制度創(chuàng)新與技術(shù)賦能雙輪驅(qū)動(dòng)：高校檔案管理創(chuàng)新體系構(gòu)建研究

全球化進(jìn)程的加速推動(dòng)了高等教育的國際化發(fā)展，跨境合作辦學(xué)、國際科研合作、留學(xué)生交流等項(xiàng)目日益增多，使得高校檔案管理工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案數(shù)據(jù)流動(dòng)呈現(xiàn)多模態(tài)、跨地域特征。當(dāng)前，檔案管理面臨處理效率低、分類不明確、安全風(fēng)險(xiǎn)突出等問題。高校檔案管理亟須從傳統(tǒng)模式向開放型智慧治理轉(zhuǎn)變，成為促進(jìn)知識(shí)共享、保障數(shù)據(jù)安全的重要支撐。本文旨在通過制度創(chuàng)新與技術(shù)賦能的深度融合，推動(dòng)檔案管理變革，以應(yīng)對(duì)開放型經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，提升教育服務(wù)質(zhì)量，為高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐路徑。

一、高校檔案管理變革需求

（一）跨境教育合作推動(dòng)檔案管理新形態(tài)

隨著我國高等教育國際化程度的不斷提高，跨境教育合作項(xiàng)目呈現(xiàn)出穩(wěn)步發(fā)展的態(tài)勢(shì)。以某“雙一流\"高校與海外知名大學(xué)的合作為例，雙方共建的國際聯(lián)合學(xué)院涉及復(fù)雜的法人資質(zhì)認(rèn)證、課程體系互認(rèn)和聯(lián)合學(xué)位授予流程。這些合作產(chǎn)生了大量跨境合作協(xié)議、國際認(rèn)證文件和知識(shí)產(chǎn)權(quán)協(xié)議等新型檔案。近年來，國際科研合作項(xiàng)目數(shù)量呈指數(shù)級(jí)增長，電子檔案中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占比日益提高。傳統(tǒng)基于物理載體的檔案管理模式已難以滿足實(shí)時(shí)處理與智能分析的需求，因此，高校亟須構(gòu)建新型檔案管理體系，以適應(yīng)跨境教育合作的需要。

（二）學(xué)科交叉融合拓展檔案管理維度

學(xué)科交叉融合是當(dāng)前高等教育發(fā)展的重要趨勢(shì)，跨學(xué)科研究項(xiàng)目不斷涌現(xiàn)，隨之產(chǎn)生了大量涉及多學(xué)科領(lǐng)域的檔案資料。而跨學(xué)科項(xiàng)目檔案中涉及個(gè)人隱私數(shù)據(jù)的情況較為普遍。教育部高等學(xué)校科學(xué)研究發(fā)展中心數(shù)據(jù)顯示，國際合作項(xiàng)目中多語言檔案占比較高。這種包含多種數(shù)據(jù)類型、跨越不同文化的檔案環(huán)境，對(duì)檔案管理系統(tǒng)提出了新的挑戰(zhàn)，要求其具備三種能力：一是能夠處理兼容文本、圖像、三維模型等多樣化的數(shù)據(jù)格式；二是動(dòng)態(tài)元數(shù)據(jù)管理能力，要求支持ISO23081-3標(biāo)準(zhǔn)下的實(shí)時(shí)元數(shù)據(jù)更新與版本控制；三是智能分類標(biāo)引能力，應(yīng)實(shí)現(xiàn)基于深度學(xué)習(xí)的多語言語義理解，確保分類準(zhǔn)確率達(dá)到行業(yè)基準(zhǔn)。總而言之，面對(duì)日益復(fù)雜的檔案環(huán)境，高校檔案管理系統(tǒng)亟須提升智能性、靈活性和高效性，以更好地支撐高校的教學(xué)和科研工作。

（三）信息化建設(shè)推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)

信息化建設(shè)為高校檔案管理提供了新的技術(shù)手段，推動(dòng)了檔案管理從傳統(tǒng)手工管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化轉(zhuǎn)型升級(jí)。教育部發(fā)布的《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》明確提出，要持續(xù)推動(dòng)信息技術(shù)與教育深度融合，促進(jìn)兩個(gè)方面水平提高。促進(jìn)教育信息化從融合應(yīng)用向創(chuàng)新發(fā)展的高階演進(jìn)，信息技術(shù)和智能技術(shù)深度融入教育全過程，推動(dòng)改進(jìn)教學(xué)、優(yōu)化管理、提升績效。在這樣的政策導(dǎo)向下，高校檔案管理也需要積極應(yīng)用新技術(shù)，提升檔案管理的效率和服務(wù)水平。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）制度與政策銜接不足

一是跨境檔案管理規(guī)則缺失。當(dāng)前，我國高校在跨境檔案管理方面尚未形成統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)?？缇硻n案審批流程耗時(shí)過長，通常超過30天，且缺乏專門針對(duì)數(shù)據(jù)出境管理的細(xì)則，仍沿用傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在國際人才引進(jìn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等新型領(lǐng)域，檔案分類體系與業(yè)務(wù)流程脫節(jié)現(xiàn)象突出。

二是檔案管理制度更新滯后。部分高校的檔案管理制度更新滯后，對(duì)檔案管理的重視程度也不夠，導(dǎo)致在檔案實(shí)際管理中難以貫徹落實(shí)各項(xiàng)政策和舉措，檔案作用難以得到發(fā)揮，難以滿足新形勢(shì)下的檔案管理需求。2例如，一些高校的檔案管理制度仍然停留在紙質(zhì)檔案管理階段，缺乏對(duì)電子檔案管理的明確規(guī)定，導(dǎo)致電子檔案的歸檔、保管、利用等方面存在諸多問題。

（二）技術(shù)應(yīng)用與安全風(fēng)險(xiǎn)并存

一是檔案數(shù)字化水平參差不齊。各高校的檔案數(shù)字化水平存在顯著差異。根據(jù)目前可獲取的公開信息，部分“雙一流”建設(shè)高校的檔案數(shù)字化率已達(dá)到較高水準(zhǔn)，如燕山大學(xué)的檔案數(shù)字化率在2023年底已接近 60% 。而一些普通本科院校的檔案數(shù)字化工作尚處于起步階段，整體發(fā)展相對(duì)滯后。眾多高校的檔案數(shù)字化工作仍停留在掃描階段，缺乏對(duì)數(shù)字化檔案的深度加工和利用。

二是技術(shù)應(yīng)用能力不足。在技術(shù)應(yīng)用方面，許多高校的光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)準(zhǔn)確率仍有較大的提升空間，多語言處理能力的不足也影響了跨境檔案的利用效率。一些高校的檔案管理系統(tǒng)功能較為單一，缺乏智能化、個(gè)性化的服務(wù)功能。

三是數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)突出。在數(shù)據(jù)安全方面，電子檔案在傳輸過程中缺乏有效的安全保障措施。例如，部分高校的檔案系統(tǒng)常面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)，凸顯了隱私計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)在檔案管理中的重要性。這表明，提升檔案數(shù)字化水平、增強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用能力以及加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)，已成為高校檔案管理領(lǐng)域亟待解決的關(guān)鍵問題。

三、高校檔案管理創(chuàng)新體系的構(gòu)建策略

（一）理論基礎(chǔ)

首先，治理理論強(qiáng)調(diào)多元主體參與和協(xié)同治理，為創(chuàng)新高校檔案管理提供了新的視角。在高校檔案管理創(chuàng)新體系中，政府、高校、企業(yè)等多方需要共建協(xié)同參與的治理格局，推動(dòng)檔案管理制度的完善和技術(shù)應(yīng)用的創(chuàng)新。其次，數(shù)字治理理論強(qiáng)調(diào)利用數(shù)字技術(shù)提升治理效能，為高校檔案管理創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐。在檔案管理創(chuàng)新體系中，高校需要充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等數(shù)字技術(shù)，提升檔案管理的智能化水平。再次，信息生態(tài)理論強(qiáng)調(diào)信息、技術(shù)、人之間的相互作用，為高校檔案管理創(chuàng)新提供了系統(tǒng)思維。在檔案管理創(chuàng)新體系中，高校需要構(gòu)建良好的信息生態(tài)，促進(jìn)檔案信息的共享和利用。

（二）制度創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)體系構(gòu)建

制度創(chuàng)新是高校檔案管理創(chuàng)新體系構(gòu)建的核心。高校應(yīng)通過政策銜接、標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)、跨部門協(xié)同機(jī)制，為檔案管理提供有力的制度保障。

1.政策銜接與突破

高校應(yīng)成立由檔案管理部門、教育主管部門、網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)構(gòu)聯(lián)合組建的高校檔案管理聯(lián)合工作組，下設(shè)政策研究、技術(shù)實(shí)施、國際協(xié)作三個(gè)專項(xiàng)小組，統(tǒng)籌推進(jìn)政策銜接與制度創(chuàng)新；制定檔案管理辦法，明確跨境檔案傳輸負(fù)面清單與快速通道機(jī)制（合規(guī)機(jī)構(gòu)審批時(shí)限壓縮至24小時(shí)）；建立“業(yè)務(wù)屬性 + 數(shù)據(jù)敏感性\"雙維度檔案分類體系，增設(shè)“國際人才引進(jìn)\"\"跨境合作辦學(xué)\"等特色檔案專項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化管理；推動(dòng)與中國香港、新加坡等地區(qū)的高校簽署電子檔案互認(rèn)協(xié)議，實(shí)現(xiàn)學(xué)歷證書、科研成果等檔案跨境電子簽章互認(rèn)。

2.標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

高校應(yīng)參考國際檔案管理規(guī)范，并結(jié)合中國的國情，制定一套適應(yīng)高校國際化需求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)將推動(dòng)檔案管理流程的規(guī)范化，并明確電子檔案與實(shí)體檔案的協(xié)同管理機(jī)制。例如，高校可以制定電子檔案管理相關(guān)規(guī)范，明確電子檔案的歸檔范圍、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)格式、備份策略等；制定檔案信息安全規(guī)范，明確檔案信息安全的等級(jí)保護(hù)要求、安全防護(hù)措施、應(yīng)急預(yù)案等。

3.跨部門協(xié)同機(jī)制

高校應(yīng)搭建高校檔案信息共享平臺(tái)，以便政府部門能夠在線調(diào)閱留學(xué)生的簽證、免稅設(shè)備審批等檔案資料，并探索在產(chǎn)學(xué)研合作中共享檔案資源的可能性等。為應(yīng)對(duì)開放環(huán)境下檔案安全所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，高校應(yīng)制定自然災(zāi)害救助、網(wǎng)絡(luò)安全事件等應(yīng)急預(yù)案，建立跨部門應(yīng)急小組。

（三）技術(shù)賦能驅(qū)動(dòng)體系構(gòu)建

技術(shù)賦能是高校檔案管理創(chuàng)新體系構(gòu)建的關(guān)鍵因素。高校可通過借助現(xiàn)代信息技術(shù)，如區(qū)塊鏈、OCR識(shí)別系統(tǒng)、隱私計(jì)算技術(shù)等，對(duì)大量檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化處理，提升檔案管理的效率和服務(wù)水平。3]

1.構(gòu)建跨境檔案可信平臺(tái)

首先，高校應(yīng)利用區(qū)塊鏈技術(shù)，建立檔案存證鏈，確保檔案的真實(shí)性和不可篡改性。具體措施包括：設(shè)計(jì)穩(wěn)定的區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，保障檔案數(shù)據(jù)在跨境傳輸過程中的完整性和可追溯性；引入隱私計(jì)算技術(shù)，如安全多方計(jì)算（SMC），處理敏感檔案數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)在不出域的情況下進(jìn)行計(jì)算，同時(shí)保護(hù)數(shù)據(jù)隱私。其次，高校應(yīng)部署先進(jìn)的OCR識(shí)別系統(tǒng)，支持多種語言，包括中英文以及小語種，以自動(dòng)化識(shí)別和轉(zhuǎn)換檔案中的文字信息，提高檔案管理的效率；優(yōu)化跨境檔案的檢索和利用，減少語言障礙帶來的不便。

2.推動(dòng)系統(tǒng)互聯(lián)互通

高校應(yīng)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用程序編程接口，實(shí)現(xiàn)高校檔案系統(tǒng)與自貿(mào)港政務(wù)平臺(tái)、海關(guān)監(jiān)管系統(tǒng)的無縫對(duì)接，促進(jìn)政務(wù)信息的共享和高效利用。例如，在簡化科研設(shè)備進(jìn)口備案流程方面，高?？砷_通檔案“一鍵調(diào)取\"功能，方便外籍師生簽證等檔案的快速檢索。

3.夯實(shí)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

高校應(yīng)借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，構(gòu)建安全可靠的檔案存儲(chǔ)和備份體系。具體措施包括：高校應(yīng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中心，提供海量存儲(chǔ)空間和高效的數(shù)據(jù)處理能力；采用分布式存儲(chǔ)技術(shù)，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的可靠性和可用性；建立異地備份中心，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。

（四）雙輪驅(qū)動(dòng)的協(xié)同機(jī)制

制度創(chuàng)新和技術(shù)賦能共同構(gòu)成了高校檔案管理創(chuàng)新體系構(gòu)建的雙重動(dòng)力。制度創(chuàng)新通過改革現(xiàn)有的體制機(jī)制、政策法規(guī)和治理模式，突破傳統(tǒng)束縛，制定新規(guī)則，優(yōu)化流程，為檔案管理創(chuàng)新提供政策保障。技術(shù)賦能則依托人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)，提升管理效率和服務(wù)品質(zhì)，推動(dòng)制度創(chuàng)新的有效實(shí)施。

1.流程優(yōu)化協(xié)同機(jī)制

高?？蓪?shí)施電子畢業(yè)證制度，明確電子證書與紙質(zhì)證書具有同等法律效力。在技術(shù)層面，高?？砷_發(fā)小程序，學(xué)生可通過手機(jī)小程序在線申請(qǐng)，僅需5分鐘便可下載帶有電子印章的畢業(yè)證書，如北京大學(xué)推出的“燕云證書庫小程序”。通過制度創(chuàng)新和技術(shù)賦能協(xié)同，畢業(yè)證補(bǔ)辦流程從原來的平均7個(gè)工作日縮短至5分鐘，極大地提升了服務(wù)效率。

2.服務(wù)創(chuàng)新協(xié)同機(jī)制

為解決檔案查閱耗時(shí)耗力的問題，簡化檔案查閱流程，高?？山梃b快遞服務(wù)模式，推出檔案“快遞化\"服務(wù)。在技術(shù)層面，高校可構(gòu)建校內(nèi)智能物流系統(tǒng)，如廈門大學(xué)的“檔案閃送”服務(wù)，檔案借閱響應(yīng)時(shí)間從3天縮短至2小時(shí)。通過制度創(chuàng)新和技術(shù)賦能協(xié)同，實(shí)現(xiàn)了檔案查閱服務(wù)的便捷化和高效化。

3.風(fēng)險(xiǎn)防控協(xié)同機(jī)制

為應(yīng)對(duì)假畢業(yè)證泛濫的問題，在制度層面上，高校應(yīng)推行數(shù)字認(rèn)證制度（二維碼防偽標(biāo)準(zhǔn)），規(guī)定所有畢業(yè)證書必須附帶二維碼，掃描二維碼即可直接顯示畢業(yè)生的照片、課程成績，甚至畢業(yè)論文題目，以防學(xué)歷造假。在技術(shù)層面上，高校應(yīng)部署區(qū)塊鏈存證平臺(tái)，如北外留學(xué)生系統(tǒng)，學(xué)歷驗(yàn)證準(zhǔn)確率提升至 99.8% ，文件篡改風(fēng)險(xiǎn)降低 90% 。通過這些實(shí)踐，高校檔案管理不僅提升了工作效率，也增強(qiáng)了服務(wù)的便捷性和安全性，為高校教育和管理提供了有力支持。

（五）實(shí)施保障機(jī)制

1.組織保障

高校應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確各職能部門的職責(zé)分工，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案管理體制。例如，高校應(yīng)成立由校長領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案管理工作；設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的搜集、整理、保管和利用；在二級(jí)單位設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作。

2.人才保障

高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，通過引進(jìn)人才、培養(yǎng)現(xiàn)有職員、提供專業(yè)培訓(xùn)等方式，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平。例如，高校應(yīng)引進(jìn)具有信息技術(shù)背景的檔案管理人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍；定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的檔案管理理論和技術(shù)；鼓勵(lì)檔案管理人員從事學(xué)術(shù)研究，提升檔案管理的理論水平。

3.資金保障

高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，確保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和新技術(shù)應(yīng)用的需求得到滿足。例如，高校應(yīng)設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)升級(jí)、檔案信息安全建設(shè)等方面；積極爭取上級(jí)部門和社會(huì)各界的支持，拓寬檔案管理資金的來源渠道。

4.安全保障

高校應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)。具體而言，高校應(yīng)制定檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全的責(zé)任主體和安全措施；采用先進(jìn)的安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，保障檔案信息的安全；定期開展檔案安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除潛在的安全隱患。

四、結(jié)語

在制度創(chuàng)新與技術(shù)賦能深度融合驅(qū)動(dòng)下，高校檔案管理通過優(yōu)化流程、提升效率，構(gòu)建數(shù)字治理體系，強(qiáng)化了信息安全保障與公共服務(wù)能力，有效推進(jìn)治理現(xiàn)代化。未來將繼續(xù)深化制度創(chuàng)新與技術(shù)賦能，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、安全、便捷和共享，為高等教育國際化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]劉玲，孫剛成.基于跨境合作辦學(xué)的高等教育資源共享與共贏[J]民族高等教育研究，2023（2）：49-50.

[2]于靜，王洪民.新時(shí)代檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑探討[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（25）：17-18.

[3]劉慧.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理體系構(gòu)建探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2025（9）：26-27.