無紙化辦案視域下的人民法院檔案管理難點與方法分析

無紙化辦案是“智慧法院”理念為相關(guān)單位提出的新型工作模式，需要相關(guān)從業(yè)人員利用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)搭建信息化與數(shù)字化管理形態(tài)，以達到提高人民法院整體信息化水平的良好效果，使立案、審判和執(zhí)行等各項工作內(nèi)容不斷優(yōu)化，促進審判體系、審判能力向現(xiàn)代化方向發(fā)展，進而全面落實司法為民的工作主線。但從現(xiàn)階段人民法院無紙化辦案效果來看，檔案管理工作人員往往存在信息化能力相對不足的情況，同時無紙化辦案在一定程度上還涉及檔案學(xué)術(shù)倫理問題，種種挑戰(zhàn)都需要相關(guān)從業(yè)人員不斷探索相應(yīng)的解決策略，以使無紙化辦案得到進一步落實。

一、無紙化辦案視域下人民法院檔案管理工作難點

1.檔案管理人員信息素養(yǎng)仍待提升

隨著社會生活水平不斷提高，人們受教育的程度也相應(yīng)更高，運用法律武器維護自身權(quán)益已成為越來越多人的選擇。與此同時，隨著電子立案、線上訴訟相應(yīng)得以推廣，互聯(lián)網(wǎng)法院也相應(yīng)地得到了逐步完善，傳統(tǒng)意義上的“打官司”已開始逐步打破時空限制。隨著當(dāng)事人提起訴訟所需承擔(dān)的經(jīng)濟成本顯著減少，加之時間與空間上的限制也極大降低，基層法院所受理的案件數(shù)量呈現(xiàn)出迅猛增長的態(tài)勢，訴訟檔案管理工作也隨之面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

在此背景下，無紙化辦案已成為人民法院的重要發(fā)展趨勢之一。在無紙化辦案模式中，人民法院不斷落實在線立案、在線庭審等新型工作模式，有效推動了司法改革工作的進一步發(fā)展。與此同時，無紙化辦案也為人民法院檔案管理人員的配備工作、人員信息素養(yǎng)提升等工作提出了更多的要求?！度嗣穹ㄔ簷n案管理辦法》第六條規(guī)定：各級人民法院在配備檔案干部時，參考勞動人事部與國家檔案局的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合法院當(dāng)下實際狀況。以保管一萬卷（件）檔案為基準(zhǔn)設(shè)置一名專職檔案干部。當(dāng)檔案數(shù)量超出該基準(zhǔn)后，每額外增加一萬五千卷，便增配一名檔案干部。但在實際檔案管理工作中，人民法院往往存在專職檔案干部數(shù)量不足的情況，大多僅有1＼～2名在編人員負(fù)責(zé)全部檔案管理，甚至部分檔案管理人員屬于其他部門退居二線的工作人員，他們對計算機等新技術(shù)的接受能力相對不足，檔案管理教育背景也相對缺失。在日常檔案管理過程中，檔案管理人員承擔(dān)多項重要職責(zé)，包括全院訴訟檔案從接收、借閱、查檔、上架到催還等一系列工作任務(wù)。還需要同時滿足人民群眾的檔案查詢需求，面臨著極大的工作壓力。

落實無紙化辦案后，檔案管理人員的工作內(nèi)容進一步增多，需要協(xié)助或獨立完成前期紙質(zhì)材料的整理工作，完成立案材料與過程材料的整理后，需對其逐一掃描，仔細檢查后再歸檔操作。且結(jié)案后也要負(fù)責(zé)接收電子卷宗，并完成相應(yīng)的歸檔工作。最終完成核驗入庫環(huán)節(jié)。一整套流程相對復(fù)雜，不僅要求檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，還要兼具溝通、管理和協(xié)調(diào)等綜合能力。在此情況下，人民法院檔案管理人員需要進一步強化相關(guān)培訓(xùn)，以提升職業(yè)素養(yǎng)，保障無紙化辦案順利落實。

2.檔案學(xué)術(shù)倫理面臨一定挑戰(zhàn)

從檔案屬性來講，檔案本質(zhì)上是用于記錄數(shù)據(jù)的媒介，具備原始記錄的特質(zhì)。檔案的價值高低直接取決于其本身的完整度，且考慮與實際情況相符的程度。無紙化辦案后，人民法院結(jié)案后主要有兩種檔案，即原始性與生成性。其中原始性檔案包括法院在訴訟環(huán)節(jié)與當(dāng)事人等交流過程中出現(xiàn)的相關(guān)資料。例如，當(dāng)事人線上報案、在線立案等過程中上傳的各類材料，包括文字、音頻和圖片等資料；此后訴訟期間出現(xiàn)的各類數(shù)據(jù)文件也屬于原始材料，如U盤與漁船等存儲的文件等；法院自身產(chǎn)生的傳送記錄、電子法律文書等文件也可歸納為原始材料。而過程生成檔案主要為現(xiàn)場提交材料，以紙質(zhì)為主，也包括郵寄的紙質(zhì)材料、立案后所補充的紙質(zhì)材料等，同時也涵蓋法院在案件調(diào)查階段形成的紙質(zhì)材料等。各類紙質(zhì)材料都將在掃描過程中同步轉(zhuǎn)化為電子材料。

由《人民法院訴訟卷宗材料排列順序》等文件要求可知，各類材料需要在案件處理過程中依照一定順序歸檔。但由無紙化辦案具體情況來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案難以對應(yīng)，主要體現(xiàn)為電子檔案覆蓋面更廣，紙質(zhì)檔案無法真正達到歸檔的效果，使無紙化辦案落實環(huán)節(jié)面臨困境，且相關(guān)歸檔工作在各類規(guī)章制度中尚未實現(xiàn)統(tǒng)一化管理。在立案環(huán)節(jié)，部分法院采取先掃描原件，隨后將原件返還給當(dāng)事人的做法。尤其北京、廣州、杭州等發(fā)達地區(qū)依靠互聯(lián)網(wǎng)辦案的情況已較為普遍，各類歸檔工作基本擺脫了紙張的束縛。與此同時，其他各地各級人民法院也紛紛投人探索，如山東省的人民法院開始推行電子發(fā)票、電子送達、訴訟費發(fā)票和電子送達記錄等無紙化工作，各類記錄不再形成紙質(zhì)材料。但仍有較多地區(qū)未更新辦案模式，仍舊采取傳統(tǒng)的卷宗排列順序整理電子材料，歸檔過程中還需要先打印電子材料，再以紙質(zhì)檔案完成最終歸檔。當(dāng)下全國各地各級人民法院在無紙化辦公的推進進程中呈現(xiàn)出參差不齊的狀態(tài)，導(dǎo)致結(jié)案歸檔材料所涉及的內(nèi)容也存在顯著差異。在此情況下，案件中涉及的原件可能保存在人民法院方，也可能保存于當(dāng)事人方，無形中為后續(xù)推進無紙化辦案造成了一定阻礙。

3.傳統(tǒng)的“雙套制”歸檔模式亟待完善

如尚未推行無紙化辦案，人民法院的歸檔工作需按照“雙套制”模式開展。首先，書記員要梳理涉案的各類材料，此后打印出相應(yīng)的法律文書。其次，依據(jù)既定的規(guī)定要求，對訴訟卷宗展開排序、整理以及編寫卷宗目錄。完成相關(guān)步驟后再打孔、敲碼以及裝訂操作。最后，由立卷人和審核人在裝訂好的卷宗封底簽字確認(rèn)，再將其移交至檔案室實行歸檔。檔案室接收卷宗并準(zhǔn)備歸檔時，掃描人員需對檔案展開掃描。掃描工作遵循數(shù)字加工掃描原則，逐頁細致掃描。倘若在掃描過程中發(fā)現(xiàn)電子圖像不符合相關(guān)規(guī)范，便要展開二次處理，甚至重新掃描，以此確保最終形成的檔案能夠滿足數(shù)字化管理的要求。經(jīng)檔案質(zhì)量檢測合格后，將掃描后的檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)，從而生成電子檔案影像。與此同時，把原本的紙質(zhì)檔案裝盒、編號，上架存放至檔案庫房。由于相關(guān)歸檔工作存在電子檔案與紙質(zhì)檔案兩套流程，被稱作“雙套制”歸檔方法。

但在無紙化辦案不斷落實后，辦案過程中涉及的各類紙質(zhì)文檔，均能隨案情不斷推進而實現(xiàn)電子掃描操作，并第一時間上傳至法院互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。與此同時，電子送達、電子簽章、在線庭審和在線簽名等流程所產(chǎn)生電子材料的效率更為高效，紙質(zhì)材料的生成時間往往晚于電子材料。在部分郵寄材料、回執(zhí)單等完成返還時，原始卷宗已普遍完成歸檔，因而面臨拆卷再次掃描新增材料的情況，或可將新增材料單獨立卷成冊。無紙化辦案推行的初衷是節(jié)約紙張。但受人民法院長久以來辦案模式的影響，且辦案流程銜接的現(xiàn)實需求以及辦案系統(tǒng)穩(wěn)定性的要求等諸多因素的共同作用，

現(xiàn)階段仍存在部分人民法院工作人員需要借助紙質(zhì)材料完成審判，往往仍需打印部分材料用于審判過程中隨時查閱，結(jié)案后仍需要交還檔案室。其中涉及的重復(fù)打印材料、重復(fù)掃描材料等環(huán)節(jié)并未能使無紙化辦案的目標(biāo)全面落實，反而增加了業(yè)務(wù)庭室、檔案室等部門的工作量，給后續(xù)歸檔造成了一定的阻礙。

二、無紙化辦案視域下人民法院檔案管理的工作方法

1.厘清工作重點，轉(zhuǎn)變管理模式

推行無紙化辦案后，由于司法行政人員在法院的比例受制于相關(guān)政策，人民法院不能隨意增加工作人員數(shù)量，因而需要厘清檔案管理中的核心內(nèi)容與非核心內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)刪減非關(guān)鍵內(nèi)容，重點聚焦檔案管理工作的六項核心任務(wù)，具體涵蓋基礎(chǔ)性征集與管理、數(shù)字化處理與審核、拓展服務(wù)等核心任務(wù)。法院將安排在職在編干警負(fù)責(zé)各項核心任務(wù)的相關(guān)工作，而檔案管理工作發(fā)揮了重要作用。同時，配置相應(yīng)的外包人員負(fù)責(zé)輔助管理，在各方人員的共同努力下不斷完善檔案管理工作。

在人民法院無紙化管理工作中，核心內(nèi)容即紙質(zhì)材料掃描、中間材料保管等環(huán)節(jié)可交由第三方專業(yè)機構(gòu)完成。人民法院可適時提前推進原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作進程。自立案環(huán)節(jié)起，對產(chǎn)生的各類材料即刻開展掃描操作，在掃描期間按照一定周期歸檔，將整理好的卷宗裝人檔案盒，依次完成入庫與上架等流程。

在清晰界定核心業(yè)務(wù)與輔助業(yè)務(wù)后，檔案管理人員還應(yīng)對相關(guān)工作展開深人研究，踴躍參與檔案管理學(xué)領(lǐng)域的各類學(xué)術(shù)研討活動。在取得研究成果的基礎(chǔ)上積極申報課題并完成論文，同時了解大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈和人工智能等新技術(shù)，明確各類技術(shù)在檔案管理中的運用方法，探索新技術(shù)對數(shù)字檔案室的整體建設(shè)與運行環(huán)節(jié)造成的影響。借助落實無紙化辦案的契機，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理工作。

在工作模式全面轉(zhuǎn)變后，需要進一步與上級法院檔案管理人員溝通，取得來自上級檔案管理者的認(rèn)可，使人民法院檔案管理工作實現(xiàn)“管辦分離”的效果，促進無紙化辦案與司法改革等工作得到順利落實。

2.完善頂層設(shè)計，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

在人民法院推行無紙化辦案的過程中，同級檔案行政管理部門與綜合檔案館等雖同樣參與管理，但發(fā)揮的作用仍相對較小。因而在無紙化辦案模式中，訴訟檔案也相應(yīng)地面臨著被忽視的問題。由于不同地區(qū)人民法院的實際情況存在較大差距，現(xiàn)階段不宜推行全國統(tǒng)一的人民法院無紙化辦案模式下的檔案管理辦法，應(yīng)針對人民法院提出相關(guān)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，可由區(qū)域內(nèi)最高人民法院與相關(guān)管理部門共同擬定并出臺對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，為下級人民法院提供有力的頂層制度支撐。在此基礎(chǔ)上，還需要考慮不同地區(qū)存在差異的問題，選擇具備代表性的地區(qū)，由當(dāng)?shù)厥〖壏ㄔ骸⑹〖墮n案局等開展聯(lián)合指導(dǎo)，最終由國家級人民法院總結(jié)各地?zé)o紙化辦案下的檔案管理經(jīng)驗，并依照所總結(jié)的內(nèi)容制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使各級人民法院能自上而下地貫徹落實無紙化辦案下的檔案管理制度。

各地區(qū)和各級人民法院也需要進一步強化與同級檔案管理部門的溝通力度，法院案件數(shù)量呈現(xiàn)逐年增加的趨勢，導(dǎo)致存儲紙質(zhì)檔案的庫房也面臨空間緊張的情況。無紙化辦案不僅能從根本上緩解庫房空間緊張的問題，還能避免紙質(zhì)檔案管理中的二次掃描等環(huán)節(jié)，提高工作效率。由于審判與歸檔環(huán)節(jié)的滯后性會導(dǎo)致無紙化辦案的推行速度受到一定影響，真正減少紙質(zhì)材料的效果難以立竿見影，甚至需要至少2＼～3年才能顯效。因此，有關(guān)檔案管理工作也需要充分考慮不同地區(qū)綜合檔案館在電子檔案入庫、電子檔案移交等方面的需求，確保無紙化辦案過程中所產(chǎn)生的電子檔案與同級檔案館的標(biāo)準(zhǔn)要求精準(zhǔn)適配。

3.改善雙套模式，更新歸檔流程

檔案管理中長期使用的“雙套制”已不適應(yīng)無紙化辦案需求，其中的重復(fù)掃描問題與紙質(zhì)材料數(shù)量不斷增加等問題給無紙化辦案造成阻礙，導(dǎo)致書記員在裝卷過程中耗費時間更多，同時影響庫房存儲空間。為改善此類問題，人民法院應(yīng)積極創(chuàng)新歸檔流程，達成電子卷宗一鍵轉(zhuǎn)檔的成效，推動傳統(tǒng)“雙套制”模式向“單套制”模式轉(zhuǎn)變。將結(jié)案后產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案當(dāng)作電子檔案的附件處理，在一定程度上認(rèn)可電子檔案與紙質(zhì)檔案存在不同步的情形。

但訴訟檔案轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢翁字啤蹦Ｊ絻H屬于表面性創(chuàng)新，為保障后續(xù)創(chuàng)新工作效果和質(zhì)量，仍需相關(guān)工作人員更新檔案管理觀念及工作模式，以確保檔案管理工作能夠由表及里地實現(xiàn)全面更新?？梢劳猩鐣α枯o助檔案管理工作與審核工作分離，以確保人民法院在人員配備有限的情況下，將工作重心專注于審判與執(zhí)行業(yè)務(wù)?？梢栽诜ㄔ涸O(shè)置智能云柜等輔助工具，使檔案管理區(qū)域劃分為掃描區(qū)、裝卷區(qū)和轉(zhuǎn)檔區(qū)三個部分，利用智能云柜存儲少量非無紙化案件的各類中間材料，同時利用中間柜存儲大量無紙化案件涉及的紙質(zhì)材料。在此基礎(chǔ)上，也可與第三方派駐掃描人員溝通，邀請相關(guān)人員輔助完成掃描工作，確保人民法院工作的核心依然聚焦于審判職能，防止檔案管理工作占用過多的資源和精力。

三、結(jié)語

綜上所述，無紙化辦案已成為人民法院未來發(fā)展的重要趨勢，因而做好電子檔案管理工作尤為重要。但從現(xiàn)階段檔案管理整體情況來看，其中仍面臨一定難點，如檔案管理人員信息素養(yǎng)不足、檔案學(xué)術(shù)倫理面臨挑戰(zhàn)和傳統(tǒng)的雙套制管理模式相對落后等。為改善此類問題，人民法院需要厘清工作重點，轉(zhuǎn)變工作理念，同時做好頂層設(shè)計，促進無紙化辦案模式逐步落實。還應(yīng)合理改革傳統(tǒng)的“雙套制”模式，使歸檔流程不斷更新，通過高效利用第三方人員的輔助，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作，為無紙化辦案順利落實提供更多保障，也為人民法院信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。

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作者單位：棗莊市峰城區(qū)人民法院