本文以中國知網(wǎng),萬方,維系三大數(shù)據(jù)庫中與”檔案展覽”相關(guān)的文獻為研究對象,經(jīng)過梳理后,發(fā)現(xiàn)關(guān)于檔案展覽的研究文獻較為匱乏,尤其是檔案運輸、檔案展示柜等方面較少涉及。因此,本文試圖從檔案展覽的選定、運輸安全、展出安全及展后安全等方面探討如何進一步確保檔案的安全。
關(guān)于檔案展覽的文獻
根據(jù)在中國知網(wǎng)、萬方、維普三大數(shù)據(jù)平臺中檢索發(fā)現(xiàn),“檔案展覽保護”“檔案安防”“檔案運輸”等關(guān)鍵詞在我國檔案保護領(lǐng)域已有一定的研究成果。研究成果集中在以下幾方面。
一是檔案安防工作的介紹。高妍、王大海、周知勇、翟海燕、崔振玲等作者指出,為確保檔案安全所采取的安防措施主要包括建立安防制度、運用現(xiàn)代技術(shù)。上述研究側(cè)重于對檔案館庫房的防護,但對開放性極強的檔案展廳卻鮮少涉及。高妍在《實體檔案展覽研究》一文中詳細闡述了現(xiàn)代安全防護技術(shù)(入侵報警探測技術(shù)42、RFID跟蹤監(jiān)測技術(shù)、指靜脈識別技術(shù)、防火防災(zāi)技術(shù))在檔案展覽中的應(yīng)用,為保障檔案安全提供了有效借鑒。
二是關(guān)于檔案展覽過程中防光、防有害氣體和有效控制溫濕度的介紹。張文娟、錢唐根、江濤、邢濤等人詳細介紹了“八防”相關(guān)保護措施,并指出展覽防盜工作需要引起重視。
綜上所述,目前高校檔案專業(yè)學(xué)者或檔案館工作人員根據(jù)自身的工作經(jīng)驗,以實體檔案保護為基準進行闡述,并形成了較全面的體系,有利于檔案展覽的發(fā)展。雖然檔案展覽在學(xué)術(shù)研究方面已有一定成果,但相關(guān)法律法規(guī)中并沒有詳細的規(guī)定和操作細則?!秶覚n案館愛國主義教育基地工作規(guī)范》對檔案的展覽展品移交、展品管理、展覽的審核以及展品擺放的場所等方面提出了系統(tǒng)性的要求。2025年2月施行的《檔案展覽工作規(guī)范》對檔案展覽工作的選題立項、內(nèi)容、形式等方面進行了明確要求,但對于展品選定方案、展品運輸安全及展出時的安全工作等缺少更為詳細的操作細則。
檔案展覽是一項綜合性的工作,涉及多個工作環(huán)節(jié),環(huán)環(huán)相扣,檔案保護貫穿檔案展覽全流程,不同環(huán)節(jié)存在不同的潛在風(fēng)險。因此,要根據(jù)不同的環(huán)節(jié)和檔案展覽的特點制定合理的保護措施,以確保檔案展覽順利開展。
展覽檔案的選定方案
確定檔案展覽的主題和目的后,展出檔案成為檔案展覽過程中最重要的環(huán)節(jié)。挑選出最有價值和意義的檔案,就像畫龍點睛一樣,能讓展覽“活”起來。原始檔案的真實性能帶給公眾強烈的視覺沖擊,提升其教育效果?,F(xiàn)階段,我國檔案展覽出于安全顧慮及檔案的唯一性和不可再生性,基本上以復(fù)制件為主,原件為輔。不可否認,模擬仿真復(fù)制技術(shù)已經(jīng)十分成熟,復(fù)制件在某種程度上可以與“真品”媲美,這對檔案安全保護來說不失為一種有效措施。然而,過度依賴復(fù)制件,將原件束之高閣,使得檔案原件“不見天日”,對檔案也是一種損失,檔案館的文化底蘊和利用效果將受一定影響。筆者認為,如果在檔案展覽過程中做好對展覽各環(huán)節(jié)的充分把控,從各方面實現(xiàn)對展覽品最大程度的保護,使其從“深閨”中“走”出來讓大家“一睹芳容”,這也未嘗不可。具體可以從以下幾方面著手。
一是全面客觀判定檔案。確定展覽的主題后,從大量的檔案中選擇與主題相契合的素材,包括檔案的載體、材質(zhì)、大小、形狀、質(zhì)量、多樣性。篩選質(zhì)量穩(wěn)定的檔案,避開易損耗、脆弱的檔案,選擇耐久性強的檔案。對于篩選出的檔案,對其進行全方位的評估判斷,形成檔案質(zhì)量及價值報告。對已選定為展品且輕微破損的檔案進行及時修復(fù),并形成檢查報告,以備后期檔案歸還檢查。并且要對檔案進行價值評估,對不同的展品采取不同等級的保護措施。
二是完善檔案借出機制。除了固定展覽,檔案展覽有時會與其他單位聯(lián)展、巡展等,這就涉及檔案借出問題??紤]到檔案展覽所借出檔案周期較長的特性,故需完善檔案的借出機制。首先,制定檔案借出的相關(guān)制度,即明確借方的資格、需借檔案數(shù)量、展覽環(huán)境、借出流程、借出形式、借出保險保障措施、簽訂借出協(xié)議等。借方向檔案館提交借出申請書,申請書里應(yīng)該明確借出的目的、展覽的場所、環(huán)境、所需檔案的數(shù)量、現(xiàn)場的保護措施。其次,完善借出流程,建議借方至少提前3個月甚至6個月提交申請,控制高頻使用的檔案連續(xù)借出。借方提交申請至檔案館,檔案館館長、副館長及展覽的負責(zé)人召開會議,商討展品的選定及保護措施?;趯n案原件的保護,可能會采取復(fù)制品形式借出。借出協(xié)議應(yīng)包括借出時間、借出場所、借出保險金額、借出的知識產(chǎn)權(quán)保護、延長借出申請等。
三是展品的投保。保險業(yè)發(fā)展至今已相對成熟,為意外事故、法律責(zé)任提供了專業(yè)服務(wù)。根據(jù)2014年《加快發(fā)展現(xiàn)代保險服務(wù)業(yè)的若干意見》中有關(guān)推動保險服務(wù)經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整的內(nèi)容,積極落實文化產(chǎn)業(yè)保險、物流保險以及會展責(zé)任險等規(guī)定,檔案作為文化產(chǎn)業(yè)的重要組成部分,可對其安全進行投保,進一步保障檔案的安全性。
相關(guān)主體可參考福建省“文物保險 + 服務(wù)”的創(chuàng)新文物管理模式,檔案館、承展單位與保險公司開創(chuàng)“防重于賠”新思路,簽訂保險協(xié)議,保險公司以其專業(yè)角度給相關(guān)機構(gòu)找出潛在危險因素,為每件展品量身定制安全保護措施。
檔案展品運輸中的安全工作
檔案展覽或外借涉及檔案運輸,在運輸過程中,檔案的安全存在極大的風(fēng)險。運輸?shù)奈锢頁p傷、包裝不當(dāng)、溫濕度、撞擊、污染、異地環(huán)境等因素都會影響檔案的安全。因此,檔案的包裝、運輸安全等各方面都需要考量,具體包括以下幾方面。
一是運輸前的安全準備工作。為了保證檔案運輸安全,要建立檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組,配備精業(yè)務(wù)、守紀律、嚴要求且實戰(zhàn)經(jīng)驗豐富的人員。優(yōu)化人員配置后,要對承運公司是否具有資質(zhì)及其運營狀態(tài)、有無檔案或文物運輸?shù)认嚓P(guān)經(jīng)驗進行考察,并且要提前進行專題教育,明確此次檔案運輸?shù)闹匾饬x及相關(guān)責(zé)任,讓其充分了解運輸注意事項、保護常識,提高安全防范意識,防止偷盜、丟失等事件的發(fā)生。同時,與相關(guān)公司提前了解線路,熟悉沿途環(huán)境與當(dāng)?shù)厍闆r,以便制訂詳細的方案。
二是檔案包裝方式。檔案包裝方式關(guān)系到檔案的生死存亡。針對不同類型的檔案要有不同的包裝工藝,可簡單分為內(nèi)包裝和外包裝。內(nèi)包裝可以借鑒文物包裝方式,珍貴檔案可以使用囊匣,在起到防曬、防潮、防有害氣體、防塵等功效的同時,達成檔案運輸防震效果,減少因碰撞對檔案造成的機械性損傷。在內(nèi)包裝時,相關(guān)人員應(yīng)具備檔案安全意識,一般情況下應(yīng)佩戴白色棉手套且保持手套的清潔,避免佩戴可能劃傷資料表面的首飾(如戒指等金屬物品)。外包裝應(yīng)該根據(jù)檔案的耐酸堿度、防潮、防曬、防震、防高溫、防塵等因素采取合適的包裝方式,如可以使用防蟲劑、干燥劑等防止檔案受潮以及避免有害微生物。內(nèi)外包裝之間應(yīng)放置無酸紙或泡沫塑料等緩沖材料以便防震,并在外包裝上標(biāo)注防雨、易碎、禁止倒扣等。與此同時,包裝還應(yīng)兼顧所使用交通工具的尺寸,以保證外包裝箱能完好存放于交通工具中。
三是登記檔案的編號。登記檔案時,應(yīng)全面準確描述檔案的具體情況,包括檔案的全稱、材質(zhì)、來源、尺寸、時間,對重要內(nèi)容進行登記并逐一拍照。同時,應(yīng)對檔案進行編號,這不僅有利于檔案的保管和統(tǒng)計,還能防止出現(xiàn)漏拿或者重復(fù)的現(xiàn)象。確定編號,按照檔案的載體和用途設(shè)立科學(xué)的編號;建立臺賬,方便后續(xù)利用,能在一定程度上防止運輸過程中出現(xiàn)磨損或丟竊等情況發(fā)生。
四是檔案的交接。檔案展品抵達目的地后,檔案館的工作人員與承運機構(gòu)及交接方應(yīng)同時在場進行核驗。如有可能,建議全程錄像。在開箱前需仔細檢查檔案是否完整、是否存在盜竊等情況。開箱時,應(yīng)根據(jù)檔案編號進行認證、清點和核對,確保沒有漏裝或少裝,同時檢查檔案是否有損壞、遺漏、折裂或污染等問題。
檔案展品展出的安全工作
為確保整個檔案展覽達到預(yù)期目的和效果,并保障檔案安全,檔案展品保護措施可從以下幾方面入手。
加強人員安全管理
首先,要增強安全防護意識。場館出入口應(yīng)配備安檢設(shè)備。如果條件允許,可以引入智能導(dǎo)覽系統(tǒng),利用GPS或室內(nèi)定位技術(shù)獲取訪客的位置并提供導(dǎo)航服務(wù)。場館內(nèi)還需設(shè)置指示牌,增強訪客的檔案保護意識,禁止在展區(qū)內(nèi)飲食或觸摸展品,積極配合現(xiàn)場安保工作。其次,工作人員的安全培訓(xùn)至關(guān)重要,需重點培訓(xùn)其在檔案安全防范及處理緊急或突發(fā)事件方面的能力。應(yīng)制定一套完善的應(yīng)急預(yù)案,以便在遇到訪客損壞或盜竊檔案的情況時,能夠迅速反應(yīng)并及時制止。通過簽訂檔案安全責(zé)任狀、劃分檔案安全責(zé)任區(qū)域等方式,將責(zé)任層層明確,形成層層傳導(dǎo)的壓力,促使相關(guān)人員各司其職。對于可能存在危險的區(qū)域,應(yīng)根據(jù)潛在危險的等級進行劃分,合理配置安保人員。
重視展示柜選擇
展示柜是展覽的重要工具,直接影響展出效果和檔案的安全,展示柜的設(shè)計及材料的優(yōu)劣直接關(guān)系到檔案的保護的水平。因此,必須重視展示柜的選擇。展示柜主要分為普通展示柜和恒溫恒濕展示柜。后者相對封閉,柜內(nèi)能夠維持適宜的溫濕度,減緩?fù)饨鐚n案安全的負面影響。然而,目前大多數(shù)場館因經(jīng)費等條件限制,主要使用玻璃展示柜。在這種情況下,玻璃展示柜應(yīng)具備以下幾個要素。首先,展示柜應(yīng)具有良好的密封性,需使用高品質(zhì)的密封條和優(yōu)質(zhì)鎖具,有效防止灰塵及其他污染物的侵入,從而保障檔案的安全。其次,展示柜展臺的材料選擇至關(guān)重要,展臺的材料應(yīng)為惰性材料,不應(yīng)含有增塑劑。此外,展示柜的襯紙因會直接接觸檔案,所以安裝也需謹慎,應(yīng)避免使用酸性強或含有污染物的材料。對于珍貴的檔案原件,可參考博物館使用的棉襯紙。最后,在檔案展示中,應(yīng)使用無酸棉線或特定固定裝置進行物理支撐,避免使用金屬物品,諸如銷釘、螺釘?shù)冉饘傥锛粦?yīng)直接刺入或接觸檔案。不同尺寸的紙質(zhì)檔案應(yīng)平整擺放,避免出現(xiàn)物理彎曲和滑落。
環(huán)境方面的防護措施
檔案展覽環(huán)境對檔案影響極大,要注重溫濕度、光照、有害氣體的防護工作。
一是適宜的溫濕度環(huán)境是檔案保存的關(guān)鍵因素。通過控制溫濕度,可以有效減緩檔案的劣化和損壞。檔案展覽的溫濕度應(yīng)保持在一個合適的范圍內(nèi),理想的溫度在 14°C 到24°C 之間,相對濕度在 45% RH到60%RH之間。然而,由于展區(qū)的地理位置、季節(jié)變化及觀眾的到訪,調(diào)節(jié)展覽的溫濕度要比庫房管理更加困難。因此,必須配備溫濕度監(jiān)測系統(tǒng),24小時監(jiān)控展區(qū)的溫濕度狀況,以確保室內(nèi)環(huán)境保持在相對穩(wěn)定的范圍內(nèi)。同時,定期開窗通風(fēng)換氣,維持良好的空氣循環(huán),減少細菌滋生。此外,可以安裝空調(diào)、除濕機或加濕器,以調(diào)節(jié)溫濕度,確保檔案的安全與穩(wěn)定。
二是要重視防光措施。光照是檔案受損的關(guān)鍵因素之一。紙張對光的敏感性較高,強烈的光照可能會導(dǎo)致檔案紙張褪色和變黃,從而使紙張的纖維素更加脆弱。為了延長檔案的保存期限,展覽機構(gòu)應(yīng)根據(jù)不同檔案的特性選擇合適的光源,避免使用強光,建議使用冷色調(diào)的LED日光燈。檔案展覽中會不可避免地接觸到自然光源和人工照明,然而,紙張的纖維素在長期光照和紫外線照射下會變得脆弱,導(dǎo)致纖維機械強度降低,發(fā)生變黃、變脆以及字跡褪色等問題,這會對檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的損害。因此,科學(xué)合理的展覽照明環(huán)境是成功開展檔案展覽的重要環(huán)節(jié)。檔案工作人員應(yīng)依據(jù)《檔案館照明系統(tǒng)設(shè)計規(guī)范》,區(qū)分不同區(qū)域的照度要求,并確定相應(yīng)的照明方式。對于一般展覽的照明以及光線敏感的檔案,應(yīng)選用低紫外輻射和低紅外輻射的燈具,光源紫外輻射含量應(yīng)小于 ,還可考慮采用高光效LED燈具,其紫外線輻射含量小于 5μW/1m 。同時,可設(shè)置自動控制系統(tǒng),實現(xiàn)智能調(diào)光、降低照度以及延時自動熄滅功能,在識別到無游客時自動關(guān)閉,以縮短檔案的光照時間。展區(qū)可以參考博物館的自動燈光關(guān)閉系統(tǒng),在沒有觀眾時關(guān)閉照明。對于光線較強的展區(qū),可以在窗戶玻璃上貼膜或使用濾色板,以阻擋紫外線。
三是大氣污染物的防護??諝馕廴疚飳n案的保管構(gòu)成較大的威脅,而不同類型的檔案受到污染物種類的影響也各不相同。因此,場館應(yīng)加強對空氣質(zhì)量的監(jiān)測和自然通風(fēng)。具備條件的場館應(yīng)配備空氣凈化系統(tǒng),在相關(guān)展區(qū)內(nèi)配備移動式空氣凈化器。此外,實行預(yù)約制,限制每個展區(qū)入場人數(shù),以減少擁擠情況。因為在擁擠的展區(qū),污染物水平與溫度的升高不利于檔案安全。針對灰塵問題,應(yīng)定期使用吸塵器除塵。如發(fā)現(xiàn)污染隱患,務(wù)必及時消除并整改,以確保檔案的安全。
關(guān)注展出結(jié)束后檔案的持續(xù)保護
檔案展覽圓滿結(jié)束后,撤展工作隨之展開,展品的去留成為一個重要問題。有些部門認為展品已無價值,選擇直接銷毀或者捐贈,而有的部門則直接將展品搬回檔案館。筆者認為,檔案的處理可以分為以下三種情況。
一是需要將展覽中的檔案原件移交有關(guān)部門進行入庫歸檔。根據(jù)檔案編號核對檔案的數(shù)量,清點核查檔案原件質(zhì)量。按照檔案展品交接表或者檔案登記表逐一核對檔案的數(shù)量和質(zhì)量,做到“賬目清楚,實物相符”。如果發(fā)生輕微磨損等影響檔案安全的情況,可委托專業(yè)團隊提供技術(shù)支持,制訂相應(yīng)的修復(fù)方案進行修繕。對于受自然因素影響出現(xiàn)的字跡不清楚情況,需重新繕寫,或者掃描、復(fù)印,確認無誤后雙方簽字蓋章存檔。
二是對無需歸還復(fù)制件的銷毀。由于檔案的特殊性,對于無需歸還的復(fù)制件,應(yīng)由有關(guān)部門統(tǒng)一集中銷毀,銷毀清冊雙方存檔,防止復(fù)制件二次利用,以免造成不良社會影響。
三是在鑒定檔案具有收藏價值的條件下,可由檔案館繼續(xù)保存。檔案館對檔案進行嚴格分類整理、妥善保管,以便檔案資源的高效利用,實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的最大化。在檔案不具備收藏價值甚至具有安全隱患的情況下,相關(guān)單位可根據(jù)業(yè)務(wù)的需要進行捐贈,由公司或者展覽單位負責(zé)保管。
檔案展覽在傳遞歷史文化價值、推動檔案管理現(xiàn)代化和提高公眾的檔案意識等方面有著不可估量的價值,檔案展覽保護是檔案展覽成功舉辦的重要因素。因此,相關(guān)主體應(yīng)針對檔案的選定、運輸安全、展出安全及展后安全等問題采取相應(yīng)的措施,并不斷尋找新突破口,由此推動我國檔案展覽保護工作的進一步優(yōu)化與完善。
(作者單位:泉州師范學(xué)院檔案館)