專審視角下的公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案工作優(yōu)化策略

干部人事檔案是指記錄干部個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況、職業(yè)素質(zhì)以及工作業(yè)績等信息的重要檔案，詳細(xì)反映了干部的成長經(jīng)歷和工作履歷。隨著公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的快速發(fā)展，干部人事檔案在人員管理、績效評(píng)估和決策支持中的作用日益顯著，因而確保干部人事檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和可用性至關(guān)重要。通過干部人事檔案專項(xiàng)審核，清查和規(guī)范檔案質(zhì)量，有效保障檔案的“四性”，提升干部管理決策的科學(xué)性和規(guī)范性，是干部管理工作不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而在當(dāng)前公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案專審工作中，檔案材料部分缺失、材料不規(guī)范和材料前后記載不一致等問題仍然頻出。為解決這些問題，探尋問題形成背后的深層管理根源很有必要。通過深入分析專審中檔案管理問題的根源，提出有針對性的干部人事檔案管理優(yōu)化策略，提升專審效率和準(zhǔn)確性，提高干部人事檔案規(guī)范化管理水平，以助力干部人事管理的科學(xué)決策，促進(jìn)機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展。

一、公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案專審中存在的問題

根據(jù)政策文件要求，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的核心內(nèi)容包括對“三齡二歷一身份”、任職資格、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等信息的重點(diǎn)審核。公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作基于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，仍然存在檔案材料部分缺失、材料不規(guī)范和材料前后記載不一致等問題。

1.檔案材料部分缺失

干部人事檔案專審仍是通過人工審核傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案材料的完整性依賴于人工收集歸檔，檔案材料歸檔缺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一是最新檔案材料尚未及時(shí)歸檔，如當(dāng)年的年度考核表、崗位聘用認(rèn)定登記表、崗位薪級(jí)晉升工資變動(dòng)表和干部任免審批表等，這些材料有的存放于個(gè)人檔案散材料袋中尚未裝訂入冊，有的則完全未歸入檔案?；蚴侨藛T在職期間所取得的學(xué)歷學(xué)位材料，因未及時(shí)移交而歸檔遺漏。

二是年代相對久遠(yuǎn)的檔案材料缺失，如黨團(tuán)相關(guān)材料中，入團(tuán)志愿書和入黨政審材料因時(shí)間較為久遠(yuǎn)，缺失較為普遍，僅由單位出具相關(guān)丟失說明作為補(bǔ)充材料。此外，在涉及工作調(diào)動(dòng)的干部檔案中，常有工作調(diào)動(dòng)登記表和調(diào)動(dòng)介紹信缺失的情況，影響干部工作經(jīng)歷時(shí)間的準(zhǔn)確認(rèn)定。部門干部人事檔案中參工關(guān)鍵材料缺失，如分配證、報(bào)到證、轉(zhuǎn)正定級(jí)工資表和聘干表等，導(dǎo)致干部身份的認(rèn)定存在困難。

2.檔案材料不規(guī)范

在檔案專審中，材料不規(guī)范問題包括材料形成、審批手續(xù)和分類三個(gè)方面。

一是材料形成不規(guī)范。目前大部分檔案材料仍采用紙質(zhì)檔案手寫形式，存在紙張規(guī)格不符、格式不標(biāo)準(zhǔn)、使用鉛筆或圓珠筆填寫、書寫潦草、隨意涂改和關(guān)鍵信息填錯(cuò)等問題，造成檔案材料填寫不規(guī)范，導(dǎo)致檔案信息難以辨認(rèn)和準(zhǔn)確認(rèn)定。

二是審批手續(xù)不完備。部分材料缺少上級(jí)審批機(jī)關(guān)意見、相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字和審批印章，常見于干部試用期滿考察材料缺少考察人手寫簽名和黨委印章、年度考核表缺少負(fù)責(zé)人簽章等，此類檔案常因負(fù)責(zé)人、考察人退休或調(diào)離，導(dǎo)致無法整改，形成不規(guī)范的檔案材料。此外，部分材料在形成時(shí)已存在錯(cuò)誤，因?qū)徟绦虿粐?yán)格，材料加蓋了當(dāng)時(shí)的公章后存檔，如工資變動(dòng)歸檔表。但由于年代久遠(yuǎn)，當(dāng)時(shí)的公章早已變更，難以修改補(bǔ)正，最終造成檔案材料不規(guī)范的問題。

三是檔案材料分類不規(guī)范。除了因管檔人員對干部人事檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)理解出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致檔案材料歸類錯(cuò)誤外，歸檔標(biāo)準(zhǔn)的變更也可能造成此類問題。例如，在公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，絕大部分工作人員屬于醫(yī)護(hù)專技類人員，在此前的檔案專審中，專技人員的崗位聘用認(rèn)定登記表均要求歸檔至4-2類中。然而隨著專審標(biāo)準(zhǔn)的更新，要求將專技人員的崗位聘用認(rèn)定登記表歸類與管理人員一致，歸入9-2類，使得原本的檔案分類不再符合新標(biāo)準(zhǔn)，亟須重新整理和規(guī)范。

3.檔案材料前后記載不一致

檔案材料前后記載不一致的問題主要體現(xiàn)在“三齡二歷”上，即記錄干部的出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷和教育經(jīng)歷等關(guān)鍵性材料。此類檔案信息的前后不一致，可能導(dǎo)致檔案邏輯混亂，甚至出現(xiàn)相互矛盾的情況，因而成為干部人事檔案專審中的重點(diǎn)。尤其是出生年月的記錄，由于涉及的檔案材料種類繁多，問題最為突出。常見的原因包括陰歷（陽歷）混淆、填寫筆誤以及因入學(xué)、入伍、入黨或參加工作年齡限制等原因，為自的性得利而有意修改，導(dǎo)致不同材料的出生年月填寫記錄不一致。在公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，專業(yè)技術(shù)人員占較大比例，很多人員選擇在職期間提升學(xué)歷或繼續(xù)深造。因此，教育經(jīng)歷中出生年月的修改和以往教育經(jīng)歷的篡改現(xiàn)象也較為常見。此外，參加工作時(shí)間記載不一致問題常見于關(guān)鍵性材料出現(xiàn)涂改，或因工作經(jīng)歷存在交叉，或因干部本人認(rèn)定參工時(shí)間與機(jī)構(gòu)認(rèn)定時(shí)間有偏差，導(dǎo)致填寫錯(cuò)誤。相比之下，入黨時(shí)間前后不一致的問題相對較少，主要原因在于干部本人填寫的入黨日期，未以接收預(yù)備黨員支部大會(huì)的時(shí)間為準(zhǔn)。少部分是因?yàn)橛行h員的預(yù)備期情況比較特殊，或因入黨志愿書中填寫的日期與實(shí)際召開接收預(yù)備黨員支部大會(huì)的時(shí)間出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致人黨時(shí)間記錄出現(xiàn)不一致。

二、專審問題背后深層的檔案管理問題剖析

干部人事檔案專審中暴露的問題，雖為檔案本身的缺陷，但實(shí)際上反映了當(dāng)前公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的深層問題，這些問題主要源于檔案材料形成部門人員、管檔人員和干部本人等相關(guān)人員的檔案意識(shí)薄弱、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度有待完善以及相關(guān)部門的協(xié)調(diào)共治不足等因素。

1.相關(guān)人員檔案意識(shí)薄弱

當(dāng)前，公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的干部人事檔案專審工作仍基于紙質(zhì)檔案材料開展。由于這些紙質(zhì)材料通常由各部門生成或由干部本人提交，再由管檔人員歸檔管理。因此，干部人事檔案的真實(shí)性、完整性和安全性在很大程度上取決于檔案材料形成部門人員、管檔人員和干部本人。然而，當(dāng)前相關(guān)人員的檔案意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)不規(guī)范、部分缺失和前后記載不一致等問題。一方面，對于干部本人而言，部分紙質(zhì)檔案材料由干部本人填寫生成，如果檔案意識(shí)薄弱，為了在教育深造或工作升遷中得利，干部可能會(huì)篡改出生日期、教育經(jīng)歷或工作經(jīng)歷，導(dǎo)致檔案材料前后記載信息不一致；另一方面，某些檔案材料，如在職教育的學(xué)歷學(xué)位檔案、援疆援藏等工作鑒定和醫(yī)護(hù)職稱評(píng)定材料等，往往交予干部本人移交至機(jī)構(gòu)，若對人事檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、歸檔范圍和材料標(biāo)準(zhǔn)缺乏基本認(rèn)識(shí)，不知何種材料必須歸檔，選擇自行保存，最終可能導(dǎo)致干部人事檔案完整性缺失，甚至出現(xiàn)檔案材料丟失難以查補(bǔ)的情況。檔案形成部門人員對檔案重要性認(rèn)識(shí)不足、檔案意識(shí)薄弱可能會(huì)導(dǎo)致檔案材料形成不規(guī)范，使得檔案材料的填寫內(nèi)容、格式制式和審批手續(xù)不符合歸檔要求。許多公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理人員非專職人員，大多數(shù)是由行政人員兼職管理，其缺乏檔案專業(yè)背景，通常忙于行政事務(wù)，對檔案管理工作不夠重視，也缺少檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，檔案意識(shí)和管檔素質(zhì)難以提升。

2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度有待完善

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度的不完善是公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案專審中發(fā)現(xiàn)問題的主要原因之一。一方面，部分公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對干部人事檔案管理工作重視不足。缺乏對政策和規(guī)章制度的傳達(dá)解讀，導(dǎo)致干部本人對檔案工作認(rèn)識(shí)不到位、參與程度不高。相關(guān)規(guī)章制度未能得到充分理解，也使檔案形成部門和管檔部門人員難以有效落實(shí)執(zhí)行，從源頭上難以把控干部人事檔案的規(guī)范性；另一方面，當(dāng)前公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案專審標(biāo)準(zhǔn)尚未完全統(tǒng)一。干部人事檔案專審標(biāo)準(zhǔn)通常來源于《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》及后續(xù)細(xì)化的政策文件等。由于實(shí)際審核過程中檔案情況復(fù)雜多變，各公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)往往根據(jù)每年上級(jí)的檔案審核情況及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，一旦審核標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變動(dòng)，檔案的歸類可能出現(xiàn)不規(guī)范的情況，對后續(xù)整改造成很大困難。

3.相關(guān)部門協(xié)調(diào)共治不足

干部人事檔案自生成至歸檔整個(gè)流程涉及多部門、多人員，一旦缺乏協(xié)調(diào)共治，會(huì)直接影響檔案的完整性、準(zhǔn)確性和管理效率，其主要體現(xiàn)在各部門歸檔職責(zé)不明確、檔案信息共享不暢以及管檔部門對檔案形成部門的指導(dǎo)力度不足三個(gè)方面。

一是各部門間歸檔職責(zé)不明確。公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)各部門通常根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求決定如何開展檔案管理，由于缺少統(tǒng)一協(xié)調(diào)與溝通，出現(xiàn)歸檔職責(zé)的互相推諉。比如，為期兩個(gè)月以上的人員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和進(jìn)修等檔案材料需要?dú)w入干部人事檔案，然而由于各部門歸檔職責(zé)不明和歸檔范圍不清，檔案中往往會(huì)出現(xiàn)期限不符合要求的培訓(xùn)進(jìn)修檔案材料，影響檔案材料的規(guī)范性。

二是檔案信息共享不暢。各部門協(xié)調(diào)共治不足，檔案形成部門與管檔部門間缺乏有效的溝通交流，對檔案的及時(shí)移交歸檔和信息更新造成影響，或因不明確歸檔期限導(dǎo)致檔案形成時(shí)間過晚，或因檔案材料移交不及時(shí)導(dǎo)致歸檔缺失，或因最新任免經(jīng)歷、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲情況等重要信息難以及時(shí)更新，導(dǎo)致檔案中填寫的信息出現(xiàn)偏差。

三是管檔部門對檔案形成部門的指導(dǎo)力度不足。管檔部門往往對干部人事檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、范圍和期限等政策更為熟悉，但因指導(dǎo)力度不足，導(dǎo)致檔案材料形成不規(guī)范。例如，最新干部任免審批表關(guān)鍵信息需要與專審專用干部任免審批表保持一致，如果格式或信息不正確，需要花費(fèi)大量時(shí)間返工整改，嚴(yán)重影響檔案專審工作的效率。

三、專審視角下的公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案工作優(yōu)化策略

通過深入剖析干部人事檔案專審中發(fā)現(xiàn)的問題及其背后的管理問題，當(dāng)前公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案管理工作亟須優(yōu)化，結(jié)合上述問題和公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)工作實(shí)際，提出專審視角下的公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案工作優(yōu)化策略。

1.推動(dòng)跨部門協(xié)作與信息共享

優(yōu)化公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案工作，需要推動(dòng)跨部門協(xié)作與信息共享。

一是制定統(tǒng)一的干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。明確各部門歸檔職責(zé)分工，防止歸檔工作出現(xiàn)交叉或管理混亂。明確檔案形成、歸檔和管理標(biāo)準(zhǔn)，確保歸檔材料的內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，減輕后續(xù)整改的工作壓力。

二是建立良好的溝通協(xié)作機(jī)制。管檔部門應(yīng)通過協(xié)調(diào)和有效溝通，強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的重要性，將干部人事檔案最新標(biāo)準(zhǔn)、政策和規(guī)章制度及時(shí)傳達(dá)至各部門和干部本人，并積極解讀政策，及時(shí)指導(dǎo)和加強(qiáng)反饋，鼓勵(lì)和督促各部門及干部本人共同參與干部人事檔案管理，形成合力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速更新和檔案材料的及時(shí)歸檔，保障干部人事檔案的完整性。

2.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)對于提高干部人事檔案的管理水平至關(guān)重要。

一是加大檔案專業(yè)培訓(xùn)力度。目前，公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管檔人員和檔案形成負(fù)責(zé)人員多為非專職和非專業(yè)人員，日常工作常被繁雜的行政事務(wù)占據(jù)。針對此類人員，需定時(shí)定期開展檔案相關(guān)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)，采取專題和實(shí)例教學(xué)的形式，分享檔案管理中特殊案例的處理方法，積極組織經(jīng)驗(yàn)交流，推廣優(yōu)秀管檔經(jīng)驗(yàn)，從實(shí)際出發(fā)指導(dǎo)工作。同時(shí)，應(yīng)編纂干部人事檔案管理專業(yè)化參考書籍或文件匯編，作為檔案中關(guān)鍵信息認(rèn)定的參考依據(jù)，協(xié)助高效完成檔案工作。

二是建立管檔人員激勵(lì)機(jī)制。公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)完善職稱評(píng)審、薪酬管理和崗位激勵(lì)等多元化績效考核激勵(lì)機(jī)制，確保兼職管檔人員有充足的工作時(shí)間，提供學(xué)習(xí)、進(jìn)修和晉升的機(jī)會(huì)，打造良好的職業(yè)發(fā)展平臺(tái)，從而激發(fā)管檔人員的內(nèi)生動(dòng)力。

3.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

目前，公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事檔案的專項(xiàng)審核仍然依賴于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和人工審核，人工操作難免存在錯(cuò)誤和偏差，亟須借助信息技術(shù)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，以提升檔案管理質(zhì)量。為此，必須加大資金和技術(shù)的投入，積極推進(jìn)干部人事檔案信息化進(jìn)程。一是應(yīng)配備高性能的硬件設(shè)備，避免因設(shè)備更換頻繁導(dǎo)致的數(shù)據(jù)遷移困難、丟失或損壞等問題。二是要開發(fā)完善的干部人事檔案管理系統(tǒng)，內(nèi)部需配置安全保障技術(shù)，確保電子檔案的憑證性和法律效力。三是應(yīng)建立信息化系統(tǒng)安全風(fēng)控機(jī)制，及時(shí)備份電子檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

四、結(jié)語

公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)干部人事檔案專審中發(fā)現(xiàn)的問題，從專審視角入手，挖掘當(dāng)前檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)跨部門協(xié)作與信息共享，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，通過多種措施不斷優(yōu)化干部人事檔案管理工作，為公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)干部人事工作和機(jī)構(gòu)的高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

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作者單位：武漢市急救中心