高校財務(wù)報銷管理信息化建設(shè)探析

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代背景下，高校財務(wù)報銷管理的信息化轉(zhuǎn)型已成為不可阻擋的趨勢。本文深入分析了高校財務(wù)報銷管理信息化建設(shè)的重要性，并梳理了當(dāng)前建設(shè)進(jìn)程中面臨的實(shí)際問題，包括 OCR 技術(shù)應(yīng)用難題、財務(wù)智能報銷系統(tǒng)與內(nèi)部控制結(jié)合不緊密、財務(wù)人員配置不合理等。針對這些問題，提出了具有針對性和可操作性的解決策略，旨在提升高校財務(wù)報銷管理效率，推動高校財務(wù)管理水平邁上新臺階。

一、引言

根據(jù)教育部公布的2023年全國教育經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況統(tǒng)計快報，2023年我國教育經(jīng)費(fèi)總投入達(dá)到64595億元，比上年增長5.3%。其中，高等教育經(jīng)費(fèi)總投入為17640億元，比上年增長7.6%。

隨著國家對高等教育經(jīng)費(fèi)投入的加大，高校獲得的國家和上級部門科研項(xiàng)目數(shù)量越來越多，高校經(jīng)費(fèi)支出規(guī)模隨之?dāng)U大。財務(wù)報銷作為實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)支出的重要手段，是預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)督的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，傳統(tǒng)報銷模式因流程繁瑣、效率低下，已難以滿足現(xiàn)代高?？焖侔l(fā)展的需求。

信息化時代的到來為高校財務(wù)報銷管理帶來了全新的解決方案。借助信息化技術(shù)，高校可簡化報銷流程、加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督機(jī)制，提升整體財務(wù)管理水平。然而，當(dāng)前高校在財務(wù)報銷信息化建設(shè)中仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如系統(tǒng)兼容性、技術(shù)性障礙以及內(nèi)部控制機(jī)制不完善等。在此背景下，財務(wù)報銷管理信息化建設(shè)的重要性凸顯。提升信息化建設(shè)水平，完善信息化管理流程，不僅可優(yōu)化財務(wù)報銷流程，均衡財務(wù)人員的工作量，還能減少人為錯誤，降低舞弊風(fēng)險，提高報銷效率、財務(wù)服務(wù)質(zhì)量以及教職工的滿意度。

二、高校財務(wù)報銷信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）網(wǎng)上預(yù)約報銷模式

目前，絕大部分高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約報銷。該模式的基本流程包括：經(jīng)辦人登錄高校財務(wù)預(yù)約報銷系統(tǒng)，填寫報銷信息、打印報銷單、報銷單據(jù)審批簽字；財務(wù)人員根據(jù)報銷單審核原始憑證，填制會計憑證，并進(jìn)行復(fù)核和修正，最后完成報銷款項(xiàng)的支付。

網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷模式具備諸多優(yōu)勢。首先，對于經(jīng)辦人而言，能夠隨時隨地提交報銷申請，并通過系統(tǒng)實(shí)時跟進(jìn)審批流程，有效縮減等待時間，避免了長時間排隊(duì)或多次往返財務(wù)處的不便。其次，對于財務(wù)人員而言，網(wǎng)上預(yù)約報銷實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一接單、集中做賬、財務(wù)報銷流水化作業(yè)，顯著提升了財務(wù)報銷的工作效率和作業(yè)質(zhì)量。

（二）智能報銷系統(tǒng)應(yīng)用

智能報銷系統(tǒng)是網(wǎng)上預(yù)約報銷模式的深入優(yōu)化和升級，已在部門高校中逐步推廣實(shí)施。該系統(tǒng)具有智能識別發(fā)票、智能自動填報、線上審批流程、薪酬勞務(wù)發(fā)放與純電子票業(yè)務(wù)零投遞等功能，極大地提高了全校師生報賬的效率和準(zhǔn)確性。此外，電子商城已成功對接智能報銷平臺，實(shí)現(xiàn)了從商品下單到財務(wù)報銷的全程線上化處理。

三、存在的問題

（一）系統(tǒng)兼容性問題突出，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

在當(dāng)前高校財務(wù)報銷信息化建設(shè)中，信息孤島現(xiàn)象較為突出。眾多高校的不同部門擁有各自獨(dú)立的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，而財務(wù)報銷系統(tǒng)與其他部門的系統(tǒng)之間缺乏有效的數(shù)據(jù)共享和交互機(jī)制。以A高校為例，其科研、教學(xué)、人事、資產(chǎn)等部門擁有各自獨(dú)立的系統(tǒng)，導(dǎo)致跨部門業(yè)務(wù)處理時，師生需來回奔波，溝通成本高昂，嚴(yán)重影響了財務(wù)管理的整體效率。

此外，國家及地方層面的各類財務(wù)相關(guān)的系統(tǒng)接口尚未完全開放。作為全額財政撥款事業(yè)單位，高校的大部分資金支付需要通過財政預(yù)算一體化系統(tǒng)完成，但由于該一體化系統(tǒng)的支付接口未對外開放，導(dǎo)致財務(wù)支付信息無法與之實(shí)現(xiàn)對接，從而阻礙了機(jī)器人智能支付和數(shù)據(jù)回寫的實(shí)現(xiàn)。再如，電子票據(jù)的普及和推廣尚未完成，票據(jù)主管部門接口也尚未完全開放，加大了電子票據(jù)的自動獲取和驗(yàn)真的難度。

（二）技術(shù)性問題尚未解決，智能報銷產(chǎn)品操作性差

在高校財務(wù)報銷管理信息化建設(shè)中，OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)被廣泛應(yīng)用于自動識別并提取發(fā)票、報銷單等票據(jù)信息，以進(jìn)一步推進(jìn)報銷流程的自動化。然而，當(dāng)前 OCR 技術(shù)的精確度和成熟度仍存在不足。

一方面，票據(jù)的格式、字體、印刷質(zhì)量等多樣性導(dǎo)致 OCR 技術(shù)在識別過程中容易出現(xiàn)字符識別錯誤、關(guān)鍵信息遺漏等問題。特別是發(fā)票上的金額、日期、納稅人識別號等關(guān)鍵信息若識別錯誤，會直接影響報銷數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，致使財務(wù)人員耗費(fèi)大量時間和精力進(jìn)行人工核對和修正。另一方面，對于一些特殊票據(jù)，如手寫內(nèi)容較多的報銷單和外文票據(jù)等，OCR 技術(shù)的識別效果較差，難以滿足高校財務(wù)報銷管理的實(shí)際需求。

（三）財務(wù)智能報銷系統(tǒng)與內(nèi)部控制機(jī)制結(jié)合不到位

部分高校在構(gòu)建財務(wù)智能報銷系統(tǒng)時，過于注重報銷流程的自動化和便捷性，忽視了將內(nèi)部控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和風(fēng)險防控措施充分融入系統(tǒng)流程設(shè)計的重要性。以費(fèi)用報銷的審批環(huán)節(jié)為例，系統(tǒng)未能嚴(yán)格按照學(xué)校既定的報銷標(biāo)準(zhǔn)、審批權(quán)限和流程進(jìn)行設(shè)置，導(dǎo)致一些不符合規(guī)定或超標(biāo)的報銷申請通過，從而增加了后續(xù)人工審核的工作量，并帶來了潛在的財務(wù)風(fēng)險。

此外，財務(wù)智能報銷系統(tǒng)缺乏有效的風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，難以對報銷過程中的潛在風(fēng)險進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測和預(yù)警。對于預(yù)算超支、異常費(fèi)用支出等關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)，系統(tǒng)缺乏及時發(fā)出警報的能力，導(dǎo)致財務(wù)人員難以及時發(fā)現(xiàn)并處理問題，影響了高校財務(wù)內(nèi)部控制的有效性。

（四）財務(wù)人員配置不合理，工作壓力大

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)、科研等活動的頻繁進(jìn)行，財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量大幅增長。特別是在上線財務(wù)智能報銷系統(tǒng)后，財務(wù)人員需同時兼顧線上審核和線下核對工作，導(dǎo)致人均處理的報銷業(yè)務(wù)量超出了合理范圍。部分高校財務(wù)部門在崗位分工上不夠明確，存在一人多崗的情況。財務(wù)人員既要負(fù)責(zé)審核報銷單據(jù)，還要處理賬務(wù)、跨部門溝通協(xié)調(diào)等，工作任務(wù)繁雜，無疑增加了他們的工作壓力。

此外，高校財務(wù)工作涵蓋預(yù)算管理、資金核算、財務(wù)分析等多個專業(yè)領(lǐng)域，需要具備不同專業(yè)技能的人員。然而，當(dāng)前一些高校財務(wù)人員專業(yè)背景單一，缺乏在信息化技術(shù)、風(fēng)險管理等方面的綜合型人才，給系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)維帶來了困難，進(jìn)一步加劇了現(xiàn)有財務(wù)人員的工作壓力。

四、對策及建議

（一）構(gòu)建現(xiàn)代化智能報銷管理體系

高校應(yīng)充分認(rèn)識到財務(wù)報銷管理信息化建設(shè)的重要性，將其納入學(xué)校整體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。首先，應(yīng)加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)和軟硬件設(shè)備，構(gòu)建功能完備、性能穩(wěn)定的財務(wù)報銷管理系統(tǒng)。還應(yīng)融入大數(shù)據(jù)和人工智能等先進(jìn)技術(shù)，以挖掘和分析大量的財務(wù)報銷數(shù)據(jù)，為高校財務(wù)管理提供決策支持。通過對歷史報銷數(shù)據(jù)的分析，可以發(fā)現(xiàn)報銷中的規(guī)律和趨勢，為預(yù)算執(zhí)行和費(fèi)用控制提供依據(jù)。同時，大數(shù)據(jù)還可以用于風(fēng)險預(yù)警，及時發(fā)現(xiàn)異常報銷行為，如頻繁的高額報銷、不合理的費(fèi)用支出等，從而有效防范財務(wù)風(fēng)險。

其次，應(yīng)持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)能夠適應(yīng)不斷變化的財務(wù)管理要求，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求及時進(jìn)行系統(tǒng)的升級和改進(jìn)。

最后，高校應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范，推進(jìn)財務(wù)報銷管理系統(tǒng)與其他校內(nèi)信息系統(tǒng)的深度集成。通過打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時共享和無縫對接，減少人工干預(yù)和重復(fù)勞動。例如，在科研項(xiàng)目報銷中，系統(tǒng)可直接從科研管理系統(tǒng)獲取項(xiàng)目基本信息和預(yù)算執(zhí)行情況，從而自動匹配報銷申請與項(xiàng)目預(yù)算，提高報銷的準(zhǔn)確性和效率。

（二）提升 OCR 技術(shù)的應(yīng)用水平

高校在引入 OCR 技術(shù)時應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和技術(shù)評估，選擇那些成熟度高、識別準(zhǔn)確率高且具備良好擴(kuò)展性的 OCR 產(chǎn)品。同時，高校應(yīng)與技術(shù)供應(yīng)商共同針對高校財務(wù)報銷場景進(jìn)行定制化開發(fā)和優(yōu)化，從而提高對各類票據(jù)的適應(yīng)性。

還應(yīng)設(shè)置人工輔助審核環(huán)節(jié)，對OCR技術(shù)識別出的關(guān)鍵信息進(jìn)行確認(rèn)和修正。同時，利用人工智能技術(shù)建立智能審核模型，對OCR技術(shù)識別出的數(shù)據(jù)進(jìn)行二次校驗(yàn)，通過機(jī)器學(xué)習(xí)算法不斷提高審核的準(zhǔn)確性和效率，逐步減少對人工審核的依賴。

（三）加強(qiáng)財務(wù)智能報銷系統(tǒng)與內(nèi)部控制融合

高校應(yīng)以內(nèi)部控制規(guī)范為指導(dǎo)，全面梳理財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程，將內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點(diǎn)和風(fēng)險防范措施融入財務(wù)智能報銷系統(tǒng)的流程設(shè)計中。明確各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限和責(zé)任，確保報銷流程符合學(xué)校財務(wù)管理規(guī)定，有效防范財務(wù)風(fēng)險。

此外，借助大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)，在財務(wù)智能報銷系統(tǒng)中建立風(fēng)險預(yù)警模塊。實(shí)時監(jiān)測報銷數(shù)據(jù)，對異常費(fèi)用、預(yù)算超支等風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行及時預(yù)警，為財務(wù)人員提供風(fēng)險提示，以便及時采取措施防范風(fēng)險。

高校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)財務(wù)智能報銷系統(tǒng)與高校內(nèi)部控制體系中其他模塊的對接與協(xié)同，如與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交互。通過數(shù)據(jù)的整合和協(xié)同，實(shí)現(xiàn)對財務(wù)報銷業(yè)務(wù)的全面監(jiān)控和管理，形成有效的內(nèi)部控制閉環(huán)，提升高校財務(wù)管理水平。

（四）強(qiáng)化財務(wù)審批流程管理，提高審批效率

高校在設(shè)置審批流程前，應(yīng)先識別并梳理現(xiàn)有的審批流程，找出其中可能存在的冗余或不必要的審批環(huán)節(jié)?？筛鶕?jù)報銷金額大小、業(yè)務(wù)性質(zhì)的重要性等標(biāo)準(zhǔn)，合理設(shè)置審批層級。例如，對于小額報銷或常規(guī)性支出，可以簡化審批流程，減少中間審批環(huán)節(jié)；對于大額報銷或“三重一大”事項(xiàng)等特殊業(yè)務(wù)，保留必要的審批層級，以確保財務(wù)風(fēng)險可控。通過這種分級審批機(jī)制，既能提高審批效率，又能有效控制財務(wù)風(fēng)險。

高校應(yīng)結(jié)合本校內(nèi)部控制制度和各項(xiàng)管理規(guī)定，建立線上審批系統(tǒng)。為了方便審批人員隨時隨地進(jìn)行審批操作，高校應(yīng)確保線上審批系統(tǒng)支持移動設(shè)備訪問。這不僅可以提高審批效率，還可以避免因?qū)徟藛T不在崗或?qū)徟牧蟼鬟f不及時造成的延誤。

（五）優(yōu)化財務(wù)人員配置，提高其綜合素質(zhì)

高校應(yīng)根據(jù)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量的增長情況，動態(tài)調(diào)整財務(wù)人員編制。通過招聘、人才引進(jìn)等方式，及時充實(shí)財務(wù)報銷崗位人員，緩解人員數(shù)量與業(yè)務(wù)量不匹配的問題。同時，應(yīng)注重引進(jìn)具有信息化技術(shù)、風(fēng)險管理、數(shù)據(jù)分析等專業(yè)背景的人才，優(yōu)化財務(wù)人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)。

加強(qiáng)對現(xiàn)有財務(wù)人員的培訓(xùn)，幫助財務(wù)人員掌握最新的財務(wù)知識和技能。例如，定期組織財務(wù)人員參加信息化技術(shù)培訓(xùn)課程，邀請專家進(jìn)行風(fēng)險管理和數(shù)據(jù)分析方面的講座，拓寬財務(wù)人員的知識面和技能領(lǐng)域。

此外，對財務(wù)部門崗位進(jìn)行重新梳理和劃分，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，避免一人多崗、職責(zé)不清。建立科學(xué)合理的崗位分工體系，使財務(wù)人員能夠?qū)Ｗ⒂诒韭毠ぷ鳎岣吖ぷ餍屎唾|(zhì)量。例如，將報銷審核、賬務(wù)處理、數(shù)據(jù)分析等崗位進(jìn)行明確分離，制定詳細(xì)的崗位說明書，規(guī)范工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。

五、結(jié)論與展望

財務(wù)報銷管理信息化建設(shè)是高校財務(wù)管理現(xiàn)代化的重要方向。通過信息化手段的應(yīng)用，高?？梢院喕瘓箐N流程、提高審批效率、降低財務(wù)風(fēng)險，并為教職工提供更加便捷透明的報銷服務(wù)。

然而，當(dāng)前高校在財務(wù)報銷信息化建設(shè)中仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如系統(tǒng)兼容性問題、技術(shù)性障礙、內(nèi)部控制機(jī)制不完善等。通過構(gòu)建現(xiàn)代化智能報銷管理體系、提升OCR技術(shù)應(yīng)用水平、加強(qiáng)財務(wù)智能報銷系統(tǒng)與內(nèi)部控制的融合、優(yōu)化財務(wù)人員配置等措施，有效提升財務(wù)報銷管理的信息化水平，推動高校財務(wù)管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校財務(wù)報銷管理將逐步實(shí)現(xiàn)智能化與自動化的深度融合。智能報銷系統(tǒng)將能夠自動識別和審核報銷單據(jù)，減少人工干預(yù)，提升報銷效率。例如，通過機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，系統(tǒng)可以自動識別發(fā)票真?zhèn)?、檢測異常報銷行為，并實(shí)時發(fā)出預(yù)警。此外，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用將進(jìn)一步提升財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和透明度，確保報銷流程的不可篡改性和可追溯性。同時，財務(wù)人員的角色和能力也將發(fā)生轉(zhuǎn)變，成為具備數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險管理、內(nèi)部控制等多方面能力的復(fù)合型人才，以適應(yīng)信息化時代的要求。未來，高校財務(wù)報銷管理信息化建設(shè)將為高?？沙掷m(xù)發(fā)展提供更加堅(jiān)實(shí)的財務(wù)保障。

（作者單位：北部灣大學(xué)財務(wù)處）

作者簡介：蔣雅萍，1985年出生，女，本科，湖北仙桃市人，會計師，北部灣大學(xué)財務(wù)處會計核算科副科長。研究方向：財務(wù)管理。