數(shù)字化賦能高校檔案管理服務(wù)的優(yōu)化策略研究

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

在數(shù)字化時代，高校檔案管理作為高校治理的重要支撐，不僅承載著記錄和保存信息的職能，而且是提升學(xué)校管理效率和決策質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，數(shù)字化賦能成為推動檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)型升級的重要驅(qū)動力。然而，當(dāng)前高校檔案管理仍存在諸多問題，制約了檔案管理服務(wù)效能的提升，在一定程度上影響了高校整體治理能力的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1高校檔案管理服務(wù)面臨的困境

1.1高校檔案管理模式存在問題

1.1.1分類標(biāo)準(zhǔn)不精細(xì)

高校檔案種類繁多，涵蓋教學(xué)、科研、人事、行政等多個方面，是高校管理與運(yùn)行的重要信息資源。然而，目前部分高校的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)較為籠統(tǒng)，缺乏精細(xì)化管理。高校檔案管理存在以下問題：教學(xué)檔案未按學(xué)科、學(xué)年、課程等維度細(xì)分，科研檔案未根據(jù)項目類型和研究階段分類，人事檔案未對不同崗位和職級進(jìn)行精準(zhǔn)劃分，行政類檔案未能充分考慮不同職能和業(yè)務(wù)流程。目前，高校檔案粗放式的分類方式不僅降低了檔案檢索效率，導(dǎo)致用戶在查找特定信息時耗費大量的時間和精力，而且可能遺漏重要信息。

1.1.2歸檔流程不規(guī)范

高校檔案管理從文件形成到歸檔的全過程尚未形成統(tǒng)一的操作規(guī)范。一方面，在文件生成階段，不同部門對檔案材料的格式、內(nèi)容和質(zhì)量要求各不相同，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。如教學(xué)部門更注重教案和考試成績的完整性，而科研部門則側(cè)重于項目報告和成果的規(guī)范性，這種差異導(dǎo)致歸檔材料質(zhì)量參差不齊，難以滿足檔案管理的統(tǒng)一要求。另一方面，歸檔過程中普遍未實施“雙軌制”保存策略，即紙質(zhì)檔案與電子檔案未能同步管理。這種脫節(jié)現(xiàn)象不僅影響了檔案的完整性和一致性，而且增加了檔案丟失的風(fēng)險。一旦紙質(zhì)檔案因意外損壞或丟失，電子檔案無法提供有效的備份支持，反之亦然。

1.1.3檢索體系不完善

傳統(tǒng)的檔案檢索方式主要依賴于按類別、年度和關(guān)鍵詞檢索，這種模式在過去能夠滿足基本需求，但在當(dāng)前數(shù)字化環(huán)境下，其局限性日益凸顯。隨著高校信息化建設(shè)的加速，檔案數(shù)據(jù)量呈指數(shù)級增長，檔案信息的復(fù)雜性和多樣性顯著提高。用戶對檔案檢索的精準(zhǔn)度、速度和便捷性提出了更高要求，而傳統(tǒng)的檢索方式已無法有效應(yīng)對這些變化。目前，部分高校的檔案檢索系統(tǒng)仍停留在基礎(chǔ)階段，僅支持簡單關(guān)鍵詞檢索，缺乏對語義的理解和分析能力。這種檢索方式在處理復(fù)雜查詢時顯得力不從心，用戶往往需要輸入多個關(guān)鍵詞組合，甚至多次嘗試才能找到所需信息，檢索效率極低。此外，由于缺乏跨庫檢索功能，檔案數(shù)據(jù)分散在不同系統(tǒng)中，用戶需要在多個平臺之間切換查詢，不僅耗費大量時間和精力，而且容易遺漏重要信息，導(dǎo)致獲取的檔案信息不全面、不準(zhǔn)確。

1. 2 數(shù)據(jù)安全風(fēng)險高

高校檔案包含大量涉及學(xué)校核心業(yè)務(wù)的敏感信息，如科研成果、學(xué)生個人信息、人事檔案等，還可能涉及國家安全和知識產(chǎn)權(quán)等重要領(lǐng)域。然而，當(dāng)前高校在數(shù)據(jù)安全保障方面仍存在諸多不足，難以有效應(yīng)對日益復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)威脅。（1)在數(shù)據(jù)加密方面，部分高校尚未采用先進(jìn)的加密算法對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全程加密，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中容易被竊取或篡改。(2)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施不夠完善，防火墻、入侵檢測系統(tǒng)(IDS)和入侵防御系統(tǒng)(IPS)等技術(shù)手段的部署和更新滯后，難以抵御外部攻擊和內(nèi)部威脅。(3)備份策略的缺失或不合理也是一大隱患。許多高校僅依賴本地備份，缺乏異地備份機(jī)制，一旦遭遇自然災(zāi)害、硬件故障或人為失誤，檔案數(shù)據(jù)將面臨永久丟失的風(fēng)險。

1.3人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員是高校檔案管理工作的核心力量，其專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率。當(dāng)前，部分高校檔案管理人員的綜合能力與檔案管理數(shù)字化的要求之間仍存在較大差距。（1)部分檔案管理人員對法規(guī)政策的理解不夠深入，對相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的掌握不夠全面，導(dǎo)致在檔案收集、整理、保管和利用過程中存在不規(guī)范操作，甚至可能引發(fā)法律風(fēng)險。例如，對檔案的保密期限、解密條件等規(guī)定理解不清，可能造成重要信息泄露。（2)許多管理人員對新興技術(shù)（如大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等)缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)和實踐應(yīng)用能力，無法有效利用這些技術(shù)提升檔案管理的智能化水平。（3)部分檔案管理人員的服務(wù)意識淡薄，未能充分認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)屬性，對師生和校外用戶的需求關(guān)注不足。在檔案查詢、利用等環(huán)節(jié)，未能提供高效、便捷的服務(wù)，影響了用戶體驗和檔案資源的利用效率。

2高校檔案管理服務(wù)的優(yōu)化策略

2.1優(yōu)化檔案管理流程，夯實服務(wù)基礎(chǔ)

2.1.1 細(xì)化檔案分類標(biāo)準(zhǔn)

為實現(xiàn)精準(zhǔn)管理，需構(gòu)建科學(xué)、細(xì)致的分類體系?？山梃b國際檔案理事會提出的“職能-活動-事務(wù)”分類模型，使檔案分類更具邏輯性和層次性。例如，在教學(xué)檔案方面，可細(xì)分為教學(xué)規(guī)劃（專業(yè)建設(shè)方案、培養(yǎng)方案）、教學(xué)過程（教案集、實驗記錄）、教學(xué)評估（督導(dǎo)報告、學(xué)生評教）、教學(xué)成果（優(yōu)秀畢業(yè)論文、競賽獲獎)4級子類。在傳統(tǒng)檔案分類體系的基礎(chǔ)上引入Folksonomy（大眾分類法）標(biāo)簽體系，使檔案分類兼具規(guī)范性和靈活性，提升用戶檢索的便捷性和個性化體驗。研究表明，結(jié)合用戶標(biāo)簽標(biāo)注的檔案分類體系可使檔案檢索準(zhǔn)確率提高 28% （ P<0.05 。此外，應(yīng)建立分類標(biāo)準(zhǔn)的動態(tài)調(diào)整機(jī)制，根據(jù)高校發(fā)展變化及時更新分類細(xì)則，確保檔案分類的科學(xué)性和實用性。

2.1.2規(guī)范歸檔流程步驟

高校檔案管理從文件形成到最終歸檔的全過程是一個系統(tǒng)性、規(guī)范性極強(qiáng)的工作流程，其操作規(guī)范的完善與否直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，完善、詳細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮饕?guī)范是提升高校檔案管理水平的關(guān)鍵?？刹捎每梢暬瘹w檔流程圖，將檔案管理的各個環(huán)節(jié)清晰地展示出來，確保每個節(jié)點的操作都有章可循。這一流程圖應(yīng)涵蓋文件生成、元數(shù)據(jù)標(biāo)注、部門初審、格式轉(zhuǎn)換、電子簽名、版本控制、質(zhì)量檢查、權(quán)限設(shè)置、備份存儲、跨系統(tǒng)對接、利用登記以及銷毀審批12個關(guān)鍵控制節(jié)點。具體而言：(1)在文件形成階段，各部門需明確檔案材料的格式和內(nèi)容要求，確保其符合檔案管理的規(guī)范。以人事檔案為例，入職材料必須包含完整的個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證明、勞動合同等關(guān)鍵信息，所有材料的格式應(yīng)統(tǒng)一為A4紙。這種標(biāo)準(zhǔn)化的要求不僅有助于提高檔案的規(guī)范性和一致性，還能在后續(xù)的歸檔和利用過程中減少因格式不一致帶來的困擾[1]。（2)歸檔過程中，實施“雙軌制”歸檔策略。對于重要檔案，應(yīng)實行紙質(zhì)與電子雙套保存，這樣既能保留紙質(zhì)檔案的原始性和法律效力，又能利用電子檔案的便捷性和高效性。這種雙軌制不僅提高了檔案的安全性，而且為檔案的長期保存和利用提供了雙重保障。（3)為了確保歸檔工作的質(zhì)量，建立歸檔質(zhì)量評分制度。該制度可以從完整性( 40% ）規(guī)范性( 30% )和及時性( 30% )3個維度進(jìn)行百分制考核。完整性主要考察檔案內(nèi)容是否齊全，是否涵蓋了所有必要的信息；規(guī)范性則關(guān)注檔案的格式、標(biāo)注是否符合要求；及時性則確保檔案能夠在規(guī)定的時間內(nèi)完成歸檔。通過這種量化考核，可以對歸檔工作進(jìn)行客觀評價，將考核結(jié)果納入部門年度績效考核體系，從而激勵各部門重視檔案管理工作，提高歸檔質(zhì)量。

2.1.3 完善檔案檢索體系

在數(shù)字化環(huán)境下，傳統(tǒng)的檢索方式已難以滿足用戶需求。高?？苫贔AIR原則（可發(fā)現(xiàn)、可訪問、可互操作、可重用)重構(gòu)檢索系統(tǒng)，采用語義網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建檔案本體，實現(xiàn)跨庫智能檢索。同時，開發(fā)移動端檢索App，集成語音搜索、圖像識別（如畢業(yè)照檢索）、地理位置服務(wù)（校園建筑檔案定位）等創(chuàng)新功能，提升用戶體驗。在技術(shù)實現(xiàn)層面，可采用光學(xué)字符識別（OpticalCharacterRecognition，OCR）技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可檢索的電子文本。以學(xué)術(shù)論文檔案為例，利用OCR識別技術(shù)將紙質(zhì)論文轉(zhuǎn)化為可檢索的電子文本，用戶輸入論文中的任意詞匯，均可快速定位到相關(guān)論文[1]。測試數(shù)據(jù)顯示，，引人Elasticsearch分布式搜索引擎后，百萬級檔案數(shù)據(jù)的查詢響應(yīng)時間從5.2s縮短至0.3s，處理能力提升10倍以上。

2.2引入先進(jìn)技術(shù)手段，增強(qiáng)服務(wù)能力

2.2.1推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

為了與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新思路，高校應(yīng)全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)[2]，采用高精度掃描設(shè)備，如專業(yè)的A3幅面高速掃描儀，能以每分鐘數(shù)十頁的速度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率可達(dá) 300dpi 甚至更高，確保文字、圖表等細(xì)節(jié)清晰呈現(xiàn)，色彩還原度高。對于珍貴歷史檔案，采用非接觸式掃描設(shè)備，結(jié)合3D建模技術(shù)對特殊載體（如獎杯、標(biāo)本等)進(jìn)行數(shù)字化保存。同時，確保檔案圖像清晰度( ?300dpi ）、色彩還原度高(參考圖像處理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，色彩偏差 ΔE?5 ），保證文件完整性（ 100% ），符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

2.2.2 應(yīng)用智能化管理技術(shù)

高?？衫萌斯ぶ悄堋C(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)優(yōu)化檔案管理。據(jù)統(tǒng)計，采用基于深度學(xué)習(xí)的BERT模型后，分類準(zhǔn)確率顯著提升至 92.7% ，較傳統(tǒng)方法提高了15個百分點。此外，智能糾錯系統(tǒng)依托模式識別技術(shù)，自動檢測檔案元數(shù)據(jù)中的邏輯錯誤（如聘任日期早于畢業(yè)日期)和格式缺陷(如身份證號碼缺位），有效減少人工審核工作量超過 30% 。又如在檢索環(huán)節(jié)，運(yùn)用自然語言處理技術(shù)，用戶可直接輸入自然語言指令，系統(tǒng)通過語義解析自動生成結(jié)構(gòu)化查詢條件。進(jìn)一步構(gòu)建的知識圖譜智能問答系統(tǒng)，整合人物、事件、時間、地點等多維實體關(guān)系，實現(xiàn)精準(zhǔn)響應(yīng)[2]。例如，針對“某教授2015—2020年主持的國家級項目”等復(fù)雜查詢需求，該系統(tǒng)可實現(xiàn)跨維度檔案關(guān)聯(lián)檢索，為用戶提供更具深度的檔案查詢服務(wù)。此外，開發(fā)智能推薦系統(tǒng)，結(jié)合協(xié)同過濾算法與用戶行為分析，為用戶主動推送相關(guān)檔案。測試數(shù)據(jù)顯示，該系統(tǒng)的推薦點擊率提升了 42% ，檔案資源利用率提高至 68% ，形成了“分類-檢索-推薦”三位一體的智能化服務(wù)體系。

2.2.3 強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)

數(shù)據(jù)安全是檔案管理的重要保障。高校應(yīng)采用先進(jìn)的加密算法，如AES（高級加密標(biāo)準(zhǔn))256位加密技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)在傳輸與存儲過程中進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。在網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)方面，部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS)和入侵防御系統(tǒng)（IPS）。防火墻可阻擋外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問，IDS實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)流量，發(fā)現(xiàn)異常流量（如端口掃描、惡意軟件傳播等）及時報警，而IPS則能主動阻斷攻擊行為，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。同時，為防范數(shù)據(jù)丟失，高校應(yīng)采用異地備份與本地備份相結(jié)合的方式，如每周將檔案數(shù)據(jù)備份至本地專用存儲設(shè)備，每月將重要數(shù)據(jù)備份至異地的數(shù)據(jù)中心，確保在遭遇自然災(zāi)害、硬件故障等意外情況時，檔案數(shù)據(jù)不丟失，維持檔案管理服務(wù)的持續(xù)性。

2.3提升檔案人員素養(yǎng)，保障服務(wù)質(zhì)量

2.3.1加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)

高校應(yīng)定期組織檔案人員參加系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，涵蓋檔案法規(guī)政策、分類編目知識以及檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)等核心內(nèi)容。例如，在法規(guī)政策方面，詳細(xì)解讀《檔案法實施條例》中關(guān)于檔案收集、整理、保管、利用的各項規(guī)定，使檔案人員精準(zhǔn)把握法規(guī)要求。在檔案分類編目方面，深人學(xué)習(xí)《中國檔案分類法》及高校檔案分類細(xì)則，掌握不同類型檔案的分類原則和方法。在檔案著錄標(biāo)引方面，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋《檔案著錄規(guī)則》，確保檔案人員能夠準(zhǔn)確提煉檔案主題詞、分類號等，提高檔案信息的精準(zhǔn)描述和高效檢索能力。同時，高校可實施“三維能力”培養(yǎng)計劃，包括基礎(chǔ)維度（檔案著錄、保護(hù)技術(shù)）、專業(yè)維度（知識產(chǎn)權(quán)管理、數(shù)據(jù)分析）拓展維度(項目管理、用戶體驗設(shè)計）。此外，可建立學(xué)分銀行制度，將培訓(xùn)成果折算為繼續(xù)教育學(xué)時，與職稱晉升掛鉤，以激勵檔案人員不斷提升專業(yè)素養(yǎng)[3]

2.3.2 提升技術(shù)應(yīng)用能力

檔案人員需要熟練掌握各類數(shù)字化設(shè)備的操作，如高速文檔掃描儀，能根據(jù)檔案材質(zhì)和內(nèi)容特點選擇合適的掃描參數(shù)。例如，對老舊紙質(zhì)檔案采用較低分辨率掃描以減少損壞，而對包含重要圖表的檔案則提高分辨率以確保清晰度。此外，檔案人員還應(yīng)掌握圖像、音頻、視頻等數(shù)字文件的處理技能，如運(yùn)用Photoshop進(jìn)行圖像修復(fù)，使用AdobeAudition剪輯音頻，借助Premiere處理視頻文件，以保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。同時，在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用方面，檔案人員需精通各項功能，包括檔案錄人、查詢、統(tǒng)計、備份等，具備快速排除系統(tǒng)故障的能力，以保障信息化環(huán)境下的高效檔案管理。高校可通過“技術(shù)比武”活動激發(fā)檔案人員的學(xué)習(xí)動力，設(shè)置圖像修復(fù)、數(shù)據(jù)清洗、系統(tǒng)運(yùn)維等競賽項目，建立“數(shù)字工匠”工作室，培養(yǎng)兼具檔案管理知識與ICT技能的復(fù)合型人才。同時，實施崗位輪換制度，使技術(shù)人員深入業(yè)務(wù)部門了解需求，業(yè)務(wù)人員參與技術(shù)項目實施，以促進(jìn)技術(shù)與業(yè)務(wù)的深

度融合。

2.3.3強(qiáng)化服務(wù)意識

高校檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守檔案安全與保密規(guī)定，恪守職業(yè)道德底線，確保檔案信息的安全性和機(jī)密性。按照《檔案工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》，對涉及國家秘密、個人隱私以及學(xué)校重要事務(wù)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類、妥善保管，嚴(yán)防信息泄露，切實維護(hù)檔案安全。工作中，應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。在檔案審核過程中，對每一份檔案材料的簽字、蓋章、日期等關(guān)鍵細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格審查，避免因疏忽造成管理漏洞，確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性[4]。此外，應(yīng)始終堅持“以用戶為中心”的服務(wù)理念，充分了解并精準(zhǔn)把握師生、校友及社會各界對檔案信息的需求，提供高效、便捷、個性化的檔案服務(wù)。例如，為科研人員提供針對性強(qiáng)的科研成果檔案檢索與深度整合服務(wù)，以助力學(xué)術(shù)研究的順利開展；為校友提供便捷的學(xué)籍檔案查詢和證明開具服務(wù)，以滿足其就業(yè)、留學(xué)等現(xiàn)實需求。通過優(yōu)化線上查詢平臺、開設(shè)專門咨詢窗口等方式提升服務(wù)體驗，確保檔案管理工作更加高效、人性化，從而全面提升高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量與用戶滿意度。

2.4構(gòu)建服務(wù)效能評價體系

2.4.1制定評價指標(biāo)

構(gòu)建科學(xué)合理的高校檔案管理服務(wù)效能評價體系是推動檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該評價體系應(yīng)從基礎(chǔ)建設(shè)（ 30% ）、服務(wù)過程（ 40% ）、服務(wù)成效( 30% )3個維度進(jìn)行設(shè)計，以全面、客觀地反映檔案管理工作的整體水平。一是基礎(chǔ)建設(shè)是檔案管理工作的基石，直接關(guān)系到檔案管理的可持續(xù)性。該維度的評價指標(biāo)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施完備率和數(shù)字化率等關(guān)鍵因素?；A(chǔ)設(shè)施完備率涉及檔案存儲設(shè)施、安全設(shè)備、信息化硬件等是否滿足檔案管理的規(guī)范化要求。例如，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是否支持高效的數(shù)據(jù)傳輸和存儲，檔案的數(shù)字化程度、電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用情況等。通過兩個指標(biāo)的考核，可以有效評估高校檔案管理在硬件和信息化方面的建設(shè)水平，為后續(xù)的優(yōu)化提供方向。二是服務(wù)過程是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，直接影響用戶的體驗和滿意度。該維度的評價指標(biāo)涵蓋響應(yīng)時效和服務(wù)規(guī)范等方面[5]。響應(yīng)時效是指檔案管理部門對用戶查詢、借閱等需求的響應(yīng)速度，包括從接收請求到提供服務(wù)的時間間隔。如用戶在線提交檔案查詢申請后，檔案管理人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予反饋。服務(wù)規(guī)范則涉及檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案管理工作的高效性和規(guī)范性，提升用戶對檔案服務(wù)的滿意度。三是服務(wù)成效是檔案管理工作的重要目標(biāo)，反映了檔案資源的利用價值和社會效益。該維度的評價指標(biāo)主要包括用戶滿意度和檔案利用率等關(guān)鍵因素。用戶滿意度可以通過問卷調(diào)查、用戶反饋等方式進(jìn)行評估，重點關(guān)注用戶對檔案服務(wù)的便捷性、準(zhǔn)確性和及時性的評價。檔案利用率則反映檔案資源被有效利用的程度，包括檔案的借閱頻率、引用次數(shù)等。通過這兩個指標(biāo)的考核，可以全面了解檔案管理工作的實際效果，為優(yōu)化服務(wù)提供數(shù)據(jù)支持。同時，結(jié)合不同類型高校的具體需求，建立分類分級評估標(biāo)準(zhǔn)。例如，對于綜合性大學(xué)和理工類院校，可在評價體系中適當(dāng)增加科研檔案管理效能的考核指標(biāo)，而對于藝術(shù)類院校，則可注重多媒體檔案的管理和利用情況。

2.4.2實施動態(tài)監(jiān)測

利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案管理效能進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測，定期分析服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)，已成為提升檔案管理數(shù)字化水平的關(guān)鍵路徑。建立效能評價系統(tǒng)，自動采集用戶反饋數(shù)據(jù)，能夠精準(zhǔn)識別用戶需求和服務(wù)痛點，從而優(yōu)化檔案管理策略。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過對檔案借閱頻率、用戶滿意度等關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行趨勢分析，可以識別可能存在的管理短板。通過對借閱數(shù)據(jù)的深度挖掘，發(fā)現(xiàn)某些檔案的高頻借閱需求，從而調(diào)整存儲和檢索策略，提升服務(wù)效率。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可用于預(yù)測檔案資源的需求趨勢，提前進(jìn)行資源調(diào)配和優(yōu)化配置。通過這些措施，檔案管理部門能夠及時調(diào)整優(yōu)化策略，實現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向智能化、數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型，為用戶提供更加精準(zhǔn)、高效的服務(wù)。

2.4.3建立激勵機(jī)制

在高校檔案管理工作中，建立科學(xué)合理的服務(wù)效能評價體系并將其與激勵機(jī)制相結(jié)合，是提升檔案管理整體水平、推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵舉措。將服務(wù)效能評價結(jié)果與部門績效、預(yù)算分配掛鉤，可以有效激發(fā)檔案人員的工作積極性和主動性，促使他們不斷優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)水平。首先，高校應(yīng)設(shè)立專項獎勵基金，對在檔案管理創(chuàng)新、數(shù)字化建設(shè)、用戶服務(wù)優(yōu)化等方面表現(xiàn)突出的個人和團(tuán)隊給予表彰和獎勵。這種獎勵機(jī)制不僅是對優(yōu)秀檔案人員工作的肯定，而且能在檔案管理團(tuán)隊中形成良好的競爭氛圍，鼓勵更多人積極參與檔案管理的創(chuàng)新實踐]。例如，對于在檔案數(shù)字化建設(shè)中提出創(chuàng)新性解決方案并成功實施的團(tuán)隊、在用戶服務(wù)優(yōu)化中顯著提升用戶滿意度的個人，專項獎勵基金可以提供相應(yīng)的資金支持，用于進(jìn)一步推動項目發(fā)展或個人能力提升。其次，推行“檔案服務(wù)之星”評選活動也是激勵檔案人員的重要手段。該評選活動應(yīng)結(jié)合用戶評價和管理績效，通過多維度的考核指標(biāo)，評選出真正優(yōu)秀的檔案管理人員。用戶評價可以從檔案查詢效率、服務(wù)態(tài)度、信息準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行考量，而管理績效則可以從檔案歸檔質(zhì)量、信息化建設(shè)成果、工作效率等方面進(jìn)行評估。通過這種綜合評價方式，能夠更加客觀地反映檔案人員的工作表現(xiàn)。對于評選出的“檔案服務(wù)之星”，高校應(yīng)給予相應(yīng)的職業(yè)發(fā)展支持。例如，推薦優(yōu)秀檔案人員普升，為他們提供更多的職業(yè)發(fā)展空間；提供專業(yè)進(jìn)修機(jī)會，幫助他們提升專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力。這些激勵措施不僅能提升檔案管理人員的工作積極性，而且能增強(qiáng)他們的職業(yè)歸屬感和成就感，從而吸引和留住優(yōu)秀人才，為高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供堅實的人才保障。

通過將服務(wù)效能評價結(jié)果與激勵機(jī)制相結(jié)合，高校檔案管理可以形成一個良性循環(huán)。檔案人員在激勵機(jī)制的驅(qū)動下，不斷提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平；而高質(zhì)量的檔案管理又反過來為高校的教學(xué)、科研和行政管理提供更有力的支持。這種相互促進(jìn)的關(guān)系將推動高校檔案管理向更加規(guī)范、高效的方向發(fā)展，為高校的高質(zhì)量發(fā)展提供堅實的檔案保障。

3結(jié)語

高校檔案管理在數(shù)字化時代的轉(zhuǎn)型是應(yīng)對技術(shù)發(fā)展的必然選擇，需要不斷適應(yīng)信息化和智能化發(fā)展趨勢，通過優(yōu)化管理流程、引入先進(jìn)技術(shù)、提升人員能力，全面提升服務(wù)效能。未來，可進(jìn)一步探索區(qū)塊鏈、人工智能等前沿技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的智能化升級，為高校教學(xué)、科研和管理提供更高效的支持。

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(編輯姚鑫)

Research on optimization strategies for digital enablement of university archivesmanagement services

ZHAO Jing (Puyang Vocational and Technical College， Puyang 457OOo，China)

Abstract:Inthe digital age，universityarchives management，asakeypartof university governance，is crucial to the overall developmentof theuniversity.However，therearemany problemsinthecurrent management model，data security，and staffquality，whichrestrictthe improvementoftheservice eficiencyof archives management.Terefore， this paper proposes specific strategies to optimize the archives management process，introduce advanced intelligent technologies，and improve the profesional qualityofarchivesmanagement staffthrough literature analysisand case studies.It also emphasizes the importance of building ascientific service eficiencyevaluation system.The research results show that these strategies can efectively improve the quality and eficiencyof archives management and provide more efficient support and services for the teaching，research，and management of universities.

Key words: digital empowerment; university archives management; intelligent technology