高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案數(shù)字化建設(shè)已成為提升檔案管理效率、促進(jìn)資源共享的重要途徑。然而，高校檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中面臨著諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題不僅影響了檔案信息的有效利用，也影響了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的整體進(jìn)程。針對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出切實(shí)可行的解決對(duì)策，對(duì)推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化、提升高校檔案管理水平具有重要意義。本文將圍繞高校檔案數(shù)字化建設(shè)展開(kāi)分析，旨在為相關(guān)研究提供有益的參考。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，它具有一系列鮮明的優(yōu)勢(shì)。

（一）確保檔案資料完整安全

傳統(tǒng)的高校檔案大多依賴于紙質(zhì)載體，不僅占用了大量的物理空間，還極易受到外部因素的影響，如火災(zāi)、潮濕或蟲(chóng)害，這些都可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)徹底改變了這一局面。利用光盤(pán)、硬盤(pán)以及先進(jìn)的云存儲(chǔ)技術(shù)，能極大地壓縮檔案的存儲(chǔ)空間，并有效避免上述環(huán)境因素的影響，從而確保檔案資料的完整與安全。[1]

（二）信息檢索及共享更高效

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力的工作，需要人工逐一查找，效率低下。而數(shù)字化檔案則利用智能化的檢索系統(tǒng)，用戶只需在檢索界面輸入關(guān)鍵詞，如檔案年份、姓名或檔案類型等，即可迅速定位并提取所需的檔案資源，極大地提高了檔案的利用率和檢索效率。這不僅促進(jìn)了不同學(xué)院之間的檔案資源共享，還使跨學(xué)校、跨地區(qū)的檔案交流變得更加便捷和高效。[2]

（三）管理效能不斷優(yōu)化

檔案部門(mén)可以依托智能化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建全流程數(shù)字化管理體系，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速檢索、智能分析與可視化呈現(xiàn)，為科學(xué)決策提供精準(zhǔn)支持。同時(shí)，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，不僅能全面動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)教育教學(xué)、行政運(yùn)維等核心領(lǐng)域的工作質(zhì)效，還可基于數(shù)據(jù)沉淀建立多維度評(píng)估模型，有效推動(dòng)學(xué)校管理向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、智能化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)管理能力的現(xiàn)代化躍升。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

在信息技術(shù)日新月異的今天，高校紛紛加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，旨在提高檔案管理效率，促進(jìn)資源共享。然而，由于缺乏統(tǒng)一且明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這一進(jìn)程面臨著諸多挑戰(zhàn)。具體而言，標(biāo)準(zhǔn)的缺失導(dǎo)致各高校在檔案數(shù)字化過(guò)程中采取的技術(shù)路線、數(shù)據(jù)格式、分類編碼等各不相同，這不僅增加了后期數(shù)據(jù)整合與共享的難度，還可能引發(fā)“信息孤島”現(xiàn)象，使本應(yīng)互聯(lián)互通的數(shù)字檔案資源難以發(fā)揮最大效用。此外，規(guī)范的不足還體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的安全管理、版權(quán)保護(hù)、隱私處理等方面，缺乏明確指引使高校在推進(jìn)數(shù)字化的同時(shí)，面臨著信息安全風(fēng)險(xiǎn)和法律法規(guī)的考驗(yàn)。缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范還影響了檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制。不同高校因?qū)嶋H情況不同，數(shù)字化成果的質(zhì)量參差不齊，有的可能因掃描分辨率低、元數(shù)據(jù)描述不準(zhǔn)確等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的可用性和長(zhǎng)期保存價(jià)值。因此，加快制定并實(shí)施全國(guó)性的高校檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范成為當(dāng)務(wù)之急。[3]

（二）檔案管理機(jī)制有待完善

在高校檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，一個(gè)顯著的問(wèn)題在于過(guò)度重視技術(shù)與設(shè)備的投資，而忽視了配套管理機(jī)制的健全。從流程管理的視角審視，部分高校檔案從前期收集、存儲(chǔ)、加工到最終利用等環(huán)節(jié)，均缺乏清晰明確的規(guī)范指導(dǎo)，責(zé)任劃分模糊，這直接影響了數(shù)字化工作的效率與質(zhì)量。特別是在檔案收集階段，由于時(shí)間節(jié)點(diǎn)與收集范圍的不明確，常常導(dǎo)致關(guān)鍵檔案信息的遺漏，進(jìn)而拖延了檔案數(shù)字化的即時(shí)性與完整性。而在檔案數(shù)字化的核心加工環(huán)節(jié)，部分工作人員在操作時(shí)未能嚴(yán)格遵守既定規(guī)范，無(wú)論是文字識(shí)別還是圖像掃描，都出現(xiàn)了偏差，這不僅造成了檔案信息的失真，還削弱了其完整性，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)的順利推進(jìn)。[4]

（三）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)不足

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、功能較為單一，是制約其進(jìn)一步發(fā)展的重要因素。在當(dāng)前的數(shù)字化進(jìn)程中，許多高校雖然已初步建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但這些數(shù)據(jù)庫(kù)往往呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)單一、功能局限的特點(diǎn)，難以滿足多元化、深層次的信息檢索與利用需求。

首先，數(shù)據(jù)類型單一，大多數(shù)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)仍以傳統(tǒng)的文字檔案為主，對(duì)圖像、音頻、視頻等多媒體檔案的支持不足，這限制了檔案信息存儲(chǔ)的全面性。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)功能簡(jiǎn)單，缺乏高級(jí)檢索、智能分析、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代化功能，使檔案信息的檢索效率和利用效率大打折扣。最后，數(shù)據(jù)庫(kù)更新緩慢，由于缺乏有效的數(shù)據(jù)更新機(jī)制，部分高校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容陳舊，無(wú)法及時(shí)反映學(xué)校的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)和成果。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)不足的問(wèn)題不僅影響了檔案信息的有效利用，也制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的深入發(fā)展。因此，高校應(yīng)高度重視這一問(wèn)題，采取積極措施加以改進(jìn)。[5]

（四）專業(yè)人才匱乏

高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)，亟須一批既精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技能的高素質(zhì)復(fù)合型人才。然而，目前大多數(shù)檔案管理人員雖在檔案管理領(lǐng)域具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，但在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方面的能力普遍不足，而具備出色的數(shù)字化技術(shù)水平的人員往往對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)流程和方法了解不足。同時(shí)，后續(xù)的在職人員培訓(xùn)未能充分填補(bǔ)這一知識(shí)空白，這無(wú)疑阻礙了檔案管理人員向復(fù)合型人才方向的發(fā)展。[6]另外，檔案管理工作人員晉升空間有限且薪資待遇普遍不高，這些不利因素共同導(dǎo)致了大量潛在優(yōu)秀人才的流失。這不僅破壞了檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，更對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的深入開(kāi)展產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。因此，如何引進(jìn)并培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才，成為當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)中亟待解決的問(wèn)題。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

由于高校檔案類型多、規(guī)模大，多以紙質(zhì)檔案為主，為了加快檔案數(shù)字化建設(shè)，要制定合理的數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。[8]

首先，在高校檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)制定統(tǒng)一的掃描與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。紙質(zhì)檔案的掃描分辨率采用300 DPI，照片檔案、文字密集的檔案、珍貴檔案可以使用600 DPI或更高的分辨率，為檔案文字圖像的精準(zhǔn)度提供保障。文本類格式統(tǒng)一選擇PDF格式存儲(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的長(zhǎng)期保存，并且在多個(gè)平臺(tái)均可以兼容，從而使文檔資料大范圍傳輸和共享；如果是圖像類檔案資料，選擇TIFF等通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)；統(tǒng)一規(guī)范文檔資料的色彩、壓縮比等參數(shù)，在不影響圖像檔案質(zhì)量的前提下，應(yīng)盡可能縮小文件存儲(chǔ)空間。高?？梢栽O(shè)立專門(mén)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)并監(jiān)督相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)，為確保檔案信息準(zhǔn)確性、完整性提供保障。[7]

其次，高校還應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)。要根據(jù)檔案的類型和特點(diǎn)，確定著錄項(xiàng)目，如檔案的標(biāo)題、作者、形成時(shí)間、保管期限、內(nèi)容摘要、關(guān)鍵詞等，這些著錄項(xiàng)目應(yīng)能夠全面反映檔案的基本信息和內(nèi)容特征；采用統(tǒng)一的著錄格式，如使用標(biāo)準(zhǔn)的字段名和字段長(zhǎng)度，確保著錄信息的規(guī)范性和一致性，著錄格式的設(shè)計(jì)應(yīng)便于計(jì)算機(jī)的檢索和處理。應(yīng)確保著錄信息的準(zhǔn)確性和完整性，便于用戶可以快速檢索到所需的檔案，提高檔案的利用效率。

（二）優(yōu)化檔案信息服務(wù)，保障信息安全

為了提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平，提高檔案資源利用價(jià)值，應(yīng)突破傳統(tǒng)思維模式的限制，優(yōu)化檔案信息服務(wù)。

結(jié)合高校檔案管理的需要，可建立個(gè)性化檔案服務(wù)平臺(tái)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)用戶瀏覽偏好、查詢歷史、使用頻率等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，充分掌握各類用戶的信息需求。面向教師群體，著重挖掘和整理學(xué)術(shù)、教學(xué)檔案資料，依據(jù)教師的科研和專業(yè)方向精準(zhǔn)推送。用戶也可以結(jié)合自身個(gè)性化需求，定制檔案類別、推送方式，提高檔案信息推送精準(zhǔn)化水平。同時(shí)，高校可以開(kāi)發(fā)App應(yīng)用程序，用戶登錄App即可實(shí)現(xiàn)線上查詢、下載使用權(quán)限內(nèi)的檔案資料，提高檔案服務(wù)便捷性。線下則可由檔案部門(mén)專業(yè)人員負(fù)責(zé)面對(duì)面提供信息咨詢和指導(dǎo)服務(wù)，為用戶解決檔案查詢和利用等各類問(wèn)題，提升信息服務(wù)質(zhì)量。[9]

另外，由于部分高校檔案信息涉及隱私，在提供檔案信息服務(wù)的同時(shí)，也要注重信息安全。要做到重要檔案信息定期備份，采用多介質(zhì)形式存儲(chǔ)，如本地硬盤(pán)、云存儲(chǔ)等，要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案信息的定期更新和備份。尤其是高校的學(xué)生學(xué)籍檔案、科研成果檔案等信息，應(yīng)每周全量備份一次。在網(wǎng)絡(luò)安全方面，要通過(guò)安裝防火墻，防止黑客攻擊和病毒入侵操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間的連接訪問(wèn)情況，攔截外部惡意入侵和攻擊行為。在檔案信息傳輸和下載時(shí)，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，使用對(duì)應(yīng)的密鑰方可獲取完整的檔案信息。如按照SSL / TLS加密協(xié)議對(duì)檔案信息加密傳輸，并使用AES加密算法對(duì)存儲(chǔ)檔案加密處理。另外，還要建立嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限管理機(jī)制，最大程度避免檔案信息丟失、損壞。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

首先，為解決數(shù)據(jù)類型單一的問(wèn)題，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)多媒體檔案資料的收集與管理，不僅包括傳統(tǒng)的文字檔案，還應(yīng)涵蓋圖像、音頻、視頻等多種數(shù)據(jù)類型。這要求高校在檔案數(shù)字化過(guò)程中，注重多媒體檔案格式的轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)，確保多媒體檔案能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)中得到有效管理與利用。高校還應(yīng)考慮引入專業(yè)的多媒體檔案管理系統(tǒng)，以提升多媒體檔案的管理效率與檢索便利性。其次，針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)功能簡(jiǎn)單的問(wèn)題，高校應(yīng)著手升級(jí)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，增加高級(jí)檢索、智能分析、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代化功能。通過(guò)引入大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能分類、自動(dòng)摘要、關(guān)聯(lián)推薦等功能，提高檔案信息的檢索效率與利用效率。再次，為解決數(shù)據(jù)庫(kù)資源更新緩慢的問(wèn)題，高校應(yīng)建立有效的數(shù)據(jù)更新機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。這要求高校設(shè)立專門(mén)的檔案收集與整理小組，負(fù)責(zé)跟蹤學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)收集并整理相關(guān)檔案資料。最后，高校還應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)定期審核與更新機(jī)制，確保數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息能夠及時(shí)反映高校的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)和成果。[10]

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

高校應(yīng)當(dāng)采取一系列有效的措施，以全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)等領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的數(shù)字化素養(yǎng)。其次，鼓勵(lì)檔案管理人員秉持終身學(xué)習(xí)的理念，積極自主地拓寬學(xué)習(xí)渠道，不斷更新和豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而全方位提升綜合素質(zhì)。再次，高校還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一套科學(xué)完善的檔案管理人才選拔與激勵(lì)機(jī)制，以此作為吸引和留住人才的重要手段。通過(guò)設(shè)立公正的選拔流程，確保那些既具備專業(yè)技能又擁有較高數(shù)字化水平的人才能夠脫穎而出，加入到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。最后，通過(guò)制定并實(shí)施一系列優(yōu)惠政策，如提供具有競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬待遇、廣闊的職業(yè)發(fā)展空間等，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理崗位的吸引力，維護(hù)檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。這些舉措將共同為高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)而有力的人才支撐。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案是高校教學(xué)、科研、管理等工作的真實(shí)記錄，具有重要的保存價(jià)值和研究意義。推動(dòng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，借助數(shù)字化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲(chǔ)和利用，能夠有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，并實(shí)現(xiàn)檔案資源深度開(kāi)發(fā)利用，為高校檔案管理事業(yè)發(fā)展助力。

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（作者簡(jiǎn)介：施晴，女，碩士研究生，湖北第二師范學(xué)院，館員，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)、檔案整理）

（責(zé)任編輯 葛星星）