論集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)踐問題及完善策略

一、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的概念

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)依托信息技術(shù)，以財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，將同質(zhì)性強(qiáng)、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和設(shè)計(jì)，然后整合到統(tǒng)一的組織進(jìn)行處理，并將企業(yè)有限的資源和精力集中于自身核心業(yè)務(wù)，在優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營(yíng)成本的過程中發(fā)揮積極作用1。

二、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的作用

（一）有利于降低集團(tuán)企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用之后，能夠?qū)χ貜?fù)性的、易于標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和設(shè)計(jì)，減少集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管控過程中的冗環(huán)節(jié)，這在一定程度上促使集團(tuán)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理行為向集成化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化轉(zhuǎn)型升級(jí)，有利于企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)降本節(jié)支目標(biāo)[2]。

（二）有利于集團(tuán)企業(yè)流程再造

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在集團(tuán)企業(yè)應(yīng)用的過程中，能結(jié)合集團(tuán)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管控特點(diǎn)，對(duì)下屬各業(yè)務(wù)的單元和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面分析，并基于可持續(xù)發(fā)展視角，對(duì)業(yè)務(wù)全流程進(jìn)行梳理和流程再造，這有利于集團(tuán)企業(yè)深化業(yè)務(wù)流程管控強(qiáng)度，提升數(shù)據(jù)信息的透明度]。

（三）有利于集團(tuán)企業(yè)識(shí)別和防范風(fēng)險(xiǎn)

相對(duì)于集團(tuán)企業(yè)而言，在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，只能利用科學(xué)的方法進(jìn)行識(shí)別和防范，卻不能從根本上避免。而財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)能夠從資金管理、預(yù)算管理、內(nèi)部控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手，通過海量的數(shù)據(jù)采集、匯總和提煉分析集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)管理中存在的各項(xiàng)隱性風(fēng)險(xiǎn)和顯性風(fēng)險(xiǎn)，通過數(shù)據(jù)賦能和數(shù)據(jù)變現(xiàn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)示警，提升了集團(tuán)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防范能力，為集團(tuán)企業(yè)規(guī)避了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

三、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)踐問題

（一）信息系統(tǒng)不完善，未實(shí)現(xiàn)智能化和標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)

集團(tuán)企業(yè)具有規(guī)模大、子公司數(shù)量多、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜、業(yè)務(wù)流程多樣等特點(diǎn)。因此，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中需要將總公司、子公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行重新梳理和流程再造并整合到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，才能真正地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)及經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)共享，構(gòu)建完善的信息傳遞機(jī)制，為集團(tuán)企業(yè)提升管控能力提供內(nèi)驅(qū)力。然而，從當(dāng)前集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀來看，信息系統(tǒng)整合能力不足，信息孤島現(xiàn)象依然存在，信息壁壘成為內(nèi)部管控中不可逾越的鴻溝。同時(shí)，由于缺乏數(shù)據(jù)信息的全面支撐，集團(tuán)企業(yè)在開展投資、融資、資金管理及預(yù)算的過程中，風(fēng)險(xiǎn)敞口過大，這為集團(tuán)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展埋下了隱患。

（二）業(yè)務(wù)流程不合理導(dǎo)致效率低下

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在應(yīng)用過程中會(huì)對(duì)企業(yè)的流程進(jìn)行重塑和標(biāo)準(zhǔn)化，會(huì)出現(xiàn)增加或減少業(yè)務(wù)流程的情況。但是，一些業(yè)務(wù)流程增加或削減之后，由于合理性不足，反而降低了集團(tuán)企業(yè)的工作效率。

譬如在費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)，當(dāng)前部分集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)報(bào)銷的流程是報(bào)銷申請(qǐng)人在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中提交報(bào)銷申請(qǐng)并提交原始報(bào)銷憑證，一旦原始報(bào)銷憑證不符合規(guī)定，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)直接自動(dòng)駁回至申請(qǐng)人處，并提示原始憑證不符合規(guī)定的關(guān)鍵點(diǎn)，等待重新提單。如果在報(bào)銷中出現(xiàn)人為導(dǎo)致的操作失誤也會(huì)導(dǎo)致重新走一遍費(fèi)用報(bào)銷流程，費(fèi)用報(bào)銷的項(xiàng)自負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和主管經(jīng)理需要反復(fù)審核、反復(fù)簽字，導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷流程重復(fù)，效率低下。

與此同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化是集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用過程中價(jià)值最大化的基礎(chǔ)和前提，集團(tuán)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)的過程中應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，提升標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)高度及流程執(zhí)行剛性，從而不斷增強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)部管控能力，保證內(nèi)部管理質(zhì)量。然而，結(jié)合集團(tuán)企業(yè)現(xiàn)狀來看，在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員需要與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)設(shè)定的新流程、新標(biāo)準(zhǔn)、新系統(tǒng)進(jìn)行反復(fù)磨合，在這個(gè)過程中嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、防范風(fēng)險(xiǎn)和提升效率目標(biāo)之間的矛盾就逐漸地凸顯出來。

（三）缺乏專業(yè)人才支撐

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用成效與專業(yè)人才綜合素養(yǎng)息息相關(guān)。一般情況下，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用過程中專業(yè)人才素養(yǎng)越高，越能解決財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用中出現(xiàn)的問題，提升財(cái)務(wù)共享應(yīng)用成效。然而，結(jié)合集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀來看，專業(yè)人才不足依然是制約財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用成效的問題之一，而導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的原因主要包括以下幾個(gè)方面：

一是大多數(shù)集團(tuán)企業(yè)多會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行人員培訓(xùn)，但是培訓(xùn)內(nèi)容過于單一，缺乏長(zhǎng)期的人才養(yǎng)成機(jī)制，導(dǎo)致一些人員根本不能勝任財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用的相關(guān)工作。

二是基層人員急需轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用不單單涉及財(cái)務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門，而是針對(duì)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部的所有崗位和所有人員展開的，尤其是隨著財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的不斷更新，標(biāo)準(zhǔn)化流程的不斷升級(jí)，相關(guān)的人員需要根據(jù)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的變化不斷地進(jìn)行自我知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善，基層人員急需轉(zhuǎn)型，以滿足財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用需求，然而，結(jié)合集團(tuán)企業(yè)基層人員轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀來看，與預(yù)期目標(biāo)還存在一定的差距。

三是績(jī)效考核能夠激勵(lì)和規(guī)范人員在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用中的行為。但是，部分集團(tuán)企業(yè)人才績(jī)效考核機(jī)制不夠完善，不能從全局角度評(píng)價(jià)和衡量員工在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用中的表現(xiàn)和綜合能力，績(jī)效考核的激勵(lì)和約束作用受限。

四、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用策略

（一）完善信息系統(tǒng)，夯實(shí)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)

集團(tuán)企業(yè)所涉及的業(yè)務(wù)單元較多，財(cái)務(wù)顆粒相對(duì)細(xì)化，為了進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)價(jià)值，針對(duì)當(dāng)前信息系統(tǒng)存在的問題，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)做好信息系統(tǒng)完善工作，夯實(shí)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)。具體的框架體系如圖1所示：

如上圖所示，集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用的過程中應(yīng)以價(jià)值創(chuàng)造為戰(zhàn)略導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及稅務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，并通過搭建各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的全面對(duì)接，并借助數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，對(duì)不同源的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，同時(shí)在數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的協(xié)同作用下，構(gòu)建多元化的數(shù)據(jù)框架網(wǎng)格。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)通過系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)的事件驅(qū)動(dòng)、數(shù)據(jù)分析模型，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，同時(shí)以數(shù)據(jù)池為載體，借助信息系統(tǒng)，為業(yè)務(wù)部門提供科學(xué)的建議和個(gè)性化服務(wù)，將財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化目標(biāo)落到實(shí)處。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用效率

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用之后的成效有目共睹，但是，存在的問題也不容忽視，因此，集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程中可以從以下幾方面入手，提升財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用效率。

1.打造全新的溝通交流平臺(tái)，以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向進(jìn)行流程優(yōu)化

相對(duì)于集團(tuán)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用的過程中，其實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和戰(zhàn)略布局進(jìn)行不斷的改進(jìn)和優(yōu)化。因此，財(cái)務(wù)集團(tuán)企業(yè)應(yīng)深化業(yè)財(cái)融合，在財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間打造全新的溝通交流平臺(tái)，通過對(duì)業(yè)務(wù)需求、業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)周期、業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容的重新梳理和全面了解，為財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供條件。

2.完善系統(tǒng)內(nèi)容，減少重復(fù)流程出現(xiàn)

現(xiàn)階段針對(duì)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享報(bào)銷中的重復(fù)流程，企業(yè)可以積極引入專用費(fèi)用控制系統(tǒng)，解決費(fèi)用報(bào)銷重復(fù)和繁瑣問題。專用費(fèi)用控制系統(tǒng)的具體操作流程如下：一是費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)人在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)終端提交報(bào)銷申請(qǐng)，并上傳原始憑證，包括憑單、發(fā)票等。二是費(fèi)用控制系統(tǒng)利用信息技術(shù)，自動(dòng)將費(fèi)用申請(qǐng)人上傳的憑證與申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行分析和數(shù)據(jù)比對(duì)，初始識(shí)別憑證與申請(qǐng)表之間是否存在異常，如果存在異常則退回至申請(qǐng)人處并提示異常點(diǎn)，等待重新提單。如果無(wú)異常則進(jìn)人下一環(huán)節(jié)審核流程。在這一環(huán)節(jié)，如果是人為導(dǎo)致的操作失誤或非原始憑證原因，財(cái)務(wù)共享中心則只駁回至財(cái)務(wù)審核人，減少項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對(duì)同一個(gè)申請(qǐng)進(jìn)行反復(fù)審批的流程，即從根源上避免了財(cái)務(wù)共享中心的重復(fù)流程，也在一定程度上提升了審核效率。三是審核之后，報(bào)銷財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)銷信息并導(dǎo)人賬務(wù)處理模塊，然后等待付款確認(rèn)。四是付款成功之后，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成和本筆報(bào)銷業(yè)務(wù)相關(guān)的清單，用于其他工作需求。

3.提升標(biāo)準(zhǔn)化程度，持續(xù)優(yōu)化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)

集團(tuán)企業(yè)在提升標(biāo)準(zhǔn)化程度的過程中應(yīng)從多維度視角，形成合規(guī)、明確、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算規(guī)范，并對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)確認(rèn)、計(jì)量、記錄、報(bào)告與分析進(jìn)行規(guī)范，降低業(yè)務(wù)核算過程中財(cái)務(wù)人員根據(jù)主觀判斷業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)程度的頻次，最大限度縮小或消除財(cái)務(wù)共享中心中的數(shù)據(jù)口徑差異。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該對(duì)供應(yīng)鏈和價(jià)值鏈的客戶、供應(yīng)商、利益相關(guān)者等會(huì)計(jì)科目、科目代碼等內(nèi)容進(jìn)行高度統(tǒng)一，不允許各部門擅自改動(dòng)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化模板，并針對(duì)不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化，確保轉(zhuǎn)化之后財(cái)務(wù)共享中心數(shù)據(jù)口徑規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。

（三）構(gòu)建科學(xué)的人才養(yǎng)成計(jì)劃，提高人才綜合素養(yǎng)

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)人才的要求較高，所以，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)構(gòu)建科學(xué)的人才養(yǎng)成計(jì)劃，發(fā)揮\"雁陣效應(yīng)”，為財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的應(yīng)用提供堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

1.基于戰(zhàn)略視角制定科學(xué)的人才養(yǎng)成計(jì)劃

在人才培養(yǎng)的過程中，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)以“高效、全面\"為基本原則，基于戰(zhàn)略視角，制定長(zhǎng)期的人才培養(yǎng)計(jì)劃，并在日常的工作中針對(duì)集團(tuán)企業(yè)人員的專業(yè)技能、綜合數(shù)據(jù)分析能力、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)操作能力和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力進(jìn)行綜合培養(yǎng)，確保相關(guān)人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)熟悉財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用相關(guān)實(shí)踐工作。

2.促進(jìn)人才轉(zhuǎn)型

隨著集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的引入和應(yīng)用，基層人員在轉(zhuǎn)型過程中，應(yīng)積極學(xué)習(xí)和掌握新技術(shù)和財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)工具，逐步培養(yǎng)自身對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的洞察力，通過自我管理和自我學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)人才轉(zhuǎn)型目標(biāo)。

3.完善績(jī)效考核機(jī)制

績(jī)效考核是激勵(lì)員工的有效路徑。在集團(tuán)企業(yè)人才綜合素養(yǎng)提升過程中，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)該做好績(jī)效考核工作，通過制定完善的績(jī)效考核指標(biāo)，構(gòu)建獎(jiǎng)懲相結(jié)合的績(jī)效考核制度，激勵(lì)員工用最飽滿的熱情參與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用工作中。

結(jié)束語(yǔ)

為了更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境變化，集團(tuán)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中應(yīng)用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)是一種必然趨勢(shì)?，F(xiàn)階段，雖然集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用中還存在一些實(shí)踐問題，但是，在未來的發(fā)展中，集團(tuán)企業(yè)只要立足企業(yè)實(shí)際，放眼未來，完善信息系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用效率，構(gòu)建科學(xué)的人才養(yǎng)成計(jì)劃，提高人才綜合素養(yǎng)，就能為集團(tuán)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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作者簡(jiǎn)介：董淑珍（1987.12—），女，漢族，山東沂南人，本科，會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)。