歸檔新征程?理念守初心

長期以來，諸多檔案學(xué)者圍繞文件歸檔展開研究與討論，這既說明歸檔工作在檔案工作研究中的重要地位，也說明它在多年的研究過程中仍有許多未徹底解決的問題。尤其在檔案工作向現(xiàn)代化、信息化發(fā)展的當(dāng)下，歸檔工作面臨從線下手工歸檔向網(wǎng)上歸檔的轉(zhuǎn)變。在此背景下，歸檔工作中存在的困難有待繼續(xù)研究，如何適應(yīng)電子文件時代的文件歸檔工作這一問題也亟待解決。在我國歸檔工作的實踐中，既有各種經(jīng)驗總結(jié)，又存在各種問題，電子文件的大量產(chǎn)生給歸檔工作帶來一系列新問題。雖然我國檔案工作的對象由紙質(zhì)文件逐步變?yōu)殡娮游募?，但我國檔案工作多年來的理論成果與實踐經(jīng)驗仍在電子時代發(fā)揮根本的指導(dǎo)作用。現(xiàn)梳理我國歸檔工作發(fā)展歷程，總結(jié)歸檔工作基本思想，以不變的理念內(nèi)核應(yīng)對數(shù)量激增的電子文件。

定義

在文件生命周期理論框架下，學(xué)界對檔案的階段劃分已形成基礎(chǔ)共識。張中、梁毓階、王恩漢等學(xué)者提出的經(jīng)典范式表明，文件管理存在明確的制度性分界，當(dāng)文件完成立卷歸檔并向檔案部門正式移交時，即標(biāo)志其從現(xiàn)行文書階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。作為文件管理流程中的關(guān)鍵性制度節(jié)點，歸檔既構(gòu)成現(xiàn)行文件管理的終端環(huán)節(jié)，又開啟檔案管理的初始階段，這種雙重屬性使其成為文件價值形態(tài)轉(zhuǎn)換的重要樞紐。當(dāng)前學(xué)術(shù)界對“歸檔”概念的學(xué)理闡釋已達(dá)成基本共識，本文所采用的“歸檔”一詞定義與上述學(xué)者觀點相同。

研究發(fā)展過程

歸檔工作是文書工作和檔案工作的連接環(huán)節(jié)，只有在歸檔時準(zhǔn)確保留有參考價值的文書，保證文件收集齊全、整理規(guī)范，后續(xù)的檔案管理工作才能順利進(jìn)行。

我國對歸檔工作的研究早在數(shù)十年前就已經(jīng)開始，在檔案工作不同的發(fā)展階段有不同的研究角度和研究重點。我國的文件歸檔制度的建設(shè)從中華人民共和國成立初期便已開始，從確立歸檔分工和歸檔時間，規(guī)定文件歸檔范圍、保管期限等內(nèi)容，到對歸檔質(zhì)量的要求和對電子文件歸檔的要求，這四方面可以看出我國歸檔制度正在不斷完善、日臻成熟。

20世紀(jì)50年代——歸檔工作基本制度的確立

20世紀(jì)50年代，我國檔案事業(yè)剛剛起步，學(xué)界主要圍繞應(yīng)該由業(yè)務(wù)或文書部門還是檔案部門負(fù)責(zé)立卷歸檔展開討論。有的學(xué)者支持由文書部門負(fù)責(zé)立卷歸檔（如下表所示），持這一觀點的學(xué)者認(rèn)為文書部門進(jìn)行立卷可以保證工作質(zhì)量，便于查取和利用，減少移交手續(xù)等；而由檔案部門進(jìn)行立卷違背了合理分工的原則，在實際工作中降低了工作效率。另一部分學(xué)者則認(rèn)為由檔案部門歸檔更好，孟繁義在《檔案室立卷是不科學(xué)不可行的嗎》一文中指出，檔案部門可以在實際工作中真正認(rèn)識立卷工作對利用檔案的重要意義。

在國家檔案管理體系中，業(yè)務(wù)或文書部門負(fù)責(zé)文件歸檔整理，《中華人民共和國檔案法》及其相關(guān)配套制度已有明確規(guī)定。然而，在實際執(zhí)行過程中，各地區(qū)實踐與制度要求仍存在明顯差距。

從實際工作情況來看，盡管自1987年《檔案法》頒布實施以來，國家檔案局多次發(fā)布專項規(guī)定強調(diào)“誰形成、誰整理”的原則，但實踐中仍有相當(dāng)比例的機(jī)構(gòu)未嚴(yán)格執(zhí)行這一制度。具體表現(xiàn)為部分機(jī)構(gòu)將歸檔整理工作完全交由綜合檔案部門承擔(dān)，部分則采取業(yè)務(wù)部門初整與檔案部門二次加工的混合模式，個別機(jī)構(gòu)甚至存在臨時外聘人員處理歸檔事務(wù)的現(xiàn)象。

這種責(zé)任倒置的現(xiàn)象導(dǎo)致一系列管理問題。首先是歸檔文件的完整性難以保障，業(yè)務(wù)部門與檔案部門之間的信息不對稱可能導(dǎo)致重要文件缺失；其次是整理質(zhì)量參差不齊，不同部門采用不同分類標(biāo)準(zhǔn)，可能造成檢索障礙；最后是管理成本增加，部分機(jī)構(gòu)存在外聘檔案整理人員導(dǎo)致支出增長的情況。

為切實提升檔案管理規(guī)范化水平，建議采取以下措施。一是建立“雙責(zé)任主體”制度，明確業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與檔案員的崗位職責(zé)邊界；二是開發(fā)智能歸檔輔助系統(tǒng)，通過技術(shù)手段實現(xiàn)文件自動分類和元數(shù)據(jù)提取；三是將檔案管理納入績效考核體系，強化制度執(zhí)行約束力。

20世紀(jì)80年代——文件整理方法的研究

在我國早期歸檔工作主要基于傳統(tǒng)版式文書開展的背景下，歸檔制度對歸檔文件的整理要求是保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查閱利用?；诖?，立卷歸檔方式備受推崇。我國早期檔案工作推行文書處理部門立卷制度，以保證文書檔案的完整性和安全性。

到了20世紀(jì)80年代，由于立卷思想和方法的指導(dǎo)不當(dāng)，立卷整理工作變得煩瑣，立卷人員的能力不一及主觀思想的影響使整理后的案卷質(zhì)量無法得到保證，立卷工作逐漸成為一項負(fù)擔(dān)。學(xué)者們針對立卷方法和立卷工作展開了討論。陳普元在《對文書立卷形式改革的設(shè)想》一文中提出，應(yīng)該根據(jù)具體情況的不同采取不同的形式進(jìn)行立卷工作；楊傳德提出了“運用分級、以問題為主”的建議以減輕立卷工作的負(fù)擔(dān)。

除此之外，這一階段還開始了對文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究。1987年，國家檔案局頒布了有關(guān)文件，對產(chǎn)生的各類文件材料做出了歸檔范圍的劃定，并要求結(jié)合實際情況制定本機(jī)構(gòu)的文書材料歸檔和不歸檔的具體范圍。

2006年發(fā)布的一系列規(guī)定，對歸檔范圍的劃定更加科學(xué)、完善。2018年相關(guān)規(guī)定進(jìn)一步強化要求，各機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合本機(jī)構(gòu)職能和工作實際，編制本機(jī)構(gòu)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。

21世紀(jì)初——立卷改革

隨著信息化的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)正逐步應(yīng)用到日常辦公領(lǐng)域。隨著時間的推移，一方面文件數(shù)量日益增多，另一方面電子文件應(yīng)運而生。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件立卷方法工作煩瑣，不僅使立卷人員難以承擔(dān)大量文件的立卷歸檔工作，而且無法滿足電子文件的歸檔需求。因此，我國的文件歸檔方式迎來了一次新變革，20世紀(jì)90年代至21世紀(jì)初學(xué)界展開了關(guān)于立卷方法改革的討論。

21世紀(jì)以前，我國推行立卷歸檔的文件歸檔方法，但隨著文件數(shù)量的不斷增多，這種方法在處理不斷增多的文件時，歸檔工作的操作難度較大。在此背景下，2001年正式實施的《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）支持推行文件級整理方法，以“件”為單位整理文件，即以每份文件的自然件作為整理單位。從《規(guī)則》的內(nèi)容修改可以看出，其旨在淡化事由，進(jìn)一步推進(jìn)以“件”為單位整理方法的應(yīng)用，也使按件整理與保持文件之間聯(lián)系的沖突愈加明顯。雖然《規(guī)則》以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，降低了歸檔人員的工作難度，減輕了工作負(fù)擔(dān)，但在這種整理方法下如何遵循整理原則仍值得探討。

《規(guī)則》為適應(yīng)信息化發(fā)展，減輕歸檔工作負(fù)擔(dān)，將歸檔單位改“卷”為“件”?！兑?guī)則》一經(jīng)發(fā)布便引起了檔案界學(xué)者的高度關(guān)注。一部分學(xué)者認(rèn)為，改“卷”為“件”是計算機(jī)技術(shù)普及后的必要改革。一方面，因為社會的發(fā)展和電子文件的產(chǎn)生，文件數(shù)量逐漸增多，傳統(tǒng)立卷方法難以應(yīng)對海量文件，因此不得不給立卷人員減負(fù)；另一方面，傳統(tǒng)立卷方法備受推崇是因為其承擔(dān)保管與檢索的雙重職責(zé)，便于利用，但隨著計算機(jī)的出現(xiàn)，檢索功能可以交由計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)，因此無需繼續(xù)采用工作量大的立卷歸檔。還有人認(rèn)為傳統(tǒng)立卷方法受立卷人主觀因素影響無法保證立卷質(zhì)量，耗時耗力，基于此進(jìn)行立卷改革，可以充分發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢。嵇關(guān)楚、劉淑妮、劉麗平等學(xué)者認(rèn)為按“件”整理在信息化建設(shè)、檢索利用方面優(yōu)勢突出，更契合信息化趨勢，也更有利于文件歸檔前的規(guī)范整理。

另一些學(xué)者認(rèn)為，不應(yīng)該取消立卷歸檔方式。例如，王景高、劉國能等學(xué)者從歸檔文件整理的原則出發(fā)，認(rèn)為立卷歸檔更適合我國歸檔工作的基本原則。立卷歸檔是基于歸檔工作基本原則——保持文件之間有機(jī)聯(lián)系而開展的，檔案本就應(yīng)該反映一件歷史事實的全貌，如果改為按件歸檔，就違背了這一原則。當(dāng)有人利用檔案時，很難找全同一事由的全部文件，也就難以得知一件事情的全貌。還有人認(rèn)為“簡化整理，深化檢索”是將歸檔工作者的工作職責(zé)轉(zhuǎn)移到利用者身上，這種做法是對利用者不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。

隨著信息技術(shù)的成熟、《規(guī)則》的實施和按件歸檔的不斷嘗試，一些學(xué)者提出應(yīng)將立卷思想融入按件歸檔工作，以保證文件之間的聯(lián)系。沈蕾和劉立在文章中指出，按件整理方法經(jīng)過多年實踐，已逐漸被大部分機(jī)構(gòu)采用，無需再盲目擯棄按件歸檔，恢復(fù)立卷歸檔，不過立卷思想在歸檔文件整理工作中仍應(yīng)延續(xù)下去。具體體現(xiàn)在以下幾方面。

一是虛擬立卷，也就是“一件事”建一個“文件夾”，并標(biāo)明流水號。二是保留立卷程序，通過“檔號”中的“案卷號”將同一事件的文件聯(lián)系在一起。三是根據(jù)不同類型的文件考慮采用不同的方法。例如，對行政管理活動中產(chǎn)生的文件可考慮按件歸檔，對專業(yè)性、成套性較強的文件進(jìn)行立卷歸檔。

21世紀(jì)以來，隨著信息技術(shù)的成熟，紙質(zhì)文件與電子文件的產(chǎn)生數(shù)量此消彼長，歸檔工作從以紙質(zhì)文件為主轉(zhuǎn)為以電子文件為主，大部分學(xué)者都把目光放在電子文件的管理上，包括保存電子文件的“四性”、雙套制歸檔向單套制歸檔的轉(zhuǎn)變等問題，紙質(zhì)文件歸檔的討論逐漸變少，但紙質(zhì)文件在很長一段時間內(nèi)并不會消失。

電子文件歸檔：由雙套制走向單套制

數(shù)字時代背景下，文件管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著深刻的載體革命。20世紀(jì)末至21世紀(jì)初，隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件生成量顯著增加，這種新型文件載體的普及使傳統(tǒng)歸檔體系面臨結(jié)構(gòu)性變革。在此過程中，檔案學(xué)界逐步聚焦電子文件管理范式的理論重構(gòu)，其中關(guān)于保存形態(tài)的“雙套制”（電子與紙質(zhì)并行保存）與“單套制”（純電子化保存）的學(xué)術(shù)探討持續(xù)至今，成為當(dāng)代檔案管理理論演進(jìn)的重要議題。

需要說明的是，本文所述“雙套制”特指具有同等法律效力的電子文件與紙質(zhì)文件并行保存形態(tài)，“單套制”則指經(jīng)法律確認(rèn)的獨立電子化保存模式。這種概念界定既體現(xiàn)了數(shù)字時代文件管理的技術(shù)特征，又反映了文件證據(jù)效力認(rèn)知的演進(jìn)軌跡。兩類保存形態(tài)的學(xué)術(shù)爭鳴，本質(zhì)上是技術(shù)發(fā)展與制度調(diào)適在檔案領(lǐng)域的映射。

21世紀(jì)初，我國檔案管理領(lǐng)域開始推行電子文件雙套制歸檔模式。2002年頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）明確規(guī)定，具有保存價值的電子文件需同步制作紙質(zhì)或縮微拷貝。這一制度的實施源于特定歷史背景下的技術(shù)局限性。在電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展初期，普遍存在存儲介質(zhì)穩(wěn)定性不足、數(shù)據(jù)長期保存技術(shù)不成熟、電子文件法律效力尚未明確等問題。相較于尚未經(jīng)過充分驗證的數(shù)字化手段，傳統(tǒng)實體介質(zhì)在檔案真實性保障和長期保存方面具有更成熟的實踐經(jīng)驗。“電子與實體并行歸檔”機(jī)制，既保留了新技術(shù)帶來的管理效率優(yōu)勢，又借助傳統(tǒng)載體的可靠性規(guī)避了早期電子文件單套制可能存在的安全風(fēng)險，體現(xiàn)了特定技術(shù)發(fā)展階段下的必要性與合理性。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，雙套制歸檔只能作為等待技術(shù)成熟的過渡階段，單套制歸檔才是未來的主流發(fā)展趨勢，進(jìn)行單套制歸檔具有必然性。首先，隨著電子文件的激增，如果繼續(xù)將電子文件轉(zhuǎn)為紙質(zhì)載體歸檔保存，檔案庫房難以承受；其次，在信息技術(shù)以及管理系統(tǒng)已經(jīng)穩(wěn)定的情況下，還要進(jìn)行紙質(zhì)檔案備份，只會降低工作效率，浪費人力物力財力；再次，不是所有的電子文件都有紙質(zhì)版本，如多媒體文件；最后，紙質(zhì)版本很難保存電子文件的背景信息，影響了檔案的完整性。

單套制歸檔有國家政策方面的推動與支持，其法律效應(yīng)也有相應(yīng)的法規(guī)制度保障，可以看出國家正在積極推動電子文件單套制歸檔進(jìn)程。隨著時間的推移，電子文件的法律地位日益受到重視，這在很大程度上推動了電子文件單套制進(jìn)程。因此，我國相關(guān)規(guī)章制度雖未強制要求各機(jī)構(gòu)實行單套制歸檔，但單套制歸檔已然成為我國電子文件歸檔的發(fā)展方向。

綜上，文件歸檔在檔案工作中占據(jù)重要地位，在各類組織機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)活動中起著紐帶作用，科學(xué)的文件歸檔體系是提升組織機(jī)構(gòu)運行效能的基礎(chǔ)性保障。建立規(guī)范的歸檔管理制度，能夠有效確保業(yè)務(wù)活動的完整追溯性、提升跨部門協(xié)作效率并降低信息管理風(fēng)險。文件歸檔經(jīng)歷了多個發(fā)展階段，20世紀(jì)50年代，是關(guān)于文書或業(yè)務(wù)部門還是檔案部門負(fù)責(zé)立卷歸檔制度的討論；20世紀(jì)80年代，圍繞立卷方法和立卷工作展開討論；20世紀(jì)90年代至21世紀(jì)初，探討了立卷方法改革（推出以件為單位的整理方法）、文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定等問題；近年則聚焦電子文件歸檔制度設(shè)計、雙軌制和單套制歸檔等，在檔案工作的不同發(fā)展階段有不同的研究角度和研究重點。

數(shù)字時代背景下，文件歸檔領(lǐng)域正經(jīng)歷著深刻的載體形態(tài)變遷。隨著信息技術(shù)的迭代發(fā)展，電子文件生成量持續(xù)攀升，與紙質(zhì)文件呈現(xiàn)此消彼長的態(tài)勢，推動歸檔工作的主導(dǎo)形態(tài)發(fā)生結(jié)構(gòu)性轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，學(xué)術(shù)研究聚焦于電子文件管理的核心命題，從確保電子文件真實性、完整性、可用性與安全性的“四性”保障，到雙套制向單套制的管理范式轉(zhuǎn)型，學(xué)界已形成較為系統(tǒng)的理論框架。然而需要指出的是，實體文件在可預(yù)見的時期內(nèi)仍將保持其不可替代性——這不僅體現(xiàn)在特定行業(yè)的法定存檔要求，還反映在原始憑證的物理載體價值層面。

這種載體形態(tài)的二元共存格局要求檔案工作者秉持辯證思維，在積極推進(jìn)電子文件單套制改革的同時，必須建立相關(guān)協(xié)同管理機(jī)制。通過構(gòu)建統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)框架、實施差異化的保存策略、完善載體轉(zhuǎn)換的銜接流程，實現(xiàn)兩種歸檔形態(tài)的有機(jī)銜接與優(yōu)勢互補。唯有兼顧技術(shù)創(chuàng)新與制度傳承，方能構(gòu)建符合我國國情的現(xiàn)代化檔案治理體系。

（作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)）