信息化轉(zhuǎn)型?檔案蝶變路

推動信息化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，其重要價值既在于深化源頭治理，從根本上保障檔案數(shù)據(jù)的真實、完整、可靠，又在于促進(jìn)檔案開發(fā)利用，最大程度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性。與此同時，信息化轉(zhuǎn)型在硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面日益完備，且行業(yè)內(nèi)外認(rèn)知相對統(tǒng)一、接受度普遍較高。這些都使檔案管理基于信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展切實可行。實踐中，推動信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，既要持續(xù)提升信息化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，又要重視安全管理，持續(xù)強(qiáng)化信息安防意識、提升實踐能力，還要樹立主動服務(wù)意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效。

信息化轉(zhuǎn)型顧名思義，就是基于信息技術(shù)推動各方面工作實現(xiàn)優(yōu)化、調(diào)整、創(chuàng)新或重構(gòu)，具有系統(tǒng)性、自動化、定制化等諸多特征。對于檔案管理工作來說，信息化轉(zhuǎn)型不僅是管理技術(shù)推陳出新，還是對管理機(jī)制、工作流程、服務(wù)模式等所有管理措施進(jìn)行全面審視與再造。這種近乎顛覆性的變化不僅是為解決長期以來有所固化的缺陷問題，還是為從根本上推動檔案管理工作提質(zhì)增效，進(jìn)而基于高質(zhì)量發(fā)展帶動整個管理體系實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。

推動信息化轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要性

深化源頭治理，從根本上保障檔案數(shù)據(jù)真實、完整、可靠

對于大多數(shù)傳統(tǒng)行業(yè)來說，應(yīng)用信息技術(shù)產(chǎn)生的直觀改變就是管理質(zhì)效實現(xiàn)了指數(shù)級提升。這是由于信息技術(shù)能夠從根本上突破傳統(tǒng)模式下管理粗放、隨意的弊端。各項數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，數(shù)據(jù)管理不必過度依賴人為主觀操作，則數(shù)據(jù)傳輸、匯總、統(tǒng)計等將在最大程度上減少人為疏忽導(dǎo)致的錯誤或遺漏等風(fēng)險。換言之，信息化轉(zhuǎn)型將顯著改善傳統(tǒng)模式下單位數(shù)據(jù)管理失真、失實的問題。

而對檔案管理工作來說，推動信息化轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要價值更體現(xiàn)在深化源頭治理，從根本上保障檔案數(shù)據(jù)真實、完整、可靠。隨著檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型，檔案數(shù)據(jù)將按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)自動上傳信息管理平臺，平臺自動收集、分類、匯總、歸檔。此過程可最大程度避免人為干預(yù)，從而最大程度防止人為疏忽或刻意等導(dǎo)致的錯誤、遺漏等問題。

同時，由于各責(zé)任主體需使用信息檔案平臺填報、提交、使用檔案資料，因此信息化轉(zhuǎn)型后的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)時時刻刻、事事處處留痕。此舉也將在很大程度上確保檔案資料客觀、完整、準(zhǔn)確，可從根本上避免各種人為因素干擾檔案數(shù)據(jù)資料真實性的問題。

促進(jìn)開發(fā)利用，最大限度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性

檔案是極為珍貴的數(shù)據(jù)信息資源。然而，隨著檔案數(shù)量持續(xù)增加，挖掘檔案數(shù)據(jù)潛在信息價值成為管理工作的巨大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)模式下，人工管理大多采取抽樣分析法處理檔案資源，這必然在一定程度上產(chǎn)生分析結(jié)果片面化、局部性的問題，也將造成部分珍貴檔案信息價值遺漏或浪費。

因此，推動信息化轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要價值還體現(xiàn)在促進(jìn)開發(fā)利用，最大限度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性。信息化檔案管理模式下，平臺算法可以選擇全樣本分析、半樣本分析或部分樣本分析等多種形式與手段。這不僅能夠為管理人員提供更加完整、詳盡、真實、準(zhǔn)確的分析結(jié)論，而且能夠按照需求側(cè)要求迅速調(diào)整統(tǒng)計與分析方向、對象，從而最大程度滿足檔案使用者的客觀要求。換言之，信息化轉(zhuǎn)型可以最大程度實現(xiàn)檔案管理的有的放矢、按需服務(wù)。這不僅是切實滿足檔案信息需求方、使用方等個性化要求的技術(shù)創(chuàng)新，還是促進(jìn)檔案潛在價值挖掘與利用最大化、效果最優(yōu)化的重要措施與手段。

推動信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的可行性硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對完備

信息時代大環(huán)境中，信息化轉(zhuǎn)型不僅成為傳統(tǒng)領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展的根本趨勢，還在硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面擁有相對完備的良好條件。

一方面，生產(chǎn)經(jīng)營與管理工作的各環(huán)節(jié)基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施全覆蓋。無論是形式各異、型號多樣的網(wǎng)絡(luò)顯示終端，還是使用光纖或無線等通道傳輸信號，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)在各行各業(yè)實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)配置。不僅如此，越來越多單位持續(xù)加大對信息管理平臺的投入力度，采取優(yōu)化措施，從固定端到移動端的線上管理、掌上管理，檔案已在越來越多的組織、機(jī)構(gòu)中實現(xiàn)互聯(lián)互通。

另一方面，網(wǎng)絡(luò)化生存、信息化生活已經(jīng)成為新時期社會生活的常態(tài)。隨著國內(nèi)網(wǎng)民數(shù)量突破十億，包括大專院校學(xué)生、職場人士在內(nèi)的社會中堅力量已經(jīng)成為網(wǎng)民主體。換言之，絕大多數(shù)普通國民正在享受信息生活帶來的實惠與便利。從這個角度講，包括檔案管理工作在內(nèi)，各行各業(yè)信息化轉(zhuǎn)型在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面已經(jīng)奠定了扎實基礎(chǔ)。而這種整體性、全局化的信息技術(shù)業(yè)態(tài)則使檔案管理基于信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展水到渠成、切實可行。

行業(yè)內(nèi)外認(rèn)知相對統(tǒng)一、接受度高

在硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對完備的同時，社會各領(lǐng)域、行業(yè)內(nèi)外也對加快信息化轉(zhuǎn)型形成了相對統(tǒng)一的思想認(rèn)知，且各行各業(yè)、各年齡段人群對信息化轉(zhuǎn)型也已具備了極高的認(rèn)同度與接受度。事實上，僅從媒體報道中有關(guān)信息化轉(zhuǎn)型及技術(shù)應(yīng)用的資訊密度已經(jīng)能夠發(fā)現(xiàn)，各行各業(yè)信息化轉(zhuǎn)型不僅已成常態(tài)，而且普通網(wǎng)民與群眾早已對此習(xí)以為常，甚至達(dá)到了“日用而不覺”的程度。從這個角度講，由于行業(yè)內(nèi)外已經(jīng)形成了相對統(tǒng)一的認(rèn)識，并且產(chǎn)生了極高接受度。因此，檔案管理基于信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展已是必然和必需。

推動信息化轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展主要策略持續(xù)提升信息化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平

信息化轉(zhuǎn)型對所有行業(yè)與領(lǐng)域都有一定程度的技術(shù)門檻，需要扎實可行的信息基礎(chǔ)設(shè)施加以支撐和保障。這是信息化轉(zhuǎn)型的重要前提。因此，推動信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展需要持續(xù)提升信息化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。

1.盡快統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

作為管理工作的基本組成，檔案管理具有與組織全生命周期保持同步的根本特點。這會使部分單位在不同階段采取不盡相同的檔案管理機(jī)制與措施。特別是對發(fā)展歷程悠久的老單位來說，檔案管理往往存在從完全人工管理到信息化管理直至信息化轉(zhuǎn)型的階段式變化。而不同階段采用的管理標(biāo)準(zhǔn)體系必然有所差異。因此，在推進(jìn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型過程中，單位需要結(jié)合檔案管理工作的要求、特點等，盡快統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。這也是決定信息化轉(zhuǎn)型成敗的關(guān)鍵因素之一。一般情況下，單位應(yīng)當(dāng)采取“就近不就早”原則統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，也就是以近期使用的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系為參照，將較早期的檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換，使其形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的整體。不過，個別單位可能存在早期檔案極其珍貴，其標(biāo)準(zhǔn)與當(dāng)下使用標(biāo)準(zhǔn)存在較大差異的情況。這就需要提升當(dāng)前檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的兼容性，也就是確保信息化標(biāo)準(zhǔn)體系全面覆蓋所有類型的檔案材料。

2.充分細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)體系

為更好適應(yīng)未來更長時期里信息化檔案管理的潛在需要，充分細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)體系至關(guān)重要。細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)體系不僅是為方便填制或使用檔案信息，而且是為可能出現(xiàn)的檔案新類型、新形式預(yù)留足夠空間，同時進(jìn)一步提升檔案信息挖掘的精準(zhǔn)性、精確性。

3.全面破除數(shù)據(jù)壁壘

數(shù)據(jù)壁壘是造成數(shù)據(jù)分析結(jié)果失真、失實的重要誘因，也是不少單位檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程中的痛點與堵點。數(shù)據(jù)壁壘問題不僅會出現(xiàn)在格式形制或通道接口等技術(shù)層面，還可能發(fā)生在單位內(nèi)部不同機(jī)構(gòu)或人員的主觀故意層面。即一些單位中個別部門或個人出于獲取既得利益的原因，在填制、提交檔案等環(huán)節(jié)拖沓、延宕，導(dǎo)致檔案信息匯總不完整、歸檔不及時，進(jìn)而出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)分析或信息挖掘局部性、碎片化問題。這也是人為刻意導(dǎo)致的數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象。單位需要在檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的制度建設(shè)層面完善頂層設(shè)計，尤其需要加強(qiáng)部門間、人員間協(xié)同聯(lián)動的剛性約束力度。這也是信息化轉(zhuǎn)型過程中檔案管理確保高質(zhì)量發(fā)展的重要領(lǐng)域與環(huán)節(jié)。

重視安全管理，持續(xù)強(qiáng)化信息安防意識、提升實踐能力

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)更新迭代速度的不斷加快，在提升管理效率與便捷性的同時，可能為竊取或篡改敏感信息的非法行為提供技術(shù)通道。換言之，信息化轉(zhuǎn)型可能伴隨網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的提升。因此，推動信息化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展還需要單位高度重視安全管理，持續(xù)強(qiáng)化信息安防意識、提升實踐能力。

一方面，技術(shù)手段層面的安全管理始終是信息化轉(zhuǎn)型的重要保障。單位需要秉承守正創(chuàng)新原則，不斷探索本單位信息安全管理的個性化道路。例如，延續(xù)行之有效的傳統(tǒng)安全管理措施，包括定期查殺毒；及時更新補丁及升級軟件；按照檔案類型采取分級管理、差異化管理，對重要、敏感或涉密等關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)實行本地化存儲與管理等。

另一方面，非技術(shù)手段的安全防護(hù)同樣不可或缺。例如，加強(qiáng)分級授權(quán)與審批，運用人臉識別等生物質(zhì)密鑰提高平臺安全水平。所謂分級授權(quán)與審批是指與分級管理相配套的安全管理機(jī)制。單位的檔案類型多樣，既有日常工作中隨各種項目或任務(wù)活動而產(chǎn)生的普通檔案，也有不少涉及組織生存發(fā)展的關(guān)鍵檔案信息，或是與國家安全等相關(guān)的保密級檔案等。出于防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的目的，在推動信息化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重點任務(wù)之一就是提高安全防護(hù)水平。結(jié)合檔案本身形式與內(nèi)容等的安全等級差異，給予不同職務(wù)或權(quán)屬等級的使用方（人）以特定權(quán)限范圍，以此最大限度防止檔案信息被惡意篡改或者竊取。這是確保檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要渠道與措施。

與此同時，由于以人臉識別為代表的生物質(zhì)密鑰大多具有難以復(fù)制的技術(shù)優(yōu)勢，因此將之應(yīng)用于檔案管理也可在一定程度上提高信息安全防護(hù)水平，單位可結(jié)合自身實際有選擇地使用。

樹立主動服務(wù)意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效

檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的目的不僅限于檔案數(shù)據(jù)收集與保管等工作優(yōu)質(zhì)高效，還要借助信息化轉(zhuǎn)型促進(jìn)檔案潛在價值的深入挖掘與充分利用。這就需要管理人員超越傳統(tǒng)工作機(jī)制與模式的束縛，切實樹立主動服務(wù)意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效。

所謂主動服務(wù)就是檔案管理者不再坐等有需求的使用者提出要求，而是著眼于特定專業(yè)或領(lǐng)域的業(yè)務(wù)特點、行業(yè)性質(zhì)等先行先試，借助信息化轉(zhuǎn)型提取檔案數(shù)據(jù)中各種潛在價值信息。例如，圍繞特定技術(shù)發(fā)展路線挖掘檔案數(shù)據(jù)，從中找到該技術(shù)在過去一段較長時期里的迭代趨勢，由此預(yù)測或推算未來一段時期的技術(shù)路線走向。又如，針對某些管理活動的難點或堵點問題，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的全樣本分析法，從歷史數(shù)據(jù)中找尋其中潛在的規(guī)律或底層邏輯，進(jìn)而探究解決問題的戰(zhàn)略方向與戰(zhàn)術(shù)策略等。在此基礎(chǔ)上，將以上信息定點推送至有潛在需求的使用方，從而為單位改進(jìn)技術(shù)路線或創(chuàng)新管理策略提供可行性意見或建議。

大多數(shù)檔案管理工作處于相對末端環(huán)節(jié)，因此往往難以得到足夠關(guān)注。加之檔案管理為組織創(chuàng)造價值相對間接、隱性，故而在信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中也常常處于更加滯后、延宕的被動地位。然而，作為機(jī)構(gòu)或組織各類歷史信息、既往數(shù)據(jù)的集中承載，檔案管理實為不可多得的珍貴資源。不過，檔案管理傳統(tǒng)模式大多只重保管不重開發(fā)，造成珍貴數(shù)據(jù)資源得不到有效利用而被束之高閣的問題。因此，推動信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展不僅限于先進(jìn)技術(shù)手段的引進(jìn)與應(yīng)用，還需要著眼于工作思想、管理意識守正創(chuàng)新。只有首先在思想觀念的高度切實樹立數(shù)據(jù)驅(qū)動理念，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部才能形成全員、全程、全方位協(xié)同機(jī)制，才能確保信息化在根本上成為檔案管理轉(zhuǎn)型升級的底層邏輯。不僅如此，組織機(jī)構(gòu)還需從統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、破除數(shù)據(jù)壁壘、細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)體系等方面夯實信息化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)。同時，信息化轉(zhuǎn)型意味著檔案管理實現(xiàn)全面信息化、網(wǎng)絡(luò)化、平臺化，這會對加強(qiáng)安全管理、提高安防水平提出更多新要求，需要組織機(jī)構(gòu)分門別類、循序漸進(jìn)、持之以恒地加以優(yōu)化和完善?？傊?，復(fù)雜問題無法通過簡單辦法解決。檔案管理信息化轉(zhuǎn)型是一項長期性、系統(tǒng)性工程，需要從技術(shù)到理念、從頂層設(shè)計到實踐手段在內(nèi)各維度齊頭并進(jìn)、多措并舉，從而在加快檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的同時，促進(jìn)組織管理工作全局實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級與提質(zhì)增效。

（作者單位：山東省衛(wèi)生健康委員會醫(yī)療管理服務(wù)中心）