對(duì)外聯(lián)絡(luò)在大學(xué)院辦管理中的效能提升策略

摘 要 大學(xué)院辦是學(xué)校的綜合辦事與服務(wù)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)處理行政、教學(xué)、科研等方面的事務(wù)，確保學(xué)校的正常運(yùn)行，在學(xué)校的發(fā)展中扮演著重要角色。而對(duì)外聯(lián)絡(luò)作為大學(xué)院辦的一項(xiàng)重要任務(wù)， 關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展前途。文章從對(duì)外聯(lián)絡(luò)的概念及其形式出發(fā)，分析了其在大學(xué)院辦管理中的重要作用，指出了當(dāng)前對(duì)外聯(lián)絡(luò)中存在的問題，比如溝通不暢、資源配置不均、缺乏系統(tǒng)性與計(jì)劃性等，在此基礎(chǔ)上，從完善對(duì)外聯(lián)絡(luò)機(jī)制、加強(qiáng)培訓(xùn)與意識(shí)提升、利用現(xiàn)代技術(shù)手段、建立長(zhǎng)期合作關(guān)系方面提出對(duì)策和建議，旨在為相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)者與管理者提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞 對(duì)外聯(lián)絡(luò)；信息溝通；聯(lián)絡(luò)機(jī)制；聯(lián)絡(luò)效能

中圖分類號(hào)：G647 " " " " 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2025.01.033

Strategies for Enhancing the Efficiency of External Liaison in the Management of University Offices

WANG Lyujun

（Jiangsu University of Technology， Changzhou， Jiangsu 213001）

Abstract The College Office is a comprehensive service organization of the school， responsible for handling administrative， teaching， scientific research and other aspects of affairs， ensuring the normal operation of the school， and playing an important role in the development of the school. As an important task of the college， external communication is related to the future development of the school. Starting from the concept and forms of external communication， this article analyzes its important role in the management of university offices， points out the problems existing in current external communication， such as poor communication， uneven resource allocation， lack of systematicity and planning， etc. Based on this， countermeasures and suggestions are proposed from improving the external communication mechanism， strengthening training and awareness enhancement， utilizing modern technological means， and establishing long-term cooperative relationships， aiming to provide useful reference for scholars and managers in related fields.

Keywords external communication; information communication; contact mechanism; contact effectiveness

在現(xiàn)代高等教育體系中，大學(xué)院辦作為學(xué)術(shù)與行政管理的重要機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著連接學(xué)院內(nèi)部與外部環(huán)境的關(guān)鍵職責(zé)。院辦不僅是政策執(zhí)行的樞紐，還在資源整合、信息傳遞和服務(wù)保障等方面發(fā)揮著不可或缺的作用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，大學(xué)院辦的角色正日益多元化，逐漸成為推動(dòng)學(xué)院發(fā)展和創(chuàng)新的重要力量。因此，需提升大學(xué)院辦的管理效能，優(yōu)化其工作機(jī)制。

高效的對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作有助于提升高校管理水平，促進(jìn)學(xué)校在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，為其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。然而，對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作面臨諸多挑戰(zhàn)，比如缺乏系統(tǒng)化的聯(lián)絡(luò)機(jī)制、資源配置不均和信息傳遞效率低下等。因此，探討對(duì)外聯(lián)絡(luò)在院辦管理中的作用及其效能提升，將為實(shí)現(xiàn)院辦目標(biāo)、推動(dòng)學(xué)院發(fā)展提供有益的啟示和實(shí)踐參考。本文將重點(diǎn)分析對(duì)外聯(lián)絡(luò)在院辦管理中的作用，提出提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)效能的對(duì)策建議，為高校可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

1 對(duì)外聯(lián)絡(luò)的概念與形式

1.1 對(duì)外聯(lián)絡(luò)的概念

對(duì)外聯(lián)絡(luò)是指高等院校與外部環(huán)境（包括政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、社會(huì)組織及其他高等院校等）之間進(jìn)行的各種溝通與互動(dòng)活動(dòng)。這一過程旨在建立良好的外部關(guān)系，促進(jìn)信息的流通與資源的整合。其不僅包括日常的交流和合作，還涉及與戰(zhàn)略性伙伴的關(guān)系和長(zhǎng)遠(yuǎn)的合作計(jì)劃。其核心在于通過有效的溝通，增進(jìn)理解與信任，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)和利益最大化。對(duì)外聯(lián)絡(luò)在現(xiàn)代高校管理中扮演著重要角色，是學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。

1.2 對(duì)外聯(lián)絡(luò)的主要形式

對(duì)外聯(lián)絡(luò)的形式多種多樣，主要包括以下幾種：①行政合作：指高校與政府及其他公共機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作。②學(xué)術(shù)交流：高校與其他院校、科研機(jī)構(gòu)之間的學(xué)術(shù)合作與交流，包括學(xué)術(shù)會(huì)議、科研項(xiàng)目合作、人員互訪等。這種形式不僅有助于提升學(xué)校的學(xué)術(shù)聲譽(yù)，還能促進(jìn)知識(shí)的共享與創(chuàng)新，推動(dòng)學(xué)科交叉融合。③社會(huì)服務(wù)：高校通過對(duì)外聯(lián)絡(luò)參與社會(huì)服務(wù)活動(dòng)，與社區(qū)、企業(yè)等建立合作關(guān)系。這種形式有助于高校服務(wù)社會(huì)、回饋社會(huì)，提高學(xué)校的社會(huì)影響力，同時(shí)也能為學(xué)生提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，培養(yǎng)其社會(huì)責(zé)任感。

2 對(duì)外聯(lián)絡(luò)在大學(xué)院辦管理中的作用

2.1 信息溝通與共享

對(duì)外聯(lián)絡(luò)在大學(xué)院辦管理中的首要作用是促進(jìn)信息流通與共享。在現(xiàn)代高等教育管理中，信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性直接影響決策的有效性。通過與政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、其他高校等外部單位的交流，大學(xué)院辦能夠及時(shí)獲取政策變化、行業(yè)動(dòng)態(tài)及學(xué)術(shù)前沿信息。這種信息流通不僅能提高管理者的決策效率，還能為學(xué)校的戰(zhàn)略規(guī)劃提供有力支持。例如，院辦通過定期與政府部門溝通，及時(shí)了解國(guó)家教育政策導(dǎo)向，從而在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與優(yōu)化，確保學(xué)校的辦學(xué)方向與國(guó)家政策保持一致。

2.2 資源整合與合作

對(duì)外聯(lián)絡(luò)也極大促進(jìn)了資源的整合與合作。大學(xué)院辦通過與外部機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)資源的共享與優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，提升辦學(xué)水平。高校通過與企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)及其他高校的合作，可獲取資金、設(shè)備、人才等多方面的支持。高校通過與企業(yè)建立產(chǎn)學(xué)研合作關(guān)系，既能為學(xué)生提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，又能獲得企業(yè)在技術(shù)研發(fā)和項(xiàng)目實(shí)施上的支持。此外，學(xué)術(shù)交流與合作能提升教師的科研能力，促進(jìn)學(xué)科間的交叉與融合，為學(xué)校培養(yǎng)更多高素質(zhì)的人才提供保障。

2.3 形象塑造與影響力提升

對(duì)外聯(lián)絡(luò)對(duì)于大學(xué)的形象塑造與社會(huì)影響力的提升也起著至關(guān)重要的作用。良好的對(duì)外聯(lián)絡(luò)可以幫助高校建立積極的社會(huì)形象，提升品牌價(jià)值。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的高等教育市場(chǎng)中，大學(xué)的知名度和美譽(yù)度對(duì)其招生和發(fā)展有著直接影響。通過積極參與社會(huì)服務(wù)、行業(yè)交流和學(xué)術(shù)活動(dòng)，高校能展示其社會(huì)責(zé)任感和學(xué)術(shù)實(shí)力，增強(qiáng)社會(huì)影響力。此外，院辦通過對(duì)外聯(lián)絡(luò)所建立的合作網(wǎng)絡(luò)，能夠提升學(xué)校的影響力，吸引更多科研項(xiàng)目和資金支持，形成良性循環(huán)。

2.4 政策與法律事務(wù)的支持

在高校管理中，政策與法律事務(wù)的支持是對(duì)外聯(lián)絡(luò)不可或缺的組成部分。通過與政府部門的溝通，大學(xué)院辦能及時(shí)獲取與教育相關(guān)的政策信息，為學(xué)校的發(fā)展提供政策依據(jù)。此外，院辦在對(duì)外聯(lián)絡(luò)中應(yīng)建立與專業(yè)法律機(jī)構(gòu)的合作，確保學(xué)校的合法權(quán)益得到有效維護(hù)，幫助高校在合規(guī)的框架下運(yùn)營(yíng)，為學(xué)校的發(fā)展提供法律保障。

總之，對(duì)外聯(lián)絡(luò)在大學(xué)院辦管理中發(fā)揮著多方面的作用，共同推動(dòng)高校的持續(xù)發(fā)展與管理效率的提升。

3 當(dāng)前對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作中存在的問題

3.1 溝通不暢

溝通不暢是對(duì)外聯(lián)絡(luò)中最常見的問題之一。信息傳遞效率低下，常導(dǎo)致各方之間的誤解與沖突。由于對(duì)外聯(lián)絡(luò)涉及多個(gè)部門和外部機(jī)構(gòu)，信息的流動(dòng)往往受到不同溝通方式和渠道的影響。若溝通機(jī)制不完善，信息在傳遞過程中可能出現(xiàn)滯后或失真，導(dǎo)致管理人員在作出決策時(shí)缺乏準(zhǔn)確的依據(jù)。此外，溝通的語言和方式不統(tǒng)一，尤其涉及專業(yè)術(shù)語，可能引發(fā)誤解，造成矛盾和沖突。

3.2 資源配置不均

對(duì)外聯(lián)絡(luò)中存在的一大難題主要為資源配置不均。在大學(xué)院辦內(nèi)部，各部門對(duì)資源的需求和期望不同，往往導(dǎo)致資源的爭(zhēng)奪與不平衡。一些重要部門可能由于其特殊性而獲得更多的資源支持，而其他部門則可能面臨資源短缺的困境。這種不均衡不僅影響了各部門的工作效率，也可能導(dǎo)致內(nèi)部矛盾的加劇。長(zhǎng)此以往，部門間的合作意愿會(huì)降低，影響到學(xué)校整體的管理與發(fā)展。此外，外部合作資源的獲取也可能因部門間的競(jìng)爭(zhēng)而受到制約，使得整體資源的整合與利用效果大打折扣。

3.3 缺乏系統(tǒng)性與計(jì)劃性

缺乏系統(tǒng)性與計(jì)劃性也是對(duì)外聯(lián)絡(luò)中存在的顯著問題。許多高校在開展對(duì)外聯(lián)絡(luò)時(shí)，往往是臨時(shí)性、碎片化的，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃與系統(tǒng)的策略。這種缺乏系統(tǒng)性的做法使得對(duì)外聯(lián)絡(luò)的效果不明顯，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。例如，一些學(xué)校在進(jìn)行國(guó)際合作時(shí)，缺乏對(duì)目標(biāo)院校的系統(tǒng)調(diào)研和選擇，導(dǎo)致合作項(xiàng)目的實(shí)際效益不佳，高校在外部環(huán)境中的定位模糊，難以形成穩(wěn)定的合作關(guān)系。

4 提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作效能的對(duì)策

4.1 明確職責(zé)定位，完善體制機(jī)制

為有效提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作的效能，院辦須明確職責(zé)定位，建立科學(xué)合理的工作制度。具體來說，院辦應(yīng)制定系統(tǒng)化的對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作制度，明確各級(jí)人員的職責(zé)與任務(wù)，使每個(gè)參與者都能清楚自己的角色與工作目標(biāo)。除工作制度外，還應(yīng)建立對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作監(jiān)督檢查機(jī)制。一方面，院辦通過定期的工作評(píng)估與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作中存在的問題，確保對(duì)外聯(lián)絡(luò)的順利開展。該機(jī)制應(yīng)涵蓋對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作計(jì)劃的執(zhí)行、目標(biāo)的達(dá)成和資源的使用等，并建立相應(yīng)的反饋渠道，以收集各方意見和建議，及時(shí)調(diào)整學(xué)院外部合作的策略。另一方面，借助數(shù)據(jù)分析與績(jī)效評(píng)估，院辦能更加科學(xué)地評(píng)估對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作的成效，進(jìn)而為今后的決策提供依據(jù)。通過明確職責(zé)與建立監(jiān)督機(jī)制，大學(xué)院辦的對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作將更加規(guī)范、高效，進(jìn)而為學(xué)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

4.2 加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)工作培訓(xùn)，提升服務(wù)意識(shí)

為提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作的效能，院辦應(yīng)著重加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作人員的培訓(xùn)。例如，組建對(duì)外聯(lián)絡(luò)人員工作坊，邀請(qǐng)行業(yè)專家舉辦講座，拓寬工作人員的知識(shí)視野，幫助其掌握對(duì)外溝通的要領(lǐng)，包括公文寫作、禮儀規(guī)范、如何有效利用社交媒體進(jìn)行宣傳等。通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)能力和溝通技巧，提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)的整體水平。

提升服務(wù)意識(shí)對(duì)于對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作至關(guān)重要。院辦應(yīng)通過多種方式增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)其以人為本的服務(wù)理念，增進(jìn)外部機(jī)構(gòu)對(duì)院辦的信任與支持，為學(xué)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

4.3 借助信息技術(shù)，提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)效率

現(xiàn)代信息技術(shù)已成為提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)效率的重要手段。大學(xué)院辦應(yīng)積極應(yīng)用社交媒體、視頻會(huì)議、在線協(xié)作平臺(tái)等，提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)的效率和便捷性。例如，通過建立官方網(wǎng)站、社交媒體賬號(hào)等渠道，及時(shí)發(fā)布院校的最新動(dòng)態(tài)，擴(kuò)大對(duì)外聯(lián)絡(luò)的覆蓋面與影響力，吸引潛在合作伙伴的關(guān)注。

4.4 構(gòu)建外部關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，推動(dòng)跨部門合作

構(gòu)建穩(wěn)固的外部關(guān)系網(wǎng)絡(luò)是提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作效能的重要舉措。院辦應(yīng)積極與政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、企業(yè)、其他高校、研究機(jī)構(gòu)等開展多方合作，打造穩(wěn)固的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息共享與資源整合，為學(xué)院的發(fā)展提供更多機(jī)會(huì)與支持。通過參加各種行業(yè)會(huì)議、論壇和展覽，院辦人員可拓展人脈資源，形成良好的互動(dòng)關(guān)系。此外，還可定期舉辦校友活動(dòng)、合作研討會(huì)，增強(qiáng)與外部合作伙伴的溝通與交流。

推動(dòng)跨部門合作也是提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作效能的關(guān)鍵。院辦可鼓勵(lì)各個(gè)院系和部門積極參與對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，形成工作協(xié)同局面。具體來說，學(xué)院可建立跨部門工作小組，匯聚各方的資源與智慧，更高效地應(yīng)對(duì)外部合作帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇；定期召開跨部門會(huì)議，分享對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作的經(jīng)驗(yàn)與成果，促進(jìn)信息的互通與共享，進(jìn)一步增強(qiáng)各部門之間的合作意識(shí)與協(xié)調(diào)能力。這種跨部門的聯(lián)動(dòng)合作，不僅提高了對(duì)外聯(lián)絡(luò)的效率，也為學(xué)院的整體發(fā)展創(chuàng)造了更多的機(jī)會(huì)。

5 結(jié)語

在當(dāng)今高等教育日益國(guó)際化和多元化的背景下，對(duì)外聯(lián)絡(luò)在大學(xué)院辦管理中扮演著至關(guān)重要的角色。本文從對(duì)外聯(lián)絡(luò)的概念與內(nèi)涵出發(fā)，詳細(xì)闡述了對(duì)外聯(lián)絡(luò)在大學(xué)院辦管理中的作用、對(duì)外聯(lián)絡(luò)中存在的問題，并就如何提升對(duì)外聯(lián)絡(luò)效能給出了對(duì)策建議。對(duì)外聯(lián)絡(luò)是推動(dòng)高等教育質(zhì)量提升與國(guó)際化進(jìn)程的重要保障。高校應(yīng)通過不斷探索與實(shí)踐，在對(duì)外聯(lián)絡(luò)中構(gòu)建更為開放、有效的合作平臺(tái)，增強(qiáng)自身在全球高等教育領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)力。

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