事業(yè)單位人事檔案管理體系的優(yōu)化與創(chuàng)新路徑研究

摘 要：事業(yè)單位人事檔案是反映單位人員情況的基礎(chǔ)性文件，對于單位人事管理具有重要意義。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。文章從必要性、原則與目標(biāo)、信息化管理策略以及創(chuàng)新路徑四個方面對事業(yè)單位人事檔案管理體系展開深入分析與探討。研究結(jié)果表明，推動事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新，有利于提高人事管理水平，增強(qiáng)單位凝聚力，為事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展提供堅實的人力資源保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；優(yōu)化；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

事業(yè)單位是我國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要組成部分，在教育、科研、衛(wèi)生和文化等領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用。事業(yè)單位人事檔案是反映單位人員情況的基礎(chǔ)性文件，對于單位人事管理具有重要意義。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何在新形勢下推動事業(yè)單位人事檔案管理體系的優(yōu)化與創(chuàng)新，成為相關(guān)領(lǐng)域亟待解決的重要問題。

一 、事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化的必要性

1.事業(yè)單位人事管理的基礎(chǔ)性

事業(yè)單位人事管理是保障單位高效運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而人事檔案作為這一管理的基礎(chǔ)性文件，其重要性不言而喻。人事檔案翔實地記錄了員工的全職業(yè)生涯信息，從入職初期的基本資料到工作過程中的每一次變動、培訓(xùn)經(jīng)歷、績效評價以及獎懲記錄，直至退休，形成了個人職業(yè)發(fā)展的完整軌跡。這份寶貴的資料不僅為單位提供了全面、客觀的人員信息支持，還是制定人事政策、實施人才戰(zhàn)略以及優(yōu)化人力資源配置的重要依據(jù)。因此，確保人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，對于建立健全人事管理制度、提升管理效率、激發(fā)人才潛能和推動事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展具有不可估量的價值。加強(qiáng)人事檔案管理，是每一個事業(yè)單位不可忽視的重要職責(zé)。

2.促進(jìn)事業(yè)單位治理體系和治理能力現(xiàn)代化

事業(yè)單位在推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的進(jìn)程中扮演著重要角色，人事檔案管理作為其核心管理環(huán)節(jié)之一，其優(yōu)化與創(chuàng)新顯得尤為關(guān)鍵。通過提高人事檔案管理水平，不僅可以完善事業(yè)單位內(nèi)部的人事管理機(jī)制，實現(xiàn)人才資源的合理配置與高效利用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供強(qiáng)大的人才支撐和智力保障，還能夠通過創(chuàng)新管理模式，積極擁抱信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)和云計算等，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，不僅有助于事業(yè)單位自身管理水平的飛躍，還能以更加透明、高效的管理姿態(tài)回應(yīng)社會期待，增強(qiáng)公眾對事業(yè)單位的信任與滿意度，進(jìn)而推動事業(yè)單位治理體系和治理能力向現(xiàn)代化目標(biāo)穩(wěn)步邁進(jìn)。

3.維護(hù)事業(yè)單位員工合法權(quán)益

事業(yè)單位員工的合法權(quán)益是其全身心投入工作的基石，而人事檔案管理則是維護(hù)這一權(quán)益的堅實后盾。一個健全、規(guī)范的人事檔案體系，能夠詳盡地記錄員工的薪酬、福利和培訓(xùn)經(jīng)歷等關(guān)鍵信息，確保員工的各項權(quán)益得到準(zhǔn)確無誤的記錄與保障。此外，它還能為人事管理活動的公正性與透明度提供有力支撐，無論是員工的晉升機(jī)制、工作權(quán)益保護(hù)，還是申訴渠道的暢通，都離不開完善的人事檔案的支撐，不僅能有效增強(qiáng)員工的歸屬感與工作熱情，還能為事業(yè)單位營造一個和諧、穩(wěn)定和積極向上的工作氛圍，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化的原則及目標(biāo)

1.優(yōu)化原則

在優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的過程中，法治原則是基石，要求管理活動必須在法律法規(guī)的框架內(nèi)運(yùn)行，確保每一項決策和操作都合法合規(guī)，從而有效維護(hù)員工的合法權(quán)益，為人事管理的公正性和權(quán)威性提供法律保障。

科學(xué)性原則強(qiáng)調(diào)管理的現(xiàn)代化與精細(xì)化，倡導(dǎo)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如大數(shù)據(jù)分析、人工智能等，對人事檔案高效、精準(zhǔn)地管理，以此提高管理效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，使人事檔案管理更加符合時代發(fā)展的要求。

系統(tǒng)性原則要求人事檔案管理不能孤立存在，而應(yīng)與單位整體人事管理體系深度融合，與其他管理系統(tǒng)，如薪酬管理、績效管理等協(xié)調(diào)聯(lián)動，形成一個系統(tǒng)化、協(xié)同化的管理網(wǎng)絡(luò)，確保人事信息的準(zhǔn)確性和一致性，為單位的決策提供全面、可靠的數(shù)據(jù)支持。同時，安全性原則至關(guān)重要，它要求建立健全安全保護(hù)機(jī)制，采用先進(jìn)的加密技術(shù)、訪問控制等手段，確保人事檔案信息的機(jī)密性、完整性和可靠性，防止信息被泄露或被非法利用。

服務(wù)導(dǎo)向原則應(yīng)貫穿人事檔案管理的始終，以滿足單位和員工的實際需求為出發(fā)點和落腳點，不斷優(yōu)化管理流程，提升服務(wù)質(zhì)量，使人事檔案管理真正成為推動單位發(fā)展、保障員工權(quán)益的有力支撐。

2.優(yōu)化目標(biāo)

優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理，首要任務(wù)是建立健全的法規(guī)制度體系，明確各級管理職責(zé)和具體工作流程，以此提升管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化水平，為人事檔案管理的長效機(jī)制奠定堅實基礎(chǔ)。同時，要著力提高信息化水平，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，推動人事檔案的全流程電子化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速檢索與智能分析，大幅提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，讓檔案管理更加便捷高效。

在信息安全方面，必須提高人事檔案的安全保障能力，完善安全保護(hù)機(jī)制，采用先進(jìn)的加密技術(shù)和嚴(yán)格的訪問控制，確保檔案信息的機(jī)密性、完整性和可靠性，切實維護(hù)員工的合法權(quán)益。此外，優(yōu)化服務(wù)模式也至關(guān)重要，通過創(chuàng)新服務(wù)方式，提高管理的透明度和服務(wù)的便捷性，更好地滿足單位和員工的多樣化需求，增強(qiáng)服務(wù)的滿意度和認(rèn)可度。還要促進(jìn)人事檔案管理與單位發(fā)展的深度融合，將其與人才戰(zhàn)略、績效管理以及培訓(xùn)發(fā)展等人事管理工作緊密結(jié)合，形成協(xié)同效應(yīng)，為單位的發(fā)展提供全面、精準(zhǔn)的人才數(shù)據(jù)支持，助力單位實現(xiàn)更高質(zhì)量的發(fā)展。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略

1.建立人事檔案數(shù)字化管理平臺

事業(yè)單位在推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，建立人事檔案數(shù)字化管理平臺是至關(guān)重要的一步，該平臺依托先進(jìn)的信息技術(shù)，旨在實現(xiàn)人事檔案的全流程電子化管理，從而大幅提高管理效率與服務(wù)質(zhì)量。具體而言，平臺的建設(shè)需從多個維度入手。一方面，要著手建立統(tǒng)一的人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過采用高效的掃描技術(shù)、光盤存儲等手段，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲，不僅能夠有效節(jié)省物理空間，還能大幅提高檔案的檢索效率，為后續(xù)的管理活動提供便利；另一方面，需開發(fā)一套功能完備的人事檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具備人員基本信息錄入、工作變動記錄、培訓(xùn)考核情況及獎懲信息等各類數(shù)據(jù)的錄入、查詢以及統(tǒng)計功能，以滿足日常管理的多樣化需求。同時，系統(tǒng)還應(yīng)注重用戶體驗，提供簡潔直觀的操作界面，降低使用門檻，確保管理人員能夠輕松上手。此外，構(gòu)建人事檔案信息共享平臺也是不可或缺的一環(huán)。通過該平臺，可以實現(xiàn)信息的動態(tài)更新和部門間的高效協(xié)同，打破信息孤島，促進(jìn)人事管理資源的優(yōu)化配置。各相關(guān)部門能夠?qū)崟r獲取所需的人事檔案信息，為決策提供更加全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而推動事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2.推進(jìn)人事檔案智能化管理

事業(yè)單位在推進(jìn)人事檔案智能化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)積極擁抱大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)，以科技賦能人事管理，實現(xiàn)管理效率與質(zhì)量的雙重飛躍。通過引入人臉識別、指紋識別等生物特征識別技術(shù)，可以顯著提升人事檔案獲取的安全性和便捷性，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問敏感信息，有效防范信息被泄露的風(fēng)險。同時，數(shù)據(jù)挖掘和知識圖譜技術(shù)的應(yīng)用，能夠深入挖掘人事檔案中的隱藏價值。通過對海量數(shù)據(jù)的分析，可以揭示員工職業(yè)發(fā)展的規(guī)律、人才流動的趨勢等關(guān)鍵信息，為單位的人才管理提供科學(xué)依據(jù)和決策支持，助力單位構(gòu)建更加合理、高效的人才隊伍。

自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)的引入，將大幅提高人事檔案信息的智能化分析、檢索和推薦能力。系統(tǒng)能夠自動理解檔案中的文本信息，快速響應(yīng)查詢需求，甚至主動推薦相關(guān)信息，使管理人員能夠更輕松地掌握員工情況，提高管理效率。這些智能化技術(shù)的應(yīng)用，不僅簡化了管理流程，還提升了管理的精準(zhǔn)度和響應(yīng)速度，為事業(yè)單位的人事管理注入了新的活力。

3.加強(qiáng)人事檔案安全防護(hù)措施

事業(yè)單位的人事檔案安全至關(guān)重要。要建立健全安全保護(hù)機(jī)制，保障檔案信息機(jī)密、完整且可靠。完善數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制是檔案信息安全存儲和及時恢復(fù)的關(guān)鍵。同時，構(gòu)建訪問控制、加密存儲和審計追蹤等措施，能有效防范非法訪問、數(shù)據(jù)被泄露等安全風(fēng)險，為檔案安全筑牢防線。此外，必須加強(qiáng)安全意識教育。通過規(guī)范員工操作行為，特別是增強(qiáng)人事檔案管理人員的安全防護(hù)意識和能力，讓每一個涉及檔案管理環(huán)節(jié)的人員都成為檔案安全的守護(hù)者。從機(jī)制建立到措施實施，再到人員意識提升，多維度地保障人事檔案安全，避免因安全問題對單位和職工的利益造成損害。

4.提高人事檔案信息服務(wù)能力

事業(yè)單位的人事檔案工作需要著重提高信息服務(wù)能力。以用戶為中心是關(guān)鍵，持續(xù)優(yōu)化服務(wù)模式意義重大。利用移動互聯(lián)網(wǎng)和云計算技術(shù)，能賦予員工便捷、高效的自助服務(wù)體驗，他們可以隨時隨地獲取所需信息。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用，能為單位人才規(guī)劃和績效管理等工作助力，基于檔案數(shù)據(jù)的深度分析，可輸出有價值的數(shù)據(jù)支撐和決策建議。建立人事檔案查詢、證明開具等一站式服務(wù)窗口，能夠大幅提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，不僅可以滿足單位內(nèi)部管理需求，還能回應(yīng)員工個人的訴求，全方位地滿足各方利益相關(guān)者的多樣化需求，讓人事檔案信息服務(wù)真正成為推動事業(yè)單位發(fā)展的有力支撐。

四、事業(yè)單位人事檔案管理體系的創(chuàng)新路徑

1.完善人事檔案管理制度體系

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，完善管理制度體系是重中之重。建立健全法規(guī)制度體系，明確管理目標(biāo)、職責(zé)分工和工作流程，為管理工作筑牢制度之基。依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合單位實際來制定或修訂內(nèi)部規(guī)章制度，如《人事檔案管理辦法》《人事檔案信息安全管理制度》等，是規(guī)范管理的有效手段。它們能讓檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)有章可循，確保檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。還要建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，定期評估制度執(zhí)行情況。這一舉措可以及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題和不足，從而不斷優(yōu)化完善制度體系，保障人事檔案管理制度的有效落實，使人事檔案管理工作持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。

2.構(gòu)建人事檔案管理協(xié)同機(jī)制

事業(yè)單位構(gòu)建人事檔案管理協(xié)同機(jī)制至關(guān)重要。在現(xiàn)代管理環(huán)境下，這一協(xié)同機(jī)制是提升單位整體效能的關(guān)鍵所在。對于相關(guān)部門的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制而言，人事部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門和組織人事部門等多方聯(lián)動，形成了一個有機(jī)的整體。通過信息共享打破部門壁壘，在業(yè)務(wù)上協(xié)同配合，不僅可以有效防止員工信息被不當(dāng)使用，還能確保員工在公平公正的環(huán)境中工作，權(quán)益得到充分保障，同時也讓人事管理過程清晰可查，彰顯公開透明的原則。將人事檔案管理與人才戰(zhàn)略、績效考核和培訓(xùn)發(fā)展等工作緊密相連，能讓單位的發(fā)展更具科學(xué)性。人事檔案就像一座資源寶庫，為人才戰(zhàn)略規(guī)劃精準(zhǔn)定位提供依據(jù)，為績效考核衡量工作成果提供參考，為培訓(xùn)發(fā)展確定方向，從而全方位地助力單位高質(zhì)量發(fā)展。

3.培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才

在事業(yè)單位，建立完善的人事檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。加強(qiáng)理論培訓(xùn)是重要一環(huán)，通過深入學(xué)習(xí)法律法規(guī)和相關(guān)制度，能保證檔案管理合法合規(guī)，掌握信息技術(shù)可以推動檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，熟悉業(yè)務(wù)流程能提高工作效率，讓管理人員在知識層面武裝自己，為實踐奠定扎實基礎(chǔ)。 注重實踐鍛煉同樣不可或缺，應(yīng)鼓勵管理人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作，使其將理論與實際緊密結(jié)合，在實操中提高應(yīng)對復(fù)雜問題的能力，更好地適應(yīng)檔案管理工作的新要求。此外，健全的績效考核和職業(yè)發(fā)展通道猶如磁石。合理的考核機(jī)制能夠激發(fā)管理人員的積極性，明確的職業(yè)發(fā)展路徑則為他們提供上升空間，吸引并留住優(yōu)秀人才，保障人事檔案管理工作持續(xù)、高效地開展。

4.推動人事檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

在事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，創(chuàng)新人事檔案管理服務(wù)方式是滿足員工需求、提高管理水平的重要舉措。隨著科技發(fā)展，利用移動互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)是大勢所趨。通過打造手機(jī)App查詢檔案、在線申請證明等功能，為員工開啟了個性化和便捷化的自助服務(wù)之門，讓員工能夠隨時隨地獲取檔案信息。同時，積極了解員工在檔案方面的需求，為其提供有針對性的咨詢指導(dǎo)，無論是檔案查詢遇到阻礙，還是需要補(bǔ)充檔案內(nèi)容，都能及時得到幫助，切實解決實際困難。此外，服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制不可或缺。通過這一機(jī)制持續(xù)優(yōu)化服務(wù)流程和方式，如同不斷打磨的寶劍，日益鋒利，將有效提升員工的服務(wù)滿意度，增強(qiáng)員工對單位的歸屬感，使人事檔案管理服務(wù)成為單位發(fā)展的有力助推器。

五、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理是單位人事管理的基礎(chǔ)性工作，對于提高人事管理水平、維護(hù)員工合法權(quán)益以及促進(jìn)單位發(fā)展具有重要意義。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位應(yīng)以創(chuàng)新驅(qū)動為導(dǎo)向，堅持科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理理念，不斷優(yōu)化人事檔案管理體系。通過完善管理制度、強(qiáng)化信息化建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)人才以及創(chuàng)新服務(wù)模式等措施，推動事業(yè)單位人事檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展，為事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。

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作者單位：萊陽市消費者投訴中心

作者簡介：王宏鵬（1989—），男，漢族，山東萊陽人，本科，館員，研究方向：檔案管理。