本科教學審核評估視域下二級學院教學檔案管理探索

摘 要 教學檔案是教學過程中的重要數(shù)據(jù)，在本科教育教學評估中有著重要作用。二級學院作為學校辦學的主體，教學檔案資源內容豐富，涵蓋面廣，體系龐大。但長期以來，高校更注重學校機關職能部門的檔案管理，而二級學院的教學檔案管理存在檔案制度不健全、管理手段落后等問題。海洋學院以煙臺大學本科教學評估為契機，健全教學檔案管理制度，使用現(xiàn)代檔案管理理論和技術對教學檔案進行科學規(guī)范化管理，為本科教學評估提供了數(shù)據(jù)保障。

關鍵詞 審核評估；教學檔案；二級學院；信息化

中圖分類號：G647 " " " " 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2025.01.034

Exploration of Teaching Archive Management in Secondary Colleges from the Perspective of Undergraduate Teaching Review and Evaluation

LIU Jiajia， CHEN Chuntao

（School of Ocean， Yantai University， Yantai， Shandong 264005）

Abstract Teaching records are important data in the teaching process and play a crucial role in undergraduate education evaluation. As the main body of school operation， secondary colleges have rich teaching archive resources， wide coverage， and a huge system. However， for a long time， universities have paid more attention to the archive management of functional departments of the school， while the teaching archive management of secondary colleges has problems such as incomplete archive systems and outdated management methods. Taking the undergraduate teaching evaluation of Yantai University as an opportunity， the Ocean College has improved the management system of teaching archives， and used modern archive management theories and technologies to scientifically standardize the management of teaching archives， providing data guarantee for undergraduate teaching evaluation.

Keywords audit and evaluation; teaching archives; secondary college; information

2021年1月，教育部印發(fā)了《普通高等學校本科教育教學審核評估實施方案（2021―2025年）》，對新一輪本科教育教學審核評估工作進行了部署。本輪評估對高校進行了“兩類四種”分類：第一類為具有世界一流辦學目標、一流師資隊伍和育人平臺，培養(yǎng)一流拔尖創(chuàng)新人才，服務國家重大戰(zhàn)略需求的普通本科高校；第二類根據(jù)高校辦學定位、辦學歷史的不同分為三種：一是已參加過上輪審核評估，以學術型人才培養(yǎng)為主要方向的普通本科高校；二是已參加過上輪審核評估，以應用型人才培養(yǎng)為主要方向的普通本科高校；三是已通過合格評估5年以上，首次參加審核評估、本科辦學歷史較短的地方應用型普通本科高校[1]。評估依托“普通高校本科教育教學評估系統(tǒng)”，線上線下評估相結合。

本科教育教學評估是檢驗學校全面發(fā)展的重要手段，而教學作為高校工作的重點之一，成為評估時的重中之重[2]。教學檔案因其歷史性和細節(jié)性在高校教學質量保障中扮演著核心角色，通過詳細記錄教學活動、課程設計、評估結果及教學改革的歷史數(shù)據(jù)，為教學質量的持續(xù)改進提供了重要依據(jù)[3]。真實、準確、完整的檔案及其有效利用是各類教學評估的直接信息來源，也是評估中的重要內容之一，影響各類教學評估的效果。

1 二級學院教學檔案現(xiàn)狀

教學檔案是高校檔案工作的重要組成，是在日常教學管理、教學運行過程中產生的，和教學活動密切相關的記錄材料，是反映管理水平、教學工作的真實資料，具有較高的參考價值、保存價值。教學檔案作為對教學過程各項工作真實情況的記錄，具有監(jiān)控和憑證的作用，是高校面對教育主管部門的各類審核評估、教學檢查、專業(yè)認證時最直接最基礎的支撐材料。教學檔案可以為各級管理部門進行相關決策時提供基礎數(shù)據(jù)，也可以為教學管理人員和教師開展各項教學活動提供服務，從而推進教學改革，提高教學質量。教學檔案是評價一所高校教學管理水平、教學質量的重要依據(jù)，有著不可替代的作用[4]。隨著高校規(guī)模的擴大，校院兩級管理模式成為目前高校管理的主要模式，但在教學檔案管理方面，由于二級學院的檔案管理缺乏相關國家標準，多數(shù)高校更注重學校職能部門檔案的收集與存檔，導致二級學院教學檔案管理方面存在管理意識薄弱、管理制度不健全、管理手段落后等問題。

1.1 教學檔案管理意識薄弱

二級學院作為高校辦學的主體，在管理、教學、科研等方面擁有自主權，是教育教學評估的重要對象。二級學院教學檔案具有內涵豐富，體系龐大等特點，是高校教學檔案的重要組成部分。但現(xiàn)階段，二級學院往往沒有專業(yè)的檔案管理人員，相關工作由教學秘書或教務員兼職負責。其教學本職工作繁重，加上缺少檔案管理方面的專業(yè)培訓與技能，以及師生對教學檔案工作不重視，導致教學檔案管理水平不到位。

1.2 教學檔案制度不健全

以煙臺大學海洋學院為例，在本科教育教學評估前未制定專門的教學檔案管理制度，對于哪些材料需要歸檔，歸檔的標準及時間沒有明確的要求，這就導致相關人員在進行歸檔時因為職責不明確而產生抵觸拖延的心理，從而導致歸檔材料不規(guī)范甚至該歸檔未歸檔的情況。因此，建立健全一套能保障教學運行質量、提升辦學水平的檔案管理制度具有重要意義。

1.3 教學檔案管理手段落后

煙臺大學海洋學院現(xiàn)有水產養(yǎng)殖學、輪機工程、航海技術、能源與動力工程、海洋科學5個本科專業(yè)，專任教師100余人，全日制在校本科生近2000人。由于人才培養(yǎng)和學科建設的需要，本科教學模式多樣，包括專業(yè)理論課、實驗課、專業(yè)實踐課，以及面向全校師生的全校通選課等。2023―2024學年春學期共開設專業(yè)課113門，其中考試課33門，考查課38門，實驗實踐課上機課27門，實習課15門，全校通選課2門，每年需要存檔的教學檔案類型多、數(shù)量大。

目前學院存檔的教學檔案主要包括以下幾大類：①教學管理類：包括學校及學院制定的管理文件、相關教學工作的會議文件資料等；②招生類：包括學院的招生計劃、招生簡章、新生錄取名單及入校資格審核材料等；③學籍管理類：包括學籍檔案卡、學籍異動材料（如休學、退學、入伍、復學等）、畢業(yè)生畢業(yè)資格審核材料、成績冊、結業(yè)生材料等；④教學運行類：包括培養(yǎng)方案、教學大綱、實踐教學、考核材料等；⑤教材類：自編、主編教材、專業(yè)課程教材建設規(guī)劃項目等。⑥質量文件類：包括教學質量報告、督導工作文件等。

現(xiàn)存的教學檔案都采用紙質版形式存檔，隨著時間的推移，數(shù)量越來越多，同時由于人員的變動、辦公地點的更換及管理的不規(guī)范，出現(xiàn)了部分紙質檔案遺失、損壞的情況，給查閱工作帶來困難，也存在難以檢索的問題。

2 教學檔案管理的具體措施

2.1 建立健全教學檔案管理制度

根據(jù)審核評估對教學檔案的存檔要求，對現(xiàn)有各項教學活動積累的教學檔案進行系統(tǒng)的整理與分析，修訂、完善學院教學檔案管理制度，納入院級本科教學管理文件體系。通過制度明確歸檔的材料類型，歸檔的時間以及歸檔的標準，細化歸檔流程及查閱、保密各項事宜，從而提高檔案資料的質量。借鑒管理學上的過程管理模式，從縱向角度加強教學檔案質量管理，以發(fā)揮教學檔案的作用。在檔案的管理中，以教學目標為原則設計教學檔案管理框架，以教學活動為依據(jù)制定教學檔案管理方案，以問題為導向不斷對教學管理方案進行調整和優(yōu)化，提升教學檔案的整體質量。以橫向分類為輔，注重教學檔案的內在連續(xù)性，清晰地突出教學各項活動相關檔案的特點和作用，完善教學檔案體系建設，方便教學檔案的日常使用[5]。

海洋學院在2024年之前未對全校通選課的相關考核材料提出明確歸檔要求，這是由于全校通選課的任課教師雖為學院教師，但具體開課情況由教務處負責，從而導致歸檔職責不明確，導致全校通選課的材料未能完整存檔。在修訂相關教學檔案管理制度的過程中，學院明確將考試課、考查課、全校通選課各類課程的期末考核材料以及過程考核材料全部納入歸檔范圍。

在明確歸檔范圍的基礎上，細化歸檔標準：對于采用試卷形式進行考核的課程，在歸檔時需要將封面、閱卷記錄、考場記錄、A/B空白卷、參考答案和評分標準、試卷分析、教學記錄表、成績單及排序后的試卷一起裝訂，避免了歸檔材料標準不一致的情況。

明確教學檔案管理期限。對于有重要參考價值的教學檔案，比如重大事件、教學改革、專業(yè)設置、教學計劃、學籍變更、入學信息等，應永久保存。其他檔案則根據(jù)其價值和相關管理規(guī)定進行期限內保存[6]。為對現(xiàn)有的紙質版檔案進行細化分類，學院購置文件柜及檔案盒，從大類上按照教學管理類、教學業(yè)務類、招生類等分柜分層存放。每一大類下再按照小類建立檔案盒，按照存放內容粘貼檔案盒標簽，并在盒內增加檔案索引目錄，方便查找和內容的隨時更新，提高教學檔案資料的檢索效率。

2.2 建立電子教學檔案

傳統(tǒng)的紙質版檔案在存儲時需要相應的存儲面積，在日常查閱和整理時也需要管理人員搬上搬下，十分不便利。而且紙質材料隨著年份的推移和翻閱次數(shù)的增加，還容易損壞，不利于教學檔案的保存與重復使用。如果經歷校區(qū)或檔案室搬遷等變動，還容易造成遺失。為了解決以上問題，海洋學院從2024年開始探索建立電子檔案，主要涉及紙質與電子檔案間的整合、現(xiàn)有紙質教學檔案的數(shù)字化等問題。

從2024年起，學院將要存檔的教學檔案（除考核材料外）以數(shù)字化形式進行儲存，在響應了無紙化辦公政策的同時，也降低了對存儲面積的要求，提高了檔案存儲的安全性。為了提高檢索效率，建立了存檔材料的命名規(guī)則，以“類別―存檔日期―項目名稱―存檔部門/存檔人”的形式進行命名，如“招生類―2023年9月―2023級新生入學名冊―業(yè)務辦”，方便檔案資料的檢索。

3 取得的成效

2023年8月煙臺大學八角灣校區(qū)正式啟用，開啟一校三區(qū)辦學新格局。海洋學院作為第一批搬到八角校區(qū)的4個學院之一，其教學條件、科研條件、辦公條件都得以改善。2023―2024學年秋學期開始，海洋學院對專業(yè)課全面實施課堂教學改革，要求任課教師改進一直以來“期末一考定成績”課程考核方式，加強過程性考核，考核方式多樣化?？偝煽冎辽儆扇糠謽嫵桑浩綍r考核（包括隨堂測試、課后作業(yè)等）、單元測試（含期中考試，與期末考核形式一致）、期末考試等。其中，期末考試成績權重不超過50%，并且由任課教師設置強制達標線。課后作業(yè)、單元測試、期中考核等，和期末試卷一起作為課程考核的重要支撐材料。

畢業(yè)論文方面，裝訂成冊的紙版畢業(yè)論文、過程指導記錄、評審表、修改記錄表等，均以學號建立文件夾按照畢業(yè)論文開展過程逐一歸檔，可以清楚查閱到某一篇論文從選題到答辯的全過程。

經過近一年的努力，海洋學院教學檔案室在規(guī)范管理、存檔材料數(shù)量上都取得一定的進步，方便教師通過查閱以往的教學檔案材料，豐富教學內容、提升教學水平，進而促進課堂教學改革，提升教學質量。

4 結語

二級學院在教學檔案的管理方面主要依據(jù)2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》，但此辦法主要是針對校級層面教學檔案的歸檔范圍進行指導，對于二級學校教學檔案的歸檔內容沒有明確規(guī)定。后期，學院將加強與學校檔案管理部門、教務處的協(xié)同合作，深挖與教學相關的檔案資源，實現(xiàn)存檔資料的不斷完善，更好地服務于學校的教育教學和管理工作，為師生開展教學活動提供可靠支撐。

*通信作者：陳春濤

★基金項目：2024年煙臺大學教學改革研究項目“基于評估視域二級學院教學檔案規(guī)范化管理研究”（JYXM2024048Y）；2023年度高等教育科學研究規(guī)劃課題（23NL0429）。

參考文獻

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