事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設面臨的難題及對策建議

檔案工作是保障人民群眾根本利益、維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)。在當前信息技術不斷推進下，傳統(tǒng)檔案管理迎來了革新契機?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布，為事業(yè)單位檔案管理革新指明了方向，即進一步融入數(shù)字中國建設，在檔案工作中更為廣泛地應用新一代信息技術。在這一背景下，推進檔案數(shù)字化建設已成為提高檔案管理水平、優(yōu)化資源利用和增強信息保護的重要路徑，同時也是提升單位服務效能、推動管理現(xiàn)代化的關鍵舉措。為了更大程度地發(fā)揮檔案數(shù)字化價值，有必要對檔案數(shù)字化建設所遇難題展開深人探討。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的價值

1.加大信息資源的保護力度

檔案是歷史的見證，是寶貴的文化遺產。傳統(tǒng)的紙質檔案在保存過程會出現(xiàn)紙張老化、字跡褪色和蟲蛀霉變等情況，無法實現(xiàn)檔案的長久保存。檔案數(shù)字化建設能把紙質檔案轉化為電子數(shù)據(jù)，有效避免了物理損害，加大了信息資源的保護力度。同時，數(shù)字化檔案不僅易于存儲、備份，還能借助先進的技術手段設置加密和權限，使檔案信息的安全性、完整性得到進一步保障。

2.提高檔案資源的利用效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，查找和利用檔案需要耗費大量時間和精力，且存在檔案丟失或損壞的風險。檔案數(shù)字化建設通過構建完善的電子檔案信息資源庫，或是應用智慧管理軟件，能夠實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線瀏覽和遠程利用，更高效地利用檔案資源，減少人力、物力的投入。并且，能夠進一步推動檔案信息資源的共享利用，為事業(yè)單位決策與業(yè)務發(fā)展提供支持。

3.提高單位管理水平

事業(yè)單位加強檔案數(shù)字化建設，能夠實現(xiàn)對檔案信息的全面、精準管理，進而推動整個單位管理水平的提高。這是因為數(shù)字化檔案系統(tǒng)能夠為各部門提供便捷、高效的信息服務，促進部門間的溝通與協(xié)作，從而使單位管理更加順暢、高效。同時，通過數(shù)據(jù)分析與挖掘，有助于事業(yè)單位及時發(fā)現(xiàn)管理中的缺陷，為持續(xù)改進和提高管理水平提供有力支撐。

4.有效推進服務型單位建設

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設，既是技術進步的體現(xiàn)，又是服務理念升級的標志。利用數(shù)字化手段，事業(yè)單位能夠更加高效地管理和利用檔案資源，無疑會顯著提高服務效率和質量。數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應用，使得檔案查詢、檢索和利用變得更為便捷，從而縮短了群眾等待的時間，讓群眾切實感受到服務的提升。同時，檔案數(shù)字化建設能夠促進事業(yè)單位各部門工作規(guī)范化。通過數(shù)字化平臺，各部門之間的信息流通更加順暢，協(xié)作更為緊密，既提升了工作效率，也使得服務流程更加透明和規(guī)范。群眾能夠更清晰地了解服務進度和流程，提升了服務的可預期性和滿意度。另外，通過加強檔案數(shù)字化建設，能夠將單位工作人員從煩瑣的檔案管理任務中解放出來，將更多精力投入提高業(yè)務水平和服務質量上，從而為群眾提供更加專業(yè)、高效的服務。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的基本原則

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的過程中，為確保工作的有序、高效，必須遵循一些基本原則。

一是重要性原則。由于事業(yè)單位檔案種類繁多，數(shù)量龐大。因此，在數(shù)字化建設過程中，應優(yōu)先考慮業(yè)務檔案的數(shù)字化。這類檔案對于單位的日常運營和決策有著關鍵作用。通過分批次、分重點以及分步驟的方式，可以確保業(yè)務檔案數(shù)字化的優(yōu)先開展，從而更好地滿足社會的檔案使用需求。

二是長期性原則。檔案數(shù)字化建設并非一蹴而就的工作，需要長期堅持和持續(xù)投入，不僅要求數(shù)字化轉換老舊檔案，還應著手檔案數(shù)字化工作長效機制的建立，確保當前及未來生成的檔案均能轉為數(shù)字化。并且，貫徹長期性原則，還應對各種數(shù)據(jù)、視頻和音頻等多媒體檔案的全面數(shù)字化，旨在構建完整、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案體系。

三是經濟性原則。事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化建設時，必須從實際需求出發(fā)，合理規(guī)劃和使用財政資金。通過科學的預算和內控管理，確保每一分錢都用在刀刃上。同時，也要避免盲目追求高端設備和技術，應積極探索適合自身實際的檔案數(shù)字化建設路徑。

四是共享性原則。檔案數(shù)字化的一個重要目標是實現(xiàn)檔案資源的共享利用。因而，事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化建設時，需充分考慮檔案的共享性需求。例如，利用大數(shù)據(jù)技術和云平臺等基礎設施，滿足用戶多樣化的檢索需求，并提供多種格式的檔案存儲方式，以便更廣泛地使用和共享檔案資源。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設面臨的難題

1.數(shù)字化設備設施建設滯后

健全的設備設施是事業(yè)單位穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化建設的基礎。但現(xiàn)實中部分事業(yè)單位在檔案數(shù)字化設備設施建設方面存在明顯滯后。主要原因是資金投入不足，導致無法及時購置、更新所需的高性能掃描設備、穩(wěn)定可靠的存儲設備以及專業(yè)的檔案管理軟件等關鍵設備設施，設備性能不足將直接影響數(shù)字化檔案的質量與準確性。例如，掃描設備的分辨率和速度直接影響檔案數(shù)字化的效率和圖像質量，而存儲設備的穩(wěn)定性和容量則關系到數(shù)字化檔案的安全、完整。

2.數(shù)字化建設機制不健全

其一，部分單位對于檔案數(shù)字化建設價值認知不深，導致缺乏全局性的規(guī)劃和戰(zhàn)略布局。這種情況下，檔案數(shù)字化工作往往呈現(xiàn)出碎片化、無序化的狀態(tài)，難以形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理流程；其二，缺乏健全的檔案數(shù)字化建設規(guī)章制度，相關規(guī)范及標準尚未統(tǒng)一，致使各部門在推進這項工作時各行其是，導致數(shù)字化檔案格式混亂、數(shù)據(jù)質量參差不齊，嚴重影響了檔案數(shù)字化的整體效果和利用價值。

3.數(shù)字化建設人才培訓不到位

人才是檔案數(shù)字化建設的核心要素。然而，目前部分事業(yè)單位的檔案管理人員培訓有待進一步改進。很多培訓僅停留在基礎操作層面，缺乏對數(shù)字化技術、信息管理和數(shù)據(jù)安全等深層次知識的傳授。同時，培訓方式上也習慣采用簡單的面對面授課，如此難以取得顯著的培訓效果，需要對方式做進一步優(yōu)化。由于人才培訓的不到位，導致檔案管理人員自身能力無法良好服務檔案數(shù)字化工作。

4.數(shù)字化建設存在安全隱患

檔案數(shù)字化建設在提高管理效率的同時，也帶來了信息安全隱患。信息技術和互聯(lián)網技術的應用，使得檔案信息面臨黑客攻擊、網絡病毒等威脅。一旦安全防護措施不到位，可能導致檔案信息被泄露、篡改或損壞。另外，在紙質檔案轉化為電子檔案的過程中也存在信息錄入錯誤、數(shù)據(jù)丟失等風險。這些安全隱患不僅威脅著檔案信息的完整性、準確性，還可能對事業(yè)單位的聲譽、利益造成嚴重影響。

5.信息管理系統(tǒng)構建不全面

信息管理系統(tǒng)是檔案數(shù)字化建設的核心部分。近些年，很多事業(yè)單位積極構建信息管理系統(tǒng)，但其中不少單位的系統(tǒng)構建并不全面，無法滿足檔案數(shù)字化建設的實際需求。這種不全面性主要體現(xiàn)在系統(tǒng)功能的缺失和系統(tǒng)性能的不足上。功能方面，一些信息管理系統(tǒng)可能缺乏必要的數(shù)據(jù)處理、分析功能，或者無法與其他系統(tǒng)有效集成，導致出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象；性能方面，部分系統(tǒng)可能存在響應速度慢、數(shù)據(jù)處理能力弱等問題，無法完成大規(guī)模檔案數(shù)字化轉換。

四、推進事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設的對策建議

1.加大資金投入，強化數(shù)字化設備設施建設

事業(yè)單位不能只是表面正視檔案數(shù)字化建設的價值，需要深刻認識到設備設施在其中的基礎性作用。對此，單位根據(jù)自身發(fā)展需求、現(xiàn)有條件，合理加大資金投入，確保數(shù)字化設備設施的購置與更新能夠及時到位。一是優(yōu)先購置高性能的掃描設備，以確保檔案數(shù)字化的效率和圖像質量。同時，應選擇穩(wěn)定可靠的存儲設備，以保障數(shù)字化檔案的安全和完整；二是購買或投資研發(fā)先進的數(shù)字化管理軟件，以適應不斷發(fā)展的技術需求，提高檔案管理效率；三是事業(yè)單位應重視資金使用的有效性、合理性。可以通過對預算計劃的進一步細化，確保明確的資金使用方向，以免浪費資金；四是定期維護保養(yǎng)設備，做好這項工作能夠延長設備的使用壽命，確保其穩(wěn)定運行，為檔案數(shù)字化建設提供有力保障。

2.完善相關機制，規(guī)范檔案數(shù)字化建設流程

為了推進檔案數(shù)字化建設的規(guī)范化、統(tǒng)一化，事業(yè)單位需注重完善的相關機制。一是制定檔案數(shù)字化建設的長遠規(guī)劃，與國家推進檔案數(shù)字化的步伐保持一致，不僅可以確保檔案數(shù)字化工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性，還能使事業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設中保持領先地位；二是建立健全檔案數(shù)字化的規(guī)章制度。這些制度應涵蓋檔案數(shù)字化的工作流程、操作標準、數(shù)據(jù)格式、質量控制及安全保密等方面，確保每個環(huán)節(jié)都有章可循，有據(jù)可依。例如，可以制定《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》《數(shù)字化檔案安全管理辦法》等文件，明確數(shù)字化檔案的制作、存儲、利用、備份及銷毀等環(huán)節(jié)的具體要求。通過制定明確的規(guī)章制度，規(guī)范檔案數(shù)字化的工作流程和操作標準，確保工作的規(guī)范性、統(tǒng)一性。有效避免因操作不當而導致的問題和損失；三是積極學習和借鑒其他單位的成功經驗，更快地找到適合自己的檔案數(shù)字化建設路徑，提高檔案管理的整體水平。

3.重視人才培育，加強數(shù)字化建設專業(yè)培訓

人才是檔案數(shù)字化建設的核心要素，針對當前部分事業(yè)單位人才培訓不到位的情況，可采用如下措施優(yōu)化人才隊伍。一是定期組織檔案管理人員參加數(shù)字化技術的專業(yè)培訓。檔案管理人員在參與培訓過程中，能夠不斷接觸新的信息管理知識及數(shù)字化技術，實現(xiàn)自身能力的持續(xù)提升，保證能夠為檔案數(shù)字化建設提供優(yōu)質服務，推動檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展；二是適當引進具備數(shù)字素養(yǎng)、信息素養(yǎng)的專業(yè)人才，通過其帶來的新理念、新技術，推動檔案數(shù)字化建設的創(chuàng)新發(fā)展；三是不斷鼓勵檔案管理人員自我提升?？梢詾闄n案管理人員提供專業(yè)發(fā)展的機會和路徑，如參加學術交流活動、提升學歷等，旨在有效激發(fā)檔案管理人員的學習熱情和工作動力，使事業(yè)單位擁有更多的檔案管理專業(yè)人才。

4.加強安全防護，提升數(shù)字化建設的風險防控能力

在推進檔案數(shù)字化建設中會面臨信息安全隱患。為此，事業(yè)單位應采取多種措施提高數(shù)字化建設的風險防控能力，強化安全防護。一是需進一步加強網絡安全防護工作。可以采用先進的防火墻技術和殺毒軟件，有效防止黑客攻擊和網絡病毒的侵入。同時，定期安全檢查和漏洞修補系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性；二是建立嚴格的信息轉錄核對機制。在信息轉錄過程中要展開多次核對和檢查，確保信息錄入的完整、無誤。對于錄入的信息要定期展開備份和恢復測試，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況；三是落實檔案管理人員的定期信息安全培訓。通過培訓增強他們的風險防范意識，提高應對能力，確保能夠及時采取有效的措施應對安全風險。

5.優(yōu)化系統(tǒng)構建，打造全面、高效的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)

針對信息管理系統(tǒng)在功能和性能上的不足，事業(yè)單位應著重優(yōu)化系統(tǒng)構建，以打造全面、高效的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)。一是全面梳理現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)的功能缺失，特別是數(shù)據(jù)處理和分析功能的不足。通過引入先進的數(shù)據(jù)分析工具和算法，增強系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力，使其能夠深人挖掘檔案信息的價值，為事業(yè)單位的決策提供有力支持。同時，要加強系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的集成，確保檔案信息能夠在各個系統(tǒng)間順暢流通，打破信息壁壘，提高工作效率；二是針對系統(tǒng)性能不足的問題，需要全面升級硬件和軟件。例如，依托性能優(yōu)異的存儲設備與服務器，進一步提升系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力，確保快速響應。同時，合理優(yōu)化軟件架構和代碼邏輯，減少系統(tǒng)運行過程中的資源浪費，確保系統(tǒng)在高負載情況下仍能保持穩(wěn)定運行；三是重視系統(tǒng)用戶界面的優(yōu)化設計，追求簡潔直觀，降低操作難度，以提升用戶體驗。并且，要注重對用戶反饋做定期收集，據(jù)此助力系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，以滿足不斷變化的檔案管理需求。

五、結語

總之，推進檔案數(shù)字化建設是事業(yè)單位應對信息時代挑戰(zhàn)、提升檔案管理效能的有效路徑。針對當前許多單位在推進檔案數(shù)字化建設中面臨的設備滯后、機制不健全、人才不足、安全隱患及系統(tǒng)不全面等難題，需要綜合施策。通過采取加大投入、完善機制、強化人才培育、加強安全防護以及優(yōu)化系統(tǒng)構建等措施，能夠幫助事業(yè)單位有效解決面臨的難題，推動單位檔案管理向現(xiàn)代化、智能化轉型，為單位的服務效能提升和可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。

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作者單位：中共陜西省委黨校（陜西行政學院）