解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

檔案是人類寶貴的歷史文化遺產(chǎn)，在新時代更是推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，加強人事檔案管理顯得尤為迫切和重要。當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案管理還面臨一些亟待解決的現(xiàn)實問題，影響和制約了檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平。因而，事業(yè)單位要提高政治站位，以新理念、新思路以及新舉措強化人事檔案管理，著力健全制度、規(guī)范流程、夯實基礎(chǔ)和強化保障，全面提高管理的科學(xué)化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化水平，為深化改革和推進治理現(xiàn)代化提供有力支撐。

一、檔案管理規(guī)范化的內(nèi)涵

檔案管理規(guī)范化的內(nèi)涵是指以科學(xué)化、制度化和程序化為基本特征，通過制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案收集、整理、保管以及利用等環(huán)節(jié)實施有效管控，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和精細化，從而進一步優(yōu)化管理流程，提高工作效率，保障檔案安全和完整，為事業(yè)單位人事管理與決策提供有力支撐。其內(nèi)涵的核心要義在于將原本隨意性、經(jīng)驗性較強的檔案管理工作納入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道，利用科學(xué)系統(tǒng)的管理思路、方法和手段，使檔案工作的各環(huán)節(jié)、各項要求都能做到“有法可依、有章可循”，有效克服人為隨意性，避免管理行為的隨意性和盲目性，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化與現(xiàn)代化。與此同時，規(guī)范化管理還應(yīng)秉承與時俱進和開拓創(chuàng)新的理念，在堅持制度化與程序化的同時，積極順應(yīng)信息化時代發(fā)展要求，主動運用計算機與網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段改造傳統(tǒng)管理方式，進一步提高檔案管理的信息化與智能化水平。

二、事業(yè)單位提高人事檔案管理規(guī)范化水平的作用

1.提高檔案管理效率，優(yōu)化資源配置事業(yè)單位提高人事檔案管理規(guī)范化水平，其首要作用在于顯著提高檔案管理效率，進而實現(xiàn)人力、物力以及財力等各類資源的優(yōu)化配置。規(guī)范化管理能夠明確檔案收集、整理、保管以及利用等各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依。同時，科學(xué)合理的分類、編目和存儲方式，再輔以現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，可快速、準(zhǔn)確地查詢以及調(diào)取所需檔案，大幅壓縮時間成本，節(jié)約人力投人。不僅使檔案管理更加高效便捷，還能據(jù)此開展工作分析與績效評估等，為人事決策提供有力支撐，真正實現(xiàn)組織內(nèi)人力資源的優(yōu)化配置與高效利用。

2.保障人事檔案安全，維護信息完整性

規(guī)范化管理對于保障人事檔案安全、維護信息完整性具有重要作用。人事檔案蘊含大量個人隱私和敏感信息，一旦被泄露或丟失，不僅侵犯員工隱私權(quán)，還可能引發(fā)經(jīng)濟糾紛、法律訴訟等嚴重后果。完善的管理制度和規(guī)范的操作流程，能夠從物理環(huán)境、設(shè)施設(shè)備以及人員行為等方面為檔案安全提供全方位保障；采取密級管理、權(quán)限設(shè)置以及跟蹤審計等手段，嚴格控制檔案的調(diào)閱、復(fù)制和借閱等使用行為；定期開展檔案清點、鑒定和統(tǒng)計，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。

3.優(yōu)化人事管理工作，提升決策科學(xué)性

事業(yè)單位推進人事檔案管理規(guī)范化，是優(yōu)化人事管理工作、提升人事決策科學(xué)性的題中應(yīng)有之義。人事檔案是開展人事管理的基礎(chǔ)和依據(jù)，其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化水平直接影響人事工作質(zhì)量與效率。利用完整、準(zhǔn)確的檔案信息，可為人員聘用、崗位調(diào)整、考核晉升、薪酬福利及培訓(xùn)發(fā)展等各項人事活動提供翔實依據(jù)，做到“事有憑、人有據(jù)”，杜絕“私拿亂調(diào)”和“任人唯親”等問題。通過深入挖掘、系統(tǒng)分析檔案數(shù)據(jù)，可以準(zhǔn)確把握人力資源現(xiàn)狀，科學(xué)預(yù)測人才需求，為人事政策制定和重大決策部署提供有力支撐。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.管理意識有待提高，重視程度仍需加強

縱觀當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀，普遍存在管理意識淡薄、重視程度不足的問題。相當(dāng)一部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理認識不到位，將其視為無關(guān)緊要的“邊緣工作”，未將檔案管理納入全局工作布局，缺乏統(tǒng)籌謀劃、系統(tǒng)推進的思路和舉措；部分檔案管理人員責(zé)任心不強，滿足于“守著檔案睡大覺”，安于現(xiàn)狀和不思進取，未能主動作為、積極履職盡責(zé)。受此影響，事業(yè)單位在人力、物力和財力等方面對檔案管理的投入明顯不足，在機構(gòu)設(shè)置、人員配備以及經(jīng)費保障等方面重視不夠，客觀上限制了檔案管理工作的開展，難以實現(xiàn)應(yīng)有作用與價值。

2.規(guī)范化程度不夠，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不夠統(tǒng)一

事業(yè)單位在推進人事檔案管理規(guī)范化方面，尚存在諸多短板和不足。一方面，檔案管理制度不夠健全，覆蓋面和針對性不強，未能就檔案收集、整理、保管、鑒定以及利用等各環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，可操作性不強；相關(guān)流程不夠規(guī)范，缺乏可視化和程序化的工作指引，容易導(dǎo)致各說各話、各行其是的混亂局面。另一方面，即便制度健全、流程清晰，執(zhí)行起來也往往不夠到位、不夠統(tǒng)一，存在寬嚴有別、標(biāo)準(zhǔn)不一的現(xiàn)象。究其原因，既有思想認識不到位的因素，也與執(zhí)行監(jiān)督不力密切相關(guān)。

3.信息化建設(shè)滯后，數(shù)字化轉(zhuǎn)型需推進

當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)總體滯后，與數(shù)字時代要求不相適應(yīng)。很多單位仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案數(shù)字化水平不高，電子檔案比重較低；現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)功能單一、性能薄弱，主要用于簡單查詢和統(tǒng)計，缺乏大數(shù)據(jù)分析和知識挖掘等智能應(yīng)用，未能充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢和海量數(shù)據(jù)價值；各類人事管理系統(tǒng)相互割裂、互聯(lián)互通不足，數(shù)據(jù)匯聚融合難度較大，信息孤島問題凸顯。受制于信息化手段落后，檔案管理效率低下，知識服務(wù)能力不強，遠不能滿足人事管理決策對信息資源的需求，亟須加快推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

4.安全保密措施不足，風(fēng)險防控有待完善

事業(yè)單位在人事檔案安全保密和風(fēng)險防控方面仍存在薄弱環(huán)節(jié)。檔案庫房選址、設(shè)計不夠科學(xué)合理，防盜、防火、防潮以及防塵等硬件設(shè)備設(shè)施配備不足，檔案存放環(huán)境和安全狀況堪憂；保密制度不夠健全，定密、管理、接收以及傳遞等環(huán)節(jié)銜接不緊密，把關(guān)不嚴格，泄密隱患時有發(fā)生；涉密檔案統(tǒng)計不清與管理混亂，電子載體檔案備份機制缺失，一旦發(fā)生損毀與丟失等情況，難以及時補救；從業(yè)人員安全意識淡薄，保密教育培訓(xùn)不到位，客觀上增加了內(nèi)部人為泄密的風(fēng)險。

四、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

1.強化管理意識，完善制度體系建設(shè)

事業(yè)單位要切實強化人事檔案管理意識，需要領(lǐng)導(dǎo)干部率先垂范，以身作則，將檔案管理作為事關(guān)單位發(fā)展的重要工作來抓。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)加強學(xué)習(xí)，提高政治站位，把握檔案工作的政策導(dǎo)向，真正認識到做好新時期檔案管理工作的重要性。同時，領(lǐng)導(dǎo)干部要勇于擔(dān)當(dāng)，敢于負責(zé)，將檔案工作擺上重要議事日程，納入單位整體工作布局，結(jié)合實際研究制定工作方案，明確目標(biāo)任務(wù)、細化措施辦法，加大人力、物力和財力的投人，為檔案管理提供堅實保障。

在強化管理意識的同時，事業(yè)單位要著力構(gòu)建健全的檔案管理制度體系。制度建設(shè)要堅持全面覆蓋、突出重點的原則，綜合考慮政策法規(guī)要求、單位實際情況以及檔案管理需要等因素，系統(tǒng)制定分類管理、保管利用、安全保密以及數(shù)字化建設(shè)等各項管理制度，并根據(jù)形勢任務(wù)變化，適時補充完善。在此基礎(chǔ)上，還要結(jié)合制度要求，系統(tǒng)梳理檔案管理業(yè)務(wù)流程，針對檔案收集、整理、統(tǒng)計、移交以及銷毀等重點環(huán)節(jié)，研究制定可視化、程序化的操作規(guī)程和實施細則，編制工作手冊和指南，使制度落地落細，可操作、可執(zhí)行。與此同時，要建立健全配套的考核評價和責(zé)任追究機制，明確檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，做到用制度管人、按制度辦事，有力推進依法治檔、從嚴治檔。

2.健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)立足實際，制定出臺一整套切實管用的檔案管理規(guī)章制度。制度制定要堅持問題導(dǎo)向、需求導(dǎo)向，聚焦檔案管理中的突出矛盾和薄弱環(huán)節(jié)，有的放矢與精準(zhǔn)發(fā)力。聘用檔案、職稱檔案、保密檔案以及復(fù)退檔案等分類管理制度必須健全，明確界定各類檔案的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求；檔案信息采集、整理、統(tǒng)計、查詢以及利用等各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要細化量化，確保各項工作有章可循；檔案保管期限、保管條件、銷毀流程和移交接收等硬性要求必須嚴謹細致，確保檔案實體和內(nèi)容安全。同時，檔案管理制度的制定還要廣泛聽取一線工作人員、檔案專家學(xué)者的意見建議，注重吸收借鑒兄弟單位的成熟經(jīng)驗做法，在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)基礎(chǔ)上不斷改革創(chuàng)新，切實增強制度的科學(xué)性、針對性和可操作性。

與此同時，事業(yè)單位要在健全規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，大力規(guī)范檔案管理操作流程，推動制度落地見效。檔案管理流程涉及收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管和利用等諸多環(huán)節(jié)，必須進一步優(yōu)化完善與量化細化。檔案的收集起點和時限要明確，整理歸檔的原則、方法以及標(biāo)準(zhǔn)要細化，檔案信息錄入系統(tǒng)的項目、內(nèi)容以及格式要規(guī)范，重要檔案的保管要求和調(diào)閱程序要嚴謹，檔案銷毀鑒定流程和移交接收辦法要科學(xué)。對各環(huán)節(jié)的流程規(guī)范要求，都應(yīng)制作流程圖以直觀展現(xiàn)，同時輔以詳細的文字說明加以闡釋，清晰界定檔案管理各崗位的職責(zé)分工和工作任務(wù)，做到有據(jù)可依和有章可循。

3.推進信息化建設(shè)，實現(xiàn)智能化管理

事業(yè)單位必須順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展大勢，堅定不移地推進人事檔案信息化建設(shè)，力爭用現(xiàn)代信息技術(shù)手段變革傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理的智能化與高效化。信息化建設(shè)的核心是數(shù)字化，事業(yè)單位要加快實施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，積極采用先進成熟適用的數(shù)字化技術(shù)設(shè)備，有計劃、分步驟地實現(xiàn)檔案載體形式從紙質(zhì)向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。新接收的檔案材料要同步實現(xiàn)紙質(zhì)和數(shù)字化管理，存量紙質(zhì)檔案要區(qū)分輕重緩急，穩(wěn)妥有序地實施數(shù)字化加工，做到應(yīng)換盡換和應(yīng)數(shù)盡數(shù)。與此同時，事業(yè)單位要高度重視功能強大、性能優(yōu)良的檔案信息管理系統(tǒng)研發(fā)，充分運用大數(shù)據(jù)、云計算以及人工智能等新技術(shù)，著力打造涵蓋檔案采集、整理、統(tǒng)計、查詢以及利用等功能的一體化智能管理平臺，并與其他人事管理系統(tǒng)充分對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通、資源共享共用，從源頭上破解“信息孤島”難題。

在大力推進信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要積極探索創(chuàng)新檔案管理智能化應(yīng)用，充分發(fā)揮海量數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢，賦能人事管理和決策。檔案大數(shù)據(jù)蘊含著豐富的信息資源和知識價值，事業(yè)單位要充分利用數(shù)據(jù)挖掘、文本分析以及知識圖譜等智能化技術(shù)，深度剖析人事檔案大數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確把握人才隊伍建設(shè)現(xiàn)狀，科學(xué)繪制人力資源配置圖譜，為人事決策提供參考依據(jù)。同時，事業(yè)單位還可整合檔案信息資源，依托智能算法開發(fā)干部選拔任用、人才引進培養(yǎng)等人事輔助決策系統(tǒng)，為人事工作插上科技的翅膀。除此之外，檔案部門還要積極利用智能客服、語音識別以及人臉識別等先進科技，創(chuàng)新檔案查詢利用服務(wù)方式，提供更加便捷、高效的檔案知識服務(wù)。

4.加強安全管理，確保檔案信息安全

事業(yè)單位必須始終繃緊檔案安全這根弦，堅持底線思維、問題導(dǎo)向，強化風(fēng)險意識，下大力氣加強檔案安全管理，為檔案信息安全提供堅實保障。事業(yè)單位要本著“寧可備而不用，不可用而無備”的原則，立足防患于未然，狠抓檔案庫房安全防護設(shè)施改造，配備必要的防盜、防火、防潮、防磁以及防塵等硬件設(shè)備設(shè)施，定期開展安全隱患大排查、大整治，及時發(fā)現(xiàn)和消除各類安全隱患，最大限度地降低自然災(zāi)害和意外事故風(fēng)險。同時，事業(yè)單位要嚴格遵循“誰產(chǎn)生、誰負責(zé)”原則，進一步壓實檔案安全管理責(zé)任，層層傳導(dǎo)壓力，級級夯實責(zé)任，明確第一責(zé)任人和直接責(zé)任人，并納入年度考核，嚴格責(zé)任追究，形成一級抓一級與層層抓落實的嚴密責(zé)任體系。對于涉密檔案和重要檔案，還要嚴格執(zhí)行定密、管理、接收以及傳遞等保密制度規(guī)定，完善電子檔案的異地備份機制，確保檔案不失、不損、不泄密。

與此同時，全面從嚴治黨，大力加強人防建設(shè)，是確保檔案信息安全必須盯緊的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事業(yè)單位要高度重視檔案管理隊伍建設(shè)，完善選人用人標(biāo)準(zhǔn)，把好入口關(guān)，配齊配強檔案管理力量。要加強思想政治教育，突出保密安全教育，增強工作人員的安全意識、保密意識和責(zé)任意識，筑牢思想道德防線。要創(chuàng)新教育培訓(xùn)方式，采取政策宣講、案例剖析以及情景模擬等多種形式，提升教育的針對性和實效性，確保檔案工作人員熟悉掌握各項安全保密要求。要健全完善檔案管理人員保密承諾、離崗審查等配套制度，嚴格管理檔案查閱調(diào)檔審批流程，最大限度地降低內(nèi)部人員失泄密風(fēng)險。

五、結(jié)語

綜上所述，加強和改進新時期事業(yè)單位人事檔案管理，關(guān)鍵要在深化認識、完善制度、優(yōu)化流程、推進信息化以及強化安全管理等方面持續(xù)用力，多管齊下、標(biāo)本兼治，構(gòu)建一套科學(xué)規(guī)范、務(wù)實管用的規(guī)范化管理長效機制。展望未來，隨著大數(shù)據(jù)與人工智能等技術(shù)在檔案管理中的深入應(yīng)用，智慧檔案建設(shè)必將成為發(fā)展方向，為推動人事檔案管理變革創(chuàng)新與實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，拓展更為廣闊的發(fā)展空間。

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作者單位：濰坊市人事考試和勞動能力鑒定中心