淺談取消就業(yè)報(bào)到證后高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的調(diào)整策略

2022年5月，國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步做好高校畢業(yè)生等青年就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作的通知》指出“從2023年起，不再發(fā)放《全國(guó)普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報(bào)到證》和《全國(guó)畢業(yè)研究生就業(yè)報(bào)到證》（以下統(tǒng)稱“就業(yè)報(bào)到證”），取消就業(yè)報(bào)到證補(bǔ)辦、改派手續(xù)，不再將就業(yè)報(bào)到證作為辦理高校畢業(yè)生招聘錄用、落戶、檔案接收轉(zhuǎn)遞等手續(xù)的必需材料”。國(guó)家新政策在全國(guó)各高校推行一年多來(lái)，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作在實(shí)際操作中面臨一系列變化和問(wèn)題，需要認(rèn)真總結(jié)和梳理，并作出相應(yīng)的調(diào)整策略。

取消就業(yè)報(bào)到證給高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)新變化

國(guó)家推行新政策以來(lái)，雖然簡(jiǎn)化了高校畢業(yè)生的求職就業(yè)手續(xù)，但也給高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，特別是學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作面臨新的變化和問(wèn)題。以為例，學(xué)生檔案管理實(shí)行校院分級(jí)管理體制，就業(yè)中心學(xué)生檔案室（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)生檔案室”）和學(xué)院各司其職、各負(fù)其責(zé)。學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生畢業(yè)材料的收集、審核、整理和移交，學(xué)生檔案室負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案材料的驗(yàn)收，辦理畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞。取消就業(yè)報(bào)到證后，學(xué)生檔案室在學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)的收集與審核、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞單數(shù)據(jù)的獲取與導(dǎo)入、畢業(yè)生變更畢業(yè)去向手續(xù)以及學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程等方面均發(fā)生相應(yīng)變化。

一、學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)的收集和審核發(fā)生變化

取消就業(yè)報(bào)到證前，學(xué)生檔案室依據(jù)就業(yè)報(bào)到證抬頭單位信息收集學(xué)生檔案寄送信息，并核對(duì)就業(yè)報(bào)到證抬頭單位與畢業(yè)生在就業(yè)管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“就業(yè)系統(tǒng)”）登記的檔案接收單位是否一致；取消就業(yè)報(bào)到證后，學(xué)生檔案室依據(jù)畢業(yè)生在就業(yè)系統(tǒng)登記的畢業(yè)去向信息收集檔案信息數(shù)據(jù)，即經(jīng)學(xué)院、學(xué)校兩級(jí)審核通過(guò)的數(shù)據(jù)即為最終的檔案寄送信息。從工作程序上來(lái)看，實(shí)際操作更加方便快捷。

二、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞單發(fā)生變化

取消就業(yè)報(bào)到證前，我校就業(yè)系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)批量導(dǎo)出統(tǒng)一樣式的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單，內(nèi)容包括畢業(yè)生學(xué)號(hào)、姓名以及學(xué)生檔案室的聯(lián)系方式和詳細(xì)地址等信息。2023年6月，國(guó)家人力資源和社會(huì)保障部辦公廳、教育部辦公廳聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于積極穩(wěn)妥做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作的通知》指出：“高校要根據(jù)畢業(yè)去向登記信息，認(rèn)真填寫《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》，明確就業(yè)單位名稱、轉(zhuǎn)遞編號(hào)等信息…”為進(jìn)一步將國(guó)家新政策的要求落實(shí)落地，學(xué)生檔案室通過(guò)一年多的工作嘗試，積極和就業(yè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司溝通反饋，提出詳盡的系統(tǒng)功能配置參數(shù)需求，在今年畢業(yè)季之前已全面實(shí)現(xiàn)新版檔案轉(zhuǎn)遞單的測(cè)試驗(yàn)收。就業(yè)系統(tǒng)后臺(tái)通過(guò)從“畢業(yè)派遣管理”模塊中抓取畢業(yè)生生源信息、就業(yè)單位信息以及檔案接收單位信息，在“檔案清單管理”模塊中生成新的高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單。從今年寄送的畢業(yè)生檔案情況來(lái)看，新版檔案轉(zhuǎn)遞單已經(jīng)得到大多數(shù)檔案接收單位的認(rèn)可和使用，成為接收畢業(yè)生檔案的重要憑證，為我校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利完成奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、畢業(yè)生變更畢業(yè)去向手續(xù)發(fā)生變化

取消就業(yè)報(bào)到證前，如畢業(yè)生違約簽了新的就業(yè)單位，需在就業(yè)系統(tǒng)“畢業(yè)派遣管理”模塊“就業(yè)反饋/改派”中提交改派申請(qǐng)，同時(shí)還需提交相關(guān)紙質(zhì)材料（就業(yè)報(bào)到證原件等），由就業(yè)中心統(tǒng)一報(bào)送湖北省高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱“省中心”）審批后申領(lǐng)新的就業(yè)報(bào)到證下發(fā)給各學(xué)院，各學(xué)院輔導(dǎo)員整理并向?qū)W生檔案室移交，學(xué)生檔案室完成替換就業(yè)報(bào)到證的白聯(lián)，辦事流程非常繁瑣且耗時(shí)耗力。取消就業(yè)報(bào)到證后，畢業(yè)生如畢業(yè)去向發(fā)生變化，只需在就業(yè)系統(tǒng)“畢業(yè)派遣管理”模塊“就業(yè)反饋（變更登記）”中提交申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)院、學(xué)校兩級(jí)審核通過(guò)，學(xué)生檔案室依據(jù)審核通過(guò)的最新檔案信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)遞檔案，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，學(xué)生少跑腿”，極大地簡(jiǎn)化了畢業(yè)生變更畢業(yè)去向手續(xù)。

四、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程發(fā)生變化

取消就業(yè)報(bào)到證前，畢業(yè)生如果辦理了改派手續(xù)，學(xué)生檔案室需要把新的就業(yè)報(bào)到證白聯(lián)放入畢業(yè)生檔案袋后才能轉(zhuǎn)遞檔案。如果檔案袋已經(jīng)集中密封蓋章，學(xué)生檔案室還需拆封檔案袋再替換成新的就業(yè)報(bào)到證白聯(lián)后重新將檔案袋密封蓋章，過(guò)程非常麻煩。取消就業(yè)報(bào)到證后，畢業(yè)生去向如果發(fā)生變化，僅需在就業(yè)系統(tǒng)登記畢業(yè)去向信息和檔案寄送信息，經(jīng)學(xué)院、學(xué)校兩級(jí)審核通過(guò)后確認(rèn)檔案寄送信息，同時(shí)學(xué)生檔案室提前在全國(guó)高校畢業(yè)生畢業(yè)去向登記系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“全國(guó)系統(tǒng)”）下載全部畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞編號(hào)，統(tǒng)一批量導(dǎo)入就業(yè)系統(tǒng)，再由學(xué)院輔導(dǎo)員集中打印畢業(yè)生檔案清單和檔案轉(zhuǎn)遞通知單，導(dǎo)入和打印檔案轉(zhuǎn)遞單手續(xù)全部在就業(yè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，減少了繁瑣的人工操作。

指出“取消高校畢業(yè)生離校后到公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理報(bào)到手續(xù)”，“戶籍和檔案接收管理部門、公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)可通過(guò)查看學(xué)歷證書、勞動(dòng)（聘用）合同（就業(yè)協(xié)議、錄用接收函）等，或通過(guò)全國(guó)高校畢業(yè)生畢業(yè)去向登記系統(tǒng)查詢離校時(shí)相應(yīng)畢業(yè)去向信息”。從今年學(xué)生檔案室收到郵局退回的畢業(yè)生檔案來(lái)看，退回的原因大多是畢業(yè)生未在戶籍所在地的公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理調(diào)檔手續(xù)。分析原因主要有兩個(gè)方面，一是部分地方公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)尚未貫徹落實(shí)國(guó)家新政策，沒(méi)有在全國(guó)系統(tǒng)查詢核驗(yàn)畢業(yè)生畢業(yè)去向信息，二是地方公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在接收畢業(yè)生檔案后沒(méi)有及時(shí)跟學(xué)生檔案室溝通反饋，仍然保留老舊的檔案管理工作模式，這些都給學(xué)生檔案室學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來(lái)一定的阻礙。

三、畢業(yè)生畢業(yè)去向變更后檔案轉(zhuǎn)遞單更新存在滯后

以我校為例，畢業(yè)生如需變更畢業(yè)去向，首先在就業(yè)系統(tǒng)“畢業(yè)派遣管理”模塊“就業(yè)反饋（變更登記）”中申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)院、學(xué)校兩級(jí)審核通過(guò)后，由學(xué)校統(tǒng)一報(bào)省中心，再由省中心報(bào)送全國(guó)系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)上報(bào)，學(xué)生檔案室專職管理人員再?gòu)娜珖?guó)系統(tǒng)統(tǒng)一批量下載新的檔案轉(zhuǎn)遞編號(hào)后批量導(dǎo)入就業(yè)系統(tǒng)中生成新的檔案轉(zhuǎn)遞單。在這期間，畢業(yè)生原檔案轉(zhuǎn)遞單可能已隨其檔案轉(zhuǎn)遞到檔案接收單位，而新的檔案轉(zhuǎn)遞單只能通過(guò)補(bǔ)寄來(lái)完成。

取消就業(yè)報(bào)到證后高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作出現(xiàn)的新問(wèn)題

一、畢業(yè)生去向登記不及時(shí)、不準(zhǔn)確

由于學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，畢業(yè)時(shí)未按要求嚴(yán)格在就業(yè)系統(tǒng)登記畢業(yè)去向，造成學(xué)生檔案信息登記不及時(shí)、不準(zhǔn)確。比如：有的畢業(yè)生未登記具體的檔案寄送信息，有的畢業(yè)生登記的檔案寄送信息錯(cuò)誤，有的畢業(yè)生工作單位發(fā)生變化，但未及時(shí)在就業(yè)系統(tǒng)變更畢業(yè)去向，這些都導(dǎo)致學(xué)生檔案室無(wú)法正常轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。

二、地方公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案接收銜接工作不順暢

2023年5月，中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部等五部門聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于做好取消普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證有關(guān)銜接工作的通知》，

新政策下高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的調(diào)整策略

針對(duì)取消就業(yè)報(bào)到證后高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作出現(xiàn)的新變化和新問(wèn)題，本文建議高校應(yīng)在強(qiáng)化畢業(yè)生檔案意識(shí)、落實(shí)畢業(yè)去向登記制度、加強(qiáng)全過(guò)程管理、加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)配合等方面下功夫，拿出具體的調(diào)整策略，確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作平穩(wěn)有序開(kāi)展。

一、強(qiáng)化畢業(yè)生檔案意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)畢業(yè)去向登記制度

針對(duì)畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱的現(xiàn)象，學(xué)生檔案室在去年畢業(yè)季通過(guò)官網(wǎng)、就業(yè)系統(tǒng)以及微信公眾號(hào)等多種渠道推出《關(guān)于畢業(yè)生檔案的那些事兒》推文，詳細(xì)介紹畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用、檔案信息登記流程、檔案轉(zhuǎn)遞去向、檔案轉(zhuǎn)遞方式、檔案去向查詢等基本檔案常識(shí)。只有畢業(yè)生自身意識(shí)到檔案的重要性，準(zhǔn)確登記畢業(yè)去向信息，在學(xué)校轉(zhuǎn)遞檔案后密切關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)展、及時(shí)向檔案接收部門確認(rèn)檔案接收情況，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作才能朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展，學(xué)生檔案才能真正發(fā)揮其利用價(jià)值。

二、加強(qiáng)全過(guò)程管理，進(jìn)一步完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作制度

一是嚴(yán)格做好畢業(yè)生檔案寄送信息審核工作。取消就業(yè)報(bào)到證后，學(xué)生檔案室依據(jù)就業(yè)系統(tǒng)審核通過(guò)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)遞檔案，但在實(shí)際核對(duì)檔案寄送信息時(shí)仍發(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題。比如：有的畢業(yè)生沒(méi)有分配具體工作崗位，在登記檔案接收信息時(shí)檔案接收人、接收電話和詳細(xì)地址均填的是“待定”；有的畢業(yè)生雖然登記的檔案接收單位信息無(wú)誤，但實(shí)際檔案接收信息卻填的是自己的電話和地址；有的畢業(yè)生登記的檔案接收單位名稱不全或檔案接收地區(qū)不準(zhǔn)確，這些情況都會(huì)影響學(xué)生檔案的正常投遞。針對(duì)這類情況，學(xué)生檔案室主動(dòng)與學(xué)院輔導(dǎo)員或畢業(yè)生本人一對(duì)一溝通聯(lián)系，督促畢業(yè)生盡快在就業(yè)系統(tǒng)完善檔案寄送信息，從而有效推動(dòng)學(xué)生檔案的順暢轉(zhuǎn)遞。

二是及時(shí)更新畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單。針對(duì)畢業(yè)生畢業(yè)去向發(fā)生變化的情況，學(xué)生檔案室在接到學(xué)生電話或郵件咨詢后，及時(shí)從就業(yè)系統(tǒng)打印新的檔案轉(zhuǎn)遞單并裝入學(xué)生檔案袋內(nèi)，從而完成學(xué)生檔案的正常轉(zhuǎn)遞。如果畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞單尚未更新就已隨其檔案一起寄走，學(xué)生檔案室在接到畢業(yè)生或檔案接收單位的電話后及時(shí)打印新的檔案轉(zhuǎn)遞單并單獨(dú)寄送，確保檔案接收單位正常驗(yàn)收畢業(yè)生檔案。

三是做好退回畢業(yè)生檔案的再次轉(zhuǎn)遞。每年學(xué)生檔案室定期對(duì)退回的畢業(yè)生檔案進(jìn)行分類整理，做好系統(tǒng)登記并及時(shí)入庫(kù)上架。對(duì)于地方公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)退回的學(xué)生檔案，學(xué)生檔案室第一時(shí)間與學(xué)生本人或地方公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通聯(lián)系，確認(rèn)檔案退回原因并積極提出轉(zhuǎn)檔建議，協(xié)助完成畢業(yè)生檔案的再次轉(zhuǎn)遞。

四是配合畢業(yè)生檔案接收單位做好檔案驗(yàn)收工作。從今年學(xué)生檔案室接到檔案接收單位的電話咨詢來(lái)看，有個(gè)別畢業(yè)生尚未提供全國(guó)系統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)遞報(bào)告而無(wú)法完成檔案核驗(yàn)和接收工作，學(xué)生檔案室第一時(shí)間在全國(guó)系統(tǒng)下載檔案轉(zhuǎn)遞報(bào)告并發(fā)給學(xué)生轉(zhuǎn)給檔案接收單位。

三、加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)配合，杜絕各自為陣的工作模式

第一，在每年畢業(yè)季，學(xué)生檔案室與各學(xué)院緊密配合，集中驗(yàn)收畢業(yè)生的畢業(yè)材料，對(duì)于不符合寄送條件的學(xué)生，及時(shí)跟學(xué)院輔導(dǎo)員或?qū)W生本人溝通反饋，督促學(xué)院盡快補(bǔ)充相關(guān)材料或完善畢業(yè)生檔案寄送信息，保證畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)范性，減少不必要的退檔情況發(fā)生。

第二，在每年畢業(yè)季，學(xué)生檔案室與郵政EMS合作共同完成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。一方面，學(xué)生檔案室及時(shí)將郵局提供的畢業(yè)生檔案快遞單號(hào)導(dǎo)入就業(yè)系統(tǒng)，畢業(yè)生可通過(guò)就業(yè)中心官網(wǎng)或微信公眾號(hào)查詢自己檔案的去向；另一方面，學(xué)生檔案室請(qǐng)郵局提供當(dāng)年全部畢業(yè)生的檔案郵遞簽收清單，為畢業(yè)生檔案去向查詢提供基礎(chǔ)保障。

第三，就業(yè)中心定期將每年更新的地方公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)通信地址批量導(dǎo)入就業(yè)系統(tǒng)，畢業(yè)生在登記畢業(yè)去向時(shí)（僅限畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)回戶籍所在地或工作所在地的公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)）可依據(jù)就業(yè)系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的地址信息填寫檔案寄送信息。此外，學(xué)生檔案室在審核畢業(yè)生檔案寄送信息時(shí)，若發(fā)現(xiàn)畢業(yè)生填寫的具體檔案接收信息不準(zhǔn)確，應(yīng)及時(shí)與畢業(yè)生聯(lián)系溝通，督促其更正檔案寄送信息，確保畢業(yè)生檔案的準(zhǔn)確投遞。

總之，國(guó)家取消就業(yè)報(bào)到證的新政策推行一年多來(lái)，如何真正將政策執(zhí)行到位，還需要全國(guó)各高校檔案管理部門、就業(yè)單位以及地方公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)花時(shí)間去磨合、適應(yīng)、改進(jìn)和調(diào)整。只有不斷總結(jié)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作的方式、方法，同時(shí)加強(qiáng)與各部門之間的協(xié)同配合，進(jìn)一步簡(jiǎn)化畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞銜接工作流程，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作才能順暢開(kāi)展，畢業(yè)生檔案才能真正為畢業(yè)生未來(lái)的職業(yè)發(fā)展起到保駕護(hù)航的作用。

作者簡(jiǎn)介：

喬南，1981年1月生，女，漢族，湖北武漢人，就職于學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心，事業(yè)職員7級(jí)，研究方向?yàn)闄n案管理；廖莎，1981年5月生，女，漢族，湖北武漢人，就職于研究生院，事業(yè)職員7級(jí)，研究方向?yàn)榻逃芾怼?/p>