數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下人事檔案管理模式變革探索

事業(yè)單位人員作為公共事務(wù)的中堅(jiān)力量，其人事檔案管理涵蓋了員工的基本信息、職業(yè)履歷、業(yè)績評價等核心數(shù)據(jù)，直接影響事業(yè)單位的人力資源配置、決策形成以及服務(wù)社會的能力。在國家大力推動政務(wù)數(shù)字化與信息化建設(shè)的大背景下，《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)的指導(dǎo)意見》等政策文件明確指出，借助數(shù)字技術(shù)提升行政服務(wù)效率與治理水平，促使事業(yè)單位人員的人事檔案管理走向數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為主，存在存儲不便、檢索速度慢、易損毀遺失以及信息流通受限等問題，難以適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位高效運(yùn)行與服務(wù)的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極探索人事檔案管理模式的創(chuàng)新，以順利實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下人事檔案管理工作特點(diǎn)

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，事業(yè)單位人員人事檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)：一是管理效率大幅提升。借助數(shù)字化技術(shù)，檔案錄入、歸類與檢索操作更加高效便捷，能夠從龐大的數(shù)據(jù)庫中準(zhǔn)確快速地鎖定所需信息，大幅縮減了查詢時間;二是數(shù)據(jù)安全性和保密性得到加強(qiáng)。通過采用加密算法、設(shè)定嚴(yán)格的用戶權(quán)限以及定期實(shí)施數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略，有效地防范了數(shù)據(jù)泄露和丟失；三是檔案的共享性和協(xié)同性得以實(shí)現(xiàn)，消除了部門間的壁壘。不同部門之間在授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了檔案資料的即時共享，促進(jìn)了人力資源管理、崗位調(diào)整、績效評價等工作環(huán)節(jié)的協(xié)同運(yùn)行，優(yōu)化了事業(yè)單位人員的管理流程；2四是促進(jìn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。通過統(tǒng)一的電子格式和分類標(biāo)準(zhǔn)，保證了檔案內(nèi)容的一致性和完整性，便于長期保存和使用，為事業(yè)單位的人才發(fā)展戰(zhàn)略和決策支持奠定了堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下人事檔案管理存在的問題

一是管理理念相對滯后。數(shù)字化時代，某些事業(yè)單位的檔案管理人員依然固守于傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，對于人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠提高管理效率、優(yōu)化人才資源配置以及為決策提供有力支持的重要性及緊迫性認(rèn)識不夠充分，缺乏主動推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的熱情；3二是技術(shù)應(yīng)用能力有限。工作人員在檔案數(shù)字化軟件的應(yīng)用上多限于基礎(chǔ)操作，未能深入掌握高級功能以提升工作效率。對于硬件設(shè)施，如高速掃描設(shè)備及大容量存儲裝置的維護(hù)知識不足，一旦設(shè)備發(fā)生故障，就會導(dǎo)致數(shù)字化工作進(jìn)程中斷；4三是信息安全風(fēng)險凸顯。事業(yè)單位人事檔案管理中如果出現(xiàn)信息泄露或篡改的情況，將會對職工的合法權(quán)益構(gòu)成重大侵害，甚至?xí)_亂單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，部分單位因缺乏健全的信息安全保護(hù)機(jī)制，加之對加密技術(shù)運(yùn)用不足，使得檔案數(shù)據(jù)在流通與存儲中容易面臨竊取或破解的風(fēng)險。此外，事業(yè)單位在人事檔案管理中還存在訪問權(quán)限設(shè)定不合理的現(xiàn)象，既會出現(xiàn)權(quán)限過寬導(dǎo)致非授權(quán)人員任意訪問敏感信息的情況，也會出現(xiàn)實(shí)際需要利用檔案資料的工作人員難以獲取所需信息的情況。[5]

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下人事檔案管理創(chuàng)新的路徑

（一）更新管理理念

事業(yè)單位人事檔案管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳工作，定期舉辦專門的培訓(xùn)研討活動，邀請業(yè)界權(quán)威人士及數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功單位的管理人員分享經(jīng)驗(yàn)，深度分析人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略價值、發(fā)展趨勢及對單位管理與人才培養(yǎng)的積極影響。事業(yè)單位人事檔案管理部門要借助內(nèi)部傳播平臺，包括公告板、單位官網(wǎng)、工作群組等，發(fā)布數(shù)字化轉(zhuǎn)型的相關(guān)政策解讀、技術(shù)指南和優(yōu)秀案例，營造濃厚的數(shù)字化轉(zhuǎn)型文化氛圍。鼓勵檔案管理人員積極參與數(shù)字化管理的學(xué)習(xí)，通過在線課程培訓(xùn)、線下交流學(xué)習(xí)等形式，提升其對數(shù)字技術(shù)在人事檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的理解與實(shí)踐能力。在單位內(nèi)部建立激勵機(jī)制，對主動投身數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目、成績突出的檔案管理人員予以表彰及獎勵，以激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。

（二）提升技術(shù)水平

為了提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位等人事檔案管理單位要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化技術(shù)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。在人才招聘過程中，單位需制定有吸引力的招聘政策，以吸引具備檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息管理等專業(yè)背景的專業(yè)人才。此外，單位還要重視內(nèi)部人才的成長，采用多種培訓(xùn)模式，包括內(nèi)部講座、外部進(jìn)修、實(shí)際崗位操作等，以提升現(xiàn)有檔案管理人員的技術(shù)實(shí)力。各檔案管理單位還要加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)企業(yè)的合作，引入先進(jìn)的數(shù)字化系統(tǒng)與設(shè)備。在合作過程中，要求企業(yè)依據(jù)單位的具體需求，進(jìn)行系統(tǒng)的個性化設(shè)計(jì)與優(yōu)化，確保系統(tǒng)功能全面，能夠有效支持人事檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。同時，事業(yè)單位還要促進(jìn)數(shù)字化系統(tǒng)與現(xiàn)有辦公平臺的整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時共享與業(yè)務(wù)流程的無縫對接，以提高信息流轉(zhuǎn)效率，保證人事檔案數(shù)字化工作的順暢進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化信息安全保障

事業(yè)單位在人事檔案管理過程中應(yīng)采用先進(jìn)的加密技術(shù)，包括SSL/TLS加密協(xié)議和AES加密算法，在傳輸及存儲階段對檔案數(shù)據(jù)實(shí)施加密操作，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。例如，在四川省事業(yè)單位人事管理信息系統(tǒng)中，上級部門管理人員可通過身份證號碼和手機(jī)號碼設(shè)定下級單位管理人員訪問系統(tǒng)的權(quán)限；事業(yè)單位管理人員通過電子社保卡登錄系統(tǒng)，被授予訪問本單位機(jī)構(gòu)和人員檔案信息的權(quán)限；縣級人事綜合管理部門的管理人員則根據(jù)工作需要，被授予訪問全縣范圍內(nèi)機(jī)構(gòu)和人員檔案信息的權(quán)限。不同機(jī)構(gòu)的管理人員被授予相應(yīng)的訪問權(quán)限，有效保障了系統(tǒng)中機(jī)構(gòu)和人員檔案信息的安全性。此外，還可以引入身份認(rèn)證技術(shù)，如指紋識別、面部識別、動態(tài)密碼以及電子社?？ǖ卿浵到y(tǒng)等，強(qiáng)化對訪問者身份的驗(yàn)證，確保信息安全。

四、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下人事檔案管理模式案例

（一）案例背景

等事業(yè)單位人員的人事檔案同樣面臨傳統(tǒng)管理方式所帶來的多重挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅耗費(fèi)大量物理存儲資源，而且在檢索和調(diào)用時極為不便，同時，還存在檔案易損毀、遺失的風(fēng)險。比如，隨著專業(yè)技術(shù)人員申報職稱人數(shù)的逐年攀升，每年新形成的職稱檔案數(shù)量呈遞增趨勢，全縣高中初級職稱申報人數(shù)從2021年的588人增長至2023年的842人，再到2024年的942人，原有的管理模式難以適應(yīng)業(yè)務(wù)需求的不斷增長，推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型已刻不容緩。

（二）人事檔案管理模式創(chuàng)新策略

一是建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。等事業(yè)單位人事檔案開啟了全面數(shù)字化進(jìn)程，集檔案錄入、存儲、檢索及備份功能于一體。通過將紙質(zhì)文件掃描并轉(zhuǎn)換成數(shù)字文檔，實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化存儲。2020年，全縣檔案數(shù)字化項(xiàng)目啟動，至2021年，已成功完成全部現(xiàn)存事業(yè)人員人事檔案數(shù)字化錄入，累計(jì)錄入檔案約4100份。在錄入過程中，采用先進(jìn)的圖像增強(qiáng)技術(shù)，以提升掃描文檔的清晰度和質(zhì)量，確保電子檔案的可讀性。系統(tǒng)采用分布式存儲架構(gòu)，將人事檔案數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點(diǎn)上，以提高數(shù)據(jù)的可靠性和容錯性，防止因單點(diǎn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

二是制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案分類體系。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化與高效性，等事業(yè)單位的人事檔案管理應(yīng)建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的檔案分類體系，將人事檔案細(xì)分為基本信息類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)學(xué)習(xí)類、獎懲記錄類等，通過統(tǒng)一的分類準(zhǔn)則，確保檔案管理規(guī)范有序、易于檢索。以基本信息類為例，其內(nèi)部又進(jìn)一步細(xì)分出個人身份信息、人職信息等子類目，從而方便快速定位特定信息。遵循國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)實(shí)踐指南，結(jié)合事業(yè)單位人員人事檔案管理的特點(diǎn)，每一類目都被進(jìn)一步拆解為二級甚至三級子目，并為每項(xiàng)分類指派獨(dú)一無二的編碼。在檔案錄人階段，工作人員需嚴(yán)格遵循分類體系及編碼規(guī)則，以確保檔案數(shù)據(jù)的一致性與精確度。

三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障措施。等各級單位應(yīng)設(shè)定用戶權(quán)限等級，確保不同層次的管理人員僅能訪問相應(yīng)的機(jī)構(gòu)人員信息；定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份操作，并將備份數(shù)據(jù)存儲于遠(yuǎn)端服務(wù)器，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；部署防火墻及加密軟件，以阻斷未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)篡改行為。在權(quán)限管理層面，不同機(jī)構(gòu)層次的管理人員享有不同的信息訪問權(quán)限。比如，在四川省職稱評審信息系統(tǒng)中，設(shè)置不同層次機(jī)構(gòu)的管理人員享有不同的訪問權(quán)限，以確保職稱申報和電子職稱證書生成等資料信息的安全性。同時，針對職稱申報和電子職稱證書生成等業(yè)務(wù)設(shè)置多崗審核，以保障職稱申報審核工作的公平公正，避免在職稱申報和電子職稱證書生成資料形成和業(yè)務(wù)辦理時弄虛作假，保障系統(tǒng)中職稱資料和電子職稱證書檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

四是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與四川人社在線公共服務(wù)平臺進(jìn)行接軌。四川省事業(yè)單位人事管理信息系統(tǒng)和四川省職稱評審信息系統(tǒng)完全與四川人社在線公共服務(wù)平臺接軌，管理人員采用電子社?？ǖ卿浵到y(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)即可查閱事業(yè)單位機(jī)構(gòu)和人員的相關(guān)檔案信息資料，并辦理崗位聘用、年度考核和職稱申報等相關(guān)業(yè)務(wù)；隨著相關(guān)業(yè)務(wù)工作的辦理，系統(tǒng)同步完善并更新機(jī)構(gòu)和人員的崗位聘用、年度考核和職稱等相關(guān)檔案信息，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)人員和專業(yè)技術(shù)人員檔案資料的互聯(lián)互通，為廣大專業(yè)技術(shù)人員跨地域職稱互認(rèn)提供了便利，大幅促進(jìn)了人員跨地域流通進(jìn)程，為國家和社會各項(xiàng)事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供了保障。

（三）效果分析

一是檔案查詢效率大幅提升。通過數(shù)字化管理系統(tǒng)，檔案查詢時間從原來的平均每次30分鐘縮短至5分鐘以內(nèi)，查詢效率提升了 83.3% 。補(bǔ)充查詢不同檔案類型（基本信息類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)學(xué)習(xí)類、獎懲記錄類）的時間數(shù)據(jù)詳見表1。

二是業(yè)務(wù)協(xié)同能力增強(qiáng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，不同部門之間可以實(shí)時共享檔案信息，業(yè)務(wù)協(xié)同效率明顯提高。比如，通過與四川人社在線公共服務(wù)平臺接軌，四川省事業(yè)單位人事管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了事業(yè)人員管理相關(guān)業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接。不同部門之間可以同時獲取相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員的檔案信息，業(yè)務(wù)辦理周期明顯縮短。比如，事業(yè)人員崗位聘用業(yè)務(wù)平均縮短了15天，從原來的平均45天縮短至30天，不同業(yè)務(wù)協(xié)同場景下的協(xié)同效率提升數(shù)據(jù)詳見表2。

三是存儲空間有效節(jié)省。以一間面積為100平方米的檔案室為例，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲方式下，最多可容納3萬份檔案。而采用數(shù)字化存儲后，相同面積的檔案室僅需放置少量必要的紙質(zhì)檔案備份和服務(wù)器設(shè)備，存儲空間節(jié)省了約 70% O

四是檔案完整性和準(zhǔn)確性大幅提高。數(shù)字化檔案管理有效降低了因人為因素引發(fā)的文件損壞及遺失概率，從而確保人事檔案的完整性得以顯著提升。借助系統(tǒng)內(nèi)置的數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制，檔案信息的精確度實(shí)現(xiàn)了大幅增強(qiáng)，原先的錯誤發(fā)生率由 5% 顯著下降至 1% 以下。比如，四川省職稱評審信息系統(tǒng)與四川人社在線公共服務(wù)平臺接軌，辦理電子職稱證書生成業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)會自動匹配專業(yè)技術(shù)人員的身份證號碼，大幅提升了系統(tǒng)中職稱檔案信息的準(zhǔn)確性。

五是工作成效迅速提升。事業(yè)人員崗位聘用、年度考核和職稱申報等業(yè)務(wù)工作完全與四川人社在線公共服務(wù)平臺接軌，促進(jìn)了相關(guān)業(yè)務(wù)檔案信息資料跨地域互聯(lián)互通。通過互聯(lián)網(wǎng)，完全能夠辦理事業(yè)人員崗位聘用、年度考核和職稱申報等相關(guān)業(yè)務(wù)工作，不僅減輕了群眾的辦事壓力，還更大幅提升了工作效率，得到了廣大人民群眾的一致好評。

五、結(jié)束語

數(shù)字化轉(zhuǎn)型為事業(yè)單位人事檔案管理帶來了顯著的變革和提升，通過建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、確立標(biāo)準(zhǔn)化的分類體系以及強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全防護(hù)機(jī)制等創(chuàng)新手段，有效地克服了傳統(tǒng)管理方法的種種局限，確保了人事檔案管理工作的高效率、安全性與便利性。面向未來，事業(yè)單位等檔案管理單位應(yīng)在人事檔案管理中更加深人地探索及應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)分析等前沿技術(shù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析挖掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價值，從而為事業(yè)單位的人力資源管理與決策提供更加精準(zhǔn)有效的支持。

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