大數(shù)據(jù)背景下高校檔案資源利用路徑與策略研究

中圖分類號：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)量急劇增長，給高校檔案資源利用工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)高校檔案資源應(yīng)用存在效率低、開發(fā)深度不足以及共享程度低等問題，影響了檔案資源利用質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時代，高校必須緊跟時代發(fā)展，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，強化檔案資源開發(fā)利用，為高校建設(shè)發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)信息支撐。

一、大數(shù)據(jù)的特點

第一，大數(shù)據(jù)具有高效性。在當(dāng)今時代，每天都會生成數(shù)以“千兆”的數(shù)據(jù)，依靠人力根本無法處理如此龐大數(shù)量的信息，大數(shù)據(jù)技術(shù)能對海量數(shù)據(jù)開展收集、存儲和分析。

第二，大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)了多樣性。現(xiàn)如今，數(shù)據(jù)不僅指數(shù)字和文字信息，還包括圖片、視頻及音頻等內(nèi)容，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)多種數(shù)據(jù)資源的采集，極大地豐富了數(shù)據(jù)形式。

第三，大數(shù)據(jù)具有較高的信息價值。人們每天的生活都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息。例如，在利用訂餐軟件訂餐時，系統(tǒng)會收集數(shù)據(jù)，隨后依據(jù)數(shù)據(jù)為用戶推薦可能喜歡的店鋪或菜肴，這些數(shù)據(jù)對于企業(yè)開展?fàn)I銷工作、明確發(fā)展方向有良好幫助。同時，在大數(shù)據(jù)技術(shù)加持下，海量數(shù)據(jù)能夠在短時間內(nèi)完成處理，大幅提高了工作效率，讓大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值得到完美體現(xiàn)。

第四，大數(shù)據(jù)還有著速度快、容量大和真實等諸多特點。相比于人腦，大數(shù)據(jù)技術(shù)處理信息的速度非常快，同時其對數(shù)據(jù)處理響應(yīng)速度有著明確要求，在處理數(shù)據(jù)時需要開展實時分析，而非傳統(tǒng)的批量分析，使得數(shù)據(jù)輸人、處理幾乎毫無延遲。大數(shù)據(jù)還有著更新變化速度快的特點，由于數(shù)據(jù)每時每刻都在變化、更新，因而大數(shù)據(jù)技術(shù)也需要具備快速的數(shù)據(jù)處理能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)目前處理的儲量甚至達(dá)到了ZB，即兆兆字節(jié)，這是人工計算所無法達(dá)到的速度，利用如此快速、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能在海量的信息中迅速找到與高校相關(guān)且具有良好價值的數(shù)據(jù)，并將其匯總到檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)，為后續(xù)的檔案資源利用開發(fā)工作打下良好基礎(chǔ)。

二、高校利用大數(shù)據(jù)技術(shù)強化檔案資源利用工作的作用

1.優(yōu)化檔案管理工作

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在歸檔、管理等方面存在一定困難，需要消耗較多時間以及人力資源，且容易出現(xiàn)錯誤、遺漏及損壞等問題，會給檔案質(zhì)量帶來影響。多數(shù)檔案被存儲在檔案室內(nèi)，想要查閱檔案、利用檔案資源，其主要方式是手工半自動化檢索，工作人員需要在計算機系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞查找檔案，隨后根據(jù)檔案查詢信息，親自到檔案室內(nèi)尋找檔案。為了保護檔案原件，在多數(shù)情況下檔案原件不能直接取閱，工作人員還需要復(fù)印之后整理歸架，并記錄檔案查詢情況，整個流程十分煩瑣，服務(wù)效率較為低下。同時，傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)檔案，少數(shù)情況下會存在實物檔案或圖片，幾乎不會存在視頻、音頻等檔案內(nèi)容，這些檔案多數(shù)情況下都被封存在檔案室內(nèi)，信息傳播范圍較小、利用率較低。

在大數(shù)據(jù)背景下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用其中，就能更好地收集檔案數(shù)據(jù)信息，直接將其存儲在計算機系統(tǒng)中，計算機能夠自動完成搜索、整理和歸檔等諸多工作。在查詢時，只需要在系統(tǒng)內(nèi)搜索關(guān)鍵詞，就能找到形式多樣的檔案信息。電子版檔案無須復(fù)印，只需要輸入密鑰，就能獲取復(fù)制權(quán)，使得整個檔案查閱流程變得更加便捷，一定程度上彌補了傳統(tǒng)檔案管理存在的不足。

2.整合檔案資源

高校諸多職能部門涉及教學(xué)、科研、財務(wù)以及管理等專業(yè)性內(nèi)容，在數(shù)據(jù)處理方面，不同部門有著獨立的信息系統(tǒng)，其處理方式也存在一定差異，使得信息內(nèi)容呈現(xiàn)不同情況，同時由于共享度較低，容易存在信息孤島問題。例如，教學(xué)部門組織學(xué)生外出游學(xué)，總共花費資金8000元，財務(wù)部門的信息記錄重點會放在8000元如何花費上，而教學(xué)部門的信息記錄重點則放在此次游學(xué)帶來了哪些教學(xué)效果。高校檔案管理部門在開展檔案信息化建設(shè)工作時，會側(cè)重將已有紙質(zhì)檔案電子化，但在這一過程中，工作人員往往會忽視對高校各職能部門的信息收集、保管和利用，就會造成一定的信息資源浪費。

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)全面回收信息孤島上存在的信息，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的無縫對接，提升檔案資源整合度、共享度，讓所有部門的信息全部得以高效匯總，在需要利用檔案資源時，也能通過系統(tǒng)直接查閱，對開展檔案資源挖掘與利用工作具有顯著助益。

3.傳承校園文化

檔案是高校發(fā)展歷史的真實記載，也是高校文化傳承的重要手段。對檔案資源開展收集、管理和利用，能讓高校檔案長期延續(xù)，發(fā)揮良好的文化傳承作用。但由于過去采用紙質(zhì)檔案方式記錄檔案信息，缺乏高效的信息收集手段，多數(shù)信息被遺漏，沒有融入高校檔案信息資源中，在后續(xù)開發(fā)利用、傳承高校文化時，會存在一些問題。

在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠大量收集與高校有關(guān)的信息，并自動對這些信息開展分析、整合和歸檔工作，能有效提升檔案資源質(zhì)量，盡可能避免出現(xiàn)檔案信息遺漏問題。在后續(xù)對檔案資源開發(fā)利用時，能夠為工作人員提供更多有價值的信息數(shù)據(jù)，更好地推動校園文化的傳承發(fā)展。

4.推動高校發(fā)展

當(dāng)今時代是自由競爭的時代，掌握數(shù)據(jù)就意味著掌握了發(fā)展先機。我國目前存在數(shù)千家高校，部分條件較為優(yōu)越、學(xué)習(xí)成績良好的學(xué)生還可能會選擇出國留學(xué)，如果高校存在“故步自封”等問題，就會對招生情況帶來影響。同時，高校還肩負(fù)著一定的科研職責(zé)，開展科研工作需要大量數(shù)據(jù)信息支持，一旦高校缺乏數(shù)據(jù)信息，就無法對科研工作提供支持，科研工作質(zhì)量、進度會受到影響，對高校的發(fā)展亦會帶來負(fù)面影響。

高校在發(fā)展時，應(yīng)具備良好的大局意識以及戰(zhàn)略思維，高校管理人員要對高校長期發(fā)展戰(zhàn)略開展科學(xué)定位，高效利用現(xiàn)有資源。在這一過程中，檔案資源能為高校管理人員提供大量的數(shù)據(jù)信息支持，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息展開收集和分析，能夠挖掘大量有價值的信息，找到正確的發(fā)展方向，優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)高校的跨越式發(fā)展。

5.解決檔案資源共享度較低的問題

目前，高校檔案資源存在集成化管理水平較低、共享化利用較低等問題，這是由于信息資源集成化起步較晚，多數(shù)高校尚未建立結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息存儲系統(tǒng)，使得檔案數(shù)據(jù)收集、存儲等環(huán)節(jié)存在不系統(tǒng)、不完整及無法共享等問題，在一定程度上限制了高校檔案的后續(xù)開發(fā)和利用。同時，高校檔案資源缺乏共享標(biāo)準(zhǔn)體系，不同部門難以完成信息共享工作，這些部門所使用的信息化系統(tǒng)存在較高的獨立性，部門之間的信息也存在互相保密情況，且不同職能部門對于信息的處理存在差異，其重視內(nèi)容也各不相同，使得檔案數(shù)據(jù)往往難以形成統(tǒng)一的資源庫體系，在一定程度上制約了高校檔案資源開發(fā)工作。

在大數(shù)據(jù)背景下，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)整合高校信息化系統(tǒng)，不僅能夠有效解決檔案資源共享度較低的問題，還能解決檔案資源管理存在的集成、共享限制，進一步強化系統(tǒng)的信息收集、處理能力，并依托信息化檔案管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的資源庫體系，將所有檔案信息統(tǒng)一管理，對檔案資源的開發(fā)利用與共享具有顯著的促進作用。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案資源利用路徑與策略

1.擴大高校檔案信息數(shù)據(jù)量

信息量是保證檔案資源質(zhì)量的重要內(nèi)容，在收集檔案資源時，一定要保證檔案資源具有全面性和及時性。在傳統(tǒng)模式下，收集檔案資源難度較高，往往需要工作人員“手動”開展收集工作。在收集過程中，可能還會出現(xiàn)“不配合”等問題，導(dǎo)致收集質(zhì)量下降，出現(xiàn)遺漏、錯誤等問題。由于不同職能部門使用不同的檔案資源管理制度，且其重視內(nèi)容也存在差異，給檔案資源收集工作帶來了諸多影響，再加上高校檔案管理工作存在人手不足的問題，使得高校難以收集大量檔案數(shù)據(jù)，多數(shù)檔案數(shù)據(jù)僅限于工作人員檔案、學(xué)生檔案和高校建設(shè)檔案等內(nèi)容，且部分檔案還存在不全面問題，給后續(xù)的開發(fā)利用會產(chǎn)生一定影響。

在大數(shù)據(jù)背景下，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以輕易通過互聯(lián)網(wǎng)獲取海量信息，大數(shù)據(jù)技術(shù)會根據(jù)“模糊關(guān)鍵字”，不斷在互聯(lián)網(wǎng)上收集與高校相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，并自行對有價值的信息展開甄別、歸檔，以保證檔案資源的全面性。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化，工作人員只需完成紙質(zhì)檔案掃描，利用AI技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，直接在信息系統(tǒng)中錄人檔案資源，并利用這些技術(shù)完成壓縮、存儲、整合以及分類等工作，實現(xiàn)檔案的高速、高質(zhì)量電子化。高校還可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)開展創(chuàng)新式的檔案管理工作，將高校不同職能部門的信息化系統(tǒng)串聯(lián)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)就能對所有職能部門的檔案信息開展整理和分析工作，整合各職能部門的檔案資源，擴大檔案信息數(shù)據(jù)總量，避免出現(xiàn)信息孤島問題，進一步提升檔案資源共享度，對于挖掘更多有價值的檔案資源有著良好的作用。

大數(shù)據(jù)技術(shù)還能保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。在收集檔案資源時，可能會存在一些模糊化問題。例如，不同職能部門管理重點不同，在記錄同一事件時，可能會采用完全不同的措辭方式及記錄方式，可能導(dǎo)致同一事件出現(xiàn)完全不同的內(nèi)容，這就需要甄別內(nèi)容，一旦直接記錄，就可能會出現(xiàn)重復(fù)記錄問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)在利用AI技術(shù)加持后，能夠有效甄別這些內(nèi)容，通過時間、人物和地點等內(nèi)容，有效識別檔案資源，避免出現(xiàn)重復(fù)記錄或遺漏等問題，保障檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的同時，實現(xiàn)檔案的智能化、個性化和數(shù)據(jù)化管理，為后續(xù)檔案資源利用開發(fā)打下堅實基礎(chǔ)。

2.建立高校檔案數(shù)據(jù)庫

建立高校檔案數(shù)據(jù)庫，能高質(zhì)量、高效率地收集、整理和存儲檔案資源，這是開展檔案資源開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)。目前，多數(shù)高校依然使用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，管理難度較高，對其開發(fā)利用也存在較多困難。同時，紙質(zhì)檔案傳播能力較弱，想要對其開展開發(fā)利用工作，也會受到諸多限制。但在建立高校檔案數(shù)據(jù)庫后，能夠利用先進的互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化，并將其存儲在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，能夠有效提升檔案資源存儲的安全性，也能強化其集成性、共享性，是十分理想的檔案管理方式。

建立檔案數(shù)據(jù)庫后，能將各職能部門信息化平臺聯(lián)系在一起，所有職能部門開展工作的信息數(shù)據(jù)都會匯總到檔案數(shù)據(jù)庫，在一定程度上解決了各職能部門數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)信息重視內(nèi)容存在差異的問題，并避免遺漏、錯誤等問題出現(xiàn)，大幅提升了檔案資源收集整理質(zhì)量和效率，為后續(xù)的檔案資源開發(fā)利用工作打下良好基礎(chǔ)。檔案數(shù)據(jù)庫的所有信息數(shù)據(jù)全部存儲在云服務(wù)器上，極大地提升了信息的安全性，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易破損、風(fēng)化、燃燒及蟲蛀等問題，存儲在云服務(wù)器上能夠大幅度降低檔案資源損壞、丟失的概率，且由于其電子化特性，這些數(shù)據(jù)往往能夠輕松備份，哪怕某一份數(shù)據(jù)丟失或是損壞，也能通過其他途徑再次獲取數(shù)據(jù)。并且，檔案數(shù)據(jù)庫還具有良好的檢索功能，通過鍵入關(guān)鍵詞，就能迅速找到對應(yīng)檔案，當(dāng)需要查閱檔案時，只需要鍵入密鑰，就能查閱該檔案，或是直接復(fù)制檔案，良好的規(guī)避檔案傳播過程中出現(xiàn)損壞、遺失的風(fēng)險，大幅提升了檔案資源的共享性。檔案數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)，還為檔案資源開放工作帶來了諸多便利。在過去，想要獲取高校檔案，工作人員必須前往檔案室查閱檔案，還需要對檔案嚴(yán)加保管，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。在應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫后，工作人員只需要登錄數(shù)據(jù)庫，登入自己的賬號，并申請權(quán)限，或是直接鍵入權(quán)限密鑰，就能直接查閱、下載檔案，對于檔案資源的開發(fā)利用具有顯著助益。

此外，還要擺脫傳統(tǒng)思維，集成各類格式、特點及來源不同的數(shù)據(jù)資源，將其以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)實施管理。檔案數(shù)據(jù)庫可以將這些數(shù)據(jù)高質(zhì)量整合，實現(xiàn)資源交互共享，確保檔案資源價值得到良好利用。

如圖1所示，在建立檔案數(shù)據(jù)庫時，一定要與檔案管理系統(tǒng)相連接，依托檔案管理系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)庫構(gòu)建工作，所有功能都應(yīng)預(yù)先設(shè)計，并采用模塊化的方式來構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，能夠為檔案收集、查閱等工作提供良好支持。同時，在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時，一定要考慮全新技術(shù)的應(yīng)用，如AI技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及云計算技術(shù)等，升級檔案管理系統(tǒng)，有效提高其數(shù)據(jù)處理以及檔案資源利用開發(fā)能力。

3.利用大數(shù)據(jù)思維挖掘檔案資源價值

傳統(tǒng)高校檔案工作在對檔案資源開展利用工作時，往往直接采用原始數(shù)據(jù)，這種方式簡單高效，但可能會出現(xiàn)諸多質(zhì)量問題。數(shù)據(jù)具有無可限量的價值，但數(shù)據(jù)價值挖掘難度較高，多數(shù)數(shù)據(jù)價值需要在海量數(shù)據(jù)中挖掘，但檔案原始數(shù)據(jù)量較少，會給數(shù)據(jù)價值挖掘工作帶來一定限制。在大數(shù)據(jù)背景下，高校能利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘海量的信息，收集、整理與檔案資源相關(guān)的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，工作人員通過挖掘出有價值的檔案資源，滿足不同檔案用戶的需求，有效提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。

檔案利用者需要及時定位自身所需求的檔案信息，在開展檔案資源價值挖掘工作時，應(yīng)充分運用大數(shù)據(jù)思維，深挖高校檔案資源價值。例如，在過去，某教師檔案中往往只記錄該教師個人信息以及受到的獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容較少，難以開發(fā)。但在大數(shù)據(jù)時代，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所有職能部門的信息全部匯總到檔案中，就能獲取海量信息。此時，在該教師檔案中，將詳細(xì)呈現(xiàn)其每年的考核情況、參與的教學(xué)活動以及學(xué)生對教師的評價等信息。檔案利用者可深度挖掘這些資源，全面了解該教師的工作表現(xiàn)、工作能力及工作狀態(tài)，從而做出精準(zhǔn)評估，為教師培養(yǎng)工作提供堅實的信息數(shù)據(jù)支撐。

如圖2所示，從檔案管理系統(tǒng)衍生而來的高校教師檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)更高水平的檔案管理。在該系統(tǒng)中，包含了大量檔案資源的同時，還能夠?qū)崿F(xiàn)諸多功能。例如，查詢、修改和復(fù)制等，并且該檔案資料不僅包含了教師工作簡歷，還詳細(xì)記錄了其在研課題、獲獎情況和教學(xué)工作資料等數(shù)據(jù)資源，對推進檔案資源開發(fā)利用工作具有顯著助益。

4.開創(chuàng)多用途的檔案利用服務(wù)

想要提升檔案利用效率，就需要創(chuàng)新檔案利用服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代，可以利用微服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)等方式，為高校檔案利用者提供更加便捷的服務(wù)。例如利用等新媒體渠道，為用戶提供即時信息的服務(wù)。檔案利用者可以利用微信公眾平臺、小程序等，實時查詢檔案信息。這種服務(wù)能拉近檔案與使用者之間的距離，進一步拓寬高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息的深度互動與共享。

遠(yuǎn)程服務(wù)則是利用現(xiàn)代通信手段，實現(xiàn)實時、遠(yuǎn)程的檔案服務(wù)。遠(yuǎn)程服務(wù)與微服務(wù)有著較高的相似性，但管理更加集中，內(nèi)容更加詳細(xì)。檔案利用者通過登錄平臺、網(wǎng)站等方式，開展檔案信息咨詢工作。高校應(yīng)搭設(shè)完善的檔案資源管理系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，為檔案利用者提供便捷、快速、完整的檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺，讓檔案利用者無論何時何地，只要使用便攜式電子設(shè)備登錄平臺，就能輕松獲取檔案信息。

云服務(wù)是一種基于互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)發(fā)展而來的服務(wù)模式。該服務(wù)以云技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案信息儲存在云端，并利用云平臺將較為分散的檔案信息融合，構(gòu)建出服務(wù)云，為提高檔案信息資源的整合、共享效率提供有效助力。將檔案信息儲存在云端，還能有效提升信息安全性，降低檔案信息泄露、遺失風(fēng)險。

多用途的檔案利用服務(wù)，是提升檔案利用質(zhì)量及效率的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時代，高校不僅要利用大數(shù)據(jù)收集檔案數(shù)據(jù)，同時還要利用大數(shù)據(jù)開設(shè)更多檔案利用服務(wù)渠道，通過打造專業(yè)的平臺，不斷收集各類信息數(shù)據(jù)，并將其便捷、完整的提供給檔案利用者，這才能真正發(fā)揮出檔案的價值。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)高校檔案資源開發(fā)利用工作，為高質(zhì)量地開展工作提供了良好的技術(shù)支持。在信息化、多樣化的技術(shù)支持下，高校檔案資源開發(fā)利用工作突破了傳統(tǒng)工作中存在的服務(wù)效率低、資源分散和共享度較低等問題，打破了資源開發(fā)利用工作存在的諸多限制，讓高校管理人員在開展工作時能夠獲得更多的數(shù)據(jù)信息支持，對提升高校經(jīng)營質(zhì)量，保障高校始終朝著正確的方向發(fā)展，促進我國教育、科研領(lǐng)域發(fā)展有著十分重要的作用。

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作者單位：北方民族大學(xué)檔案館