信息化管理視角下高校會(huì)計(jì)檔案影像化的困難與對(duì)策

摘要：因傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的特殊性和局限性，高校正在基于信息化管理視角逐步推行會(huì)計(jì)檔案影像化，以便在未來(lái)實(shí)現(xiàn)全面電子化。然而，根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，會(huì)計(jì)檔案實(shí)行影像化仍然面臨傳統(tǒng)會(huì)計(jì)思想根深蒂固、設(shè)備設(shè)施更新跟不上工作需要、系統(tǒng)管理功能不完善等諸多困難，為此建議各級(jí)財(cái)務(wù)管理部門(mén)思想上真正重視會(huì)計(jì)檔案影像化工作，制定會(huì)計(jì)檔案影像化工作標(biāo)準(zhǔn)，配備功能齊全的設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)人才引進(jìn)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以期為高校會(huì)計(jì)檔案影像化實(shí)踐工作提供參考，最終順利實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化管理。

關(guān)鍵詞：信息化管理；會(huì)計(jì)檔案；影像化；高校

0 引言

黨的十八屆三中全會(huì)提出“財(cái)政是國(guó)家治理的基礎(chǔ)和重要支柱”，那么高校財(cái)政也是高校管理與發(fā)展的基礎(chǔ)和支柱。高校財(cái)務(wù)管理是高校校務(wù)管理的重要組成部分，關(guān)系到高校的有效運(yùn)營(yíng)與順利發(fā)展。而高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理又是高校財(cái)務(wù)管理不可或缺的重要環(huán)節(jié)，良好而科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理可以提高高校財(cái)務(wù)管理的有效性，避免風(fēng)險(xiǎn)，為高校發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供可靠保障。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展大背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理方式已不能滿足財(cái)務(wù)信息化管理及高校快速發(fā)展需要，高校會(huì)計(jì)檔案管理電子化、信息化勢(shì)在必行。當(dāng)前不少高校財(cái)務(wù)報(bào)賬仍然實(shí)行紙質(zhì)形式，高校會(huì)計(jì)檔案影像化成為財(cái)務(wù)信息化管理最基本的步驟[1-4]。因此，針對(duì)目前Y高校會(huì)計(jì)檔案影像化實(shí)踐工作中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)對(duì)策，具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案影像化的必要性與價(jià)值

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的定義，會(huì)計(jì)檔案是指“單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”[5]。也就是說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案既包括傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，又包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)檔案管理人員在一個(gè)會(huì)計(jì)年度完成后，把會(huì)計(jì)資料按序整理裝訂歸檔，以備其在生命周期內(nèi)被調(diào)用。從信息化管理視角看，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管與使用具有局限性。

1.1 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管期限延長(zhǎng)，導(dǎo)致管理難度加大

每個(gè)會(huì)計(jì)檔案都承載著一個(gè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、合法性與否，集中體現(xiàn)在以一個(gè)個(gè)會(huì)計(jì)憑證為具體形式的會(huì)計(jì)檔案之中，必須對(duì)其進(jìn)行妥善保存，以便以后因賬目清理、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面的需要而隨時(shí)查閱。

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的特殊性，自2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限由原來(lái)的3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)改為10年和30年兩類(lèi)，而會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)則永久保存[5]。會(huì)計(jì)檔案保管期限相應(yīng)延長(zhǎng)，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案而言，顯然加大了管理難度和風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管環(huán)境要求高

多年來(lái)，高校招生規(guī)模呈現(xiàn)擴(kuò)大之勢(shì)，師生和其他員工人數(shù)相應(yīng)逐年增加，涉及的財(cái)務(wù)支出報(bào)賬、收入核算、支出核算、績(jī)效預(yù)算等事項(xiàng)紛繁而復(fù)雜，導(dǎo)致財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量日增月長(zhǎng)，會(huì)計(jì)憑證量也猛增。

隨著紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的逐年增多，會(huì)計(jì)檔案室面臨較大的存儲(chǔ)壓力。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管所需的物理空間持續(xù)擴(kuò)大，已成為高校急需解決的難題。尤為重要的是，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管對(duì)環(huán)境的要求近乎嚴(yán)苛。其一，室內(nèi)要通風(fēng)、透氣又不能透光；其二，要做到“七防”，即防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防病菌病毒。

防火，即嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案室抽煙，尤需嚴(yán)防人為縱火，必須在會(huì)計(jì)檔案室裝配消防設(shè)備，如滅火器等消防必備品；防盜，即嚴(yán)防人為偷盜、破壞會(huì)計(jì)檔案，有必要安裝監(jiān)控?cái)z像頭及防盜報(bào)警裝置；防潮，尤其在南方潮濕氣候地帶，需防止紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案潮濕腐爛，所以會(huì)計(jì)檔案室一般設(shè)在樓上；防高溫，主要要求紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在常溫下保存，防止氣溫太高導(dǎo)致檔案紙張變質(zhì)易碎，所以在熱帶地區(qū)，檔案室需安裝空調(diào)；防鼠，就是防止因老鼠嚙咬而使紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的完整性遭到破壞，所以應(yīng)按放捕鼠裝置及滅鼠藥；防蟲(chóng)，就是防止書(shū)蟲(chóng)叮咬紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，需定期對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案噴灑殺蟲(chóng)劑；防病菌病毒，就是防止紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案沾染病菌病毒，導(dǎo)致檔案紙張變質(zhì)發(fā)霉而難以被人發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)時(shí)紙張已完全碎化而無(wú)法查閱，因此需定期噴灑防病菌病毒藥品。

總之，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存并不容易，需要多方面的物資投入。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案日益增加，其存儲(chǔ)所需要的物理空間越來(lái)越大，管理成本也越來(lái)越高，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了更大挑戰(zhàn)。

1.3 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案借閱搬運(yùn)勞力費(fèi)時(shí)、使用效率低

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歷來(lái)是財(cái)務(wù)憑證按一定的規(guī)律裝訂成本成冊(cè)歸檔，若要借閱必須以冊(cè)為單位，每?jī)?cè)即一本憑證。例如，當(dāng)需要查閱100個(gè)會(huì)計(jì)憑證時(shí)，如果此100個(gè)會(huì)計(jì)憑證正好分布在100本憑證中，按照一本憑證重1～1.5kg計(jì)算，100本憑證的重量則達(dá)100～150kg。如此重的檔案從檔案架上搬下搬上實(shí)屬不易。另外，要在成千上萬(wàn)本憑證中找出所需憑證，借出搬走，人工翻閱，拍照或復(fù)印，再歸還上架，勞力費(fèi)時(shí)。

再舉一個(gè)工作上的實(shí)例，Y高校與一位外聘員工發(fā)生工資糾紛，并且上升到了法律層面。Y高校只有找到有力證據(jù)才有勝訴可能。于是，Y高校找來(lái)相關(guān)人員，要求其把有關(guān)這位外聘員工履職期間所發(fā)酬金憑證找出來(lái)，再把酬金憑證中有關(guān)這位員工的工資單復(fù)印出來(lái)。而歷年紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管因其特殊性，一般已移交學(xué)校檔案館專(zhuān)設(shè)會(huì)計(jì)檔案保管室保存，要查找每年每月的酬金憑證，只能前往學(xué)校檔案館。因這位外聘員工工作的時(shí)間較長(zhǎng)，涉及的檔案期間有十四五年，因此，檔案保管員只能加班加點(diǎn)查找相關(guān)會(huì)計(jì)憑證資料，用時(shí)近兩個(gè)月。由此可見(jiàn)，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案不僅不便于查找、使用，而且在借閱當(dāng)中又存在破損、遺失風(fēng)險(xiǎn)。如此傳統(tǒng)的工作方式，與當(dāng)下信息化管理的要求不相符，與高校高質(zhì)量發(fā)展的要求不相融。

為深入貫徹黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)財(cái)會(huì)監(jiān)督?jīng)Q策的要求，進(jìn)一步規(guī)范高校財(cái)務(wù)行為，落實(shí)管理要求，促進(jìn)高校發(fā)展，高校財(cái)務(wù)每年都要進(jìn)行常規(guī)審計(jì)、離任審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)等，高校的財(cái)務(wù)審計(jì)工作已成為重要的管理工作。審計(jì)工作要依靠歷年的會(huì)計(jì)檔案，教師、審計(jì)人員、財(cái)務(wù)人員不得不頻繁奔波于學(xué)校檔案館查找相關(guān)會(huì)計(jì)檔案。

有時(shí)存在這種情況：因?qū)徲?jì)工作需要，幾個(gè)部門(mén)同時(shí)需要查閱同一冊(cè)憑證，甚至同一個(gè)憑證，那就需按照先來(lái)后到的原則辦理。后到者則只能停下手中的會(huì)計(jì)檔案查閱工作，耐心、有序地等待先來(lái)者查閱完結(jié)歸檔，才能再查閱。所以，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案不能同時(shí)共享。

1.4 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案違背環(huán)保原則，保存信息質(zhì)量隨時(shí)間延長(zhǎng)而變差

從環(huán)保角度看，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存也是不可取的。隨著高?？焖侔l(fā)展，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量逐年增長(zhǎng)，會(huì)計(jì)憑證量也持續(xù)擴(kuò)容，每年的用紙量成噸增加，一般高校5萬(wàn)個(gè)憑證用紙量在1.5t左右。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，Y高校會(huì)計(jì)憑證年產(chǎn)量達(dá)到50萬(wàn)個(gè)，每年用紙量達(dá)到15t。放眼全國(guó)，所有高校的用紙量更不可計(jì)算了。另外，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案隨著時(shí)間的延長(zhǎng)會(huì)存在墨跡變淡、紙張泛黃、字跡模糊等現(xiàn)象，導(dǎo)致其真實(shí)性、完整性、安全性、可用性難以得到保障。

綜上所述，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式已不能滿足高校快速發(fā)展的需要。《會(huì)計(jì)檔案管理方法》已將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍。2021年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”[6]。針對(duì)目前的狀況，如何推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)是高校財(cái)務(wù)管理亟待解決的問(wèn)題。

以Y高校為例，財(cái)務(wù)部門(mén)已搭建了財(cái)務(wù)信息平臺(tái)，實(shí)施了智能報(bào)賬，各種電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、銀行電子回單、電子發(fā)票已規(guī)范使用。當(dāng)下把紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行影像化，就是把記賬憑證和原始憑證通過(guò)清晰度高的掃描儀或高拍儀進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子化的影像文件，并通過(guò)一定格式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，再按年度存儲(chǔ)于移動(dòng)硬盤(pán)，即可為會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞荨＜堎|(zhì)會(huì)計(jì)檔案萬(wàn)一損壞，并不影響后續(xù)查找會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證影像化的實(shí)施使得會(huì)計(jì)資料基本實(shí)現(xiàn)電子化，推動(dòng)了會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展。這樣一來(lái)，已獲權(quán)限人員，只需一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)端口，一鍵輸入即可查找會(huì)計(jì)資料，并根據(jù)需要下載、傳輸、存儲(chǔ)、使用，省去了到憑證堆里尋找、下架、借閱、拍照、復(fù)印、歸還上架環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)憑證影像化后，會(huì)計(jì)資料隨時(shí)隨地可查，相關(guān)人員不用來(lái)回奔波于學(xué)校檔案館的會(huì)計(jì)檔案保管室。可以說(shuō)，真正實(shí)現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑路”，節(jié)省了工作人員的寶貴時(shí)間，提高了工作效率。會(huì)計(jì)憑證影像化后，可以實(shí)現(xiàn)“會(huì)計(jì)檔案共享”，教師不用按先來(lái)后到原則排隊(duì)等候查找憑證，同一憑證同時(shí)多人可查，即多人可共享同一本會(huì)計(jì)憑證；同時(shí)，電子化的會(huì)計(jì)憑證可長(zhǎng)期高質(zhì)量保存且不占物理空間，解決了高校檔案館空間不足難題，降低了管理成本；有利于會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，為學(xué)校決策和管理提供更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息，同時(shí)也推動(dòng)高校財(cái)務(wù)信息化管理發(fā)展進(jìn)程。

2 高校會(huì)計(jì)檔案影像化存在的實(shí)際問(wèn)題

高校紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證影像化是會(huì)計(jì)檔案管理的一項(xiàng)重大舉措，會(huì)計(jì)檔案管理從此拉開(kāi)信息化序幕。然而，以Y高校為例，會(huì)計(jì)憑證影像化工作目前仍然處在初始階段，各種條件不成熟，設(shè)施不完備，在實(shí)際操作過(guò)程中存在不少困難，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案影像化質(zhì)量，在一定程度上反而加重了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，阻礙了財(cái)務(wù)信息化管理的快速發(fā)展。下面以Y高校為例談一談會(huì)計(jì)檔案影像化的困難。

2.1 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)思想根深蒂固

當(dāng)下數(shù)字技術(shù)發(fā)展迅速，會(huì)計(jì)檔案完全可以數(shù)據(jù)化、電子化，但習(xí)慣于以紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證報(bào)賬的教師，一時(shí)間并不愿以電子形式提交報(bào)賬憑證。所以，會(huì)計(jì)檔案之所以能以傳統(tǒng)載體形式存在并延續(xù)下去，與教師及財(cái)務(wù)管理人員思想認(rèn)識(shí)息息相關(guān)。比如，當(dāng)前項(xiàng)目結(jié)題報(bào)賬時(shí)，教師總會(huì)習(xí)慣性地提交紙質(zhì)報(bào)賬憑證資料；審計(jì)時(shí)又不厭其煩地以紙質(zhì)形式提交這些會(huì)計(jì)檔案材料。

如此，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案整整齊齊地?cái)[在擁擠的財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)檔案室，占用了會(huì)計(jì)檔案室的有限空間；或者轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館會(huì)計(jì)檔案保管室，由其悉心保管，致使學(xué)校檔案館會(huì)計(jì)檔案保管室中的會(huì)計(jì)檔案成千上萬(wàn)本，需要諸多人力與時(shí)間，才能做到編號(hào)登記、有序歸檔，耗費(fèi)在紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的成本較大。工作需要時(shí)，相關(guān)人員又需根據(jù)編號(hào)與報(bào)賬時(shí)間翻閱大量會(huì)計(jì)檔案，查到一個(gè)個(gè)會(huì)計(jì)報(bào)賬憑證，此又不容易。所以，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)思想根深蒂固，嚴(yán)重阻礙了會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展進(jìn)度。

2.2 設(shè)備設(shè)施更新跟不上工作需要

信息化時(shí)代在給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)機(jī)遇同時(shí)，也為其帶來(lái)了挑戰(zhàn)。會(huì)計(jì)憑證影像化是財(cái)務(wù)管理一次新的變革，其讓傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理邁入信息化時(shí)代。然而，目前會(huì)計(jì)檔案影像化仍然處于初期實(shí)施階段，掃描儀、高拍儀等進(jìn)行影像化的最重要設(shè)備，因在掃描成千上萬(wàn)個(gè)會(huì)計(jì)憑證時(shí)超強(qiáng)度工作，往往提前老化，導(dǎo)致影視化工作時(shí)常出現(xiàn)意想不到的問(wèn)題，如影像不清晰，圖像不完整，影像殘缺、漏掃，重復(fù)上傳圖像，上傳數(shù)據(jù)庫(kù)圖片不符等，增加了會(huì)計(jì)檔案影像化實(shí)施難度。

目前，Y高校財(cái)務(wù)處的掃描儀等會(huì)計(jì)檔案影像化設(shè)備，因每天高強(qiáng)度作業(yè)，老化極快，更新頻繁，新的設(shè)備還沒(méi)有采購(gòu)回來(lái)，舊的設(shè)備已難以工作。如此，不但影響會(huì)計(jì)檔案影像化質(zhì)量，影像采集人員、質(zhì)檢人員工作量也成倍增加，加重了工作人員的負(fù)擔(dān)，阻礙了高校財(cái)務(wù)信息化改革進(jìn)程。

2.3 系統(tǒng)管理功能不完善

隨著高校財(cái)務(wù)信息化管理的不斷深入，在“大智移云”背景下，各高校實(shí)施會(huì)計(jì)檔案影像化，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子化信息化發(fā)展。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)提出更高的要求。理論上，會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)先分派掃描任務(wù)。在掃描任務(wù)內(nèi)，會(huì)計(jì)憑證通過(guò)掃描儀或高拍儀，按記賬憑證上生成的一對(duì)一形式的二維碼，與掃描圖像信息關(guān)聯(lián)，再由相關(guān)人員將其上傳到服務(wù)器形成影像數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)、加工之后以備使用。然而，目前會(huì)計(jì)檔案影像化建設(shè)處于初始起步階段，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能不完善，系統(tǒng)對(duì)影像化圖像資料中的信息不能進(jìn)行識(shí)別、提取和標(biāo)記，檢索資源單一，下載、傳輸速度緩慢。如在查找會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只能以會(huì)計(jì)憑證號(hào)或二維碼一一查找再單個(gè)下載，雖然可省去在憑證堆里翻閱查找會(huì)計(jì)憑證的麻煩，但還是沒(méi)有達(dá)到會(huì)計(jì)檔案真正信息化的理想效果。

另外，會(huì)計(jì)檔案與學(xué)校財(cái)務(wù)平臺(tái)等沒(méi)有安全搭建信息通道，會(huì)計(jì)檔案信息化資源未能按需共享，會(huì)計(jì)檔案不能發(fā)揮其效能，降低了使用效率，相應(yīng)阻礙了會(huì)計(jì)檔案信息化改革進(jìn)程。

2.4 學(xué)校重視不夠，人手配備不齊

Y高校歷來(lái)對(duì)教育教學(xué)、科研等工作很重視，但對(duì)財(cái)務(wù)管理工作，一般只關(guān)注財(cái)務(wù)指標(biāo)完成程度、資金收支情況、績(jī)效預(yù)算管理等事項(xiàng)，并沒(méi)有意識(shí)到承載這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的載體——會(huì)計(jì)資料保管的重要性。Y高校只要求會(huì)計(jì)檔案管理人員把會(huì)計(jì)資料分類(lèi)整理、裝訂保管，并兼顧“崗位不相容”原則即可（出納人員不可兼會(huì)計(jì)檔案管理員），人員配置一直缺編，造成會(huì)計(jì)檔案影像化工作往往人手不夠。

會(huì)計(jì)檔案影像化管理工作也對(duì)人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，他們不僅要具備財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且要有計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)維護(hù)、升級(jí)、加密管理及檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但目前高校會(huì)計(jì)檔案管理工作一般會(huì)安排臨近退休的財(cái)務(wù)老同志或因身體不好而需要照顧的財(cái)務(wù)人員來(lái)負(fù)責(zé)。如此人事安排，會(huì)計(jì)憑證影像化工作實(shí)在難以推進(jìn)。

2.5 未制定工作標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)部管控制度

目前，高校會(huì)計(jì)檔案影像化處于初步實(shí)施階段，沒(méi)有一套系統(tǒng)的內(nèi)部管控制度，沒(méi)有明確、統(tǒng)一的影像化標(biāo)準(zhǔn)。工作人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，工作職責(zé)不分明。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)改正，問(wèn)題就會(huì)一直存在。這些勢(shì)必影響會(huì)計(jì)檔案影像化工作的正常開(kāi)展。

根據(jù)上級(jí)財(cái)務(wù)管理部門(mén)的要求，Y高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行影像化，但是僅隨意安排1位臨近退休的老同志負(fù)責(zé)，也沒(méi)有任何工作要求。這位老同志沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何會(huì)計(jì)檔案影像化方面的工作培訓(xùn)，對(duì)于掃描儀和高拍儀操作都存在困難。如此情況下，工作效率一直低下，導(dǎo)致待影像化的會(huì)計(jì)檔案堆積如山。

3 高校會(huì)計(jì)檔案影像化對(duì)策

根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，高校會(huì)計(jì)檔案影像化確實(shí)存在諸多困難，必須實(shí)施有效的對(duì)策。

3.1 解放思想，充分重視會(huì)計(jì)檔案影像化工作

財(cái)務(wù)信息化管理是財(cái)務(wù)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。會(huì)計(jì)憑證影像化是會(huì)計(jì)檔案走向信息化管理的重要一步。隨著政府對(duì)高校財(cái)務(wù)監(jiān)控的抓緊，如加強(qiáng)審計(jì)工作，會(huì)計(jì)檔案利用率會(huì)越來(lái)越高，高校管理層應(yīng)解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步重視會(huì)計(jì)檔案影像化工作。首先，在設(shè)備配置上，預(yù)留會(huì)計(jì)檔案管理預(yù)算專(zhuān)項(xiàng)資金，購(gòu)買(mǎi)更為先進(jìn)的掃描儀或高拍儀；其次，在條件允許的情況下，增設(shè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理科，加快會(huì)計(jì)檔案影像化建設(shè)步伐，高效發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在信息決策、管理中的作用；最后，在人員配置上，盡快引進(jìn)信息化管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，提高會(huì)計(jì)檔案影像化工作效率。

3.2 建立標(biāo)準(zhǔn)化制度

建立工作標(biāo)準(zhǔn)是會(huì)計(jì)檔案影像化工作的基礎(chǔ)，有了制度，才可能明確人員在會(huì)計(jì)檔案影像化中的職責(zé)，使其各司其職、各盡其才。會(huì)計(jì)憑證影像化工作流程包括憑證整理（以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)，粘貼、修剪、整理）、批量掃描或單個(gè)高拍、影像質(zhì)檢審核（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性）、數(shù)據(jù)采集保存、數(shù)據(jù)共享服務(wù)等環(huán)節(jié)。只有為每個(gè)環(huán)節(jié)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，形成標(biāo)準(zhǔn)化制度，會(huì)計(jì)檔案影像化工作才有章可循。

以Y高校為例，整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化制度構(gòu)建流程由主管教師帶領(lǐng)數(shù)名學(xué)生助理完成，每個(gè)學(xué)生助理負(fù)責(zé)其中一個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)行流水式作業(yè)。由此，為每個(gè)環(huán)節(jié)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，形成一整套制度，以保障影像化工作有序、準(zhǔn)確、完整，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案影像化質(zhì)量達(dá)標(biāo)。因此，為會(huì)計(jì)檔案影像化各個(gè)環(huán)節(jié)制定系統(tǒng)的內(nèi)部管控制度，使每個(gè)環(huán)節(jié)皆有標(biāo)準(zhǔn)可依、有制度可控，能更有效地推進(jìn)會(huì)計(jì)憑證影像化工作。

3.3 配備功能齊全的設(shè)施設(shè)備

高校會(huì)計(jì)檔案影像化是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的一個(gè)亮點(diǎn)，是會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代的開(kāi)端，而功能齊全的設(shè)施設(shè)備是會(huì)計(jì)憑證影像化的基石。在配置會(huì)計(jì)檔案影像化設(shè)備時(shí)，要考慮：高質(zhì)量的影像圖，能使影像化后的會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整、清晰；穩(wěn)定的存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保影像資料長(zhǎng)期存儲(chǔ)，安全可靠；盡量將OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)運(yùn)用到掃描中，能對(duì)影像資料關(guān)鍵信息如金額、報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容摘要、報(bào)銷(xiāo)人、項(xiàng)目號(hào)、預(yù)約單號(hào)等進(jìn)行識(shí)別、讀取、文字轉(zhuǎn)換，并對(duì)獲取的結(jié)果進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)記，建立索引，最終形成一個(gè)精準(zhǔn)檢索的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣在查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)可以輕松、準(zhǔn)確，能全面檢索所需信息，并保存成Excel格式文件，以便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和統(tǒng)計(jì)利用。同時(shí)，確保影像化會(huì)計(jì)資料的安全性，不能篡改，不能刪除，設(shè)置嚴(yán)格、完善的分類(lèi)別、分等級(jí)訪問(wèn)權(quán)限。只有配備功能齊全、技術(shù)先進(jìn)的影像化設(shè)備，會(huì)計(jì)檔案影像化工作才能真正有效推進(jìn)。

總之，配備功能齊全的設(shè)施設(shè)備，給會(huì)計(jì)檔案影像化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，讓會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性落實(shí)到位，快速推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案影像化高質(zhì)量發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)人才引進(jìn)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行影像化需要操作現(xiàn)代電子設(shè)備，如掃描儀等，相應(yīng)對(duì)從事此項(xiàng)工作的人員提出了更高的要求。會(huì)計(jì)檔案影像化工作人員不但需具備會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)技能與知識(shí)，還要懂計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技能、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)技術(shù)、財(cái)務(wù)保密技術(shù)（含財(cái)務(wù)機(jī)密和國(guó)家機(jī)密）等。不能保證一人多技的情況下，高?？蛇m當(dāng)引進(jìn)熟悉計(jì)算機(jī)操作的人員和數(shù)理統(tǒng)計(jì)專(zhuān)業(yè)人員。

同時(shí)，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案影像工作的實(shí)踐需要，高校應(yīng)定期對(duì)從事會(huì)計(jì)檔案影像化工作的相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其更熟練地操作計(jì)算機(jī)，提升數(shù)據(jù)處理技能和熟練掌握?qǐng)D像掃描的技能，提高會(huì)計(jì)憑證影像化工作效率，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化、電子化改革之最終目的。

4 結(jié)語(yǔ)

事實(shí)上，從當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理改革的必要性出發(fā)，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管與使用具有其局限性，高校會(huì)計(jì)檔案影像化十分有必要。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，以及掃描和拍攝技術(shù)的進(jìn)步，高校會(huì)計(jì)檔案影像化從技術(shù)層面看又是完全可實(shí)現(xiàn)的。從當(dāng)下會(huì)計(jì)檔案影像化工作實(shí)踐看，目前高校會(huì)計(jì)檔案影像化仍然存在諸多困難，需通過(guò)充分重視會(huì)計(jì)檔案影像化工作、建立標(biāo)準(zhǔn)化制度、配備功能齊全的設(shè)施設(shè)備、加強(qiáng)人才引進(jìn)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)等措施，進(jìn)一步推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]歐陽(yáng)珊，魏愛(ài)民.財(cái)務(wù)治理視角下的高校會(huì)計(jì)憑證影像化研究[J].財(cái)務(wù)與金融，2023（5）：1-7，14.

[2]紀(jì)志梅.高校財(cái)務(wù)檔案電子影像化實(shí)踐探析：以G校為例[J].國(guó)際商務(wù)財(cái)會(huì)，2023（20）：70-73.

[3]劉丕平，王海清，史焱，等.高校會(huì)計(jì)檔案影像化的實(shí)施路徑研究[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2021（9）：64-67.

[4]奚曉雪.高校會(huì)計(jì)憑證的影像化工作研究：以T大學(xué)為例[J].財(cái)會(huì)通訊，2019（13）：52-54.

[5]財(cái)政部，國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[EB/OL].（2015-12-11）[2024-10-11].http：//jdjc.mof.gov.cn/fgzd/202204/t20220408_3801693.htm.

[6]第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議.中華人民共和國(guó)檔案法[EB/OL].（2020-06-21）[2024-10-11].https：//www.gov.cn/xinwen/2020-06/21/content_5520875.htm.

收稿日期：2024-10-29

作者簡(jiǎn)介：

易定華，女，1975年生，本科，會(huì)計(jì)師，主要研究方向：財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)。