高校學(xué)生檔案管理中信息數(shù)字化管理模式應(yīng)用研究

儲(chǔ)華

[摘 要] 在數(shù)字化時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理已被提出全新的要求，要優(yōu)化利用信息數(shù)字化管理模式，科學(xué)管理學(xué)生檔案，提高檔案管理效率與質(zhì)量。因此，本文從不同角度入手，客觀闡述了高校學(xué)生檔案管理中信息數(shù)字化管理模式應(yīng)用的重要性與途徑。

[關(guān)鍵詞] 高校；學(xué)生檔案管理；信息數(shù)字化管理模式；應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 090

[中圖分類(lèi)號(hào)] G270.7；G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）17- 0190- 02

1 高校學(xué)生檔案管理中信息數(shù)字化管理模式應(yīng)用的重要性

在數(shù)字化時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，加上多方面因素影響，檔案管理難度大幅度增加，傳統(tǒng)單一化檔案管理模式已無(wú)法滿足高校學(xué)生檔案管理具體要求，各方面存在的問(wèn)題不斷顯現(xiàn)，信息數(shù)字化管理模式的應(yīng)用已成為一種必然趨勢(shì)，其重要性不言而喻。當(dāng)下，在招收新生的過(guò)程中，很多高校都借助信息化手段，構(gòu)建了學(xué)生電子檔案，并不只是紙質(zhì)檔案。就紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，存在多種缺陷，比如，檔案易被損壞、無(wú)法長(zhǎng)期保存等。而電子檔案可以有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺陷，具有多樣化優(yōu)勢(shì)，如，較小的空間占據(jù)、可長(zhǎng)時(shí)間保存、可一次性存儲(chǔ)海量檔案數(shù)據(jù)信息等。

就我國(guó)而言，電子檔案于2001年出現(xiàn)，高校新生錄用統(tǒng)一借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一系列操作，參加高考的學(xué)生需要利用計(jì)算機(jī)填寫(xiě)個(gè)人基本信息，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，高校網(wǎng)上錄用學(xué)生技術(shù)日漸完善，學(xué)生大部分檔案資料都離不開(kāi)數(shù)字化管理。在信息數(shù)字化管理模式作用下，高校要根據(jù)各方面情況，優(yōu)化利用多媒體信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建多樣化的計(jì)算機(jī)平臺(tái)、學(xué)生檔案資料庫(kù)，利于快速收集、整理學(xué)生檔案，對(duì)其進(jìn)行合理化管理，定期更新學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息，最大化地提高學(xué)生檔案資源利用率，充分展現(xiàn)學(xué)生檔案多樣化價(jià)值。同時(shí)，在高校學(xué)生檔案管理中，信息數(shù)字化管理模式的應(yīng)用利于簡(jiǎn)化學(xué)生檔案管理流程，降低檔案管理難度，減少學(xué)生檔案管理人員工作量，最大化地提高學(xué)生檔案工作有效性。

2 高校學(xué)生檔案管理中信息數(shù)字化管理模式應(yīng)用途徑

2.1 正確認(rèn)識(shí)，廣泛做好宣傳工作

在新形勢(shì)下，高校必須與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，全面、客觀認(rèn)識(shí)信息數(shù)字化管理模式，客觀分析學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，尤其是存在的問(wèn)題，多層次優(yōu)化利用信息數(shù)字化管理模式。同時(shí)，高校要采用多樣化途徑，比如，校園網(wǎng)站、校園報(bào)刊亭，大力宣傳信息數(shù)字化管理模式，做好宣傳工作，促使檔案管理人員全面、客觀認(rèn)識(shí)信息數(shù)字化管理模式，準(zhǔn)確把握其優(yōu)點(diǎn)，意識(shí)到在數(shù)字化時(shí)代背景下學(xué)生檔案信息數(shù)字管理的重要性，將這一管理模式巧妙地應(yīng)用到日常學(xué)生檔案管理工作中，科學(xué)地管理學(xué)生檔案。

2.2 明確職責(zé)，完善學(xué)生檔案監(jiān)管機(jī)制

在學(xué)生檔案管理中，高校要根據(jù)信息數(shù)字化管理模式，優(yōu)化完善學(xué)生檔案監(jiān)管機(jī)制，全方位動(dòng)態(tài)監(jiān)督、管理學(xué)生檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題，最大化地提高學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確率，更好地應(yīng)用到實(shí)踐中。高校要圍繞信息數(shù)字化管理模式，根據(jù)相關(guān)崗位具體要求、工作任務(wù)等，層層劃分檔案信息數(shù)字化管理職責(zé)，將其落到相關(guān)工作人員身上，有效防止“權(quán)、責(zé)、利”模糊化，確保學(xué)生檔案數(shù)字化管理工作有序開(kāi)展，為提高學(xué)生檔案信息數(shù)字化水平提供有利的保障。

2.3 優(yōu)化流程，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式

在應(yīng)用信息數(shù)字化管理模式中，高校要結(jié)合各方面情況，多層次優(yōu)化創(chuàng)新學(xué)生文本書(shū)籍類(lèi)檔案系統(tǒng)，優(yōu)化利用以客戶機(jī)、服務(wù)器為基點(diǎn)的管理模式，科學(xué)處理海量的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。高校要多角度優(yōu)化創(chuàng)新學(xué)生檔案存儲(chǔ)以及自動(dòng)化管理模式，借助信息化手段，統(tǒng)一化管理各類(lèi)學(xué)生文書(shū)檔案信息資料以及利用途徑，優(yōu)化完善檔案業(yè)務(wù)流程，在計(jì)算機(jī)軟件編程系統(tǒng)等協(xié)助下，科學(xué)編制、存儲(chǔ)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息。在此過(guò)程中，高校要利用先進(jìn)的技術(shù)、新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，優(yōu)化學(xué)生檔案管理平臺(tái)，進(jìn)行一系列自動(dòng)化操作，自動(dòng)化管理海量學(xué)生檔案信息，在自動(dòng)化更新的基礎(chǔ)上，為學(xué)生檔案使用者提供便利，促使各類(lèi)學(xué)生檔案信息得以優(yōu)化利用，在一定程度上有效減少檔案管理人員的工作量，最大化地提高學(xué)生檔案信息價(jià)值。

2.4 專業(yè)分工，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，信息數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用對(duì)高校檔案管理人員提出了全新的要求。高校要根據(jù)檔案管理人員已有水平，科學(xué)制定人才培訓(xùn)目標(biāo)、方案等，以定期、不定期的形式，分層次對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)新時(shí)期檔案管理法律法規(guī)等，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)學(xué)生檔案信息數(shù)字化管理理論知識(shí)、理念等，構(gòu)建全新的檔案管理框架體系，將其靈活應(yīng)用到學(xué)生檔案管理中。高校要圍繞信息數(shù)字化管理模式，開(kāi)展多樣化的實(shí)踐活動(dòng)，借助經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議、深造學(xué)習(xí)等，促使檔案管理人員掌握檔案信息數(shù)字化管理必要技能，準(zhǔn)確把握信息技術(shù)，能夠熟練操作相關(guān)設(shè)備設(shè)施等，不斷提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，有效開(kāi)展學(xué)生檔案信息數(shù)字化管理工作。在此過(guò)程中，高校要注重檔案信息數(shù)字化管理人才的引進(jìn)，優(yōu)化完善檔案人員結(jié)構(gòu)，不斷發(fā)展壯大檔案隊(duì)伍，不斷提高學(xué)生檔案信息數(shù)字化水平。

3 結(jié) 語(yǔ)

總而言之，在數(shù)字化時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化工程，難度較大，極易受到多方面因素影響，急需優(yōu)化完善學(xué)生檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式，這是提高檔案管理整體水平的重要途徑。高校要準(zhǔn)確把握時(shí)代的動(dòng)態(tài)變化，正確認(rèn)識(shí)信息數(shù)字化管理模式，將其靈活地應(yīng)用到實(shí)踐中，優(yōu)化完善學(xué)生檔案監(jiān)管機(jī)制，明確職責(zé)，優(yōu)化創(chuàng)新學(xué)生文本書(shū)籍類(lèi)檔案系統(tǒng)、存儲(chǔ)和自動(dòng)化管理模式、提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)等。以此，確保學(xué)生檔案管理工作有序開(kāi)展，促使新時(shí)期高校學(xué)生檔案更好地朝著“信息化、數(shù)字化”方向發(fā)展，走上長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展道路。

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