的指導(dǎo)作用。雖然目前已有公文格式方面的標(biāo)準(zhǔn)，但缺乏能夠作為公文內(nèi)容編寫的規(guī)范或?yàn)楣木帉懱峁┲敢臉?biāo)準(zhǔn)化文件。

三是數(shù)字公文問題。不同地區(qū)、部門使用的電子公文系統(tǒng)可能存在不兼容問題，導(dǎo)致公文在傳輸、存儲(chǔ)和顯示過程中出現(xiàn)格式錯(cuò)亂、內(nèi)容丟失等情況，亟須統(tǒng)一電子公文系統(tǒng)或統(tǒng)一公文系統(tǒng)數(shù)據(jù)、接口等規(guī)范。此外，數(shù)字公文在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲(chǔ)過程中面臨著信息安全風(fēng)險(xiǎn)，也需要加強(qiáng)數(shù)字公文的安全性和保密性管理。

四是新技術(shù)賦能。近年來，CHATGPT、DeepSeek等AI工具層出不窮，為公文編寫提供了不少助力，甚至已有智能設(shè)備能夠充當(dāng)“AI公務(wù)員”。但AI的快速發(fā)展，導(dǎo)致公文編寫可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)失實(shí)、政策誤判、專業(yè)理解局限、語(yǔ)言風(fēng)格把握不準(zhǔn)等問題，也會(huì)產(chǎn)生公務(wù)人員過度依賴、人機(jī)協(xié)作效率不升反降、缺乏有效反饋機(jī)制等應(yīng)用問題及信息安全等問題。

4公文標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展建議

公文不僅是工作工具，更是一把打開國(guó)家治理密碼的金鑰匙。從甲骨卜辭到電子公文，每一次書寫方式的革新都折射著國(guó)家治理體系的深刻變革。針對(duì)目前公文標(biāo)準(zhǔn)化面臨的主要問題與困境，提出以下發(fā)展建議：

一是公文格式標(biāo)準(zhǔn)亟待更新。深入摸底GB/T9704一2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的實(shí)施情況，收集、整理、分析實(shí)施過程中遇到的問題。結(jié)合實(shí)施反饋以及公文格式未來發(fā)展方向，對(duì)GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)行修訂。同時(shí)，定期開展公文格式專項(xiàng)培訓(xùn)，詳細(xì)解讀相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，通過展示經(jīng)典范例、梳理常見錯(cuò)誤清單、制定統(tǒng)一的公文格式模板或編輯軟件、強(qiáng)化審核把關(guān)、持續(xù)改進(jìn)等標(biāo)準(zhǔn)化手段，不斷提升公文格式的規(guī)范性

二是公文編寫規(guī)則亟須規(guī)范。制定公文編寫規(guī)則，規(guī)定所撰寫公文的目標(biāo)、原則和基本方法；凝練公文標(biāo)題、劃分公文層次的主要原則和方法；不同文體各要素編寫、表述的方法和要求等，避免空泛、籠統(tǒng)的表述，增強(qiáng)公文實(shí)用性和可操作性。

三是數(shù)字公文領(lǐng)域需要統(tǒng)籌規(guī)劃。構(gòu)建數(shù)字公文領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系，統(tǒng)籌制定涉及文件傳輸、協(xié)同的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲(chǔ)方面的標(biāo)準(zhǔn)供給。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的管理與持續(xù)改進(jìn)，避免標(biāo)準(zhǔn)交叉、重復(fù)、沖突，切實(shí)提高數(shù)字公文的兼容性、規(guī)范性、安全性。

四是AI賦能下的新探索?？紤]公文的安全性要求及涉密屬性，建議通過本地部署的形式，有針對(duì)性地訓(xùn)練AI工具，探索定制數(shù)字公文AI，增加AI工具保密要求方面的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)出，讓AI能夠真正為公文提供助力，做到事半功倍。

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（責(zé)任編輯：張佩玉）