事業(yè)單位檔案管理信息化策略分析

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)，亟須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，將檔案管理與先進(jìn)信息技術(shù)相融合，以滿足新時(shí)期發(fā)展需要。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中還存在諸多問(wèn)題，如信息化系統(tǒng)建設(shè)落后、缺乏多方面支持以及配套制度不完善等。為改善當(dāng)前狀況，事業(yè)單位應(yīng)積極引人人工智能和云計(jì)算等前沿信息技術(shù)，以優(yōu)化檔案管理模式，助力事業(yè)單位高效開(kāi)展檔案管理工作。

一、事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理信息化的意義

1.提高檔案信息管理效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式需要選定特定的區(qū)域管理檔案，并且需要大量人員歸檔和整理檔案，增加了事業(yè)單位的物力和人力成本。檔案信息化建設(shè)能夠幫助單位將所有檔案信息歸檔到互聯(lián)網(wǎng)中，實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)，不僅加快了錄入和整理信息的速度，還避免了由于人為遺漏或失誤帶來(lái)的問(wèn)題，提升了檔案信息的準(zhǔn)確性。另外，工作人員在查找所需信息時(shí)，只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索便可以快速找到，無(wú)須耗費(fèi)較多的時(shí)間，極大地提高了檔案管理的效率。例如，在開(kāi)展信息化檔案管理之后，工作人員只需在網(wǎng)上輸入所要查找的關(guān)鍵詞便可，不用再耗費(fèi)大量的時(shí)間在紙質(zhì)檔案中翻找。

2.拓展檔案信息利用的廣度與深度

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息管理只是負(fù)責(zé)保存和管理信息內(nèi)容，并不能充分發(fā)揮檔案管理的作用，各相關(guān)部門(mén)無(wú)法將檔案信息加以利用，大批的檔案信息只能擺在那里，無(wú)法發(fā)揮其潛在作用。而檔案管理信息化建設(shè)，能夠打破這一局面，通過(guò)利用人工智能和大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段分析和整理信息數(shù)據(jù)，挖掘檔案信息的真實(shí)價(jià)值，從而幫助各相關(guān)部門(mén)加以運(yùn)用，提高檔案信息的利用率。例如，對(duì)于政府各項(xiàng)政策的執(zhí)行情況，檔案管理人員可以借助信息化系統(tǒng)監(jiān)測(cè)各部門(mén)的實(shí)施情況，從而針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出改進(jìn)措施，最大限度地提高事業(yè)單位的工作效率。

3.打破地域限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

以往每個(gè)單位只負(fù)責(zé)自己直接管轄區(qū)域的檔案信息，對(duì)于其分支機(jī)構(gòu)的情況了解甚微，分析其主要原因在于地理位置差異造成數(shù)據(jù)信息難以共享。由于事業(yè)單位的各分支機(jī)構(gòu)所處位置存在差異，在信息收集和整合上存在較大困難，可能導(dǎo)致信息傳遞不順暢。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)將所有信息資源統(tǒng)一匯總和整理，能夠幫助單位各分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)信息的共享，從而幫助事業(yè)單位全面了解檔案信息狀況，有效實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的協(xié)作。例如，在發(fā)生人員調(diào)動(dòng)的過(guò)程中，不同部門(mén)可以同時(shí)處理同一份檔案，快速完成審批流程，提高部門(mén)工作效率，并且減少發(fā)生操作失誤的可能性。

4.有利于保障檔案信息的安全性

在紙質(zhì)檔案管理方式下，檔案管理者需要注意紙質(zhì)文件的保存問(wèn)題，防止檔案出現(xiàn)被盜或者由于意外事件而損毀的情況。實(shí)行檔案信息化管理之后，便能夠有效避免上述情況的發(fā)生。在信息化管理方式下，檔案信息被保存在網(wǎng)絡(luò)之中，并且管理系統(tǒng)內(nèi)還設(shè)有備份功能，降低了出現(xiàn)信息損毀的情況。

同時(shí)，為了確保檔案信息的安全，信息化管理系統(tǒng)還設(shè)置權(quán)限管理功能，只有具有管理權(quán)限的人可以通過(guò)密碼登錄，確保只有被賦予管理權(quán)限的人才能夠編輯或處理檔案信息，從而避免了檔案信息被竊取或刪除的可能性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.信息化建設(shè)及安全防護(hù)措施不到位

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還處于起步階段，主要工作放在檔案的信息收集和整理層面，個(gè)別地區(qū)或部門(mén)之間的數(shù)據(jù)共享不到位，無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通。同時(shí)，事業(yè)單位也沒(méi)有建立功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)以及多功能處理方式，工作人員只能通過(guò)固定設(shè)備辦公，無(wú)法滿足異地辦公需要，對(duì)用戶需求的考慮不足，使用起來(lái)并不方便。另外，事業(yè)單位工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題仍然存在僥幸心理。加之工作人員自身數(shù)字化建設(shè)能力不足，導(dǎo)致事業(yè)單位在信息化建設(shè)過(guò)程中，不能構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)，進(jìn)而無(wú)法保障數(shù)據(jù)安全，使檔案數(shù)據(jù)面臨被泄露的可能。

2.信息化建設(shè)支持力度不足

檔案管理信息化建設(shè)需要從多角度給予支持。然而，當(dāng)前部分事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)的支持力度還不足，無(wú)法提高檔案管理信息化水平。具體主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，事業(yè)單位管理人員管理理念陳舊。在檔案管理的過(guò)程中忽視了對(duì)檔案潛在價(jià)值的開(kāi)發(fā)，仍然停留在對(duì)檔案的歸類和整理上，無(wú)法有效地發(fā)揮檔案的實(shí)際作用。第二，缺乏相關(guān)技術(shù)支持。事業(yè)單位管理人員關(guān)于現(xiàn)代信息技術(shù)的了解不足和缺乏相關(guān)知識(shí)，既不能幫助單位建立一套完整的信息管理系統(tǒng)，又不能展開(kāi)相關(guān)的應(yīng)用操作，導(dǎo)致信息化建設(shè)缺乏人力支持。第三，資金投入力度不足。打造一套完整的信息化系統(tǒng)，需要投入較多的資金。然而，事業(yè)單位的資金主要依靠財(cái)政撥款，并不能由單位自主控制使用，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏資金支持，無(wú)法落到實(shí)處。

3.信息化管理制度不完善

一個(gè)好的信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，需要制定完備的制度，以幫助系統(tǒng)維持其長(zhǎng)久性。然而，當(dāng)前事業(yè)單位在信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)配套制度建設(shè)還存在很大不足。具體主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是員工績(jī)效考核制度不完善?？?jī)效考核制度不完善，無(wú)法調(diào)動(dòng)員工工作積極性。事業(yè)單位各部門(mén)之間具有一定的獨(dú)立性，在檔案管理過(guò)程中部分人員可能認(rèn)為只需做好自己部門(mén)的工作便可，在開(kāi)展工作時(shí)主要依靠上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)，否則很難有效開(kāi)展信息化建設(shè)工作。二是缺乏統(tǒng)一和有計(jì)劃的信息化建設(shè)方案。事業(yè)單位檔案管理人員可能身兼數(shù)職，也可能自身在信息化建設(shè)方面能力不足，導(dǎo)致其在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中無(wú)從下手，并且單位沒(méi)有制定相關(guān)建設(shè)方面的指導(dǎo)意見(jiàn)，因而在落實(shí)工作中存在諸多問(wèn)題，無(wú)法很好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

1.搭建檔案管理信息系統(tǒng)

事業(yè)單位開(kāi)展檔案信息化管理，需要給每位工作人員提供一個(gè)總的發(fā)展方向，使檔案管理人員能夠根據(jù)單位需求開(kāi)展下一步工作。為此，事業(yè)單位需要制定一個(gè)總的信息化系統(tǒng)實(shí)施方案，為工作人員提供指引。結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際工作內(nèi)容，檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)應(yīng)該主要包括以下兩種功能：（1）檔案管理功能以及用戶檢索功能。其中，在檔案管理功能方面，事業(yè)單位要開(kāi)發(fā)一個(gè)具有大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能以及能夠分類信息的軟件，并且優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)空間，以便于管理人員應(yīng)用和處理信息，從而提高檔案管理的效率。例如，通過(guò)該軟件管理人員可以完整地將采集信息錄入和更新，并且可以快速得到響應(yīng)。（2）在用戶檢索方面，檔案管理系統(tǒng)的頁(yè)面應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，確保使用者能夠快速通過(guò)關(guān)鍵詞搜索，查找到所需信息，避免出現(xiàn)界面混亂難以清晰定位的情況，從而確保提高工作效率。

2.增加數(shù)據(jù)挖掘功能

為了能夠幫助管理者更好地配置資源，提高工作效率，檔案管理信息化系統(tǒng)還要增加信息挖掘功能，將所有統(tǒng)計(jì)信息整合和處理。為此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)各互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)對(duì)接。一方面，可以通過(guò)打造全新的政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，統(tǒng)一數(shù)字對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)，將不同地區(qū)或部門(mén)的數(shù)據(jù)共享，通過(guò)引進(jìn)人工智能技術(shù)，幫助事業(yè)單位整合和處理所收集的信息，并從社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注焦點(diǎn)和重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)等多個(gè)角度挖掘信息價(jià)值，以深度利用檔案信息資源。另一方面，事業(yè)單位可以通過(guò)在現(xiàn)有平臺(tái)基礎(chǔ)上引進(jìn)大數(shù)據(jù)處理與云計(jì)算等技術(shù)，將所有檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一編碼與分類，將不同部門(mén)或不同地區(qū)的事業(yè)單位統(tǒng)一納入一個(gè)管理系統(tǒng)中，從而打破地域限制實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通，通過(guò)數(shù)據(jù)分析并處理所有信息，從而挖掘現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源的價(jià)值。

3.實(shí)施移動(dòng)檔案管理

在實(shí)際的工作中，事業(yè)單位工作人員往往需要隨著工作地點(diǎn)的變化而轉(zhuǎn)移辦公位置。為此，檔案管理信息化系統(tǒng)還需滿足人們不同的辦公需要，使工作人員能夠通過(guò)移動(dòng)設(shè)備設(shè)施及時(shí)更新信息。

第一，檔案管理信息系統(tǒng)要能夠與手機(jī)或筆記本電腦等設(shè)備設(shè)施實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。當(dāng)工作人員外出工作時(shí)，可以在移動(dòng)設(shè)備設(shè)施中錄入和搜索相關(guān)信息，方便隨時(shí)隨地完成檔案管理工作。

第二，系統(tǒng)內(nèi)部要設(shè)置移動(dòng)設(shè)備設(shè)施可操作的用戶界面。在一般情況下，事業(yè)單位設(shè)置的辦公網(wǎng)站只能通過(guò)電腦操作，移動(dòng)設(shè)備設(shè)施辦公極為不便，為了能夠滿足工作人員需要，信息化系統(tǒng)可以優(yōu)化工作頁(yè)面，將只能用于電腦操作的網(wǎng)頁(yè)界面簡(jiǎn)化，使工作人員能夠便捷操作，從而提高工作效率。

4.提升數(shù)據(jù)信息安全性

為了確保檔案信息的安全，事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面著手：一是增強(qiáng)管理人員安全意識(shí)。事業(yè)單位可以通過(guò)制定相關(guān)安全教育指南手冊(cè)，提升管理人員安全意識(shí)，并且可以通過(guò)制定明確的崗位分工，確保每個(gè)人員各司其職，將權(quán)力與責(zé)任相對(duì)應(yīng)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。二是完善存儲(chǔ)功能。檔案信息對(duì)事業(yè)單位具有重要意義，一旦管理不善可能會(huì)造成信息被泄露，帶來(lái)一定的損失。為此，事業(yè)單位可以借助外界保管介質(zhì)保障信息安全。例如，可以利用光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)等將檔案信息存儲(chǔ)和保管，為了避免因地震或火災(zāi)等自然災(zāi)害損害檔案信息，可以將其異地備份，以確保檔案的安全。三是采取云存儲(chǔ)方式，將所有檔案信息保存在“云”端，即使面臨重大事故也能確保信息安全。此外，為了防止不法分子竊取信息，事業(yè)單位還要設(shè)置權(quán)限管理以及密碼保護(hù)，并且加強(qiáng)防火墻建設(shè)，以確保數(shù)據(jù)信息的安全性。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化保障措施

1.加大信息化建設(shè)支持力度

當(dāng)前，事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏一定的支持，不足以支撐檔案管理信息化建設(shè)，這是信息化建設(shè)過(guò)程中必須解決的問(wèn)題。首先，管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高信息化管理水平。事業(yè)單位可以通過(guò)信息化管理培訓(xùn)和講座宣講等方式向其傳遞信息化管理理念，從而提高他們的認(rèn)識(shí)水平。其次，在技術(shù)方面，事業(yè)單位工作人員除了要具備基本的檔案整理和分類等能力之外，還要學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化處理和操作等方面的新知識(shí)。事業(yè)單位應(yīng)定期為檔案管理人員提供相關(guān)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使其能夠深入了解在信息化操作與網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)，從而提高工作人員信息化水平。最后，在資金支持方面，事業(yè)單位可以通過(guò)與相關(guān)技術(shù)單位合作，提高自身檔案管理信息化水平，從而降低在信息化建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的成本。另外，政府部門(mén)也可以適當(dāng)加大對(duì)事業(yè)單位信息化建設(shè)的資金投人力度，為信息化建設(shè)提供基本的支持和保障。

2.完善信息化管理制度

第一，為了提升檔案管理人員的工作積極性，事業(yè)單位要完善相關(guān)考核制度。詳細(xì)劃分檔案管理人員的工作內(nèi)容，確保每位員工都能各盡其責(zé)，并根據(jù)每個(gè)人的業(yè)務(wù)完成度展開(kāi)考核，工作優(yōu)異者給予適當(dāng)?shù)目?jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，不合格者則給予一定的懲罰，以確保信息化建設(shè)工作能夠有序開(kāi)展。

第二，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)還需制定統(tǒng)一的建設(shè)方案。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要明確表示對(duì)信息化建設(shè)工作的支持，并通過(guò)召開(kāi)相關(guān)研討會(huì)議，制定信息化建設(shè)指導(dǎo)方案，為員工開(kāi)展信息化建設(shè)提供指引。

第三，要制定規(guī)范的檔案管理操作指南，使檔案信息在錄入、分類和銷毀等環(huán)節(jié)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，從而提升檔案管理的規(guī)范性。

3.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著檔案信息化的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理人員需提升自身的信息化素養(yǎng)，以契合現(xiàn)代化信息管理的需求。首先，事業(yè)單位在人員招聘中需引入具備數(shù)字化技術(shù)知識(shí)的專業(yè)人才，為信息化建設(shè)儲(chǔ)備力量，并充分激發(fā)他們的個(gè)人智慧，使其為事業(yè)單位構(gòu)建全新的信息化系統(tǒng)貢獻(xiàn)重要力量。同時(shí)，為了保障相關(guān)人才供給，事業(yè)單位還可以加強(qiáng)與高校的合作，或者采用人才引進(jìn)的方式為單位提供人才，從而保障信息化建設(shè)有序開(kāi)展。其次，對(duì)于單位現(xiàn)有管理人員，事業(yè)單位要為他們提供學(xué)習(xí)信息技術(shù)的機(jī)會(huì)，提高其信息化水平。例如，事業(yè)單位可以通過(guò)定期組織數(shù)字化培訓(xùn)或組織數(shù)字化、信息化相關(guān)知識(shí)的講座，提高檔案管理人員對(duì)信息化的認(rèn)知，使其能夠熟練掌握信息化應(yīng)用操作技能，適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展需要。

五、結(jié)論

檔案管理信息化建設(shè)是提升事業(yè)單位管理效能，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的必由之路。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位不僅需強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建健全的信息化管理系統(tǒng)，還應(yīng)提供相應(yīng)的保障措施，確保檔案管理信息化系統(tǒng)能夠有序推進(jìn)并順利建成。此外，隨著各項(xiàng)新興技術(shù)的興起，事業(yè)單位還要時(shí)刻關(guān)注最新技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，通過(guò)不斷更新技術(shù)，提高數(shù)據(jù)分析能力，確保檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)高效推進(jìn)，進(jìn)而為事業(yè)單位的決策提供全面支持。

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作者單位：1.萊蕪戰(zhàn)役紀(jì)念館；2.濟(jì)南市人民醫(yī)院