新形勢下疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的難點(diǎn)及重要性探析

干部人事檔案管理是國家干部管理工作的重要組成部分，對于干部隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)具有重要意義。干部人事檔案記錄了干部在成長、工作、學(xué)習(xí)以及晉升等方面的全程信息，反映了干部的思想作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)等，是推動(dòng)干部隊(duì)伍建設(shè)和提高人才培養(yǎng)效果的基礎(chǔ)性工作。在新時(shí)代背景下，疾控系統(tǒng)作為國家公共衛(wèi)生防控的核心機(jī)構(gòu)，干部人事檔案管理工作顯得尤為重要。2018年11月，中央辦公廳修訂頒布了最新的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），對干部人事檔案管理工作提出了更加明確和嚴(yán)格的要求。《條例》從應(yīng)秉持的原則、日常管理以及內(nèi)容分類等方面完善了管理制度，使得干部人事檔案的管理更加規(guī)范化和科學(xué)化。檔案信息的運(yùn)用效率已成為衡量干部人事檔案管理工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，科學(xué)和高效的檔案管理能夠?yàn)楦刹窟x拔、職務(wù)普升和考核評估等提供可靠依據(jù)。

一、疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的特點(diǎn)

疾控系統(tǒng)的干部人事檔案管理具有獨(dú)特的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)源自疾控系統(tǒng)的職能要求和干部人事管理的特殊性。

一是檔案管理具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。疾控系統(tǒng)作為公共衛(wèi)生的前線機(jī)構(gòu)，干部選拔、調(diào)動(dòng)以及任用等人事變動(dòng)都需依據(jù)檔案資料中記錄的干部思想作風(fēng)、工作能力和歷史表現(xiàn)。干部檔案的真實(shí)性和及時(shí)性對選人用人至關(guān)重要，直接影響疾控系統(tǒng)人力資源的合理配置。

二是干部人事檔案的保密性要求極高。由于疾控系統(tǒng)干部的檔案中涉及個(gè)人隱私和工作敏感信息，必須嚴(yán)格遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不會被泄露或不當(dāng)使用。

三是疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理具有明顯的動(dòng)態(tài)性。干部職務(wù)的變動(dòng)、科研成果的積累、進(jìn)修和培訓(xùn)情況的更新等，都導(dǎo)致檔案內(nèi)容不斷增加和調(diào)整。為了準(zhǔn)確反映干部的最新情況，檔案管理必須具備靈活性和及時(shí)性，能夠動(dòng)態(tài)更新各類信息。

四是疾控系統(tǒng)的檔案管理正逐步向信息化和數(shù)字化方向發(fā)展。

二、新形勢下疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的難點(diǎn)

1.信息化建設(shè)滯后

盡管數(shù)字化檔案管理的必要性在疾控系統(tǒng)中已被廣泛認(rèn)可，但在實(shí)際操作中，信息化進(jìn)程進(jìn)展緩慢。尤其是在基層疾控中心，許多人事檔案管理部門的信息化意識較弱，未能充分認(rèn)識到現(xiàn)代化技術(shù)對于提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性的價(jià)值。由于技術(shù)設(shè)備的老化，現(xiàn)有的技術(shù)設(shè)備更新速度較慢，無法適應(yīng)疾控系統(tǒng)對數(shù)據(jù)管理和人力資源調(diào)配的需求。許多疾控中心的財(cái)政撥款有限，檔案管理部門無法獲得足夠的資金用于采購先進(jìn)的設(shè)備和軟件，導(dǎo)致干部人事檔案的收集、整理和存儲等工作仍主要依賴手工操作，使檔案查詢、更新和調(diào)取效率低下。當(dāng)需要檢索信息時(shí)檔案管理人員常常需要親自到檔案室翻找紙質(zhì)材料，耗時(shí)耗力且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.重視程度不足

許多疾控中心錯(cuò)誤地認(rèn)為人事檔案管理僅僅是對資料的收集和整理，忽視了其對干部選拔、職務(wù)晉升以及科研評估的重要作用，檔案管理在整體工作中處于邊緣化地位，未能得到足夠關(guān)注。此外，檔案管理人員的責(zé)任意識較為薄弱，對檔案管理的責(zé)任感和使命感不足，檔案信息更新速度慢，檔案利用率低，未能實(shí)現(xiàn)對檔案信息的實(shí)時(shí)更新和有效利用。許多檔案管理人員未能主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，依舊沿用陳舊的管理方式，檔案管理體系僵化，難以為疾控中心的人力資源調(diào)配和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有效支持。

3.制度和規(guī)范建設(shè)不足

盡管《干部人事檔案工作條例》已經(jīng)為檔案管理提供了明確的框架，但在實(shí)際操作中，各級疾控中心的檔案管理制度建設(shè)參差不齊，執(zhí)行力度不足，導(dǎo)致管理工作的隨意性較大。一些地區(qū)的檔案管理制度不完善，缺乏明確的檔案收集、整理、審核和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作常常流于形式，缺乏科學(xué)和系統(tǒng)的制度保障。檔案管理的規(guī)范化程度不高，主要體現(xiàn)在檔案材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，審核機(jī)制不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性無法得到充分保證。同時(shí)，缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，檔案管理過程中的違規(guī)行為難以受到及時(shí)處理，檔案管理工作在實(shí)際操作中存在一定隨意性，嚴(yán)重影響檔案的可靠性和權(quán)威性。干部檔案的更新和維護(hù)也缺乏有效的制度支持，檔案信息常常滯后于實(shí)際情況，檔案無法全面反映干部的最新情況。此外，檔案管理與其他人事管理部門之間的協(xié)調(diào)不足，限制了檔案在干部選拔、晉升等方面的參考作用。

4.專業(yè)人才培養(yǎng)不足

檔案管理涉及高度專業(yè)化的知識和技術(shù)，包括檔案的收集、整理、歸檔、維護(hù)以及信息化管理等環(huán)節(jié)，信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理人員提出了更高的要求，他們不僅需要熟練掌握檔案的基礎(chǔ)管理技能，還需要具備數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)管理以及信息安全等新興技術(shù)的能力。然而，現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，尤其是在基層疾控單位，許多管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識和技能，難以應(yīng)對現(xiàn)代化檔案管理的要求。許多疾控單位也未能定期為檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們的知識和技能無法與時(shí)俱進(jìn)，難以適應(yīng)信息化檔案管理的需求。此外，頻繁的人事變動(dòng)和培訓(xùn)機(jī)制的缺失使得檔案管理工作難以持續(xù)性和規(guī)范性地開展，檔案管理的傳承和經(jīng)驗(yàn)積累受到影響，檔案管理水平停滯不前。

三、強(qiáng)化疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的策略

1.完善管理體系建設(shè)

（1）健全檔案歸檔內(nèi)容

健全檔案歸檔內(nèi)容是提升疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵一步。檔案內(nèi)容必須涵蓋干部的全面信息，既包括個(gè)人基本情況、任職經(jīng)歷、考核結(jié)果以及獎(jiǎng)懲情況等，也應(yīng)囊括干部的思想作風(fēng)、科研成果以及培訓(xùn)經(jīng)歷等重要信息。這樣能夠?yàn)榧部叵到y(tǒng)在人事選拔、職務(wù)晉升以及干部調(diào)動(dòng)中提供全面、準(zhǔn)確的依據(jù)。檔案歸檔還應(yīng)具有系統(tǒng)性和一致性，按照統(tǒng)一的規(guī)范來收集、整理和歸檔，保證檔案數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一，便于信息的存儲、檢索和共享。另外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案歸檔的實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。隨著干部的職務(wù)變化、工作表現(xiàn)和學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況的不斷變化，檔案內(nèi)容也需要及時(shí)更新，以確保檔案信息與實(shí)際情況一致。

（2）嚴(yán)格審核歸檔

嚴(yán)格審核歸檔制度是確保疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理規(guī)范化和有效性的重要保障。審核歸檔制度的核心在于明確關(guān)鍵鑒別點(diǎn)，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。在歸檔過程中，工作人員應(yīng)特別關(guān)注干部檔案中涉及的學(xué)歷、職務(wù)以及工作經(jīng)歷等重要信息，并注重信息的連續(xù)性和一致性。在審核歸檔過程中，應(yīng)重點(diǎn)識別和處理可能出現(xiàn)的檔案內(nèi)容缺失或信息錯(cuò)誤的情況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案材料不全或信息不準(zhǔn)確時(shí)，檔案管理人員需要對照相關(guān)記錄，如干部的履歷、學(xué)歷學(xué)位、入黨入團(tuán)情況以及職務(wù)變動(dòng)等，及時(shí)核對并實(shí)行必要的補(bǔ)充和修改。同時(shí)，歸檔審核制度還應(yīng)確保所有歸檔材料符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對于不在歸檔范疇的材料，應(yīng)實(shí)行適當(dāng)處理，不得隨意歸檔。

2.加大資金和技術(shù)投入

（1）推進(jìn)檔案數(shù)字化，建立智能化管理平臺

推進(jìn)檔案數(shù)字化是疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。為了應(yīng)對檔案管理中存在的效率低和數(shù)據(jù)分散等問題，必須加大資金投入，推動(dòng)檔案的全面數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化不僅能有效提高檔案管理的效率，還能簡化資料的存儲、檢索和共享流程，提升信息查詢和調(diào)取的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。通過構(gòu)建智能化管理平臺，疾控系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)管理，確保每一份檔案資料都能準(zhǔn)確和快速地反映干部的最新狀況。在智能化管理平臺，檔案管理人員能夠更加便捷地開展信息錄入、歸檔以及審核等操作，減少人為失誤。同時(shí)，智能化平臺能夠通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)挖掘檔案中隱藏的潛在信息，幫助決策者更好地評估干部的能力和潛力。智能化管理平臺還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的跨部門和跨地區(qū)共享，為干部的選拔和調(diào)動(dòng)提供更加科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。

（2）建立完善的信息安全系統(tǒng)

在推動(dòng)檔案數(shù)字化的同時(shí)，建立完善的信息安全系統(tǒng)至關(guān)重要。干部人事檔案涉及大量敏感的個(gè)人信息和工作記錄，安全性必須得到高度重視。疾控系統(tǒng)需要通過加大資金投入，引人先進(jìn)的信息安全技術(shù)，建立完善的檔案加密和數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。檔案管理應(yīng)遵循不同保密級別的原則，對不同級別的檔案展開相應(yīng)的加密處理，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問敏感信息。通過加密和權(quán)限分配，可以有效保護(hù)檔案內(nèi)容的安全性，確保檔案數(shù)據(jù)不會被泄露或?yàn)E用。此外，檔案系統(tǒng)還應(yīng)定期實(shí)行備份，確保在突發(fā)事件或系統(tǒng)故障時(shí)檔案數(shù)據(jù)能夠迅速恢復(fù)，保障檔案的完整性和可用性。信息安全系統(tǒng)不僅要關(guān)注數(shù)據(jù)的存儲和傳輸安全，還要重視對網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊的防范。疾控系統(tǒng)需要進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)和防護(hù)能力，定期更新防火墻、殺毒軟件，確保系統(tǒng)處于最優(yōu)狀態(tài)，避免因網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致檔案信息被泄露或丟失。

（3）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在干部人事檔案管理中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善是檔案管理工作的堅(jiān)實(shí)保障。疾控系統(tǒng)應(yīng)加大對檔案庫房、閱檔室等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)投人，確保檔案的物理存儲環(huán)境符合《干部人事檔案工作條例》的要求。庫房的建設(shè)必須按照“六防”標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行，即防火、防盜、防潮、防塵、防光以及防蟲，確保檔案資料能夠在安全的環(huán)境中長期保存。根據(jù)《條例》要求，檔案管理區(qū)域應(yīng)合理規(guī)劃，檔案庫房、閱檔室和辦公室應(yīng)分開設(shè)置，以避免交叉使用導(dǎo)致檔案管理的混亂和安全隱患。庫房內(nèi)應(yīng)配備先進(jìn)的環(huán)境控制系統(tǒng)，如恒溫恒濕設(shè)備，確保檔案資料不受環(huán)境變化的影響而發(fā)生霉變或損壞。同時(shí)，還需完善監(jiān)控設(shè)備和安防措施，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫房的狀況，確保檔案資料的安全。除庫房建設(shè)外，疾控系統(tǒng)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，應(yīng)投人資金購置現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，如高效掃描儀、檔案管理軟件等，進(jìn)一步提高檔案管理的自動(dòng)化和智能化水平。

3.加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

（1）提升責(zé)任心和專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)

由于干部人事檔案管理不僅涉及檔案的收集、整理和歸檔，還要確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和安全性。因此，檔案管理人員的責(zé)任心至關(guān)重要。疾控系統(tǒng)可以通過建立完善的激勵(lì)機(jī)制來增強(qiáng)管理人員的工作熱情，肯定他們在檔案管理中的重要作用。同時(shí)，還可以通過定期的職業(yè)培訓(xùn)和崗位輪換等方式，提升管理人員的專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)，讓他們熟悉各部門的崗位職責(zé)和工作流程，成為復(fù)合型檔案管理人才。通過輪崗制，檔案管理人員能夠全面了解各部門的工作職能，更好地理解檔案管理對疾控系統(tǒng)整體業(yè)務(wù)的支撐作用。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對技術(shù)技能的培訓(xùn)，特別是數(shù)字化檔案管理的相關(guān)技術(shù)，如檔案管理軟件的操作、大數(shù)據(jù)分析和信息檢索技能等。通過提高檔案管理人員的技術(shù)水平，疾控系統(tǒng)能夠更加有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，確保檔案管理的準(zhǔn)確性和高效性。檔案管理工作具有高度的政治性、原則性和保密性，管理人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和職業(yè)道德，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和保密性，從而維護(hù)干部人事檔案管理的權(quán)威性和有效性。

（2）提升法治化素養(yǎng)

在實(shí)際工作中，檔案管理人員不僅需要熟悉檔案管理的基本操作，還需要對相關(guān)法律法規(guī)有深人了解，以確保在檔案管理中不出現(xiàn)違規(guī)行為。疾控系統(tǒng)應(yīng)通過培訓(xùn)讓管理人員深人學(xué)習(xí)和理解國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，掌握人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)要求，減少操作中的法律風(fēng)險(xiǎn)。培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在防止違規(guī)使用或盜用檔案信息的相關(guān)法律法規(guī)上，管理人員需要清楚認(rèn)識檔案管理中的權(quán)限分配與使用邊界，防止因不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案被泄露或違規(guī)使用。此外，培訓(xùn)應(yīng)幫助管理人員梳理以往檔案管理工作中可能存在的漏洞，增強(qiáng)其法律意識和敏感度。疾控系統(tǒng)還應(yīng)根據(jù)國家最新的法律法規(guī)要求不斷更新檔案管理的相關(guān)制度和流程，緊跟法律政策的變化，確保檔案管理工作符合國家的最新規(guī)定和要求。

4.強(qiáng)化信息共享，構(gòu)建人才檔案共享平臺

構(gòu)建有效的人才檔案共享平臺是優(yōu)化疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的關(guān)鍵策略之一。疾控系統(tǒng)應(yīng)確保干部人事檔案管理部門與干部管理部門之間的數(shù)據(jù)信息共享，使得檔案信息能夠最大限度地被開發(fā)和利用。在此基礎(chǔ)上，疾控系統(tǒng)還需要加強(qiáng)各干部人事檔案管理部門之間的數(shù)據(jù)共享。通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息平臺，實(shí)現(xiàn)跨部門和跨區(qū)域的檔案互通互聯(lián)，確保不同部門能夠根據(jù)權(quán)限合理獲取檔案信息。此外，還要合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案數(shù)據(jù)分析和挖掘，深人挖掘和分析檔案中的潛在信息，為干部的能力評估、崗位適配等提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)檔案管理工作智能化和精細(xì)化，為干部人事管理提供更科學(xué)的信息支撐。

四、結(jié)論

綜上所述，完善管理體系、加大資金與技術(shù)投入、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)以及構(gòu)建信息共享平臺的優(yōu)化策略，不僅有助于提高檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和現(xiàn)代化水平，還能確保檔案更好地服務(wù)于干部選拔、職務(wù)普升和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對。未來，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和國家政策的不斷完善，疾控系統(tǒng)的干部人事檔案管理將朝著更加智能化、精細(xì)化和規(guī)范化方向發(fā)展，為我國公共衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)進(jìn)步提供堅(jiān)實(shí)的人力資源保障。

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作者單位：濟(jì)南市疾病預(yù)防控制中心