數(shù)字化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探究

信息時(shí)代，高校作為知識(shí)傳承與創(chuàng)新的前沿陣地，其檔案管理面臨深刻變革。傳統(tǒng)高校檔案管理是指以紙質(zhì)文件為主要載體，通過人工收集、整理、分類、編目、保管和利用檔案的管理方式。檔案來源包括教學(xué)活動(dòng)（學(xué)生成績(jī)單、教學(xué)計(jì)劃）、科研項(xiàng)目（課題申報(bào)書、研究成果）、行政管理（人事檔案文件、會(huì)議記錄）等諸多方面。相關(guān)管理人員采取手工登記、裝訂等方式，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)浪費(fèi)大量人力、物力，制約了高校的現(xiàn)代化發(fā)展。由于數(shù)字化技術(shù)可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式，通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全面管理。這種轉(zhuǎn)變不僅為檔案管理開辟了新路徑，還能為高校決策和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持和依據(jù)。因此，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)和高等教育的快速發(fā)展、高校師資力量的不斷完善以及規(guī)模日益擴(kuò)大的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式早已不再適用，數(shù)字化技術(shù)已成為高校檔案管理的新趨勢(shì)。在數(shù)字化技術(shù)的輔助之下，高校檔案管理工作可以化繁為簡(jiǎn)，為高校節(jié)省資源成本，提高檔案管理效率，并對(duì)信息數(shù)據(jù)的安全提供可靠的保障。

一、在高校檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的現(xiàn)實(shí)意義

1.提高檔案管理效率及質(zhì)量

傳統(tǒng)的高校紙質(zhì)檔案管理大多是人工紙質(zhì)檔案管理模式，需要大量人力以及存儲(chǔ)空間。高校檔案管理領(lǐng)域引入數(shù)字化技術(shù)，既為高校資源優(yōu)化配置開辟了新路徑，又能顯著降低檔案管理成本。一方面，數(shù)字化技術(shù)搭建起全新的檔案管理架構(gòu)。高校借助先進(jìn)的數(shù)字化手段搜集檔案信息，能在短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)且全面地整合海量資料，徹底改變了過去手動(dòng)搜集的低效局面，大幅精簡(jiǎn)人力需求，有效壓縮時(shí)間成本。同時(shí)，大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)能幫助挖掘隱含在檔案數(shù)據(jù)中的重要信息和價(jià)值，提升檔案管理的質(zhì)量；另一方面，數(shù)字化檔案管理模式摒棄了對(duì)大面積存儲(chǔ)空間的依賴，以虛擬存儲(chǔ)取代實(shí)體占地，既節(jié)省了校園用地，又降低了檔案室建設(shè)與運(yùn)維成本，讓檔案室得以從空間桎梏中解放出來，全方位地提高了高校檔案管理的效率與質(zhì)量，為高校發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.促進(jìn)資源共享

首先，數(shù)字化技術(shù)搭建便捷的信息共享平臺(tái)。通過掃描、錄入等手段，將大量的學(xué)籍檔案、科研成果及校史資料等轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，存儲(chǔ)于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。校內(nèi)師生憑借專屬賬號(hào)登錄檔案管理系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞的檢索，能在幾秒內(nèi)精準(zhǔn)定位所需檔案，無論是撰寫學(xué)術(shù)論文查閱

參考文獻(xiàn)，還是校內(nèi)活動(dòng)的籌備，皆可輕松實(shí)現(xiàn)。校外合作單位經(jīng)授權(quán)后同樣可遠(yuǎn)程接入，跨越地域限制，共享高校珍貴的檔案資源，使高校與社會(huì)的聯(lián)系愈發(fā)緊密。其次，數(shù)字化重塑了檔案管理流程，極大地提高了共享效率。一方面，智能分類與編號(hào)功能依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則，自動(dòng)為電子檔案歸類排序，新入庫(kù)檔案即時(shí)融入系統(tǒng)，時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)更新；另一方面，借助云計(jì)算強(qiáng)大的運(yùn)算能力，可支持多人同時(shí)在線訪問，毫無擁堵卡頓之憂。這意味著不同學(xué)科團(tuán)隊(duì)能同步挖掘檔案中的知識(shí)富礦，加速科研進(jìn)程。最后，在數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校檔案管理與數(shù)字技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)高效融合，開創(chuàng)了高校檔案管理資源共享的新局面，為知識(shí)的傳播與創(chuàng)新注入了強(qiáng)大動(dòng)力。

3.推動(dòng)高?，F(xiàn)代化發(fā)展

數(shù)字化技術(shù)的融入為高校可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，助力其檔案管理能力實(shí)現(xiàn)跨越式提升，進(jìn)而推動(dòng)高校現(xiàn)代化發(fā)展邁向新高度。檔案管理在高校內(nèi)部管理體系里占據(jù)著舉足輕重的地位，其涵蓋范圍廣泛，包括師生檔案資料、教學(xué)計(jì)劃以及會(huì)議成果記錄等，任務(wù)量巨大。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)的引入宛如一把“金鑰匙”，開啟了高效管理之門。它不僅能助力檔案管理人員迅速提升數(shù)字化實(shí)操技能，還能在校園營(yíng)造濃厚的數(shù)字化學(xué)習(xí)氛圍。此外，隨著高校檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，相關(guān)工作人員及師生也將受其驅(qū)動(dòng)，積極投身于數(shù)字化知識(shí)的學(xué)習(xí)浪潮之中，并將所學(xué)運(yùn)用到各自的工作領(lǐng)域，深入探索數(shù)字化建設(shè)路徑，持續(xù)深化數(shù)字技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，以此為支點(diǎn)撬動(dòng)高校在更廣闊的層面上實(shí)現(xiàn)全方位的現(xiàn)代化發(fā)展，為高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展筑牢根基。

二、數(shù)字化技術(shù)背景下高校檔案管理的局限性

1.高校檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

由于我國(guó)高校數(shù)字化建設(shè)起步較晚，其檔案管理數(shù)字化建設(shè)還處于起步階段，大多數(shù)高校仍然依賴傳統(tǒng)檔案的管理模式，給高校的可持續(xù)發(fā)展帶來嚴(yán)重不便。首先，檔案存儲(chǔ)壓力巨大。近些年隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和各類活動(dòng)的增多，檔案數(shù)量也在不斷增加，且不同載體的檔案有其特定的存儲(chǔ)要求，從而增加了存儲(chǔ)難度。高校在日常運(yùn)營(yíng)過程中，檔案的存儲(chǔ)問題同樣制約著檔案管理工作乃至教育事業(yè)的發(fā)展。其次，信息查詢不便。部分高校雖然將信息技術(shù)應(yīng)用到管理過程之中，但在實(shí)際應(yīng)用過程中仍然存在較多欠缺，眾多先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)難以得到高效應(yīng)用。同時(shí)，檔案索引系統(tǒng)不完善，部分高校的檔案索引僅簡(jiǎn)單地按照時(shí)間或?qū)W生姓名排序，缺乏多維度、多層次的分類索引。這種粗放式的索引系統(tǒng)無疑讓查詢工作更加煩瑣困難。最后，數(shù)字化建設(shè)缺乏科學(xué)規(guī)劃。許多高校沒有結(jié)合自身實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)沒有明確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致后續(xù)工作開展缺乏方向指引。此外，在規(guī)劃時(shí)較少考慮技術(shù)更新?lián)Q代的因素，沒有預(yù)留升級(jí)空間，導(dǎo)致類似無法兼容新格式檔案等問題的出現(xiàn)，難以保證數(shù)字化建設(shè)成果能持續(xù)滿足高校發(fā)展的需要。

2.數(shù)字化檔案管理制度體系不完善

高校檔案管理關(guān)乎學(xué)生的未來發(fā)展，為其升學(xué)、就業(yè)等諸多人生關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提供有力支撐，并與學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)布局緊密相連，是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量、管理水平的重要依據(jù)。在當(dāng)今數(shù)字化浪潮之下，高校檔案管理邁入新階段，數(shù)字化流程相較于傳統(tǒng)模式已然發(fā)生巨大變革，在此情形下，構(gòu)建一套完備且適配的制度體系，作為管理工作的基石與準(zhǔn)則顯得尤為緊迫。數(shù)字化檔案管理制度體系以其規(guī)范化、科學(xué)化的要求，精細(xì)管理高校檔案信息。令人遺憾的是，當(dāng)前不少高校在檔案管理實(shí)踐中誤入歧途，片面追求技術(shù)層面的突破，將大量精力、資源傾注于引人數(shù)字化技術(shù)、更新硬件設(shè)備，卻對(duì)制度體系建設(shè)這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)視而不見，直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作陷入混亂，目標(biāo)模糊不清，流程隨意且松散，毫無科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性可言。更有甚者，部分院校還在抱殘守缺，沿用早已與時(shí)代脫節(jié)的傳統(tǒng)檔案管理制度，其條款陳舊、規(guī)定僵化，根本無法為當(dāng)下復(fù)雜多變的檔案管理工作提供有效指導(dǎo)，嚴(yán)重制約了高校檔案管理工作質(zhì)量的提升及其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。

3.檔案管理人員數(shù)字化水平有待提高

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，高校檔案管理人員的數(shù)字化能力存在諸多不足，難以滿足時(shí)代需求。首先，檔案管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力較差，僅能掌握基本的文件掃描、錄入等操作，對(duì)于復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)則一知半解。在利用檔案數(shù)據(jù)為高校教學(xué)科研提供決策支持時(shí)，無法深度分析數(shù)據(jù)，挖掘不出有價(jià)值的信息，使得檔案資源的潛在作用難以充分發(fā)揮。其次，部分檔案管理人員缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字化技能的意識(shí)。他們長(zhǎng)期習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，沒有認(rèn)識(shí)到數(shù)字化帶來的高效與便捷，對(duì)引入的數(shù)字化設(shè)備缺乏學(xué)習(xí)積極性，導(dǎo)致軟件功能閑置和更新?lián)Q代滯后，難以跟上檔案數(shù)字化發(fā)展節(jié)奏。最后，高校針對(duì)檔案管理人員的數(shù)字化培訓(xùn)體系不完善。培訓(xùn)內(nèi)容往往流于形式，未能結(jié)合本校檔案工作實(shí)際需求，缺乏系統(tǒng)性和針對(duì)性。同時(shí)，培訓(xùn)時(shí)間安排緊湊，多為短期集中授課，管理人員難以在短時(shí)間內(nèi)消化吸收知識(shí)，無法熟練運(yùn)用到工作中，培訓(xùn)效果大打折扣。

三、數(shù)字化技術(shù)背景下高校檔案管理研究路徑

1.深化檔案管理數(shù)字化理念

在數(shù)字化技術(shù)背景下，高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型已然成為不可阻擋的趨勢(shì)。然而，理念的轉(zhuǎn)變是推動(dòng)這一轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵引擎，只有從根本上深化高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念，才能使檔案管理工作緊跟數(shù)字化時(shí)代步伐，釋放檔案管理的巨大潛能。首先，從宏觀層面看，高校管理層需起到帶頭作用，將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)中。高校檔案不僅是記錄歷史的載體，還是推動(dòng)當(dāng)下教學(xué)、科研以及校園文化建設(shè)的有力工具。在制定學(xué)校數(shù)字化規(guī)劃時(shí)，需明確檔案數(shù)字化建設(shè)的資金、技術(shù)及人才需求，為下一步的轉(zhuǎn)型營(yíng)造良好的政策環(huán)境。其次，檔案管理部門自身更是轉(zhuǎn)型理念的直接踐行者。部門負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)前沿?cái)?shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)，主動(dòng)調(diào)研本校師生檔案需求特點(diǎn)，制定最契合的數(shù)字化應(yīng)用方案，并引導(dǎo)工作人員掌握數(shù)據(jù)挖掘與信息整合技術(shù)。最后，對(duì)于廣大師生而言，增強(qiáng)其參與意識(shí)同樣重要。高?？砷_展檔案數(shù)字化宣傳周或知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)，普及檔案數(shù)字化理念，改善師生對(duì)檔案管理的刻板印象。鼓勵(lì)師生將個(gè)人學(xué)術(shù)成果、學(xué)習(xí)資料以規(guī)范的數(shù)字格式提交歸檔，豐富檔案資源庫(kù)，形成全員共建的良好氛圍。當(dāng)高校各方都能將數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念內(nèi)化于心、外化于行，檔案管理將迎來質(zhì)的飛躍。數(shù)字化檔案的建立對(duì)教師打造精彩課堂、科研人員突破創(chuàng)新瓶頸具有重大意義，為高校邁向更高水平的發(fā)展注入源源不斷的活力。

2.建立健全數(shù)字化檔案管理制度體系

建立健全數(shù)字化檔案管理制度體系是高校檔案管理數(shù)字化的重要組成部分，不僅關(guān)系到學(xué)校的歷史記憶和文化傳承，還是提高學(xué)校管理水平和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。一方面，明確檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。高校檔案類型豐富多樣，必須制定統(tǒng)一的數(shù)字化流程，如對(duì)紙質(zhì)文檔的掃描分辨率、圖像格式，音頻、視頻的編碼方式及碼率等設(shè)定精準(zhǔn)參數(shù)，保證檔案數(shù)字化成果的一致性與通用性，以便于后期存儲(chǔ)與共享。在學(xué)籍檔案數(shù)字化中，嚴(yán)格規(guī)定從入學(xué)材料到畢業(yè)成績(jī)單的掃描要求，確保每份電子學(xué)籍檔案都完整無缺。另一方面，建立安全管理制度體系。要設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限訪問制度，依據(jù)高校教職工、學(xué)生以及校外合作人員的不同需求，劃分層級(jí)權(quán)限，采用身份認(rèn)證、數(shù)字證書等多重先進(jìn)驗(yàn)證手段，確保只有授權(quán)人員能接觸特定檔案。在社會(huì)的動(dòng)態(tài)發(fā)展進(jìn)程中，高校作為推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)前進(jìn)的關(guān)鍵力量肩負(fù)著重大使命，理當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，敏銳捕捉時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極主動(dòng)地革新管理體系，從而精準(zhǔn)契合時(shí)代發(fā)展的潮流走向。

3.強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，硬件設(shè)施的升級(jí)換代是基礎(chǔ)所在。高校需要采購(gòu)大容量、高配置的服務(wù)器，以存儲(chǔ)海量的電子檔案，更好地應(yīng)對(duì)逐年增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量。同時(shí)，配備先進(jìn)的高速掃描儀、高拍儀等數(shù)字化采集設(shè)備，能夠快速將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為清晰、明確的數(shù)字格式，既保證了檔案的原始性，又提高了檔案轉(zhuǎn)化效率。針對(duì)高校需要?dú)w檔的海量行政文件、教學(xué)資料、會(huì)議文件以及學(xué)生論文等，高性能的設(shè)備能在短時(shí)間內(nèi)完成格式化轉(zhuǎn)化，避免了檔案積壓情況的發(fā)生。其次，軟件系統(tǒng)的引入與優(yōu)化是核心環(huán)節(jié)。投資購(gòu)買專業(yè)的檔案管理軟件及具有智能檢索功能的系統(tǒng)，相關(guān)人員可通過關(guān)鍵詞、存儲(chǔ)時(shí)間及文件類型等多維度檢索檔案，短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)定位所需文件，避免了人工翻閱的低效。同時(shí)，一些帶有數(shù)據(jù)分析功能的軟件，還可以深度挖掘檔案數(shù)據(jù)，為高校學(xué)科評(píng)估和人才培養(yǎng)方案制定提供一定的數(shù)據(jù)參考。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用勢(shì)在必行。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性能夠深度挖掘文檔價(jià)值。高校積累了海量的檔案數(shù)據(jù)，借助大數(shù)據(jù)可以分析并發(fā)現(xiàn)其中規(guī)律，依據(jù)學(xué)生歷年成績(jī)、績(jī)點(diǎn)及專業(yè)書籍借閱記錄等檔案，預(yù)測(cè)學(xué)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，為個(gè)性化發(fā)展提供依據(jù)。還可以分析就業(yè)檔案，明確當(dāng)下市場(chǎng)需求，對(duì)各專業(yè)適當(dāng)調(diào)整優(yōu)化。大數(shù)據(jù)拓展檔案關(guān)聯(lián)，整合人事、教學(xué)、科研以及行政檔案，多維度地展現(xiàn)高校發(fā)展軌跡。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)拓展了共享邊界，推動(dòng)高校融入社會(huì)知識(shí)大循環(huán)。在高校與企業(yè)聯(lián)合研發(fā)時(shí)，企業(yè)人員可深入了解高校前沿科研檔案，依據(jù)彼此需求準(zhǔn)確對(duì)接，推動(dòng)科技成果的轉(zhuǎn)化；文化機(jī)構(gòu)研究地方歷史，可從高校校史檔案里尋得珍貴線索，豐富地域文化內(nèi)涵。資源共享不再是高校內(nèi)部的“自?shī)首詷贰?，而是成為連接各方、協(xié)同發(fā)展的紐帶，使高校檔案的價(jià)值維度進(jìn)一步提升，持續(xù)為教育發(fā)展、文化繁榮及科技騰飛賦能添彩。

4.建設(shè)數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍

首先，優(yōu)化課程設(shè)置，構(gòu)建完善的課程體系。在檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)進(jìn)程中，當(dāng)務(wù)之急是搭建一個(gè)全方位、系統(tǒng)且極具前瞻性的課程體系。這一體系縱橫交織，深度融合檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論精髓、信息檔案管理領(lǐng)域的前沿技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用要點(diǎn)，確保課程內(nèi)容扎實(shí)且新穎，理論深厚又貼合實(shí)踐。課程設(shè)置要契合時(shí)代發(fā)展需求，時(shí)刻聚焦行業(yè)最新風(fēng)向，第一時(shí)間將前沿?cái)?shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與創(chuàng)新理念引入課堂，讓檔案管理人員時(shí)刻與新知識(shí)、新技術(shù)同頻共振。同時(shí)，加大實(shí)踐課程的比重，促使檔案管理人員在實(shí)操中積累經(jīng)驗(yàn)，并將數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)分析等課程作為檔案管理人員的必修或選修要點(diǎn)。此外，高校與相關(guān)企業(yè)還應(yīng)攜手并肩，依據(jù)實(shí)際場(chǎng)景定制開發(fā)課程，全方位淬煉檔案管理人員實(shí)操與問題解決能力。檔案課程體系設(shè)計(jì)全程要秉持以人為本理念，既關(guān)照檔案管理人員個(gè)性化成長(zhǎng)訴求，又著眼其全面發(fā)展藍(lán)圖。其次，強(qiáng)化檔案管理人員的在職培訓(xùn)和人才引進(jìn)。在職培訓(xùn)方面，面向在職檔案管理人員定期組織短期培訓(xùn)和專題研修等，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的操作等，并邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家剖析數(shù)字化的應(yīng)用、案例實(shí)操，通過線上線下相結(jié)合的方式，促進(jìn)檔案管理人員靈活應(yīng)用和掌握相關(guān)知識(shí)和技能。同時(shí)，建立寬泛的人才引進(jìn)政策，拓寬引進(jìn)渠道，加大人才引進(jìn)的力度，從計(jì)算機(jī)、信息管理等相關(guān)專業(yè)招攬人才，為檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型注入新理念和新思路。最后，設(shè)立檔案管理數(shù)字化人才激勵(lì)機(jī)制。一是設(shè)立專項(xiàng)獎(jiǎng)金，用于獎(jiǎng)勵(lì)培訓(xùn)后在檔案數(shù)字化工作中表現(xiàn)卓越、成效顯著的檔案管理人員；二是將數(shù)字化技能掌握程度、培訓(xùn)成果與職稱評(píng)定、崗位普升等緊密掛鉤，在同等條件下，優(yōu)先考慮培訓(xùn)表現(xiàn)優(yōu)秀者，為其提供更廣闊的職業(yè)空間，激發(fā)管理人員參與培訓(xùn)、提升自我的動(dòng)力和學(xué)習(xí)積極性，持續(xù)推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

5.優(yōu)化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)安全等級(jí)與備份

提升數(shù)字化檔案管理安全等級(jí)意義重大，從信息完整性角度來看，高校檔案涵蓋一定珍貴的資料，承載著學(xué)校歷史、科研和教務(wù)等關(guān)鍵信息，若造成丟失或被泄露，則會(huì)給高校的文化底蘊(yùn)及聲譽(yù)帶來不可估量的損失。一方面，提升安全等級(jí)是核心任務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)上，構(gòu)建高校專屬“檔案專網(wǎng)”與外網(wǎng)物理隔離，防止外部非法入侵。例如，對(duì)重要的學(xué)術(shù)論文檔案僅限核心團(tuán)隊(duì)與監(jiān)管部門有權(quán)調(diào)取。采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，將檔案?jìng)鬏斨械木W(wǎng)絡(luò)通道以及存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)的靜態(tài)數(shù)據(jù)皆轉(zhuǎn)化為密文形式，確保數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性和私密性。同時(shí)，保障檔案可用性同樣關(guān)鍵，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊、系統(tǒng)故障等情況，高級(jí)別的安全系統(tǒng)能確保檔案系統(tǒng)迅速恢復(fù)正常運(yùn)行。另一方面，科學(xué)、合理的備份策略不可或缺。一是確定備份頻率，其依據(jù)檔案更新活躍度而定。頻繁更新的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)每日備份才能保證數(shù)據(jù)完整；而相對(duì)靜態(tài)的歷史文獻(xiàn)檔案，按季度或半年備份即可；二是選擇恰當(dāng)?shù)膫浞莘绞健Ｈ總浞菽芡暾舸婺骋粫r(shí)刻的全部數(shù)據(jù)，適用于系統(tǒng)初始化或重要節(jié)點(diǎn)。增量備份則僅針對(duì)變化數(shù)據(jù)，節(jié)省存儲(chǔ)空間與備份時(shí)間，二者結(jié)合可兼顧效率與安全；三是存儲(chǔ)介質(zhì)多樣化。除常用硬盤外，還應(yīng)采用相應(yīng)離線存儲(chǔ)，防止單一介質(zhì)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。為切實(shí)強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的安全等級(jí)與備份，需從多方面入手，才能讓高校檔案數(shù)字化管理在安全軌道上穩(wěn)健運(yùn)行，持續(xù)為高校教育的健康發(fā)展賦能。

6.強(qiáng)化信息整合與共享

首先，建立數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立可顯著解決分散管理的問題，高校檔案資源往往較為零碎，分散于各個(gè)部門，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源的利用效率低下，給檔案的統(tǒng)一管理帶來不便。通過檔案數(shù)據(jù)的有效整合，可以將各部門的檔案資源集中管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一調(diào)度和高效利用。同時(shí)，大幅提升檔案價(jià)值，數(shù)據(jù)的有效整合有助于檔案信息的深度加工和分析，從而充分發(fā)掘檔案信息的潛在價(jià)值，為高校的教學(xué)、科研及管理活動(dòng)提供重要支持。其次，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)。搭建功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。該平臺(tái)應(yīng)具備高度的安全性和穩(wěn)定性，以確保檔案信息的保密性和完整性。同時(shí)，高校應(yīng)建立檔案信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩方面入手，統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)。通過制定相關(guān)共享政策和標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)各部門之間的信息共享。建立強(qiáng)大的中心數(shù)據(jù)庫(kù)，為全校的信息共享和分析決策提供信息服務(wù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)集成各類高校檔案資源，為高校師生提供多元化的信息服務(wù)。最后，強(qiáng)化數(shù)字化高校檔案管理數(shù)據(jù)整合和共享對(duì)于提升檔案管理質(zhì)量、優(yōu)化資源配置、促進(jìn)信息協(xié)同和檔案價(jià)值的挖掘具有顯著意義。通過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)施、信息平臺(tái)的構(gòu)建、共享機(jī)制以及推廣數(shù)據(jù)中心管理模式的推廣等舉措，可以有效促進(jìn)高校檔案資源的整合與共享，有利于高校在學(xué)術(shù)領(lǐng)域取得更多突破性成果，是高校適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化技術(shù)已成為現(xiàn)代高校檔案管理領(lǐng)域不可或缺的發(fā)展因素，是推動(dòng)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)型的核心要素。隨著一系列數(shù)字化技術(shù)手段在高校檔案管理工作中得以廣泛且運(yùn)用，在一定程度上優(yōu)化了檔案管理的效率，提高了信息資源的利用率，提升了服務(wù)的便捷性，從而引發(fā)了檔案管理領(lǐng)域全方位與深層次的變革。然而，在這一變革進(jìn)程中，也暴露出一些亟待解決的問題，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的順利開展。高校檔案管理通過對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用以及優(yōu)化措施的實(shí)施，使得高校得以更加妥善地對(duì)檔案展開管理與維護(hù)，顯著提高了工作效率與質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理必將朝著更加數(shù)字化、信息化的方向邁進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)，為高校的穩(wěn)定建設(shè)和我國(guó)教育事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)更為關(guān)鍵的力量。

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作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院