試析影響公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的因素及對策

摘 要：公立醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、患者信息安全及醫(yī)院決策的科學(xué)性。然而，當(dāng)前公立醫(yī)院檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)，如技術(shù)落后、制度不健全及人員素質(zhì)較低等，嚴(yán)重制約了檔案管理質(zhì)量的提升。文章深入分析了影響公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的多種因素，并據(jù)此提出提升檔案管理質(zhì)量的有效策略，旨在為公立醫(yī)院檔案管理提供改進(jìn)方向和實踐指導(dǎo)，以促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、信息化和高效化管理。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；檔案管理質(zhì)量；影響因素；有效對策

中圖分類號： G271；R197 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高質(zhì)量的檔案管理是醫(yī)療體系不可或缺的基石，不僅能夠維護(hù)患者信息的完整性、準(zhǔn)確性與可追溯性，還能夠為臨床決策提供堅實的數(shù)據(jù)支撐，有利于醫(yī)師精準(zhǔn)施治。此外，在面對醫(yī)療糾紛時，檔案信息能夠為公正裁決提供重要依據(jù)，保障醫(yī)患雙方的合法權(quán)益，構(gòu)建和諧的醫(yī)療環(huán)境。

一、影響公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的因素

1.技術(shù)因素

在當(dāng)今數(shù)字化時代，技術(shù)在公立醫(yī)院檔案管理中扮演至關(guān)重要的角色，其發(fā)展水平直接影響檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，技術(shù)落后成為制約檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵因素之一。

一方面，有些公立醫(yī)院仍過度依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。紙質(zhì)檔案管理不僅耗時費力，效率低下，還在檔案的存儲、檢索和利用等環(huán)節(jié)存在諸多不便和風(fēng)險。紙質(zhì)檔案易受潮、蟲蛀以及火災(zāi)等自然因素的破壞，也容易因人為失誤而導(dǎo)致檔案遺失或損壞，難以保證醫(yī)療信息的完整性和準(zhǔn)確性；另一方面，雖然有些醫(yī)院已經(jīng)意識到數(shù)字化檔案管理的重要性，并嘗試引入相應(yīng)的管理系統(tǒng)，但在實際操作中仍面臨諸多挑戰(zhàn)。由于系統(tǒng)之間的不兼容問題，往往會導(dǎo)致嚴(yán)重的信息孤島現(xiàn)象，使得不同部門之間的信息共享變得困難重重。同時，有些數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作界面復(fù)雜，對檔案管理人員的技術(shù)要求較高，也極大地增加了學(xué)習(xí)和使用的難度。此外，有些醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施不足，容易造成醫(yī)療信息被泄露的風(fēng)險，嚴(yán)重威脅患者隱私和醫(yī)院的安全運營。

2.制度因素

在公立醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，制度因素是影響管理效果與質(zhì)量的另一關(guān)鍵因素。制度不健全不僅會導(dǎo)致檔案管理工作混亂無序，還可能引發(fā)一系列嚴(yán)重的后果。

一方面，醫(yī)院檔案管理缺乏一套完整和科學(xué)的制度體系。有些醫(yī)院檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，編碼規(guī)則混亂，使得檔案在存儲和檢索過程中極易出現(xiàn)混淆和錯誤，同時借閱、歸還等流程缺乏明確的規(guī)范和指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案流轉(zhuǎn)不暢，甚至出現(xiàn)檔案被長期占用和無法及時歸還的情況；另一方面，檔案保密和安全措施的不到位，使得醫(yī)院檔案面臨嚴(yán)重的安全威脅。有些醫(yī)院缺乏嚴(yán)格的檔案保密制度，可能會導(dǎo)致敏感醫(yī)療信息被泄露，給醫(yī)院和患者帶來不可估量的損失，有些醫(yī)院檔案存儲環(huán)境的安全性不足，如防火、防水或防盜等措施不到位，也可能導(dǎo)致檔案的物理性損壞或遺失。

3.人員因素

在公立醫(yī)院檔案管理的諸多影響因素中，人員因素?zé)o疑是最為關(guān)鍵的主觀因素之一。檔案管理人員的素質(zhì)直接決定檔案管理的質(zhì)量和效率。

首先，有些醫(yī)院檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)知識和技能。有些檔案管理人員可能對檔案管理的理論體系、方法技巧以及最新的技術(shù)趨勢了解不足，導(dǎo)致在實際工作中難以應(yīng)對復(fù)雜多變的管理任務(wù)，這種專業(yè)知識的匱乏不僅限制檔案管理水平的提高，還可能影響醫(yī)院整體運營的效率。

其次，有些檔案管理人員對新技術(shù)、新方法的接受度低。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理也迎來了數(shù)字化、智能化的轉(zhuǎn)型期，但是有些檔案管理人員由于年齡、習(xí)慣或認(rèn)知上的原因，對新技術(shù)的接受程度較低，甚至存在抵觸情緒，這種保守的心態(tài)不僅阻礙檔案管理技術(shù)的革新，還會限制檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

最后，檔案管理人員流動性大和責(zé)任心不強。檔案管理需要一定的連續(xù)性和穩(wěn)定性，而人員的頻繁流動會破壞這種連續(xù)性，導(dǎo)致檔案管理工作的中斷和混亂。同時，有些檔案管理人員責(zé)任心不強，對檔案管理工作不夠重視，缺乏敬業(yè)精神和責(zé)任心，也使得檔案管理質(zhì)量難以得到保障。

4.前端控制因素

在公立醫(yī)院的檔案管理流程中，前端文件形成環(huán)節(jié)的質(zhì)量問題是一個不容忽視的隱患，該環(huán)節(jié)的質(zhì)量直接決定后續(xù)檔案管理的順暢與否以及檔案本身的價值和可用性。

一方面，文件內(nèi)容的質(zhì)量問題是前端控制的首要挑戰(zhàn)。醫(yī)院制發(fā)的文件應(yīng)當(dāng)清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)其意圖和內(nèi)容，并確保管理活動的記錄完整無缺。然而，在實際操作中，往往會出現(xiàn)文件內(nèi)容模糊不清、表達(dá)意圖不明確及關(guān)鍵信息遺露等問題，不僅導(dǎo)致文件本身的可讀性和可用性降低，還會使得檔案在后續(xù)的管理和利用過程中失去其應(yīng)有的憑證、查考和依據(jù)功能，影響醫(yī)院的正常運營和決策支持；另一方面，文種使用不當(dāng)和體式不規(guī)范也是前端控制的常見問題。醫(yī)院文件種類繁多，包括通知、報告和決定等，每個文種都有其特定的使用場合和格式要求。然而，在實際操作中，有些工作人員可能會因為對使用規(guī)則不熟悉或忽視體式規(guī)范的重要性，而導(dǎo)致文種混用、格式錯誤等問題，不僅會影響文件的整體美觀性和專業(yè)性，還會給檔案的整理和分類工作帶來困難，降低檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、提升公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效策略

1.加強技術(shù)投入與升級，推動檔案管理現(xiàn)代化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，公立醫(yī)院為了提高檔案管理效率，確保檔案信息的完整性、安全性和可訪問性，加強技術(shù)投入與升級成為關(guān)鍵舉措。

首先，公立醫(yī)院應(yīng)引入先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠徹底改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，實現(xiàn)檔案信息的電子化、網(wǎng)絡(luò)化存儲和檢索。醫(yī)院通過數(shù)字化手段，可以輕松實現(xiàn)檔案的快速錄入、分類、檢索和共享，大幅提高檔案管理的工作效率。同時，電子化存儲還能夠有效防止檔案丟失或損壞等風(fēng)險，確保檔案信息的長期保存和完整性。

其次，公立醫(yī)院應(yīng)加強系統(tǒng)維護(hù)和升級。公立醫(yī)院應(yīng)建立完善的系統(tǒng)維護(hù)機(jī)制，定期對檔案管理系統(tǒng)展開巡檢、修復(fù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)始終保持良好的運行狀態(tài)。此外，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院還需及時升級檔案管理系統(tǒng)，引入新技術(shù)和新功能，以滿足日益增長的檔案管理需求。

最后，公立醫(yī)院應(yīng)充分利用云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)。云計算技術(shù)可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程備份、容災(zāi)和快速恢復(fù)，為醫(yī)院檔案管理提供更為可靠的數(shù)據(jù)安全保障。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以深度挖掘和分析海量檔案數(shù)據(jù)，為醫(yī)院決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。通過利用云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)等智能化手段，醫(yī)院可以更加高效地管理檔案資源，提高檔案管理的整體水平。

2.完善檔案管理制度，構(gòu)建高效的檔案管理體系

為了進(jìn)一步提升公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，高效、規(guī)范地開展檔案管理工作，公立醫(yī)院應(yīng)不斷完善檔案管理制度，構(gòu)建完善的檔案管理體系。

首先，公立醫(yī)院應(yīng)建立健全檔案管理制度體系。醫(yī)院應(yīng)從頂層設(shè)計出發(fā)，制定一套全面、系統(tǒng)和科學(xué)的檔案管理制度，明確檔案管理的目標(biāo)、原則和職責(zé)分工等內(nèi)容。同時，公立醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身檔案管理實際的情況，制定檔案全生命周期的管理流程，該流程應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、分類、編碼、存儲、借閱、歸還、鑒定以及銷毀等環(huán)節(jié)，確保每個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。

其次，公立醫(yī)院應(yīng)明確檔案分類與編碼規(guī)則。合理的分類有助于實現(xiàn)檔案的快速檢索與利用，而統(tǒng)一的編碼則能確保檔案的唯一性和可追溯性。為此，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點和檔案管理需求，制定科學(xué)、合理的分類方案和編碼規(guī)則，并嚴(yán)格執(zhí)行，避免檔案信息出現(xiàn)混亂或重復(fù)等問題。

最后，公立醫(yī)院應(yīng)加強檔案保密與安全。在醫(yī)院檔案中往往包含大量敏感信息，如患者隱私、醫(yī)療技術(shù)秘密等，一旦被泄露可能引發(fā)嚴(yán)重后果。因此，醫(yī)院必須建立完善的檔案保密制度，明確保密等級和保密要求，加強對檔案管理人員的保密教育和管理，同時應(yīng)采取物理隔離、數(shù)據(jù)加密及訪問控制等多種技術(shù)手段，確保檔案信息的物理安全和信息安全。

3.提升人員的素質(zhì)與能力，打造專業(yè)高效的管理團(tuán)隊

提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力是一個系統(tǒng)工程，為此，需要醫(yī)院從以下幾方面入手，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化及專業(yè)化發(fā)展。

首先，公立醫(yī)院應(yīng)加強專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。醫(yī)院應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的最新政策法規(guī)、信息技術(shù)、保密安全知識以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，檔案管理人員通過系統(tǒng)的培訓(xùn)，能夠掌握最新的管理理念和技術(shù)手段，同時應(yīng)鼓勵其積極參加繼續(xù)教育，如攻讀相關(guān)專業(yè)學(xué)位、參加專業(yè)認(rèn)證考試等，以進(jìn)一步提升其專業(yè)素養(yǎng)。

其次，公立醫(yī)院應(yīng)鼓勵檔案管理人員自學(xué)新知識、新技術(shù)。醫(yī)院應(yīng)建立學(xué)習(xí)型組織文化，鼓勵檔案管理人員充分利用業(yè)余時間自學(xué)，通過訂閱專業(yè)期刊、參加在線課程及加入專業(yè)社群等方式，不斷拓寬知識視野，了解行業(yè)動態(tài)。同時，還應(yīng)鼓勵檔案管理人員積極嘗試將所學(xué)新知識、新技術(shù)應(yīng)用于實際工作中，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

最后，公立醫(yī)院應(yīng)建立激勵機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)建立科學(xué)、合理的績效考核體系，將檔案管理人員的工作業(yè)績與薪酬、晉升等掛鉤，通過公正、透明的考核機(jī)制，能夠激勵檔案管理人員更加努力工作。同時，還應(yīng)設(shè)立獎勵機(jī)制，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出、做出顯著貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。此外，還可以為檔案管理人員提供更多的職業(yè)發(fā)展機(jī)會和晉升空間，讓他們看到在檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展前景和上升通道。

4.強化前端控制，從源頭保證質(zhì)量

強化前端控制在文件管理的全鏈條中占據(jù)著舉足輕重的地位，它是確保信息真實性、準(zhǔn)確性和完整性的第一道防線。因此，從文件形成的源頭抓起，實施嚴(yán)格而高效的前端控制策略，對于提高整體工作效率、維護(hù)組織信譽以及促進(jìn)信息資源的長期保存與利用具有深遠(yuǎn)意義。

首先，公立醫(yī)院應(yīng)明確文件形成的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。公立醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格界定各類文種的適用范圍和條件，確保文種使用的準(zhǔn)確無誤，避免因文種混用導(dǎo)致的理解偏差或執(zhí)行困難。同時，細(xì)化文件體式要求，如格式、排版、字體以及字號等，從而能夠確保文件外觀的統(tǒng)一性和專業(yè)性，提升文件的可讀性和權(quán)威性，也可以有效減少因人為因素導(dǎo)致的錯誤和疏漏。

其次，公立醫(yī)院應(yīng)加大文件審核和把關(guān)力度。公立醫(yī)院應(yīng)建立健全文件審核機(jī)制，明確審核責(zé)任人和審核流程，確保每份文件在正式形成前都經(jīng)過嚴(yán)格審查，審核內(nèi)容應(yīng)涵蓋文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及表述的清晰性等多個方面，通過多層次的審核把關(guān)，能夠及時發(fā)現(xiàn)并糾正文件的問題，從而能夠確保文件質(zhì)量符合檔案管理及業(yè)務(wù)開展的要求。

最后，公立醫(yī)院應(yīng)注重增強文件管理人員的責(zé)任意識。通過定期的培訓(xùn)和教育，使文件管理人員掌握最新的文件管理規(guī)定、業(yè)務(wù)知識和操作技能，提高他們的工作能力和水平，并強化責(zé)任意識教育，使文件管理人員能夠充分認(rèn)識自己工作的重要性，以高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神投入工作。

5.加強監(jiān)督與評估，推進(jìn)檔案管理優(yōu)化

加強監(jiān)督與評估是提升檔案管理工作質(zhì)量、確保規(guī)范化執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為此，公立醫(yī)院應(yīng)建立健全的檔案管理監(jiān)督與評估機(jī)制，推動醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。

一方面，公立醫(yī)院應(yīng)建立多元化的監(jiān)督體系。公立醫(yī)院應(yīng)將內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結(jié)合，將日常監(jiān)督與專項檢查相補充，能夠全面、高效地監(jiān)督檔案管理工作，保證檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。內(nèi)部監(jiān)督主要依靠醫(yī)院內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，實時監(jiān)控檔案管理工作的日常執(zhí)行情況；外部監(jiān)督則可以邀請第三方機(jī)構(gòu)或行業(yè)專家定期或不定期進(jìn)行審查，從外部視角提供專業(yè)意見和建議。

另一方面，公立醫(yī)院應(yīng)完善評估指標(biāo)和方法。公立醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身實際情況，不斷完善評估指標(biāo)，確保評估指標(biāo)能夠涵蓋檔案管理的各方面，如制度建設(shè)的完善性、操作流程的規(guī)范性、檔案資料的完整性以及利用服務(wù)的便捷性等。評估方法則可以采用定量分析與定性分析相結(jié)合的方式，通過數(shù)據(jù)收集、問卷調(diào)查和訪談交流等多種手段獲取全面信息，同時應(yīng)運用科學(xué)方法深入分析，形成客觀、準(zhǔn)確的評估報告。

三、總結(jié)

綜上所述，提升公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量是一個系統(tǒng)工程，需要從技術(shù)、制度、人員、前端控制及監(jiān)督與評估等方面入手，為此，公立醫(yī)院應(yīng)通過加強技術(shù)投入與升級、完善檔案管理制度、提升人員素質(zhì)與能力、強化前端控制及加強監(jiān)督與評估等措施，推動公立醫(yī)院檔案管理向規(guī)范化、信息化、高效化方向發(fā)展，為醫(yī)院的運營和患者服務(wù)提供更加堅實的保障。

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作者單位：菏澤市立醫(yī)院

作者簡介：程華（1979—），女，漢族，山東菏澤人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。