電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的應用探析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

引言

電子檔案是基于信息技術、數(shù)字技術所誕生的高智能產物，是指通過信息技術將檔案內容記錄于電子文件中，從而形成具有保存、管理和憑證價值的電子文件資料。與傳統(tǒng)紙質檔案相比電子檔案具有虛擬性，在保存管理模式和應用方式上都與傳統(tǒng)紙質檔案存在較大差異，需要管理人員深入剖析電子檔案的特點及管理要點，根據(jù)電子檔案的管理需求制定相匹配的管理模式，以此來提高電子檔案管理水平，促進事業(yè)單位各項業(yè)務工作的順利開展。

一、電子檔案的優(yōu)勢

電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案相比具有更多優(yōu)勢，如將電子檔案記錄在計算機內，通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和信息平臺即可對檔案文件傳輸，傳輸時間往往只需要幾秒鐘甚至更短時間，相比于傳統(tǒng)紙質檔案的傳輸方式更加快捷。同時，電子檔案還能夠滿足不同群體的共享利用，從而提高檔案資源的利用效率。

例如，傳統(tǒng)紙質檔案在實際使用中需要經過調閱審批、出庫和記錄等多個流程環(huán)節(jié)，不僅效率低，在流轉過程中還容易出現(xiàn)檔案損壞、丟失等問題。而電子檔案能夠通過網(wǎng)絡自動生成副本，將檔案副本流動使用，能夠滿足不同科室同時使用的需求。電子檔案內容保存在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)加密的方式保障電子檔案的安全性，并對訪問調閱權限自動審核，從而避免檔案信息被泄露等問題。

在檔案管理的便捷性方面，電子檔案同樣具有更多優(yōu)勢，傳統(tǒng)紙質檔案需要為其提供較大的存儲空間，并安排管理人員定期對所有檔案文件實行檢查、登記和分類管理，而電子檔案能夠通過數(shù)字技術實現(xiàn)對所有檔案文件的自動存儲和分類管理，提高了檔案管理的便捷性。

二、事業(yè)單位對檔案管理提出的要求

1.合法性原則

事業(yè)單位的檔案管理工作需要以國家法律法規(guī)、地方相關規(guī)定文件作為指導，明確檔案管理任務和職責。嚴格按照國家相關法律法規(guī)和地方規(guī)定開展檔案管理工作，確保檔案管理合法合規(guī)。目前，我國對事業(yè)單位檔案管理工作給予了高度重視，針對檔案管理問題出臺了《事業(yè)單位等級管理檔案管理辦法》，明確了檔案管理中的規(guī)范和標準要求，事業(yè)單位管理部門應依托相關條例政策，制定相關管理制度，確保檔案管理、利用合法合規(guī)。

2.靈活性原則

檔案管理需要保持管理靈活性，由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在一定差異，因而在管理中不能直接借鑒傳統(tǒng)紙質檔案的管理思路，需要管理部門基于電子檔案的特點重新梳理，打造與電子檔案特點相契合的管理制度。同時，在管理中還要加強對先進技術和設備設施的學習應用，將先進的設備設施和技術運用到檔案管理工作中，提高檔案管理的自動化水平以及檔案在事業(yè)單位日常運營中的利用率，為事業(yè)單位決策和工作開展提供保障。

3.規(guī)范性原則

檔案管理工作務必嚴格按照規(guī)范標準實施，事業(yè)單位的檔案管理部門需要根據(jù)實際情況和工作需要制定完善、嚴謹?shù)臋n案管理制度，對檔案的日常使用、保存和管理實行規(guī)范性要求，保障檔案的保密性與安全性，進而確保電子檔案能夠被高質量地利用，通過電子檔案管理為事業(yè)單位的日常運作和運營決策提供堅實的數(shù)據(jù)支持。

三、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問題

以我國某事業(yè)單位為例，針對電子檔案在實際應用和管理方面存在的問題加以分析。

1.電子檔案管理制度不完善

目前，該事業(yè)單位對電子檔案的應用還處于初期階段，由于發(fā)展起步較慢沒有建立完善的電子檔案管理制度，因此影響了實際管理質量和效果。該事業(yè)單位日常工作中所涉及的檔案文件數(shù)量較多，包括業(yè)務、人事管理、財務管理和審批單等多類型檔案文件，單位各科室在工作中產生的檔案文件數(shù)量多，導致在實際管理中經常出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，如電子檔案歸檔錯誤、文件丟失或損壞等問題。該事業(yè)單位的檔案管理部門采取“粗放式”管理模式，不同科室工作中產生的電子檔案全部交由科室主管負責管理，因缺少專業(yè)知識而導致檔案管理質量難以滿足要求，影響了電子檔案的使用和保存。

2.電子檔案管理隊伍能力不足

該事業(yè)單位還存在現(xiàn)有檔案管理隊伍能力不足的問題。電子檔案管理對于管理人員的綜合能力具有更高的要求，不僅需要檔案管理人員具有足夠的專業(yè)知識，還需要具備足夠的信息素養(yǎng)，能夠對計算機、管理系統(tǒng)熟練操作。但該事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員普遍存在信息素養(yǎng)不足的問題，由于既往工作中從未接觸各類信息設備，導致其對于各類信息技術和設備運用不當，經常由于操作失誤導致電子檔案被損壞、誤刪，影響電子檔案的管理和使用質量。

除此之外，電子檔案管理工作還要求管理人員具有足夠的職業(yè)道德和自我約束能力，確保檔案管理嚴格按照規(guī)范要求落實，但該事業(yè)單位的部分管理人員在實際管理過程中常常表現(xiàn)出責任意識淡薄、管理理念缺失的現(xiàn)象，敷衍了事、疏于管理等問題頻發(fā)，導致檔案管理質量難以達到既定標準，影響了事業(yè)單位整體電子檔案管理水平的提升。

3.現(xiàn)有技術和硬件設備不足

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質檔案管理不同，紙質檔案管理更多依賴管理人員的人工處理，而電子檔案則更依賴于計算機和硬件設備的自動管控。因而事業(yè)單位的信息技術水平和硬件設備質量是直接影響電子檔案應用質量的關鍵。該事業(yè)單位存在對硬件設備投入不夠的問題，采用的計算機系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)較為老舊，在響應速度、管理效率和安全性方面都存在一定不足。同時，由于事業(yè)單位領導對檔案管理工作的理解不夠全面，對電子檔案管理設備的投入相對不足，難以撥付充足的資金用于電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和硬件設備的購置，從而導致現(xiàn)有技術和設備無法滿足電子檔案高質量管理的需求，頻繁出現(xiàn)設備故障、響應速度過慢等問題，嚴重影響了使用效果。

4.電子檔案安全防范措施不足除硬件問題外，安全問題也是電子檔案管理中的常見問題之一。鑒于電子檔案需長期存儲于網(wǎng)絡平臺，而網(wǎng)絡環(huán)境開放性較強，網(wǎng)絡服務器頻繁遭受黑客惡意攻擊及不法分子病毒破壞，導致電子檔案丟失、損壞等情況時有發(fā)生。對于事業(yè)單位而言，其檔案內容大多具有一定的私密性，如果被泄露可能會引發(fā)安全事故，甚至造成事業(yè)單位經濟受到影響，因而在管理中需要事業(yè)單位加強對安全問題的重視。但該事業(yè)單位存在安全防護體系不足的問題，導致電子檔案在實際使用、管理中受到外界因素侵襲的概率較高，容易引發(fā)安全問題，影響電子檔案的正常使用。

四、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的運用探析

1.根據(jù)工作需要完善電子檔案管理制度

在電子檔案管理制度層面，該事業(yè)單位基于現(xiàn)有工作需要以及地方、國家相關政策制度要求，建立健全電子檔案管理制度，在管理制度中明確規(guī)定電子檔案的管理、歸檔、使用和流轉等各環(huán)節(jié)要求，如針對電子檔案的書寫規(guī)范、審批流程、簽訂要求、歸檔方式以及流轉規(guī)范等方面，均需實施嚴格的管控措施，從而確保檔案管理的規(guī)范化。針對檔案在使用、保存和管理等不同環(huán)節(jié)中容易產生的風險因素，管理部門應制定防范預案，以此來確保檔案在各環(huán)節(jié)的安全性。同時，對于所有送審檔案逐一審核，如果存在問題則立即退回原科室重新處理，確保電子檔案的規(guī)范性。電子檔案必須完全符合制度規(guī)定的標準，方能歸檔入庫，只有經過歸檔且符合標準要求的電子檔案，才能確保后續(xù)的正常使用。

2.加強對檔案管理人員的信息化培訓

事業(yè)單位需要提高對檔案管理人才的重視度，打造具有良好信息素養(yǎng)和檔案管理業(yè)務能力的高端人才隊伍，以滿足事業(yè)單位電子檔案管理的各項要求。首先，事業(yè)單位應避免檔案管理人員頻繁流動，影響檔案管理工作順利開展。針對檔案管理人員，事業(yè)單位需強化專業(yè)技能培訓，如定期組織檔案管理人員參加專業(yè)學習與培訓，通過實踐操作、理論課程學習等多種方式，提升檔案管理人員對信息技術的理解和應用水平。

除此之外，事業(yè)單位還可以安排檔案管理人員參與經驗交流學習會議，如安排經驗豐富且精通信息技術的工作人員，系統(tǒng)培訓全體檔案管理人員，將有效助力檔案管理人員迅速提升對信息設備的操作技能；或安排檔案管理人員前往經濟發(fā)達、信息技術較為成熟的事業(yè)單位展開實地學習，借鑒其先進經驗，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理模式，以提高電子檔案的管理質量與應用水平。

3.加大資金投入，提升硬件設備性能

硬件設備性能是確保電子檔案管理質量的關鍵，事業(yè)單位需要提高對先進技術和設備的重視度，通過加大資金投入的方式，確保電子檔案管理系統(tǒng)滿足工作要求。事業(yè)單位需升級電子檔案管理系統(tǒng)，通過引入先進技術，提升管理系統(tǒng)的響應速度與性能。例如，在電子檔案管理系統(tǒng)中使用OCR技術，通過字符的光暗模式自動識別翻譯，以此來提高檔案校對、審核的效率。除此之外，還可以將人工智能技術應用于電子檔案管理中，通過人工智能技術的深度學習算法對電子檔案自動處理，從而提高電子檔案管理系統(tǒng)的自動化、智能化水平。除此之外，在電子檔案管理系統(tǒng)的應用層面，還需借助高性能設備實施革新。

例如，通過數(shù)字加密技術和數(shù)字簽名技術，構建電子檔案的隱私管理體系，以加密手段防正檔案內容被泄露。還可運用雙渠道調閱技術，打造差異化的檔案查閱系統(tǒng)，依據(jù)不同科室和職級設定相應的查閱權限，從而根據(jù)訪問者的權限等級提供相應的查閱服務，確保電子檔案的私密性與安全性。目前，該事業(yè)單位將人工智能技術應用于電子檔案管理體系中，對檔案數(shù)據(jù)分析和智能檢索系統(tǒng)實施革新，并融入智能決策支持系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)自動分析海量的電子檔案文件，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)在決策規(guī)劃中的價值，為事業(yè)單位的運營決策提供堅實的數(shù)據(jù)支持，確保日常工作的優(yōu)質高效推進與落實。

4.建立安全防范體系，提升檔案安全的穩(wěn)定性

針對電子檔案的安全問題，事業(yè)單位同樣需要加強對安全技術和設備的應用，為電子檔案安全性和穩(wěn)定性提供更好的保障。影響電子檔案安全問題的因素主要包括網(wǎng)絡安全和管理安全兩部分。其中，針對網(wǎng)絡安全問題，檔案管理人員需強化安全防護技術的應用。例如，在現(xiàn)有計算機系統(tǒng)中安裝防火墻和殺毒軟件，并對網(wǎng)絡寬帶及VPN實施有效防護，以抵御網(wǎng)絡環(huán)境中的惡意攻擊。在訪問權限方面，可以通過數(shù)據(jù)加密技術對檔案文件加密保護。數(shù)據(jù)加密技術能夠對特定信息數(shù)據(jù)加密處理，通過加密算法、函數(shù)轉換等方式將原本具有特定信息的數(shù)據(jù)實行變換，從而將原本表示特定信息的數(shù)據(jù)轉換成雜亂、無關聯(lián)的數(shù)據(jù)鏈，以此來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的加密保護。通過加密的方式能夠避免無權限用戶獲取檔案內容，以此來確保檔案文件的私密性。

目前，市場環(huán)境中常見的加密技術包括數(shù)字簽名技術、電子簽章技術等，管理部門應根據(jù)實際需求選擇適合的方式。

在電子檔案的使用安全方面，需要管理部門制定嚴格的規(guī)范標準要求，并對硬件系統(tǒng)定期維修、檢修，避免因設備故障引發(fā)檔案丟失、損壞等問題。例如，在日常管理中安排管理人員定期對硬件設備設施展開清潔、檢查，安排專業(yè)人士檢查計算機系統(tǒng)是否存在漏洞等，從而確保整體硬件體系的安全性和穩(wěn)定性，為硬件設備設施運行提供良好的環(huán)境。同時，管理部門還要定期對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫實行備份處理，避免突發(fā)火災、停電等意外情況導致電子檔案文件損壞。通過備份的方式盡可能避免出現(xiàn)意外事故的概率，以此來確保電子檔案得以安全管理，保證事業(yè)單位正常工作的開展。

五、結束語

綜上所述，電子檔案作為新時代事業(yè)單位檔案的關鍵形式，其管理亟須管理人員高度重視。針對電子檔案的獨特屬性，應構建更為契合的管理模式，以確保滿足電子檔案的各項管理需求。同時，在日常管理過程中，針對各類可能影響電子檔案管理質量的因素，管理部門需展開深人探究，并從網(wǎng)絡安全、管理人員素質和設備性能等多個維度展開優(yōu)化，以提升電子檔案管理效能，為事業(yè)單位的工作開展和運營管理奠定更為堅實的保障基礎。

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作者單位：山東省鄄城縣醫(yī)療保障局