檔案管理數(shù)字化策略分析

一、引言

作為人類社會活動的真實記錄，檔案承載著豐富的歷史文化信息。進入信息時代，檔案管理數(shù)字化已成為提升檔案工作效能、保障檔案信息安全、促進檔案資源共享的重要途徑。尤其隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術的不斷發(fā)展，檔案管理正面臨著從傳統(tǒng)管理向數(shù)字化轉型的重大挑戰(zhàn)?；诖?，本文從多個維度深入探討檔案管理數(shù)字化的重要作用，同時分析檔案管理數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)及實踐策略，旨在從理論層面促進檔案管理數(shù)字化水平提升，為相關研究者提供參考。

二、檔案管理數(shù)字化的作用

（一）節(jié)省空間，減少人工負擔

紙質檔案通常按照檔案的性質、時間、內容等進行分類，使用文件夾、檔案盒等存放工具，將檔案按照分類進行存放。但傳統(tǒng)的紙質檔案需要專門的庫房，且對庫房的環(huán)境要求比較高，如溫度、濕度、光照等需要達到一定的要求。同時，傳統(tǒng)檔案庫房主要依賴人工操作，檔案的整理、分類、存儲和檢索都需要耗費大量時間和精力。紙質檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，可以存儲在數(shù)字化設備中，不再需要大量的實體文件柜和存儲空間，有效節(jié)省了物理空間。由于電子檔案的復制和傳播不僅速度快，而且成本較低，可以在不影響原件的情況下，無限次地復制和分享。這一特點使檔案的利用變得更加便捷，大大減少了檔案管理人員的工作量。

（二）降低紙質檔案遺失和損壞風險

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙質檔案的遺失或損壞是檔案管理中的一大風險，這些風險可能源于自然災害如洪水、地震、火災等不可抗力因素，也可能是因為人為的原因。此外，隨著時間的流逝，檔案材料自然老化，也可能導致信息損毀或丟失。檔案數(shù)字化在一定程度上規(guī)避并降低了此類風險。紙質檔案通過數(shù)據(jù)轉化和處理，可以存儲在多個位置，通過建立備份和利用云端存儲技術，一定程度上提升了檔案存儲的安全性。這種分布式存儲意味著即使某個存儲地點發(fā)生災害，其他地點的備份仍然可以提供訪問，從而保障了檔案的連續(xù)性和完整性。即使檔案原件受到損壞，數(shù)字副本的存在也確保了檔案信息得以保留，不會因為物理介質的損失而永遠消失。這種多層次的保護機制不僅提高了檔案的抗風險能力，也為檔案的長期保存和未來的研究提供了堅實的保障。[1]

（三）保證檔案的原始性和真實性

數(shù)字檔案不僅保存了檔案的內容信息，還保留了檔案的歷史痕跡，從而確保了檔案的原始性。通過數(shù)字化技術，能夠精確地捕捉并再現(xiàn)檔案的原始面貌，使檔案的每一頁都能夠被清晰準確地記錄下來，包括作者的筆跡、印章、紙張的質地和顏色等細微特征。例如，高精度掃描設備的運用，為研究者提供了與原始檔案幾乎無異的視覺體驗。同時，其還可以對掃描得到的圖像進行優(yōu)化，如調整亮度、對比度，去噪點等，以提升圖像質量，使檔案在數(shù)字環(huán)境下依然能夠保持其原有的閱讀和研究價值。這有助于保留檔案的歷史風貌和文化價值，為檔案的傳承和研究提供了強有力的技術支持。[2]

（四）實現(xiàn)檔案信息快速檢索

數(shù)字檔案極大地提高了檔案查詢和檢索的效率。用戶不再需要手動翻閱大量的紙質檔案，只需在計算機中輸入關鍵詞或檢索語句，系統(tǒng)便能迅速定位到包含這些關鍵詞的檔案資料。這種即時的搜索響應，不僅節(jié)省了用戶的時間，也減少了檔案管理人員的工作量。此外，用戶還可以通過全文檢索對檔案內容進行深入挖掘，即使是檔案中的某個段落或特定信息，也能在短時間內被精確找到。同時，隨著技術的不斷進步，這些檢索功能還在不斷完善，如支持模糊匹配、智能推薦等，使檔案檢索更加智能化和人性化。這顯著提升了檔案檢索的效率，為用戶提供了更加便捷、快速的檔案服務。

（五）實現(xiàn)檔案跨地域共享

檔案管理數(shù)字化為檔案資源的跨地域共享提供了極大的便利。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案資料往往受限于地理位置，只能在特定的檔案館內查閱，這不僅限制了檔案的利用范圍，也降低了檔案的共享性。然而，隨著數(shù)字化技術的應用，這一局面得到了根本性的改變。通過檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，用戶無論身處何地，只需通過互聯(lián)網(wǎng)就可以訪問到存儲在服務器上的檔案資源，且多個用戶可以同時在線查閱同一檔案。這種訪問形式打破了時間和空間的限制，使檔案資源可以在更大范圍內實現(xiàn)共享，也為用戶帶來了更快捷的服務體驗。[3]

三、檔案管理數(shù)字化過程中存在的問題

（一）數(shù)字安全風險

首先，黑客攻擊是威脅數(shù)字化檔案安全的嚴重問題。黑客利用系統(tǒng)漏洞，非法入侵檔案數(shù)據(jù)庫，竊取或篡改檔案信息，這種行為不僅侵犯了檔案的保密性，還可能破壞檔案的完整性，導致檔案失去原有的信息價值。其次，數(shù)字檔案存在病毒感染的風險。計算機病毒具有隱蔽性強、傳播速度快的特點，一旦檔案系統(tǒng)感染病毒，可能會造成數(shù)據(jù)損壞、系統(tǒng)癱瘓，從而影響檔案的可用性。最后，數(shù)據(jù)泄露問題同樣不容忽視。在檔案管理數(shù)字化過程中，由于工作人員管理不善或技術防護不足，可能導致敏感檔案信息泄露，侵犯用戶隱私。這些問題還有可能相互組合，進一步加劇檔案數(shù)據(jù)面臨的安全風險。

（二）軟硬件更新不及時

檔案管理數(shù)字化雖然極大地提高了檔案工作的效率，但其依賴于特定的軟硬件設備，這類設備的更新?lián)Q代速度快，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。硬件設備的更新意味著原有的存儲介質會逐漸被淘汰，如磁帶、光盤等，而新的存儲設備如固態(tài)硬盤等可能無法與之完全兼容。這種不兼容性可能導致檔案數(shù)據(jù)無法正常讀取，甚至造成數(shù)據(jù)丟失。

同時，軟件設備的更新也是一個不可忽視的問題。隨著操作系統(tǒng)的升級和新版應用軟件的推出，將導致舊版的檔案管理軟件無法在新環(huán)境下正常運行。這種情況下，檔案管理部門不得不進行軟件升級或更換，而在這一過程中，數(shù)據(jù)遷移往往面臨格式轉換、數(shù)據(jù)丟失的風險。此外，軟件供應商可能停止對舊版本軟件的技術支持，使檔案管理系統(tǒng)面臨的安全風險增加。

（三）數(shù)據(jù)格式標注不統(tǒng)一

當前，數(shù)據(jù)格式標注不統(tǒng)一是檔案管理數(shù)字化工作實踐中面臨的一大問題。不同地區(qū)、不同單位、不同部門之間在數(shù)據(jù)格式轉化、元數(shù)據(jù)標準等方面各不相同，這種不同加大了檔案信息交換、共享、整合的難度。一方面，不同單位可能根據(jù)自身需求和設備條件選擇不同的分辨率和圖像格式，這種不一致性在檔案資源跨系統(tǒng)傳輸和使用時，極易出現(xiàn)兼容性問題，影響檔案的閱讀和使用體驗；另一方面，由于缺乏統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準，不同單位在描述檔案信息時可能采用不同的術語和結構，導致檔案信息的描述和檢索缺乏一致性。這不僅增加了檔案工作人員的工作量，也使用戶在查找和利用檔案資源時面臨諸多不便，降低了檔案資源的有效利用率。

（四）復合型人才缺乏

為保證檔案管理數(shù)字化工作的順利開展，檔案管理人員不僅要了解檔案業(yè)務知識，還要掌握數(shù)字化技術。然而，現(xiàn)階段在我國檔案行業(yè)中還非常缺乏這類人才。傳統(tǒng)的檔案管理人員具備檔案管理基本知識和技能，但缺乏數(shù)字化技術相關知識。一些檔案管理人員的專業(yè)能力較強，但缺乏對信息技術知識的了解，很難滿足檔案管理數(shù)字化工作的實際需求。因此，在檔案管理數(shù)字化過程中，復合型人才缺乏會嚴重阻礙數(shù)字化技術的深入應用和發(fā)展。[4]

四、檔案管理數(shù)字化的策略

（一）建立數(shù)據(jù)安全、隱私保護機制

檔案管理部門要從管理機制與技術應用兩方面入手。首先，嚴格規(guī)定并落實數(shù)據(jù)分級分類管理，按照敏感程度把檔案內容劃分為不同的安全級別，每一級別需要制定相應的操作規(guī)范、訪問權限。如涉及單位機密的檔案，必須在特定的安全環(huán)境下，僅經(jīng)過嚴格背景審查、具備涉密資質的人員通過加密通道才可以訪問。其次，存儲與傳輸過程中通過先進的加密算法對檔案數(shù)據(jù)實施加密處理，保證數(shù)據(jù)即使被截獲也很難被破解。再次，部署入侵防御、檢測系統(tǒng)等，對網(wǎng)絡流量進行實時監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)惡意軟件入侵、黑客攻擊等安全威脅，并立即進行阻止。最后，在數(shù)字化利用過程中要通過匿名化、脫敏技術，將可識別個人身份和敏感商業(yè)信息的字段去除或模糊化處理，如使用星號替換證件號碼的部分數(shù)字等。

（二）及時更新軟硬件設備

為應對檔案管理數(shù)字化過程中硬件和軟件更新不及時帶來的挑戰(zhàn)，首先，檔案管理部門要依據(jù)當前工作情況以及未來發(fā)展目標，建立長期的技術更新和升級規(guī)劃。其次，要與軟件供應商建立穩(wěn)定的合作關系，確保在軟件升級或更換過程中能夠獲得必要的技術支持和幫助。例如，對于舊版軟件，應制訂詳細的數(shù)據(jù)遷移計劃，進行風險評估，并在遷移過程中進行嚴格的數(shù)據(jù)驗證，始終確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。最后，要定期檢查存儲設備和各類辦公設備，一旦出現(xiàn)老化、損毀現(xiàn)象就要及時更換，避免因硬件問題影響檔案數(shù)據(jù)安全和檔案管理工作的正常進行。

（三）統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)格式標準

檔案部門首先要建立一套統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)格式標準，該標準應當涵蓋常見的檔案類型，并考慮到不同檔案的特點和保存需求，加強檔案數(shù)字化過程中的質量控制，對輸出的數(shù)據(jù)進行嚴格審核，確保其符合既定標準。其次，對于已有的非標準化檔案數(shù)據(jù)，可以采用數(shù)據(jù)轉換工具將其轉換為統(tǒng)一格式，同時保留原始數(shù)據(jù)以備查。在轉換過程中，要確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性，避免信息丟失。再次，為了提高檔案數(shù)據(jù)格式的一致性，可以開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應支持多種數(shù)據(jù)格式的輸入輸出，并在后臺自動進行格式轉換，以便用戶能夠在統(tǒng)一的界面和格式下操作。最后，可以探索采用開源或通用的數(shù)據(jù)格式，如PDF/A、JPEG2000等，這些格式具有較好的兼容性和長期保存性，能保障檔案數(shù)據(jù)格式的長期統(tǒng)一和檔案信息的可持續(xù)利用。要多管齊下，保障檔案數(shù)據(jù)格式的長期統(tǒng)一和檔案信息的可持續(xù)利用。

（四）加強人才隊伍建設

為促進檔案數(shù)字化工作的深入開展，建立全方位的人才培養(yǎng)體系尤為重要。

首先，針對在職的檔案工作人員，檔案管理部門要定期組織內部培訓。在學習檔案學理論的同時，增加信息安全技術、數(shù)字圖像處理技術等培訓內容的比重，邀請檔案行業(yè)數(shù)字化實踐專家在課堂上分享實際案例與經(jīng)驗，讓工作人員在理論學習中與實踐緊密結合。其次，對于數(shù)字化技術基礎薄弱的人員，要對他們有針對性地進行數(shù)字化技術入門培訓，如使用簡單圖像編輯軟件、操作掃描設備等；針對有一定數(shù)字化技術基礎的人員，可對其開展數(shù)據(jù)挖掘與分析等高級技術培訓。再次，鼓勵工作人員積極參加技術交流會、行業(yè)學術研討會，不斷開闊視野，及時了解前沿技術動態(tài)。最后，還要設立人才激勵機制，針對技術能力提升明顯、表現(xiàn)突出的人員，為其提供晉升機會或給予物質獎勵，這樣才可以留住和吸引優(yōu)秀人才，打造檔案管理數(shù)字化專業(yè)團隊。[5]

五、結語

綜上所述，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主流趨勢。然而，在檔案管理數(shù)字化過程中也不能忽視其面臨的挑戰(zhàn)，檔案工作者要形成數(shù)字化工作思維，在實踐中不斷積累經(jīng)驗，查缺補漏。展望未來，檔案管理數(shù)字化應繼續(xù)深化與信息技術的融合，完善管理體系，加強頂層設計，確保檔案資源的真實性、完整性和長期可獲取性。相信隨著技術的持續(xù)進步與應用的不斷深入，檔案管理數(shù)字化將在更廣闊的領域發(fā)揮作用，促進檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻：

[1]張群期.淺談基層美術館館藏檔案管理數(shù)字化的重要性和挑戰(zhàn)[J].陜西檔案，2024（01）：47- 49.

[2]張新芳.數(shù)字人文視角下的檔案數(shù)據(jù)化與國家記憶保護和傳承[J].檔案管理，2024（01）：69-

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[3]楊晶瑩.數(shù)字化時代下的大型電力工程檔案管理策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2024（16）：19-21.

[4]陳萬雷，容溶，郭桂枝，等.數(shù)字化視域下高校學生檔案管理現(xiàn)狀及對策研究[J].蘭臺內外，2024（5）：13-15.

[5]田苗，武巖.數(shù)字化技術在高速公路檔案電子化整理與管理模式中的應用探析[J].北方交通，2024（03）：92-94.

（作者簡介：劉營，女，本科，濰坊市奎文區(qū)交通運輸局，館員，研究方向：檔案管理數(shù)字化）

（責任編輯 張云逸）