再談檔案實(shí)體安全管理

2025年6月是第24個(gè)全國“安全生產(chǎn)月”，主題是“人人講安全、個(gè)個(gè)會(huì)應(yīng)急一一查找身邊安全隱患”。檔案安全作為檔案工作的生命線，既是不可逾越的紅線底線，更是支撐事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的根基。在社會(huì)全面邁入信息化時(shí)代、檔案信息化建設(shè)高速發(fā)展的當(dāng)下，檔案信息安全面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，其重要性已引起高度重視，并在制度完善、技術(shù)防護(hù)等方面取得顯著成效。在這種大背景下，檔案實(shí)體安全這一基礎(chǔ)性、傳統(tǒng)性的安全問題，非但不能被忽視，反而更需置于格外重要的位置予以審視和強(qiáng)化。本文將從三個(gè)關(guān)鍵維度系統(tǒng)分析檔案實(shí)體安全管理中存在的突出問題，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案工作實(shí)際，提出具有針對性的解決對策，以期為提升檔案實(shí)體安全管理水平提供有益參考，共同筑牢檔案實(shí)體安全防線。

一、影響檔案實(shí)體安全的風(fēng)險(xiǎn)因素

（一）庫房基礎(chǔ)設(shè)施更新滯后

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的長期保存高度依賴對光、溫濕度、有害氣體、灰塵及生物侵害等關(guān)鍵環(huán)境因素的有效控制。引入現(xiàn)代化智能管理系統(tǒng)，如實(shí)時(shí)監(jiān)控、智能門禁、自動(dòng)消防系統(tǒng)，以及針對庫房環(huán)境的恒溫恒濕設(shè)備、智能消毒裝置和通風(fēng)設(shè)施，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案保管條件的精準(zhǔn)調(diào)控和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。然而，部分檔案館（室）由于對設(shè)施現(xiàn)代化升級(jí)的重要性認(rèn)識(shí)不足，加之專項(xiàng)維護(hù)與更新經(jīng)費(fèi)長期短缺，仍固守傳統(tǒng)、粗放的管理模式，其直接后果是硬件設(shè)施陳舊老化、保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)，必要的現(xiàn)代化安防與環(huán)境調(diào)控設(shè)備配置不足、技術(shù)落后，有的即使安裝了部分先進(jìn)設(shè)備，也常因后續(xù)的維護(hù)保養(yǎng)資金不足或技術(shù)問題難以解決而導(dǎo)致設(shè)備形同虛設(shè)。

（二）制度建設(shè)覆蓋不全，執(zhí)行乏力

科學(xué)、嚴(yán)密的管理制度不僅是規(guī)范日常操作的重要準(zhǔn)則，更是防范風(fēng)險(xiǎn)、確保檔案實(shí)體與信息安全的核心保障。當(dāng)前，檔案管理制度建設(shè)面臨新的挑戰(zhàn)，一是制度覆蓋存在盲區(qū)，未能全面涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等全流程，特別是新興領(lǐng)域的管理要求缺失。二是制度規(guī)范性與可操作性不夠強(qiáng)，缺乏具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和清晰的權(quán)責(zé)劃分，難以有效指導(dǎo)實(shí)踐。三是制度執(zhí)行力弱化，有規(guī)不依、執(zhí)行不嚴(yán)、監(jiān)督缺位等現(xiàn)象較為突出，使部分制度淪為“紙上談兵”。

（三）部分檔案工作者的安全意識(shí)薄弱

檔案工作者肩負(fù)著維護(hù)檔案安全、守護(hù)歷史真實(shí)的重大使命，任何安全上的疏忽都可能造成無法挽回的損失，給黨和國家的利益、人民群眾的權(quán)益造成不同程度的損失。其后果之嚴(yán)重，要求檔案工作者必須時(shí)刻保持如履薄冰的敬畏之心。當(dāng)前檔案安全管理工作面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)，很大程度上源于思想不重視與實(shí)踐執(zhí)行的不到位。如有的庫房存在漏水、滲水等隱患，因維修機(jī)制滯后未能迅速處置，隨時(shí)威脅檔案實(shí)體安全。更為突出的是，盡管檔案安全管理制度已系統(tǒng)成文，卻流于形式，例如：庫房工作人員不能嚴(yán)格把控溫濕度，暴露日常監(jiān)管真空；消防設(shè)備雖配置齊全，但有些員工操作技能生疏，應(yīng)急能力存疑；檔案閱覽場所管理松懈，檔案實(shí)體在調(diào)閱后不能按規(guī)定及時(shí)歸還，檔案出入庫登記手續(xù)不嚴(yán)密，導(dǎo)致檔案流向失控。這些現(xiàn)象共同折射出制度規(guī)定與實(shí)操層面嚴(yán)重脫節(jié)，既反映監(jiān)督機(jī)制失效，也暴露人員安全意識(shí)淡薄，最終形成環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、人為疏失與管理漏洞交織的復(fù)合型安全隱患。

二、做好檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)防控的措施

（一）推動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)施融合升級(jí)

習(xí)近平總書記提出的“四個(gè)好”重要指示批示中，“保管好”“留存好”是以物理環(huán)境的可靠性和保存條件的長期穩(wěn)定性為基礎(chǔ)的，二者對館庫基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都提出了嚴(yán)格要求。館庫建設(shè)水平作為檔案事業(yè)發(fā)展的根基，直接決定著檔案“保管好”“留存好”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度。當(dāng)前，部分檔案館（室）仍存在建筑老化、溫濕度調(diào)控不達(dá)標(biāo)、防火防潮設(shè)施設(shè)備落后等問題，導(dǎo)致珍貴檔案面臨霉變、蟲蛀、酸化等風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重威脅檔案實(shí)體的長久保存。必須持續(xù)加強(qiáng)實(shí)體庫房的抗震、防火、恒溫恒濕等基礎(chǔ)功能，同時(shí)加快安全保管保護(hù)新設(shè)備和新技術(shù)的投人，構(gòu)建人防、物防、技防有機(jī)融合的安全防護(hù)體系。只有通過持續(xù)投人和迭代升級(jí)，使館庫基礎(chǔ)設(shè)施既符合檔案保管的傳統(tǒng)要求，又能適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展，才能為黨和國家檔案事業(yè)的永續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

（二）完善檔案安全運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制

健全的制度體系與剛性執(zhí)行力是化解檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的核心保障。各級(jí)檔案館（室）應(yīng)嚴(yán)格參照《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》，將安全主體責(zé)任層層分解，并在制度中明確規(guī)定追責(zé)機(jī)制與懲戒細(xì)則。尤其要對故意規(guī)避或漠視安全規(guī)程的行為設(shè)定嚴(yán)厲罰則，確保制度的威懾力從“紙面”落到“地面”，真正形成不敢違、不能違的約束機(jī)制。制度建設(shè)的重點(diǎn)在于覆蓋檔案全生命周期風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在庫房管理環(huán)節(jié)，推行“雙人進(jìn)庫”、出入登記與定期巡查三位一體措施，阻斷人為失誤與違規(guī)操作；在利用過程中，強(qiáng)化檔案移交、利用、數(shù)字化等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的交接登記與痕跡管理，確保責(zé)任可追溯；在應(yīng)急保障方面，建立多套備份機(jī)制與突發(fā)事件響應(yīng)預(yù)案，最大限度降低損毀風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，要著力破解“重制定、輕執(zhí)行”的頑疾，通過常態(tài)化監(jiān)督、突擊檢查與責(zé)任倒查，確保每項(xiàng)制度條款轉(zhuǎn)化為具體行動(dòng)。例如，“雙人進(jìn)庫制”若缺乏身份核驗(yàn)與操作記錄核查，便易流于形式；交接登記若無第三方監(jiān)督與定期審計(jì)，則難以發(fā)現(xiàn)篡改漏洞。制度的生命力在于執(zhí)行，唯有將條款嵌入日常操作流程并輔以技術(shù)管控，方能實(shí)現(xiàn)從“人防”到“技防”的閉環(huán)管理，使制度真正成為檔案安全治理的基石。

（三）提高人員安全意識(shí)

檔案工作從收集、保管、鑒定到開發(fā)利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)都深度依賴檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任擔(dān)當(dāng)。而筑牢檔案實(shí)體安全這一防線的根本，在于檔案工作者必須具備并持續(xù)強(qiáng)化安全意識(shí)。安全意識(shí)的樹立，意味著檔案工作者需深刻理解自身崗位所面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)與隱患，通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)、講座等形式，不斷深化工作人員對安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知，使其深刻理解安全風(fēng)險(xiǎn)的廣泛性與后果的嚴(yán)重性。只有不斷提升其防范風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)對隱患的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，才能將“安全第一”的理念真正內(nèi)化于心、外化于行，為檔案實(shí)體的絕對安全構(gòu)筑起最堅(jiān)實(shí)可靠的人防屏障，切實(shí)守護(hù)好黨和國家的寶貴歷史財(cái)富。

作者單位：中船龍匯實(shí)業(yè)發(fā)展（上海）有限公司