公路工程電子文件單套制管理實(shí)踐與創(chuàng)新研究

隨著我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的高速發(fā)展，越來(lái)越多的大型公路水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目呈現(xiàn)出建設(shè)規(guī)模大、工程技術(shù)復(fù)雜、建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多、標(biāo)段分散等特點(diǎn)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，從文件材料形成到歸檔階段的海量數(shù)據(jù)已無(wú)法用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄，電子文件歸檔和電子檔案管理工作因此需從后端追溯到前端[1]。隨著建設(shè)項(xiàng)目信息化建設(shè)日趨深入，產(chǎn)生的建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔、管理、利用越來(lái)越成為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的一項(xiàng)重要課題。近年來(lái)，國(guó)家檔案局等部門(mén)出臺(tái)一系列政策法規(guī)，為電子文件歸檔和電子檔案單套制管理提供制度支撐?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求強(qiáng)化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，推動(dòng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔[2。2022年4月，國(guó)家檔案局發(fā)布《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022），確立了電子檔案單套管理原則，規(guī)定了實(shí)現(xiàn)單套管理在制度建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、資源建設(shè)與管理、安全管理等方面所需要達(dá)到的要求，推動(dòng)規(guī)范開(kāi)展電子檔案單套管理工作[3。上述一系列國(guó)家政策與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的出臺(tái)和實(shí)施，為工程建設(shè)領(lǐng)域電子檔案單套制歸檔和管理發(fā)展提供制度支撐。

2016年，國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作作出規(guī)范。2018年以來(lái)，國(guó)家檔案局先后確定了三批共69個(gè)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目，其中，公路建設(shè)項(xiàng)目18個(gè)，相關(guān)試點(diǎn)項(xiàng)目陸續(xù)完成。在試點(diǎn)項(xiàng)目的示范帶動(dòng)下，揚(yáng)州市在345國(guó)道西外環(huán)路建設(shè)項(xiàng)目中積極探索云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、傳感技術(shù)等在檔案工作領(lǐng)域的應(yīng)用，提升項(xiàng)目檔案利用服務(wù)效能，試點(diǎn)工作取得積極成效，本文試作以下總結(jié)和探討。

一、案例概述

揚(yáng)州市345國(guó)道西外環(huán)路是國(guó)家公路網(wǎng)規(guī)劃中的重要組成部分，被列入揚(yáng)州市重大工程建設(shè)項(xiàng)目，全長(zhǎng)30.91公里，涉及路基、路面、橋梁、交安設(shè)施等類(lèi)型施工建設(shè)，總投資29億元，全線采用一級(jí)公路標(biāo)準(zhǔn)，2018年開(kāi)工建設(shè)，并于2024年底實(shí)現(xiàn)全線通車(chē)，為揚(yáng)州主城西部開(kāi)辟一條南北向的交通通道，對(duì)沿線鄉(xiāng)鎮(zhèn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、貨物運(yùn)輸、居民出行等具有重要意義。

該項(xiàng)目由揚(yáng)州市人民政府組建的揚(yáng)州西外環(huán)路建設(shè)指揮部負(fù)責(zé)工程現(xiàn)場(chǎng)管理，項(xiàng)目建成后納入揚(yáng)州市普通國(guó)省道路網(wǎng)區(qū)域化管理體系，由揚(yáng)州市公路事業(yè)發(fā)展中心進(jìn)行統(tǒng)一管理。由揚(yáng)州市公路事業(yè)發(fā)展中心承擔(dān)的課題“公路工程實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)及電子文件單套制歸檔研究”隨著工程建設(shè)同步進(jìn)行，開(kāi)發(fā)出一套電子文件“全數(shù)據(jù)、全流程、全體系”的電子檔案管理系統(tǒng)，完成了電子簽名、全流程線上審批、元數(shù)據(jù)管理等電子檔案單套管理重要技術(shù)研究，實(shí)現(xiàn)了海量電子文件在線處理和歸檔。該項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)總量約105.64G，案卷2107卷，文檔28000份，總頁(yè)數(shù)31.95萬(wàn)頁(yè)。電子檔案的在線歸檔范圍覆蓋了項(xiàng)目施工前到項(xiàng)目竣工完成驗(yàn)收的各類(lèi)資料，包括申報(bào)、計(jì)量、變更、檢查整改、質(zhì)檢、質(zhì)量評(píng)定、監(jiān)理等資料以及圖紙、旁站記錄、日志等，文檔資料全部由管理系統(tǒng)產(chǎn)生并實(shí)行即時(shí)歸檔。

該項(xiàng)目試點(diǎn)的電子文件單套制歸檔研究課題被評(píng)為2022年揚(yáng)州市檔案信息化建設(shè)優(yōu)秀案例一等獎(jiǎng)，并于2023年3月順利通過(guò)省檔案局組織的江蘇省檔案科技項(xiàng)目驗(yàn)收。345項(xiàng)目電子文件單套制管理的成功施行為全市乃至全省工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作信息化發(fā)展、電子化轉(zhuǎn)型提供了有益的經(jīng)驗(yàn)，探索出工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的“揚(yáng)州模式”。

二、支持性措施及取得的成效

（一）完善電子文件管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制

成立345國(guó)道西外環(huán)路項(xiàng)目檔案管理辦公室（下稱(chēng)“項(xiàng)目辦”），明確專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作，特別是電子文件歸檔工作，建立各參建單位、監(jiān)理單位等共同參與的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對(duì)工程項(xiàng)目管理人員和檔案人員進(jìn)行電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新管理觀念、熟悉操作流程

同時(shí)，依據(jù)國(guó)家及省市建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，項(xiàng)目辦制定了《揚(yáng)州西外環(huán)路工程項(xiàng)目檔案管理辦法》《工程項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化操作，明確項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中生成電子文件的權(quán)責(zé)歸屬、歸檔范圍、保管期限等，確保項(xiàng)目電子檔案管理有章可循、有據(jù)可依。

（二）夯實(shí)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行基礎(chǔ)

在項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，組織各相關(guān)部門(mén)和參建單位對(duì)西外環(huán)路項(xiàng)目建設(shè)全流程進(jìn)行調(diào)研和梳理，進(jìn)而構(gòu)建詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度流程圖，明確流轉(zhuǎn)程序、流程節(jié)點(diǎn)，梳理各流程涉及的電子表單、負(fù)責(zé)人等，為實(shí)現(xiàn)電子文件全流程過(guò)程管控做好充足準(zhǔn)備。同時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際落地實(shí)施情況，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行多場(chǎng)景功能測(cè)試，結(jié)合不同階段的典型問(wèn)題在實(shí)際使用中對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化提升，為檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行夯實(shí)基礎(chǔ)。

（三）試點(diǎn)成效進(jìn)一步推廣應(yīng)用

經(jīng)過(guò)4年多試運(yùn)營(yíng)，揚(yáng)州西外環(huán)路公路工程電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，為工程開(kāi)工建設(shè)及后期運(yùn)營(yíng)維護(hù)提供了準(zhǔn)確、高效、便捷的基礎(chǔ)性保障。該公路工程電子檔案管理系統(tǒng)和電子文件單套制管理模式具有重要的推廣應(yīng)用價(jià)值，先后成功運(yùn)用于揚(yáng)州市內(nèi)331省道寶應(yīng)段改擴(kuò)建工程、328國(guó)道儀征段改擴(kuò)建工程、333省道高郵東段改擴(kuò)建工程及省內(nèi)外如蘇州高鐵新城連接線、廣西岑溪至大新公路、新柳南高速等多個(gè)國(guó)省道及高速公路工程項(xiàng)目。同時(shí)，本項(xiàng)目形成的普通國(guó)省道公路工程實(shí)時(shí)過(guò)程數(shù)據(jù)及電子文件單套制歸檔管理模式對(duì)高速公路、航道水運(yùn)、市政道路、建筑工程等均具有借鑒意義。

三、案例創(chuàng)新點(diǎn)

（一）實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同管理

傳統(tǒng)項(xiàng)目業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)基本上是相互獨(dú)立狀態(tài)，極大影響了電子文件管理和利用效率，針對(duì)這一弊端，345項(xiàng)目通過(guò)搭建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與公路工程電子檔案管理系統(tǒng)接口，將業(yè)主方、設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方緊密聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全、造價(jià)等業(yè)務(wù)高度協(xié)同，開(kāi)展日常電子文件處理與歸檔整理工作，是揚(yáng)州乃至全省交通行業(yè)功能領(lǐng)先的工程檔案綜合管理平臺(tái)。在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，各參建單位對(duì)工程項(xiàng)目涉及的質(zhì)量報(bào)驗(yàn)、計(jì)量支付、變更管理、安全管理等文件處理進(jìn)行全流程“無(wú)紙化”辦公，同時(shí)將待歸檔電子文件等打包傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)在線接收平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了電子文件的在線歸檔。

（二）構(gòu)建電子文件全生命周期管控體系

1.建立完備的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

明確各參建單位收集、整理、歸檔的文件內(nèi)容和范圍，建立起詳細(xì)的電子檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)樹(shù)，為全流程電子檔案單套制管理提供技術(shù)支撐。項(xiàng)目檔案電子化管理系統(tǒng)根據(jù)不同需要，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、多重組卷，自動(dòng)生成完備規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。使用NET技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)生成組卷所包含的檔號(hào)、責(zé)任者等案卷屬性及案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表；利用智能數(shù)據(jù)檢驗(yàn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的自動(dòng)編頁(yè)、檢索、查找、對(duì)比、排序、糾錯(cuò)、警示等功能。

2.實(shí)現(xiàn)多元的智能數(shù)據(jù)檢索功能

借助多元技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能檢索利用，以編碼技術(shù)、OCR識(shí)別技術(shù)、SOA、云計(jì)算、XML、元數(shù)據(jù)等為技術(shù)線路，應(yīng)用WEB技術(shù)開(kāi)發(fā)前端頁(yè)面，將文件編碼所隱含信息與檢索查詢(xún)鏈接，根據(jù)關(guān)鍵字、編號(hào)等信息對(duì)電子檔案進(jìn)行案卷題名、卷內(nèi)目錄、全文等不同類(lèi)型檢索，極大提升電子檔案查詢(xún)和利用效果。

3.建立嚴(yán)格的AI電子簽名系統(tǒng)

在電子簽名時(shí)進(jìn)行人臉識(shí)別，為西外環(huán)路建設(shè)項(xiàng)目135名管理、技術(shù)人員制作頒發(fā)電子簽章，應(yīng)用電子簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行“一步一簽”審批管理，并實(shí)時(shí)生成可靠的原生電子文件。電子簽章技術(shù)保證簽名簽章的真實(shí)有效，解決了以往手動(dòng)簽名花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)等問(wèn)題，也使得管理流程更加可控并可追溯。

4.實(shí)現(xiàn)電子表單全過(guò)程線上審批

構(gòu)建詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度流程圖，明確流轉(zhuǎn)程序、流程節(jié)點(diǎn)，梳理各流程涉及的電子表單、負(fù)責(zé)人。將建設(shè)項(xiàng)目中所有質(zhì)量、費(fèi)用、安全等方面的審批、整改、變更共計(jì)158張標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)表全部納入電子審批流程。結(jié)合業(yè)務(wù)流程，確保表單可以直接在線生成、審核并自動(dòng)轉(zhuǎn)入文件歸檔中心歸檔，最大程度減輕人工錄入、審核、簽批和歸檔的工作量，弱化以往審核周期較長(zhǎng)弊端，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)自電子表單全部在線流轉(zhuǎn)和電子文件全生命周期管理

（三）助力項(xiàng)目建設(shè)提質(zhì)增效、廉潔管理

該項(xiàng)目以電子文件“單套制”管理為核心，搭建工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)和公路工程電子檔案管理系統(tǒng)，形成工程檔案電子化管理工具，以數(shù)智化、智能化手段有效解決多源數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、審批簽字流程復(fù)雜、歸檔過(guò)程冗長(zhǎng)等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了審批的透明化、公開(kāi)化，最大程度降低人為操作空間，為工程項(xiàng)目廉潔管理提供技術(shù)支持。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，345西外環(huán)路建設(shè)項(xiàng)目累計(jì)節(jié)省技術(shù)人員配備費(fèi)用約80余萬(wàn)元，縮減檔案重復(fù)工作量近80% ，節(jié)約工程項(xiàng)目檔案歸檔用時(shí)近 75% ，節(jié)省紙張近600萬(wàn)張，節(jié)約印刷和掃描成本超30萬(wàn)元，減少手工簽名超5萬(wàn)個(gè)，減少碳排放約4600千克，進(jìn)一步促進(jìn)項(xiàng)目提質(zhì)降本增效和綠色低碳發(fā)展，為打造智慧、綠色、精品、廉潔百年品質(zhì)工程貢獻(xiàn)檔案力量。

四、相關(guān)思考和建議

從應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及滿(mǎn)足檔案信息化自身發(fā)展需要出發(fā)，電子檔案單套管理成為新時(shí)代檔案工作者面臨的“必答題”。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，結(jié)合前文項(xiàng)目案例實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，基于工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作的實(shí)際需求、價(jià)值導(dǎo)向和期望目標(biāo)，本文最后就如何進(jìn)一步提升工程項(xiàng)目領(lǐng)域電子檔案單套管理提出相關(guān)思考和建議。

（一）推動(dòng)形成數(shù)字化檔案管理模式

在電子文件單軌制管理的實(shí)施中，傳統(tǒng)的檔案管理理念、管理對(duì)象、管理目標(biāo)、管理方式等都發(fā)生了前所未有的變化，傳統(tǒng)的檔案工作人員在技術(shù)應(yīng)用、新理念的轉(zhuǎn)變、數(shù)字能力的培養(yǎng)等方面均需要提升[4。受限于實(shí)體檔案管理的慣性思維，部分工程項(xiàng)目機(jī)構(gòu)和人員未認(rèn)識(shí)到電子文件歸檔和電子檔案管理的重要性、迫切性。要從檔案管理觀念上做根本轉(zhuǎn)變，通過(guò)宣傳培訓(xùn)、流程再造、制度約束等方式，推動(dòng)信息化管理貫通檔案全生命周期，包括形成、收集、整理、保管、利用等各個(gè)階段。同時(shí)，檔案工作人員要提升檔案業(yè)務(wù)水平和信息技術(shù)應(yīng)用能力，推動(dòng)工程項(xiàng)目檔案工作從以紙質(zhì)檔案管理為主導(dǎo)的模式轉(zhuǎn)向以數(shù)字化檔案信息管理為主導(dǎo)的模式。

（二）完善電子檔案單套管理制度規(guī)范

當(dāng)前實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案單套管理的社會(huì)制度環(huán)境已逐漸成熟，國(guó)家檔案局陸續(xù)制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度已經(jīng)發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范作用。在國(guó)家宏觀政策的指導(dǎo)下，省市地方、工程建設(shè)主管部門(mén)應(yīng)根據(jù)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際需要，圍繞工程項(xiàng)目電子文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、利用、安全等環(huán)節(jié)，制訂更具針對(duì)性、操作性的電子檔案單套管理的制度規(guī)范，以便于工程項(xiàng)目電子檔案單套管理從試點(diǎn)走向更廣泛的推廣應(yīng)用。

（三）深化檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)應(yīng)用

一方面，要在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，加強(qiáng)工程項(xiàng)目電子檔案“四性”防護(hù)，保證電子數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的全程管控，為后續(xù)工程運(yùn)營(yíng)養(yǎng)護(hù)、維修改造提供安全、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。另一方面，大力應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，充分發(fā)揮信息數(shù)據(jù)對(duì)工程建設(shè)的支持服務(wù)作用，促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的挖掘與重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值最大化，從而促使檔案數(shù)據(jù)向知識(shí)成果轉(zhuǎn)化，賦能行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

（四）協(xié)同培育單套制管理運(yùn)行環(huán)境

加快構(gòu)建工程項(xiàng)目檔案單套管理整體運(yùn)行環(huán)境，各管理部門(mén)、建設(shè)單位、參建單位等要加強(qiáng)協(xié)同聯(lián)動(dòng)。交通、住建等主管部門(mén)要更多關(guān)注工程項(xiàng)目電子檔案單套管理的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對(duì)于滿(mǎn)足電子檔案單套管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、獲得許可的項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先給予資金和技術(shù)支持。檔案主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)電子檔案單套管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，總結(jié)可復(fù)制、可推廣的電子檔案單套管理經(jīng)驗(yàn)。建設(shè)單位履行檔案管理主體責(zé)任，在實(shí)踐中不斷完善工程項(xiàng)目子檔案管理系統(tǒng)功能，推動(dòng)電子檔案單套管理從“學(xué)步”到成熟。同時(shí)，綜合檔案館、城建檔案館等檔案接收保管單位，要制定接收標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)發(fā)電子檔案單套接收平臺(tái)、開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，形成完整的單套制歸檔，實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件全生命周期的閉環(huán)管理

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作者單位：揚(yáng)州市公路事業(yè)發(fā)展中心