數(shù)字時代文書檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型路徑研究

一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)文書檔案管理模式已經(jīng)很難滿足廣大公眾對文書檔案管理的高質(zhì)量訴求。當前，檔案管理部門在文書檔案管理過程中應(yīng)以智能化轉(zhuǎn)型作為未來發(fā)展方向，充分認識到數(shù)字技術(shù)為檔案管理帶來的新機遇，主動探索數(shù)字技術(shù)與文書檔案管理的深度融合之路。然而在推動文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的過程中也面臨著諸多問題。為了更好地推動文書檔案管理工作的開展，有必要對當前文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型相關(guān)問題進行研究。

二、數(shù)字時代文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）取得的成果

當前，在相關(guān)政策支持下和各地實踐探索進程中，文書檔案管理工作正從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式向數(shù)字化、智能化管理模式轉(zhuǎn)變，數(shù)字技術(shù)與文書檔案管理工作融合得越來越緊密。其一，文書檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)了文書檔案的快速錄入、科學分類和云端存儲，極大減輕了檔案管理人員的工作壓力，提升了檔案管理工作效率，也避免了過多人工干預(yù)導(dǎo)致的文書信息收集質(zhì)量問題。其二，文書檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)了文書檔案信息的集中存儲和高效利用，借助電子數(shù)據(jù)庫對所需查詢的文書檔案信息進行快速定位，既節(jié)省了用戶時間，也提升了檔案信息的利用效率。其三，文書檔案管理數(shù)字化還實現(xiàn)了多終端訪問和遠程共享，打破了時空限制，實現(xiàn)了文書檔案資料的隨時隨地查閱。[1]其四，區(qū)塊鏈和云計算技術(shù)的運用，使文書檔案能夠在云端存儲，節(jié)省了存儲成本，提升了文書檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在數(shù)字化背景下，檔案管理部門正積極探索文書檔案管理的新模式，通過推進智能化升級，全面提升文書檔案管理工作的質(zhì)效。

（二）面臨的挑戰(zhàn)

在數(shù)字時代，檔案管理部門在文書檔案管理過程中主動順應(yīng)時代發(fā)展，積極推進文書檔案管理智能化升級，并取得了一定成果。然而在工作實踐中，檔案管理部門仍面臨著工作理念和技術(shù)落后、數(shù)據(jù)安全存在隱患和人才短缺等問題，在一定程度上影響了數(shù)字時代文書檔案管理工作的質(zhì)效。

1.工作理念與技術(shù)落后

當前部分檔案管理部門在文書檔案管理過程中，存在工作理念和技術(shù)落后的問題。一方面，部分檔案管理部門更依賴于傳統(tǒng)管理思路和管理模式，然而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅難以滿足數(shù)字時代廣大公眾的多元信息訴求，而且容易受到物理環(huán)境制約，火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害會對紙質(zhì)檔案造成永久性破壞，不利于文書檔案的長期保存；另一方面，在文書檔案信息化建設(shè)中，存在著技術(shù)落后的問題。部分檔案管理部門的信息化建設(shè)未能跟上數(shù)字時代的發(fā)展步伐，因此難以滿足大規(guī)模數(shù)字文書檔案的處理需求。[2]

2.文書檔案數(shù)據(jù)安全存在隱患

隨著文書檔案規(guī)模越來越龐大，數(shù)據(jù)類型越來越多樣，文書檔案的數(shù)據(jù)安全問題也日益凸顯。其一，文書檔案管理數(shù)字化、智能化要求通過網(wǎng)絡(luò)途徑進行文書檔案的傳輸和共享，但由于部分檔案管理部門技術(shù)手段落后，導(dǎo)致管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，存在著安全漏洞，容易受到病毒感染和黑客攻擊。其二，部分檔案管理部門對數(shù)字化文書檔案安全問題重視程度不足，沒有將先進的加密技術(shù)與訪問控制技術(shù)融入其中，也在一定程度上增加了文書檔案信息在存儲和傳輸過程中的泄漏風險。其三，在數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制方面存在著技術(shù)短板，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問題，可能會造成無法挽回的損失。

3.文書檔案人才短缺

在數(shù)字時代，文書檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型需要大量高素質(zhì)復(fù)合型人才的參與，然而目前檔案管理人才隊伍建設(shè)仍存在滯后問題。一方面，數(shù)字技術(shù)在文書檔案管理中的廣泛應(yīng)用，對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理人員雖然具備一般文書檔案管理技能，但面對智能化管理系統(tǒng)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力就顯得捉襟見肘，在數(shù)據(jù)分析、安全防護方面還存在短板，難以滿足新時期文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的要求。另一方面，部分檔案管理部門的人才培養(yǎng)機制不完善。檔案管理部門對專業(yè)人才隊伍建設(shè)重視程度不足，沒有與高校和科研院所建立起人才培養(yǎng)合作機制，導(dǎo)致在人才隊伍建設(shè)過程中缺少清晰的培養(yǎng)方案和針對性的培訓內(nèi)容，在一定程度上影響了文書檔案人才隊伍建設(shè)質(zhì)量。[3]

三、數(shù)字時代文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型實踐路徑

新時期，在文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理部門要強化頂層設(shè)計，健全檔案管理機制；完善基礎(chǔ)設(shè)施，推行檔案智能化管理系統(tǒng)；引進先進技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫；重視數(shù)據(jù)安全，強化安全標準建設(shè)；加強隊伍建設(shè)，推進檔案管理智能化轉(zhuǎn)型；完善共享機制，打破文書檔案“信息孤島”局面。唯有推動文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型，檔案管理部門才能對文書檔案更好地進行集中管理，實現(xiàn)文書檔案信息在更大范圍內(nèi)共享，為文書檔案安全保駕護航，進而發(fā)揮文書檔案的價值。

（一）強化頂層設(shè)計，健全檔案管理機制

文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型是一項系統(tǒng)性工程，應(yīng)高度重視頂層設(shè)計，以健全檔案管理機制。首先，圍繞文書檔案智能化轉(zhuǎn)型核心目標，進行頂層設(shè)計，明確數(shù)字時代文書檔案管理工作智能化轉(zhuǎn)型的重點任務(wù)、階段性目標、具體實施步驟以及職責劃定，為智能化轉(zhuǎn)型提供明確的方向。其次，根據(jù)頂層設(shè)計，制定詳細、可行的配套措施和實施方案，確保文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型真正落地。再次，嚴格遵循文書檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，確保文書檔案管理工作能夠依法依規(guī)順利開展。最后，制定統(tǒng)一的技術(shù)標準和管理規(guī)范，為先進技術(shù)的引入和應(yīng)用提供有力支持。明確智能化管理系統(tǒng)的功能要求、接口標準和數(shù)據(jù)格式規(guī)范，提升系統(tǒng)的兼容性和可操作性，確保文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型能夠高效、有序地進行。[4]

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，推行檔案智能化管理系統(tǒng)

文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型需要投入大量基礎(chǔ)設(shè)施，通過完善基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建檔案智能化管理系統(tǒng)，為文書檔案管理工作順利開展提供保障。首先，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理部門要明確文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型所涉及的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，配備相應(yīng)的服務(wù)器、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，購買先進的掃描設(shè)備，支持文書檔案管理工作的開展。其次，構(gòu)建智能化管理系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)，對系統(tǒng)各個模塊功能進行優(yōu)化和完善，實現(xiàn)文書檔案自動化處理，同時為用戶提供智能化服務(wù)。[5]最后，要在系統(tǒng)構(gòu)建過程中注重兼容性和擴展性，滿足未來技術(shù)升級需求和業(yè)務(wù)變化需要。

（三）引進先進技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

在數(shù)字時代，檔案管理部門在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫過程中要以先進的技術(shù)作為支撐。首先，要注重大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等技術(shù)的引入和應(yīng)用。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對檔案數(shù)據(jù)庫中的海量檔案信息進行處理和整合；借助人工智能技術(shù)可以實現(xiàn)文書檔案信息的自動分類、智能檢索，更好地完成檔案管理工作，滿足用戶的信息需求；云計算技術(shù)可以為文書檔案信息提供可擴展的云存儲服務(wù)，支持用戶多終端訪問。其次，注重文書檔案數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化。在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，必須統(tǒng)一文書檔案數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標準，同時在文書檔案信息采集、整理和存儲過程中保證數(shù)據(jù)的原始性和完整性，這樣才能為后續(xù)文書檔案數(shù)據(jù)互通和共享提供支持。[6]最后，重視檔案數(shù)據(jù)庫的用戶體驗和服務(wù)創(chuàng)新。檔案數(shù)據(jù)庫是圍繞用戶需求搭建的服務(wù)平臺，為文書檔案數(shù)據(jù)高效存儲和利用提供了便利。在檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中要開發(fā)智能化的檢索系統(tǒng)和交互式的用戶界面，以增強數(shù)據(jù)庫與用戶之間的黏性。

（四）重視數(shù)據(jù)安全，強化安全標準建設(shè)

檔案管理部門在文書檔案智能化轉(zhuǎn)型過程中要注重文書檔案數(shù)據(jù)安全問題。首先，建立完善的數(shù)據(jù)安全管理體系。將日志審計、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)融入文書檔案管理全過程，確保文書檔案數(shù)據(jù)在使用、存儲、共享、開發(fā)過程中的安全。其次，要注重安全技術(shù)手段的更新和升級。當前文書檔案在數(shù)據(jù)收集和傳輸過程中面臨的外部風險越來越多，傳統(tǒng)的防護方式很難應(yīng)對多重網(wǎng)絡(luò)攻擊。因此，檔案管理部門在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，還應(yīng)引入先進技術(shù)，如入侵監(jiān)測技術(shù)、防火墻技術(shù)等，以應(yīng)對外部復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)攻擊手段。最后，不斷優(yōu)化文書檔案安全技術(shù)標準。檔案管理部門應(yīng)因時而變、因勢而變，隨著先進技術(shù)的不斷發(fā)展，相應(yīng)地在文書檔案安全技術(shù)標準方面也要與時俱進，對原有的安全技術(shù)標準進行重新梳理，對已經(jīng)落后的安全技術(shù)標準及時優(yōu)化和更新，確保文書檔案安全技術(shù)標準與信息技術(shù)同步更新，以進一步提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性。[7]

（五）加強隊伍建設(shè)，推進檔案管理智能化轉(zhuǎn)型

在新時期，推動檔案管理智能化轉(zhuǎn)型離不開高素質(zhì)復(fù)合型人才的參與。檔案管理部門應(yīng)加強人才隊伍建設(shè)，為推進檔案管理智能化轉(zhuǎn)型提供智力支持。首先，加強檔案管理人員數(shù)字技術(shù)培訓。在數(shù)字時代，檔案管理人員不僅要具備一般檔案管理能力，還要具備一定的先進技術(shù)應(yīng)用能力。這就要求在檔案管理人員教育培訓過程中，將前沿科學技術(shù)應(yīng)用作為講解重點，使檔案管理人員能夠熟練操作智能管理系統(tǒng)和工具，對文書檔案進行科學管理。[8]其次，提升檔案管理人員創(chuàng)新能力和實踐能力。在文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理人員不僅要掌握先進技術(shù)，還要圍繞廣大用戶需求對文書檔案管理模式進行大膽創(chuàng)新。為此，檔案管理部門要鼓勵檔案管理人員積極參加創(chuàng)新項目和工作實踐，同時完善激勵機制，通過創(chuàng)新大賽等方式對優(yōu)秀員工給予一定獎勵，進一步激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和創(chuàng)造力。最后，加強檔案管理人員安全意識培訓。檔案管理部門要充分認識到檔案管理人員是檔案數(shù)據(jù)安全的第一道防線，對其進行安全教育培訓直接關(guān)乎文書檔案數(shù)據(jù)安全。在培訓過程中要注重培訓內(nèi)容的針對性，著重提升檔案管理人員的安全意識，確保其在工作中遵循安全操作規(guī)范。

（六）完善共享機制，打破文書檔案“信息孤島”

在數(shù)字時代，文書檔案智能化轉(zhuǎn)型需要實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。首先，完善文書檔案信息共享機制。應(yīng)建立統(tǒng)一的文書檔案信息共享平臺，促進文書檔案共享共建，同時不斷擴大文書檔案數(shù)據(jù)規(guī)模，為后續(xù)分析和挖掘檔案價值提供支持。其次，建立文書檔案信息共享標準和規(guī)范。制定文書檔案信息共享技術(shù)標準，明確文書檔案數(shù)據(jù)共享格式、內(nèi)容，推動文書檔案在不同系統(tǒng)之間共享。最后，建立文書檔案信息共享評估機制。定期對文書檔案共享數(shù)據(jù)進行質(zhì)量評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在隱患，確保文書檔案共享工作能夠順利開展。

四、結(jié)語

總之，在數(shù)字時代背景下，檔案管理部門要將文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型作為一項重點工作加以落實，既要轉(zhuǎn)變對智能化轉(zhuǎn)型的看法，為文書檔案智能化轉(zhuǎn)型做好頂層設(shè)計和措施保障，引入先進的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，保障文書檔案管理工作順利開展，也要在實踐層面注重對文書檔案信息價值的深度挖掘，為管理決策、科學研究提供高質(zhì)量的信息支持，充分發(fā)揮文書檔案的價值。

參考文獻：

[1]王荔芳.數(shù)字化時代下文書檔案管理創(chuàng)新實踐[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2024（34）：37-39.

[2]魯文博.《檔案法》實施背景下的醫(yī)院文書檔案規(guī)范化建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2024（33）：60-62.

[3]王紅梅.文書檔案管理的特點與創(chuàng)新思路探析[J].陜西檔案，2024（04）：55-56.

[4]李靈雪，李冠龍.AI技術(shù)在文書檔案智能化整理中的實施方法研究[J].蘭臺世界，2024（06）：42-47.

[5]潘光蘭.大數(shù)據(jù)時代文書檔案一體化管理研究[J].黑龍江檔案，2024（02）：216-218.

[6]張曉晨.大數(shù)據(jù)時代文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)模式研究[J].參花，2025（04）：156-158.

[7]錢宇娟.加強新時期中職院校文書檔案管理工作——在引入大數(shù)據(jù)管理的時代背景下[J].邊疆經(jīng)濟與文化，2017（04）：113-114.

[8]黃粲，蘆琦.新形勢下大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量管理中的應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生標準管理，2024，15（24）：13-16.

（作者簡介：路曉艷，女，本科 ，臨沂市蘭山區(qū)人民醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）