PDCA循環(huán)助推檔案管理優(yōu)化

然而，在當前的醫(yī)院科研檔案管理工作中，仍然存在著諸多問題。如何規(guī)范和科學地管理這些科研檔案，充分發(fā)揮其潛在價值，促進檔案資源的開發(fā)利用，已經成為醫(yī)院科研管理工作亟待關注的重要課題。PDCA循環(huán)法作為一種科學的管理方法，將其應用于科研檔案管理工作，可以為醫(yī)院科研檔案管理工作提供理論支持和實踐指導，幫助醫(yī)院更好地規(guī)范科研檔案管理流程，提升科研檔案的開發(fā)利用效率，從而推動醫(yī)院科研工作的持續(xù)進步和發(fā)展。

PDCA循環(huán)理論

PDCA循環(huán)也被稱為“戴明環(huán)”，最初由美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特博士在20世紀30年代提出，后經由美國質量管理專家愛德華茲·戴明博士在20世紀50年代采納并大力宣傳，從而廣為人知，該方法作為一種行之有效的質量改進策略被廣泛應用于醫(yī)療行業(yè)。這一理論的核心在于通過持續(xù)不斷地改進，實現管理的優(yōu)化和提升。PDCA循環(huán)具有三大顯著特點一一整體性、階梯式上升以及重視總結。它通過將許多小的循環(huán)組合成一個大的循環(huán)，形成一個大環(huán)套小環(huán)的結構，從而共同推動事物持續(xù)向前發(fā)展。

具體來說，PDCA循環(huán)包括四個階段：計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和處理（Act）。這四個階段緊密相連，形成一個不斷循環(huán)的過程。在每個循環(huán)中，都會解決一些問題，而那些未能在當前循環(huán)中解決的問題，則會被帶入下一個循環(huán)中繼續(xù)處理。通過這種循環(huán)往復的過程，組織能夠有效地發(fā)現問題、改進管理方式和措施，從而顯著提高工作效率和質量。

將PDCA循環(huán)應用于醫(yī)院科研檔案管理，可以顯著提升科研檔案管理的工作效率和科研檔案質量。通過在計劃階段制定詳細的管理方案，在執(zhí)行階段嚴格按照計劃進行操作，在檢查階段對執(zhí)行情況進行全面評估，在處理階段對發(fā)現的問題進行總結和改進，使醫(yī)院科研檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和規(guī)范化。這不僅有助于提高科研檔案的整理和保存質量，還能確?？蒲袛祿耐暾院涂煽啃?，從而為醫(yī)院的科研工作提供有力支持。

當前醫(yī)院科研檔案管理的現狀

科研檔案意識薄弱，對科研檔案缺乏足夠的重視

由于科研檔案工作不能直接帶來經濟效益，醫(yī)院的領導層通常更加重視科研工作本身，而忽視科研檔案的建設與管理工作。這種現象導致科研檔案管理工作的資源和要素有限，科研檔案管理工作難以開展[2]。

科研人員和科研管理部門以及檔案管理部門的工作人員普遍缺乏對科研檔案的重視。根據《科學技術研究檔案管理規(guī)定》[3]，科研項目應當明確專人負責科研文件材料的收集、整理、審核，并在結題驗收后按照規(guī)定及時歸檔。然而，在實際工作中，課題組常常會忽略科研檔案工作，未將其納入科研項目整體規(guī)劃，也不會指定專人負責科研檔案管理工作[4]。這導致科研材料存在歸檔不及時，以及歸檔材料不完整、不符合要求等問題。

在醫(yī)院，尤其是基層醫(yī)院，通常不會設置專職科研檔案管理人員崗位，科研檔案管理工作一般由其他人員兼任，如科研管理部門的檔案員大多數由科研管理人員兼任。這些兼任的檔案員并未經過專門的檔案知識和技能訓練，檔案意識不強，且本職工作繁重，他們本著“多一事不如少一事”的態(tài)度，對科研檔案的移交和歸檔工作沒有足夠的積極性，不會主動督促課題組提交科研文件材料。

科研檔案管理制度體系不健全，管理粗放

調查研究發(fā)現，大部分醫(yī)院的科研檔案管理制度不健全，甚至缺乏科研檔案管理制度，導致管理效果較差[5]，主要體現在以下幾方面。首先，科研檔案管理機構的權責不清，未明確課題組、科研管理部門和檔案管理部門的職責，直接影響科研檔案管理工作的落實。其次，科研檔案制度不完善或過于籠統(tǒng)寬泛，在實際工作中操作性低，未能將制度落實到具體管理環(huán)節(jié)[6]。同時，尚未構建完善的科研檔案管理工作監(jiān)督管理體系，導致科研檔案的管理狀態(tài)難以得到實時掌控。最后，尚未結合檔案數字化建設的基本要求出臺相關的規(guī)章制度，難以為科研檔案數字化建設提供支持。

科研檔案工作人員專業(yè)素質有待提高

當前，醫(yī)院的科研檔案管理工作多由科研管理部門的工作人員兼任，缺乏專職的檔案管理專業(yè)人才[7]。這些管理人員通常對科研檔案管理缺乏全面認識，難以在實際工作中根據科研工作的特性有效管理科研檔案。此外，科研管理人員缺乏與檔案管理工作相關的專業(yè)能力，缺乏創(chuàng)新的檔案管理知識和管理理念，在一定程度上影響了科研檔案的搜集、整理和歸檔工作，限制科研檔案自身價值的開發(fā)和利用。

檔案設施配備不足和缺乏信息化管理

醫(yī)院科研檔案管理工作普遍存在場所小、設備不全、缺乏規(guī)劃等難題，對檔案信息化的發(fā)展和新形勢的需求難以適應。檔案設施配備是否齊全，對檔案工作的質量與效率具有重要的影響和作用。隨著科研項目數量的不斷增加，需歸檔的文件數量隨之攀升，紙質資料歸檔不僅占用大量空間，且對存儲環(huán)境有較高要求，不當存儲易導致檔案發(fā)生霉變、破損，且在檔案信息檢索和查閱時頗為耗時費力。在此情形下，信息化管理對繁雜的科研檔案管理有著巨大的幫助。然而，眾多醫(yī)院對檔案信息化管理的重視不足，缺乏相應的信息化軟件和設備，仍沿用傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，導致科研檔案管理效果不佳，效率低下。

科研檔案開發(fā)利用率低

當前，醫(yī)院科研檔案的服務能力與日益增長的科研需求之間存在明顯的差距。首先，檔案利用服務機制不完善。目前，醫(yī)院的科研檔案利用服務仍然停留在提供基礎的“查詢服務”階段，科研人員往往是在人事晉升或需要提交相關的佐證材料時，才會利用科研檔案。其次，醫(yī)院的科研檔案編研能力較弱，編研成果單一，編研成果的服務效能有待進一步提升。最后，檔案開發(fā)模式相對滯后，科研檔案開發(fā)主要局限于傳統(tǒng)的出版、展覽、音視頻制作等方式，方法單一且服務效果并不顯著。同時，科研服務與科研誠信建設的能力水平不足，未能充分利用檔案資源推動科研誠信的建設。

PDCA循環(huán)在醫(yī)院科研檔案管理中的應用

在醫(yī)院科研檔案管理中，PDCA循環(huán)的應用可以顯著提升檔案管理的質量和效率。PDCA循環(huán)即計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）四個階段的循環(huán)過程，是一種科學的管理方法，能夠幫助醫(yī)院在科研檔案管理方面不斷改進和優(yōu)化。

計劃階段- 分析問題，制定計劃

在計劃階段，醫(yī)院需要對現有的科研檔案管理工作進行全面的審視和分析，找出存在的問題及根本原因。

通過對本院科研人員進行座談和問卷調查，了解科研人員在科研檔案管理中存在的問題和對檔案利用的需求。調查發(fā)現，科研人員缺乏檔案歸檔意識和科研檔案管理的相關知識，不了解科研檔案歸檔的范圍和要求。并且，在科研材料的收集和積累過程中，科研人員為了日后使用方便，通常會自己保管科研材料，不會主動歸檔。因此，可以邀請專家進行現場指導，發(fā)現醫(yī)院科研檔案管理存在的問題以及解決措施。

科研檔案管理面臨的主要問題包括科研檔案管理制度不夠完善、管理方式較為粗放、權責界限不明確；科研檔案歸檔資料不完整，尤其是研究過程中形成的實驗記錄、數據、結果、圖紙等核心材料嚴重缺失；檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)知識；檔案設施設備和信息化水平不足；科研檔案開發(fā)利用率低等。針對這些問題，醫(yī)院應確定科研檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)和重點領域，并從管理制度、管理流程、人員培訓等方面入手，制定切實可行的改進計劃，以期提高科研檔案的質量和管理人員的工作效率。

執(zhí)行階段- -實施計劃，解決問題

在執(zhí)行階段，醫(yī)院需要將計劃階段制定的計劃付諸實踐。

1.完善科研檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理流程

科研檔案管理制度是科研檔案管理工作的基礎，也是提高工作效率和質量的關鍵。醫(yī)院應健全和完善科研檔案管理制度，包括科研檔案管理辦法、保密制度、安全制度和查借閱制度等。針對科研檔案工作的重點環(huán)節(jié)，制定符合本單位實際的規(guī)范化流程，從科研檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供利用等環(huán)節(jié)入手，建立邏輯合理、環(huán)節(jié)嚴密的工作流程，使工作更加精細化和規(guī)范化。明確負責各環(huán)節(jié)的部門及人員職責，確保檔案管理人員能夠各司其職，避免越位或缺位現象的發(fā)生。

2.開展檔案宣傳引導，增強科研檔案意識

通過宣傳展覽、內網、微信公眾號、專題講座等形式，廣泛宣傳檔案法律法規(guī)，不斷強化科研檔案工作的重要性，提高管理者、科研部門、檔案管理部門和科研工作者對科研檔案工作重要性的認識，使醫(yī)院領導重視科研檔案管理工作，形成科研人員主動提交科研材料，檔案管理人員積極主動、創(chuàng)造性地進行科研檔案管理工作的良好氛圍。

3.開展檔案相關培訓工作，打造高素質的科研檔案管理隊伍

由于醫(yī)院的科研人員和檔案管理工作人員大多未接受過專業(yè)的檔案知識培訓，缺乏必要的專業(yè)知識。因此，需要根據實際情況制定檔案年度培訓計劃，對科研人員、檔案管理工作人員等進行檔案專業(yè)知識培訓，使他們更好地理解和掌握檔案管理相關法律法規(guī)和制度要求，提高檔案專業(yè)知識素養(yǎng)和管理能力，增強檔案意識和責任意識。同時，應將檔案管理人員納入醫(yī)院進修計劃，支持他們到相關單位進行檔案專業(yè)進修學習。培養(yǎng)科研檔案管理人員的創(chuàng)新思維和解決問題的能力，以便更好地應對科研檔案管理中遇到的新情況和新問題。

4.加強科研檔案開發(fā)利用水平

首先，提高檔案管理人員信息檢索、數據整合與分析、知識挖掘等技術能力，以滿足科研檔案利用的需求。其次，建立完善的科研檔案檢索系統(tǒng)，便于科研人員快速準確地查找所需檔案。最后，積極推廣科研成果的轉化應用，通過檔案信息的挖掘和分析，發(fā)現科研成果的潛在價值，促進科研成果的產業(yè)化。此外，加強與高校、科研機構等外部單位的合作與交流，共享科研檔案資源，拓寬科研檔案的利用渠道。

檢查階段 一持續(xù)檢查，跟蹤問效

檢查階段主要是對執(zhí)行過程進行監(jiān)督和評價，并將檢查中發(fā)現的問題及時進行匯總。首先，建立科研檔案管理監(jiān)督機制，包括日常監(jiān)督機制和定期監(jiān)督機制，建立以檔案管理部門、科研人員和科研檔案利用者為主的科研檔案評價主體，重點對科研檔案收集、整理、歸檔和利用，以及檔案培訓工作等方面進行監(jiān)督管理。其次，構建科學合理的監(jiān)督評價指標體系，從檔案制度的執(zhí)行情況、檔案的歸檔進度，以及歸檔檔案的完整性、檔案查找率、借閱率、檔案利用滿意率等方面構建評價指標體系，對科研檔案進行全方位評價，通過設定明確的量化標準和評價方法，對科研檔案管理工作的效果進行客觀評估。此外，還應定期組織專家對科研檔案管理進行評審，確保評價結果的公正性和準確性。通過這些措施，發(fā)現科研檔案管理工作中的問題，為持續(xù)改進科研檔案管理工作提供支撐。

處理階段一 提煉標準，總結經驗

處理階段是對檢查結果進行分析和處理，并對檢查階段發(fā)現的問題提出解決辦法，并進行落實和改進。在此階段，通過對科研檔案管理工作進行常態(tài)化跟蹤和評估反饋，對科研檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行深入分析，識別出科研檔案管理工作中的不足之處和潛在風險，確認制定的計劃是否有效完成，執(zhí)行階段是否存在其他問題。針對檢查階段發(fā)現的問題，應及時進行分析討論，并制定科學合理的解決方案，將未解決的問題納入下一個PDCA循環(huán)，為下一階段的工作指明方向。同時，對成功經驗和做法進行總結，將其整理成一套標準化的操作流程，為今后的科研檔案管理工作提供可借鑒的范例。此外，將執(zhí)行階段的經驗教訓歸納整理，形成案例庫，以便在未來遇到類似問題時能夠作為參考和快速應對。

在科研檔案管理過程中，可以考慮將信息化技術與PDCA循環(huán)理論有機結合。在計劃階段，信息化技術可以幫助管理者制定基于數據的科學計劃，確保目標的可實現性和資源的合理配置。在執(zhí)行階段，信息化技術可以對任務進展實時監(jiān)控，確保各項措施得到有效實施。在檢查階段，通過數據分析工具，能夠迅速而準確地識別出存在的問題和偏差，從而為制定改進措施提供有力的數據支持。最后，在處理階段，信息化手段可以迅速傳達改進方案，確保所有相關人員能夠及時調整工作方法。通過將信息化手段應用于PDCA循環(huán)的每一個環(huán)節(jié)，實現更加精準和高效的管理。

實踐證明，PDCA循環(huán)理論作為一種科學有效的管理手段和方法，將其應用于科研檔案管理工作，可以在科研檔案管理過程中發(fā)現存在的問題，并采取相應的改進措施，顯著提高科研檔案在收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作效率和規(guī)范性，從而確?？蒲袡n案的真實性、完整性和準確性。

在醫(yī)院科研檔案管理過程中，PDCA循環(huán)理論與信息化技術手段結合，不僅提高了科研檔案管理的透明度和可追溯性，還能夠通過持續(xù)性反饋和調整，不斷優(yōu)化科研檔案管理工作的流程，提高工作效率和質量。

在今后的工作中，應繼續(xù)深化PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院科研檔案管理中的應用，不斷優(yōu)化和完善這一管理方法，推動醫(yī)院科研檔案管理工作朝著科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向邁進。醫(yī)院可以更高效地運用科研檔案資源，進而為科研人員提供更加高效和便捷的服務，推動醫(yī)院科研事業(yè)的持續(xù)進步和發(fā)展。

（作者單位：杭州市兒童醫(yī)院）