醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)策略研究

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作需實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和管理效率。但當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作仍存在檔案管理人員意識(shí)不足、監(jiān)督機(jī)制不完善及管理方法滯后等問(wèn)題。對(duì)此，醫(yī)院可從增強(qiáng)人員管理意識(shí)、健全監(jiān)督機(jī)制及應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)等方面入手，通過(guò)定期培訓(xùn)和考核增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位確保檔案管理規(guī)范，引入電子檔案管理系統(tǒng)和云存儲(chǔ)技術(shù)以提高管理效率和信息安全，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確性、完整性和資源優(yōu)化利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，檔案管理已成為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)和醫(yī)療服務(wù)的重要組成部分。檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化不僅直接關(guān)系到醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升，還為醫(yī)院的科學(xué)研究和管理決策提供數(shù)據(jù)支持。近年來(lái)，隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等政策文件的出臺(tái)，檔案管理在提升信息可追溯性、保障患者安全以及優(yōu)化資源利用等方面的作用愈發(fā)凸顯。然而，部分醫(yī)院在檔案管理工作中仍存在意識(shí)不足、監(jiān)督機(jī)制不完善及管理單一滯后等問(wèn)題，制約了醫(yī)院的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，也阻礙了醫(yī)療資源的整合與共享。因此，研究如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，保障信息安全和完整性，成為推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵議題。

一、醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的價(jià)值

1.提升檔案質(zhì)量，提高醫(yī)療服務(wù)水平

在醫(yī)院檔案管理中，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化具有重要的價(jià)值，直接關(guān)系到醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升。

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)和政策文件，醫(yī)院檔案管理需遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有助于減少因檔案信息不完整或錯(cuò)誤導(dǎo)致的醫(yī)療事故和糾紛，提高患者安全。

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理有助于提高信息的可追溯性和可獲取性。通過(guò)建立統(tǒng)一的檔案分類、編號(hào)和檢索等標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)務(wù)人員能夠快速、準(zhǔn)確地獲取所需的患者信息，從而提高醫(yī)療決策的效率和準(zhǔn)確性，不僅有助于優(yōu)化診療流程，還能大幅縮短患者的等待時(shí)間，提升整體醫(yī)療服務(wù)的體驗(yàn)。

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理為醫(yī)院的科研和管理決策提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。完整、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)有助于醫(yī)院進(jìn)行流行病學(xué)研究、醫(yī)療質(zhì)量分析等科學(xué)研究，同時(shí)也為醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃和管理提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。

2.保障檔案安全，維護(hù)信息的完整性

在醫(yī)院檔案管理中，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理是保障檔案安全和維護(hù)信息完整性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一方面，規(guī)范化的檔案管理能夠有效防止檔案被泄露、遺失或損壞。通過(guò)建立統(tǒng)一的檔案管理流程和安全防護(hù)措施，醫(yī)院可以更好地監(jiān)控和管理檔案的存取、傳輸和保存，減少人為和自然因素對(duì)檔案安全的威脅。措施包括檔案的分級(jí)管理、訪問(wèn)權(quán)限控制和數(shù)據(jù)備份等，確保檔案在整個(gè)生命周期中的安全性；另一方面，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理有助于維護(hù)信息的完整性。通過(guò)統(tǒng)一的記錄標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，檔案信息可在不同系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫集成和共享，避免信息孤島和數(shù)據(jù)丟失。完整的檔案信息有助于提升醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性和協(xié)作性，同時(shí)也為患者提供了準(zhǔn)確的健康記錄，支持患者做出明智的健康決策。

3.提高管理效率，優(yōu)化資源利用

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的醫(yī)院檔案管理對(duì)提高管理效率和優(yōu)化資源利用至關(guān)重要。

首先，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有助于簡(jiǎn)化檔案管理流程。通過(guò)統(tǒng)一的檔案分類、編碼和存儲(chǔ)，醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。此種高效的管理方式不僅減少了醫(yī)務(wù)人員在檔案查找和管理上的時(shí)間消耗，醫(yī)院還可以將更多的人力資源投入醫(yī)療服務(wù)的核心業(yè)務(wù)中。

其次，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理有助于降低管理成本。通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和數(shù)字化，醫(yī)院可減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間和維護(hù)成本。此外，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理支持醫(yī)院資源的有效整合和利用。通過(guò)建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，醫(yī)院可實(shí)現(xiàn)跨部門和跨機(jī)構(gòu)的檔案信息共享，提高整體協(xié)同工作效率。此種資源整合不僅有助于提高醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性和一致性，還為醫(yī)院的科研和管理決策提供了更全面的數(shù)據(jù)支持。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理人員管理意識(shí)有待提升

在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的工作中，檔案管理人員的管理意識(shí)有待提高，此問(wèn)題直接影響著檔案管理的質(zhì)量和效率。部分醫(yī)院檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案工作在實(shí)際操作中缺乏系統(tǒng)性和前瞻性。一些醫(yī)院的檔案管理仍停留在被動(dòng)記錄和保存的階段，而沒(méi)有充分意識(shí)到檔案在支持醫(yī)院決策、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量等方面的戰(zhàn)略價(jià)值。因此，認(rèn)知缺位使檔案管理僅被視為一種低優(yōu)先級(jí)的事務(wù)性工作，缺乏積極性和創(chuàng)新性。

檔案安全意識(shí)薄弱，管理措施不夠嚴(yán)密。檔案管理人員對(duì)檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)和后果缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，可能導(dǎo)致檔案被泄露、損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在部分醫(yī)院，檔案管理的權(quán)限設(shè)置和訪問(wèn)控制不夠嚴(yán)格，未能建立有效的監(jiān)督和審計(jì)機(jī)制，給檔案的安全性帶來(lái)隱患。

第三，檔案管理中的服務(wù)意識(shí)有待加強(qiáng)。檔案管理人員通常缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，未能充分發(fā)揮檔案在支持臨床工作和科研活動(dòng)中的作用，未能及時(shí)有效地利用檔案信息，使醫(yī)院在資源整合和信息共享方面存在障礙，影響檔案管理對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展的支持作用。

2.檔案管理監(jiān)督機(jī)制不完善

在醫(yī)院檔案管理中，監(jiān)督機(jī)制的不完善是當(dāng)前亟待解決的重要問(wèn)題之一。一方面，檔案管理的監(jiān)督機(jī)制缺失，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中的不規(guī)范行為難以得到有效糾正。部分醫(yī)院在檔案管理中沒(méi)有制定專門的監(jiān)督檢查制度，對(duì)檔案的保存、使用和銷毀缺乏系統(tǒng)的監(jiān)督審核流程，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中的不當(dāng)操作和違規(guī)行為難以被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正，影響檔案管理的整體質(zhì)量和安全性；另一方面，管理制度執(zhí)行力不足。雖然國(guó)家和醫(yī)院層面制定了相關(guān)的檔案管理規(guī)定和制度，但在實(shí)際執(zhí)行中通常流于形式，缺乏有效的落實(shí)措施。部分醫(yī)院的檔案管理制度缺乏可操作性，管理人員對(duì)于制度的理解和執(zhí)行存在偏差，導(dǎo)致制度無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。此外，一些醫(yī)院檔案管理中的反饋機(jī)制不健全，信息流通不暢。由于缺乏有效的反饋渠道，檔案管理中的問(wèn)題和建議難以被及時(shí)反映和處理，導(dǎo)致管理中的一些問(wèn)題長(zhǎng)期存在，未能得到有效解決。同時(shí)，檔案管理的改進(jìn)措施和效果無(wú)法得到及時(shí)評(píng)估和調(diào)整，影響了管理工作的持續(xù)優(yōu)化。

3.檔案管理方法有待更新

在醫(yī)院檔案管理工作，方法的滯后性是影響檔案管理效率和質(zhì)量的一個(gè)突出問(wèn)題。盡管醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化需求不斷增加，但當(dāng)前仍存在多方面的實(shí)際問(wèn)題，亟須更新的管理方法以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。首先，檔案管理方式仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主。部分醫(yī)院的檔案管理依賴紙質(zhì)檔案和人工操作，不僅占用大量的存儲(chǔ)空間和人力資源，還容易導(dǎo)致檔案的丟失、損壞和信息檢索困難。紙質(zhì)檔案管理方式限制了信息的共享和傳遞速度，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)高效、快速信息處理的需求；其次，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用不足。部分醫(yī)院雖然引入了電子檔案管理系統(tǒng)，但由于技術(shù)設(shè)備未及時(shí)升級(jí)、系統(tǒng)功能不完善或管理人員操作技能不足，系統(tǒng)未能充分發(fā)揮其作用。電子檔案的建立和使用不夠規(guī)范，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)錄入和管理流程，導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性得不到有效保障。此外，檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)不足。一些醫(yī)院在檔案管理中未能及時(shí)更新管理理念和方法，缺乏對(duì)先進(jìn)技術(shù)和管理模式的積極探索和引入。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的路徑探析

1.增強(qiáng)人員管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，增強(qiáng)人員管理意識(shí)和強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是重要的環(huán)節(jié)之一。通過(guò)實(shí)施定期培訓(xùn)和考核制度，可以增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)，提高其技術(shù)水平，從而推動(dòng)檔案管理工作的全面提升。

第一，定期培訓(xùn)是提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的重要性和其在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)、臨床決策及醫(yī)療服務(wù)中的戰(zhàn)略地位，使管理人員充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值和責(zé)任。此外，培訓(xùn)還應(yīng)包括標(biāo)準(zhǔn)操作流程，如分類、編碼、存儲(chǔ)和檢索等方面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，確保管理人員熟悉并能嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理規(guī)范，減少因操作不當(dāng)導(dǎo)致的錯(cuò)誤和不規(guī)范行為。

第二，最新法規(guī)和技術(shù)的學(xué)習(xí)是培訓(xùn)的組成部分。隨著信息技術(shù)和法規(guī)政策的不斷更新，檔案管理人員需及時(shí)掌握相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》，確保檔案管理符合最新的法律要求。在技術(shù)層面，培訓(xùn)應(yīng)涵蓋電子檔案管理系統(tǒng)的使用、數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)以及信息化管理工具，如EDMS、WFMS的應(yīng)用，以提高人員的信息化管理能力，推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化和智能化發(fā)展。

第三，考核制度是確保培訓(xùn)效果和員工能力提升的有效手段。通過(guò)定期考核，可以評(píng)估員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握情況和實(shí)際應(yīng)用能力?？己私Y(jié)果不僅用于員工績(jī)效評(píng)估的依據(jù)，還可幫助員工識(shí)別工作中存在的不足和需要改進(jìn)的地方，以便制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃和改進(jìn)措施。

通過(guò)定期培訓(xùn)和考核制度的實(shí)施以及明確管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位職責(zé)，醫(yī)院能夠顯著增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)，提高其管理能力，不僅有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，還能提高醫(yī)院整體管理水平和服務(wù)質(zhì)量，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

2.健全監(jiān)督機(jī)制，確保檔案管理規(guī)范

在推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中，健全監(jiān)督機(jī)制是確保檔案管理規(guī)范的重要路徑。醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位，定期檢查檔案管理的合規(guī)性和執(zhí)行情況，可以有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

一方面，設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位是健全監(jiān)督機(jī)制的核心步驟。醫(yī)院可成立檔案管理監(jiān)督小組，該小組應(yīng)具備獨(dú)立性和專業(yè)性，負(fù)責(zé)制定檔案管理的監(jiān)督計(jì)劃，并定期對(duì)醫(yī)院檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)性檢查，包括審核病歷檔案、影像資料和檢驗(yàn)報(bào)告等不同類型檔案的管理流程，確保所有環(huán)節(jié)嚴(yán)格遵循國(guó)家法規(guī)和醫(yī)院內(nèi)部的管理規(guī)范。監(jiān)督小組還應(yīng)編制詳細(xì)的檢查清單和評(píng)估指標(biāo)，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境、存取記錄和使用規(guī)范性等，以標(biāo)準(zhǔn)化的方式記錄檢查結(jié)果并進(jìn)行分析，從而建立檔案管理的規(guī)范化流程。

另一方面，建立反饋機(jī)制是健全監(jiān)督機(jī)制的關(guān)鍵。反饋機(jī)制的作用在于及時(shí)識(shí)別和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，以優(yōu)化管理流程和提高整體管理水平。醫(yī)院可設(shè)立多種反饋渠道，如在每個(gè)科室設(shè)立檔案管理意見(jiàn)箱或通過(guò)內(nèi)部信息系統(tǒng)提供線上反饋功能，便于檔案管理人員和使用者報(bào)告工作中的困難和問(wèn)題。監(jiān)督小組應(yīng)定期分析收集的反饋信息，識(shí)別普遍性和嚴(yán)重性的問(wèn)題，并組織相關(guān)部門進(jìn)行討論和解決方案的制定。例如，發(fā)現(xiàn)部分科室對(duì)病歷歸檔的時(shí)間要求不夠明確，可能導(dǎo)致病歷丟失或無(wú)法及時(shí)檢索，監(jiān)督小組可聯(lián)合相關(guān)部門制定更加明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和操作規(guī)范。通過(guò)設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位和建立多層次的反饋機(jī)制，確保了檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，推動(dòng)了醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)的順暢和服務(wù)水平的提高。

3.應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，升級(jí)檔案管理手段

在實(shí)施醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用成為升級(jí)檔案管理的關(guān)鍵手段。醫(yī)院通過(guò)引入電子檔案管理系統(tǒng)、云存儲(chǔ)和區(qū)塊鏈技術(shù)等現(xiàn)代化工具，可以顯著提高檔案管理的效率和安全性，同時(shí)有效降低管理成本。

首先，電子檔案管理系統(tǒng)（EDMS）在醫(yī)院的應(yīng)用主要體現(xiàn)在病歷、檢驗(yàn)報(bào)告和影像資料等各種檔案的數(shù)字化管理。通過(guò)EDMS，醫(yī)院可將大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于存儲(chǔ)和快速檢索。例如，醫(yī)生可通過(guò)系統(tǒng)直接訪問(wèn)患者的電子病歷，而無(wú)須查找紙質(zhì)病歷，提高了醫(yī)療決策的效率。EDMS的自動(dòng)化功能可以管理檔案的整個(gè)生命周期，包括創(chuàng)建、審核、更新和銷毀，確保檔案管理的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。此外，電子化存儲(chǔ)減少了對(duì)物理存儲(chǔ)空間的依賴，降低了相關(guān)管理成本。

其次，云存儲(chǔ)技術(shù)為醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)和共享提供了靈活性。在醫(yī)院，云存儲(chǔ)可實(shí)現(xiàn)不同科室之間的檔案數(shù)據(jù)共享，提高協(xié)作效率。例如，放射科生成的影像資料可直接上傳至云端，供其他科室醫(yī)生查看和使用，節(jié)省了資料傳輸時(shí)間。云存儲(chǔ)還通過(guò)加密和訪問(wèn)控制機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和隱私性。醫(yī)院可根據(jù)業(yè)務(wù)需求靈活調(diào)整存儲(chǔ)容量，優(yōu)化資源利用，降低硬件設(shè)備設(shè)施的投資和維護(hù)成本。

最后，區(qū)塊鏈技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性保障上。區(qū)塊鏈的分布式賬本技術(shù)可為每一份檔案操作記錄提供不可篡改的驗(yàn)證，對(duì)于需要高度安全保障的醫(yī)療檔案尤為重要。例如，患者的病歷更新記錄可通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行追蹤和驗(yàn)證，防止未經(jīng)授權(quán)的修改。此過(guò)程不僅提高了檔案數(shù)據(jù)的可信度，還增強(qiáng)了患者對(duì)醫(yī)院檔案管理的信任。數(shù)字化和自動(dòng)化手段減少了人工操作，優(yōu)化了檔案處理流程，提升信息的可獲取性和準(zhǔn)確性，從而改善了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和患者體驗(yàn)。借助現(xiàn)代技術(shù)的力量，醫(yī)院可實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，為提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和管理效率至關(guān)重要。研究通過(guò)分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的人員意識(shí)不足、監(jiān)督機(jī)制不完善以及管理方法滯后等問(wèn)題，提出相對(duì)應(yīng)的優(yōu)化策略，包括加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、健全監(jiān)督機(jī)制及應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)等。多元化措施的實(shí)施不僅有助于提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，還能優(yōu)化資源利用，提高信息獲取和管理效率。通過(guò)系統(tǒng)化的改進(jìn)，醫(yī)院可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面提升，支持醫(yī)療服務(wù)的持續(xù)改進(jìn)和發(fā)展。

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作者單位：臨沂市中心醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：韓雪（1984—），女，漢族，山東臨朐人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。