信息化激活學(xué)籍檔案管理

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化。高校學(xué)籍檔案管理作為學(xué)校檔案管理的重要組成部分，不僅體現(xiàn)了高校的學(xué)生管理水平，還反映了高校的教育教學(xué)質(zhì)量。因此，推進(jìn)高校學(xué)籍管理的信息化轉(zhuǎn)型至關(guān)重要。本文分析了學(xué)籍檔案的意義，揭示了當(dāng)前二級(jí)學(xué)院學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并針對(duì)性地提出了改進(jìn)策略，旨在推動(dòng)高校學(xué)籍檔案管理工作向規(guī)范、高效、便捷的方向發(fā)展。

學(xué)籍檔案是指高校對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)、就業(yè)的全過程形成的具有保存價(jià)值的原始材料，經(jīng)過專項(xiàng)提煉與整合后形成的檔案資源，涵蓋學(xué)生個(gè)人信息、入學(xué)注冊、學(xué)籍異動(dòng)及學(xué)習(xí)情況的全周期記錄。學(xué)籍檔案不僅是高校教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的重要依據(jù)，也是企業(yè)人才評(píng)價(jià)的關(guān)鍵參考。為適應(yīng)教育現(xiàn)代化和學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的需求，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、高效化和便捷化，高校學(xué)籍檔案管理的信息化發(fā)展迫在眉睫。

高校學(xué)籍檔案信息化管理的意義

學(xué)生發(fā)展的記錄

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等信息的全周期記錄，可以為學(xué)生的個(gè)人職業(yè)發(fā)展、繼續(xù)深造提供參考。同時(shí)，學(xué)籍檔案是學(xué)生在升學(xué)、就業(yè)、出國深造等過程中的官方有效證明材料，可以確保學(xué)生的合法權(quán)益。

教學(xué)評(píng)估的支持

通過分析學(xué)籍檔案中的成績等數(shù)據(jù)和課程完成情況，學(xué)校可了解學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)度和效果，發(fā)現(xiàn)教學(xué)問題，并適時(shí)改變教學(xué)方法、調(diào)整教學(xué)計(jì)劃和課程體系，從而提高教學(xué)質(zhì)量，為培養(yǎng)高素質(zhì)人才筑牢根基。

學(xué)校管理的依據(jù)

學(xué)籍檔案是學(xué)校管理學(xué)生的基礎(chǔ)，有助于學(xué)校掌握學(xué)生情況，制定有針對(duì)性的管理政策，開展個(gè)性化的教育服務(wù)。學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)籍檔案反映的數(shù)據(jù)制定招生計(jì)劃、調(diào)整專業(yè)分布等管理決策，以優(yōu)化教學(xué)管理。

具有社會(huì)歷史價(jià)值

學(xué)籍檔案為社會(huì)提供學(xué)歷認(rèn)證服務(wù)，幫助用人單位核實(shí)求職者的教育背景。同時(shí)，學(xué)籍檔案是學(xué)校歷史的一部分，記錄了學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展歷程，為學(xué)校的文化傳承和教育研究提供寶貴資源。

信息化背景下高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，部分高校在推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化管理時(shí)，仍面臨諸多問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

學(xué)籍檔案管理信息化程度不足

目前，大部分高校的學(xué)籍檔案管理工作已初步使用信息化技術(shù)，通過學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生信息的錄入、儲(chǔ)存和查詢，逐步提高了工作效率，減少了人工操作的失誤，為高校的日常教學(xué)管理提供了有力支持。然而，現(xiàn)有學(xué)籍管理信息化系統(tǒng)的功能較為單一，智能水平有限，難以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)分析與深度挖掘。雖然現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)基本能滿足學(xué)校日常工作的需求，但在信息化快速發(fā)展的背景下，高校對(duì)學(xué)籍檔案管理的要求已不再局限于檔案的基本存儲(chǔ)，而是更加注重信息的深度整合、有效開發(fā)與充分利用。然而，現(xiàn)有系統(tǒng)在檢索效率、信息整合完整性等方面暴露了諸多問題，難以滿足信息時(shí)代對(duì)學(xué)籍檔案綜合利用的需求。因此，進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案管理的信息化水平，引入先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，已成為新時(shí)代高校學(xué)籍檔案管理工作的重要任務(wù)之一。

學(xué)籍檔案管理信息共享機(jī)制不完善

一方面，高校內(nèi)部的學(xué)籍檔案管理架構(gòu)存在明顯問題。學(xué)籍檔案多由教務(wù)處、學(xué)生處、院系等部門分頭管理，各部門基于自身的工作重點(diǎn)對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行收集、整理和保管，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分散，難以形成完整、統(tǒng)一的信息資源庫。例如，教務(wù)處主要掌握學(xué)生的課程信息和成績信息，學(xué)生處主要掌握學(xué)生的獎(jiǎng)懲信息和社團(tuán)活動(dòng)信息。由于數(shù)據(jù)共享機(jī)制的不完善，各部門之間的學(xué)籍信息流通效率低，跨部門獲取信息的過程煩瑣，嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案的管理效率，甚至制約整個(gè)高校的管理效能。

另一方面，學(xué)籍檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)間接口不兼容、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問題成為影響學(xué)籍檔案信息交換和共享的主要障礙。這些問題不僅不利于檔案的長期保存和利用，還難以滿足信息化時(shí)代高校學(xué)籍檔案管理的新要求。盡管目前絕大多數(shù)高校都開發(fā)、引入了學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，但是系統(tǒng)功能仍較為基礎(chǔ)，主要為學(xué)生學(xué)籍檔案的導(dǎo)入與輸出、查詢與修改等。共享平臺(tái)機(jī)制不完善，如檢索功能不夠強(qiáng)大、數(shù)據(jù)傳輸不穩(wěn)定等，這些問題嚴(yán)重阻礙了學(xué)籍檔案信息的共享與利用，無法充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢。

學(xué)籍檔案管理人員信息化素養(yǎng)不足

在高校學(xué)籍檔案管理逐步向信息化邁進(jìn)的過程中，檔案管理人員的信息化素養(yǎng)已成了制約檔案管理信息化進(jìn)程的關(guān)鍵瓶頸。目前，部分檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的掌握程度有限，缺乏專業(yè)的信息技術(shù)培訓(xùn)，無法利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行深度挖掘與高效利用，這無疑影響了信息化管理的整體效果。雖然信息化手段能夠依托信息完成學(xué)生信息錄入、查詢等基礎(chǔ)工作，但對(duì)于檔案的深度開發(fā)與利用等更加高級(jí)、更為重要的任務(wù)，仍需要一批既懂檔案管理又掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才推動(dòng)。在當(dāng)前的高校學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍中，不乏一些從業(yè)時(shí)間久、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，他們在傳統(tǒng)檔案管理工作中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是長期以來形成的“管理優(yōu)先”理念與信息化背景下強(qiáng)調(diào)的“服務(wù)導(dǎo)向”存在沖突，難以適應(yīng)信息化管理的新要求。這種理念與技能的雙重不足，使他們在面對(duì)新技術(shù)和新挑戰(zhàn)時(shí)顯得力不從心，難以緊跟信息化背景下學(xué)籍檔案管理的發(fā)展形勢。

學(xué)籍檔案信息利用效率低

盡管高校在學(xué)籍檔案管理方面已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一定程度的信息化，但在學(xué)籍檔案查詢、借閱等服務(wù)方面，流程仍不夠便捷，信息化優(yōu)勢未能充分發(fā)揮，無法滿足師生對(duì)學(xué)籍檔案快速、準(zhǔn)確獲取的需求。學(xué)籍檔案絕非僅是學(xué)生學(xué)籍信息、成績信息、獎(jiǎng)懲信息等基本信息的簡單載體，它蘊(yùn)含著巨大的開發(fā)和利用價(jià)值。在信息化大背景的推動(dòng)下，許多高校雖然對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視程度有所提升，但仍然受到技術(shù)條件、資金投入、人員素質(zhì)等因素的限制，學(xué)籍檔案的開發(fā)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其應(yīng)用價(jià)值也未能得到全面的凸顯。此外，高校在學(xué)籍檔案信息資源的整合與開發(fā)方面存在明顯欠缺，不同系統(tǒng)之間存在信息壁壘，無法做到信息共享。例如，教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生管理系統(tǒng)中的學(xué)籍信息不能實(shí)時(shí)同步，這不僅影響了學(xué)籍檔案信息的及時(shí)更新和動(dòng)態(tài)維護(hù)，還阻礙了對(duì)其的深入開發(fā)和高效利用，進(jìn)而限制了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理、學(xué)生評(píng)價(jià)和決策支持等方面潛在功能的發(fā)揮。

信息化背景下高校學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化策略

加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化的高校學(xué)籍檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢。

高校應(yīng)加大學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的投入，購置先進(jìn)掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等信息化設(shè)備，并引入或完善功能強(qiáng)大的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理從采集、整理到利用的全面數(shù)字化應(yīng)用和升級(jí)。通過提升數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、分析和安全的能力，確保學(xué)籍檔案的安全性。

在實(shí)際工作過程中，高?？筛鶕?jù)具體情況靈活開發(fā)和應(yīng)用檔案管理新功能。例如，購置學(xué)籍檔案管理自助服務(wù)設(shè)備，新生入學(xué)時(shí)可自助填寫個(gè)人信息，在校期間可以在線提交檔案信息修改申請(qǐng)并跟蹤處理進(jìn)度；考研、考公、考編時(shí)，學(xué)生可以自助打印成績單、專業(yè)學(xué)習(xí)成績排名表和在讀證明等常用學(xué)籍檔案信息表；同時(shí)，系統(tǒng)可以提供在線咨詢服務(wù)，實(shí)時(shí)解答學(xué)生關(guān)于學(xué)籍檔案的問題。這些措施不僅提高了工作效能，打造了優(yōu)質(zhì)的學(xué)生服務(wù)，還減輕了學(xué)籍檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

此外，高校應(yīng)緊跟學(xué)籍檔案信息化發(fā)展的時(shí)代趨勢，夯實(shí)校內(nèi)學(xué)籍檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)軟件系統(tǒng)的升級(jí)和開發(fā)，為學(xué)籍檔案信息化管理提供安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而為學(xué)籍檔案的高效管理和便捷、高效利用提供有力保障。只有這樣，才能更好地滿足高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的需求，推動(dòng)高校教育信息化的全面發(fā)展。

完善學(xué)籍檔案管理信息化制度建設(shè)

在管理制度方面，應(yīng)制定規(guī)范的學(xué)籍檔案管理流程，涵蓋收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)，確保學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全流程管理。同時(shí)，對(duì)學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)和數(shù)據(jù)安全意識(shí)。在安全保障制度方面，從網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等層面制定相應(yīng)措施，定期對(duì)信息系統(tǒng)及軟硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保學(xué)籍信息的安全性和完整性。

在監(jiān)督與評(píng)估制度方面，定期檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)學(xué)籍檔案信息化管理工作進(jìn)行全面評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)方面，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和編碼規(guī)則，為學(xué)籍檔案的錄入、修改、查詢等操作制定規(guī)范流程，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。此外，高校應(yīng)加強(qiáng)與專業(yè)信息技術(shù)公司的合作，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，借鑒其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。通過這些措施，不僅能提升學(xué)籍檔案管理的效率和安全性，還能為高校的教育教學(xué)改革和學(xué)生個(gè)性化發(fā)展提供有力支持。

重視學(xué)籍檔案管理人員的信息化素養(yǎng)培訓(xùn)

學(xué)校要高度重視學(xué)籍檔案管理人員的信息化素養(yǎng)培訓(xùn)。隨著教育領(lǐng)域信息化技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)籍檔案管理正加速向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型，這對(duì)相關(guān)管理人員的信息化素養(yǎng)提出了更高要求。新時(shí)代的學(xué)籍檔案管理人員必須樹立信息化意識(shí)，跟上學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的步伐，推動(dòng)高校學(xué)籍檔案管理向更高水平發(fā)展。高校人力資源部門應(yīng)面向?qū)W籍檔案管理人員開展技能培訓(xùn)、素養(yǎng)提升及職業(yè)道德教育，使其具備更強(qiáng)的綜合信息化素養(yǎng)。

首先，制訂系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)管理人員的技能水平和信息化素養(yǎng)設(shè)定具體目標(biāo)。其次，采用多樣化的培訓(xùn)方式。一是分層培訓(xùn)，針對(duì)信息化基礎(chǔ)薄弱的人員從基本操作入手，針對(duì)有一定基礎(chǔ)的人員開展系統(tǒng)操作和數(shù)據(jù)分析培訓(xùn)；二是提供基礎(chǔ)、專業(yè)和拓展等多樣化培訓(xùn)課程；三是采用線上、線下和實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)模式。再次，開展實(shí)踐操作和模擬訓(xùn)練，提高管理人員的實(shí)際操作能力。最后，建立定期考核與反饋機(jī)制，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式，確保培訓(xùn)效果。

新時(shí)代的學(xué)籍檔案管理工作不僅要求管理人員具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能，還需要具備多種職業(yè)道德素養(yǎng)。例如，要有默默奉獻(xiàn)的精神、勇于創(chuàng)新的意識(shí)以及嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的規(guī)范，這些素質(zhì)是勝任信息化時(shí)代學(xué)籍檔案管理工作的必備要素。同時(shí)，高校應(yīng)強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍管理信息化的要求，進(jìn)一步優(yōu)化管理流程，確保學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。

信息化技術(shù)深入開發(fā)利用高校學(xué)籍檔案

信息是開放的、多元的，信息化學(xué)籍檔案管理也應(yīng)體現(xiàn)多元化特點(diǎn)。學(xué)校應(yīng)充分利用信息化平臺(tái)，深入開發(fā)和利用學(xué)籍檔案信息。通過采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，構(gòu)建高校學(xué)籍檔案共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的跨區(qū)域共享，打破“信息孤島”。同時(shí)，優(yōu)化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的功能，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理從傳統(tǒng)的保存與管理向開發(fā)與利用轉(zhuǎn)變，使其更好地服務(wù)于高校發(fā)展和學(xué)生需求。

例如，學(xué)?？梢酝ㄟ^分析學(xué)籍檔案中不同地區(qū)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)、畢業(yè)去向等信息，合理調(diào)整招生計(jì)劃；通過分析學(xué)生的成績數(shù)據(jù)，了解哪些課程存在教學(xué)難點(diǎn)或?qū)W生掌握程度不佳，從而優(yōu)化課程內(nèi)容和教學(xué)進(jìn)度。此外，學(xué)籍檔案中的獎(jiǎng)懲記錄、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)參與情況、社團(tuán)活動(dòng)表現(xiàn)等內(nèi)容，是評(píng)價(jià)學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。學(xué)校還可利用信息化平臺(tái)開發(fā)信息咨詢與反饋功能，為學(xué)生提供實(shí)時(shí)咨詢服務(wù)，解答其關(guān)于學(xué)籍檔案的疑問；同時(shí)，根據(jù)學(xué)生反饋及時(shí)調(diào)整管理策略，優(yōu)化學(xué)籍檔案管理。

因此，信息化背景下的學(xué)籍檔案管理必須從傳統(tǒng)的以檔案保存為主的管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案利用開發(fā)為目標(biāo)。學(xué)籍檔案信息化管理是一項(xiàng)長期、持續(xù)性的工作，學(xué)校管理人員必須緊跟時(shí)代步伐，適時(shí)調(diào)整檔案管理制度。從檔案意識(shí)、管理制度、工作流程到技術(shù)手段，都要不斷改進(jìn)和提高，以適應(yīng)當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的需求，持續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為高校的教育教學(xué)改革和學(xué)生個(gè)性化發(fā)展提供有力支持。

加強(qiáng)保護(hù)學(xué)籍檔案信息安全管理

學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)是一把雙刃劍，既帶來便利，也帶來風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校在推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化管理的同時(shí)，必須制定完善的檔案管理制度和應(yīng)急預(yù)案。首先，要加強(qiáng)信息化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，筑牢安全防線。對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，明確其職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范操作流程，確保學(xué)籍檔案的安全性和保密性，杜絕檔案被非法查閱或篡改。例如，采用加密技術(shù)，防止電子學(xué)籍檔案在傳輸過程中被惡意攔截；運(yùn)用數(shù)字簽名認(rèn)證技術(shù)，確保只有授權(quán)人員才能訪問學(xué)籍檔案的內(nèi)部信息。其次，需建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，保障數(shù)據(jù)的完整性和可用性。最后，學(xué)籍檔案信息化管理關(guān)鍵在于軟硬件的安全保障。需配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，定期對(duì)軟件和數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。

總之，高校學(xué)籍檔案管理工作必須緊跟信息化時(shí)代潮流，不僅要更新管理模式，還要?jiǎng)?chuàng)新管理思維。在加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和完善管理制度的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)提升學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，強(qiáng)化技術(shù)團(tuán)隊(duì)支持，加強(qiáng)檔案信息安全管理，深入挖掘檔案資源價(jià)值，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案在高校管理和學(xué)生成長中的重要作用，為高校發(fā)展和學(xué)生成長提供有力支撐。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，如人工智能和大數(shù)據(jù)分析，進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案管理的智能化水平，為教育管理決策提供科學(xué)依據(jù)。

（作者單位：懷化學(xué)院）