如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

摘 要：在新時(shí)代背景下，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和國家治理體系現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，既是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，又是提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效能的關(guān)鍵所在。文章在分析新時(shí)期做好檔案管理工作重要意義的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的突出問題，提出健全制度體系、創(chuàng)新工作方法、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)及拓展服務(wù)功能等推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要路徑，以期為新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提供有益啟示。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；新時(shí)代

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在信息化浪潮席卷全球的今天，檔案管理工作正經(jīng)歷著深刻的變革。作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部治理的重要環(huán)節(jié)，檔案管理不再僅是單純的文件存儲與保管，而是演變?yōu)橐豁?xiàng)涉及信息資源整合、知識管理和決策支持的復(fù)雜系統(tǒng)工程。這一轉(zhuǎn)變既帶來了前所未有的機(jī)遇，也提出了新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面仍存在諸多問題，亟須改進(jìn)和創(chuàng)新。本文將深入探討新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義，剖析當(dāng)前存在的突出問題，并提出推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要路徑，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新形勢下提高檔案管理水平、充分發(fā)揮檔案價(jià)值提供有益啟示，從而推動(dòng)檔案工作在服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展和國家治理中發(fā)揮更大作用。

一、新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部治理的重要職能，其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平既關(guān)系到單位管理水平的提高，也關(guān)乎國家整體治理能力的增強(qiáng)。

1.規(guī)范檔案管理是提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率、優(yōu)化管理流程的客觀需要

檔案是單位在履行職能過程中產(chǎn)生和積累的記錄單位重大活動(dòng)、真實(shí)反映業(yè)務(wù)工作的重要載體。通過科學(xué)分類、規(guī)范管理，可以快速檢索檔案信息，為單位決策提供參考依據(jù)，為推進(jìn)業(yè)務(wù)工作提供支撐，從而顯著提高工作效率。反之，如果檔案管理混亂無序，不僅難以發(fā)揮檔案的作用，還可能影響正常工作開展。

2.標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理是維護(hù)檔案安全、防范管理風(fēng)險(xiǎn)的有效手段

檔案蘊(yùn)含著大量的歷史信息和機(jī)密數(shù)據(jù)，關(guān)系到個(gè)人隱私和國家安全。標(biāo)準(zhǔn)化管理可以通過明確各環(huán)節(jié)操作規(guī)程、職責(zé)權(quán)限等，有效防范檔案失密、信息被泄露等風(fēng)險(xiǎn)，最大限度地保證檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。特別是在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，面對各種新情況、新問題，更需要以標(biāo)準(zhǔn)化為抓手強(qiáng)化安全管控。

3.創(chuàng)新檔案管理是拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域、彰顯檔案價(jià)值的必然選擇

當(dāng)前，各類新興技術(shù)與檔案管理工作加速融合，給檔案開發(fā)利用帶來新的機(jī)遇。創(chuàng)新運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代技術(shù)手段，推進(jìn)檔案數(shù)字化，優(yōu)化檢索方式，可以極大地提高檔案資源的社會(huì)化利用水平。同時(shí)，要主動(dòng)服務(wù)黨和國家中心工作大局，在助力歷史文化傳承、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面彰顯檔案的獨(dú)特價(jià)值。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

近年來，在各級黨委、政府高度重視下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作取得積極進(jìn)展，但還存在一些亟待解決的問題，制約了檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

1.制度體系不健全

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案工作制度體系不健全，存在諸多問題。一些單位缺乏科學(xué)、合理的檔案分類方案，對不同門類、不同載體的檔案缺乏針對性的管理措施。在檔案收集環(huán)節(jié)，對形成歸檔資料的范圍界定不清，收集工作隨意性大；在檔案整理環(huán)節(jié)，缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)范和要求，影響檔案的規(guī)范化管理；在檔案統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)，統(tǒng)計(jì)不全面、不準(zhǔn)確，缺乏常態(tài)化的統(tǒng)計(jì)工作機(jī)制；在檔案鑒定環(huán)節(jié)，缺乏科學(xué)的鑒定方法和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作流于形式；在檔案移交環(huán)節(jié)，缺乏嚴(yán)格的移交程序和要求，移交工作被動(dòng)應(yīng)付。制度不健全導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性和連續(xù)性，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.管理手段相對滯后

當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)總體水平不高，大多仍停留在電子文檔管理階段，缺乏更高層次的應(yīng)用和系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)緩慢，頂層設(shè)計(jì)不足，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，數(shù)據(jù)資源分散孤立，未能有效整合。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用不足，檔案信息資源的深度挖掘和廣度利用受到限制。檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性難以得到有效保障。檔案管理方式手段的滯后，使得檔案管理工作效率低下，檔案服務(wù)質(zhì)量難以滿足信息時(shí)代用戶對檔案信息資源的便捷獲取、智能分析和知識發(fā)現(xiàn)的需求，嚴(yán)重制約了檔案在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的作用發(fā)揮。

3.安全保密意識淡薄

個(gè)別機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案安全保密工作的重視程度不夠，管理措施不到位，存在諸多安全隱患。一些單位檔案室大門不設(shè)專人看管、不及時(shí)鎖閉，檔案存放雜亂無章，檔案出入登記管理不嚴(yán)格，缺乏必要的安全防護(hù)設(shè)施和監(jiān)控設(shè)備。對檔案借閱利用管理不嚴(yán)，審批手續(xù)不完備，審核把關(guān)不嚴(yán)，借閱登記不規(guī)范，檔案借閱全程監(jiān)管不到位。對檔案的保管狀態(tài)缺乏經(jīng)常性監(jiān)督檢查，尚未建立健全檔案安全保密的長效機(jī)制。個(gè)別工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作中不嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，存在隨意借閱、外出攜帶檔案的現(xiàn)象。還存在涉密檔案與非密檔案混合存放，利用檔案時(shí)脫敏處理不到位等問題。這些都為檔案管理埋下了安全隱患，極易引發(fā)檔案失泄密事件。

4.隊(duì)伍能力亟待提升

目前，不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門編制嚴(yán)重不足，人員配備難以滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。檔案工作人員知識老化問題突出，專業(yè)化水平不高，難以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的新要求。一些單位缺乏系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育機(jī)制，教育培訓(xùn)內(nèi)容針對性、實(shí)效性不強(qiáng)，檔案工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)理念、掌握現(xiàn)代技術(shù)以及提高業(yè)務(wù)能力的機(jī)會(huì)有限。同時(shí)，檔案專業(yè)人才引進(jìn)渠道不暢，高層次、復(fù)合型和應(yīng)用型檔案人才嚴(yán)重匱乏。檔案工作人員的職業(yè)發(fā)展通道不夠通暢，職稱評聘、績效考核及薪酬待遇等激勵(lì)機(jī)制有待進(jìn)一步完善。這些問題制約了高素質(zhì)、專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，影響了檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

5.服務(wù)意識有待加強(qiáng)

一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作還存在“小檔案”思想，服務(wù)意識不強(qiáng)，工作相對封閉，主動(dòng)融入和服務(wù)單位中心工作的意識不夠。在檔案開發(fā)利用方面，思路不夠?qū)?、舉措不夠?qū)?，專題檔案開發(fā)的廣度不夠，面向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)的深度不夠。在拓展服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新服務(wù)方式上有所欠缺，線上服務(wù)渠道不夠豐富，移動(dòng)端、自助式檔案服務(wù)探索力度不足。主動(dòng)服務(wù)意識的缺失，既制約了檔案信息資源價(jià)值的充分發(fā)揮，又使檔案部門在單位的存在感和認(rèn)可度大打折扣。轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新路徑，切實(shí)把檔案工作放到服務(wù)大局的高度來認(rèn)識和推進(jìn)，是新形勢下做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的重要課題。

三、新時(shí)期推進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要路徑

面對新形勢新任務(wù)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要以高度的政治自覺和歷史使命擔(dān)當(dāng)，切實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1.建立健全工作制度，為規(guī)范化管理提供基本遵循

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要以《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等為依據(jù)，立足本單位的職能定位和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，系統(tǒng)梳理各項(xiàng)檔案管理制度，查缺補(bǔ)漏、完善提升。要本著科學(xué)性、系統(tǒng)性原則，制定合理的檔案分類方案，明晰不同類型檔案的收集范圍、保管期限和銷毀規(guī)則，為檔案的分類、整理和保管等奠定基礎(chǔ)。要對檔案借閱、利用等環(huán)節(jié)完成流程再造，細(xì)化借閱審批、檔案出庫及歸還登記等操作規(guī)范，嚴(yán)格管控檔案外借程序。要強(qiáng)化檔案統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作，完善檔案移交接收、檔案鑒定等配套制度，實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)管理、過程控制。與此同時(shí)，要建立健全檔案管理考核評價(jià)和監(jiān)督問責(zé)機(jī)制，將檔案工作納入單位績效考核和目標(biāo)責(zé)任管理體系，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲措施，強(qiáng)化各項(xiàng)制度落實(shí)，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化、制度化水平，確保檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依和有規(guī)可守。

2.創(chuàng)新工作方法手段，為規(guī)范化管理提供技術(shù)支撐

在數(shù)字化時(shí)代浪潮下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展大勢，將信息化貫穿檔案管理全過程與各方面，構(gòu)建高效協(xié)同、智能精準(zhǔn)的現(xiàn)代檔案管理模式。一是高度重視電子檔案規(guī)范化管理，結(jié)合實(shí)際制定電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和存儲格式標(biāo)準(zhǔn)，搭建集中統(tǒng)一、技術(shù)先進(jìn)的電子檔案信息庫，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多源異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的匯聚整合、關(guān)聯(lián)分析和融合管理，充分挖掘電子檔案的潛在價(jià)值。要加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，豐富拓展檔案數(shù)據(jù)資源，創(chuàng)新數(shù)字檔案服務(wù)供給，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案信息資源的社會(huì)化開放共享；二是積極運(yùn)用人工智能、區(qū)塊鏈和5G等新一代信息技術(shù)賦能檔案管理，研發(fā)智能化采集、編目及檢索等應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)建覆蓋檔案管理各業(yè)務(wù)的一體化智能管理平臺，實(shí)現(xiàn)多維數(shù)據(jù)分析、知識關(guān)聯(lián)挖掘，不斷提高檔案管理效率和智能化水平。同時(shí)，還要注重強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)，筑牢網(wǎng)絡(luò)安全防線，為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供有力的技術(shù)保障。

3.強(qiáng)化檔案安全保密，為規(guī)范化管理筑牢安全屏障

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要切實(shí)把檔案安全保密工作擺在更加突出的位置，從思想認(rèn)識、制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和日常管理等方面強(qiáng)化措施、織密防線，為檔案規(guī)范化管理筑牢安全屏障。一是通過多種形式加強(qiáng)保密宣傳教育，增強(qiáng)工作人員的安全保密意識，強(qiáng)化遵規(guī)守紀(jì)觀念，自覺做到依法依規(guī)管檔、依法依規(guī)用檔；二是建立健全保密工作制度體系，明確不同密級檔案的管理權(quán)限和操作流程，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密規(guī)定；三是加大安防投入。加強(qiáng)檔案庫房、載體和信息系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，落實(shí)人防、物防和技防等各項(xiàng)安全保密措施；四是嚴(yán)格規(guī)范檔案查（借）閱利用行為，執(zhí)行審批備案、保密審查等管理制度，加強(qiáng)檔案流向跟蹤、去向管控，有效防范檔案失泄密風(fēng)險(xiǎn)；五是建立檔案定期檢查和隨機(jī)抽查相結(jié)合的監(jiān)管機(jī)制。采取明察暗訪等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)隱患，堅(jiān)決堵塞管理漏洞，不斷強(qiáng)化安全保密意識，提高安全保密能力，為推動(dòng)檔案管理規(guī)范化營造安全穩(wěn)定的環(huán)境。

4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，為規(guī)范化管理提供智力保障

加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是推進(jìn)規(guī)范化管理的關(guān)鍵支撐。檔案事業(yè)的發(fā)展歸根結(jié)底要靠一支政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精湛和作風(fēng)過硬的高素質(zhì)、專業(yè)化人才隊(duì)伍來保證。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要堅(jiān)持黨管干部原則，樹立“黨管檔案、黨管人才”理念，切實(shí)加強(qiáng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)班子和干部人才隊(duì)伍建設(shè)。一是制定檔案人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，優(yōu)化檔案部門干部選拔、任用和管理機(jī)制，充分發(fā)揮部門主管、關(guān)鍵崗位“領(lǐng)頭雁”的作用；二是創(chuàng)新檔案人才教育培養(yǎng)模式，完善繼續(xù)教育和在職培訓(xùn)制度，建立健全多層次、多渠道和多形式的人才培養(yǎng)體系，統(tǒng)籌利用高校、黨校（行政學(xué)院）等教育培訓(xùn)資源，采取內(nèi)訓(xùn)外引、以會(huì)代訓(xùn)、行業(yè)交流和導(dǎo)師帶教等方式，加強(qiáng)檔案人才專業(yè)化、職業(yè)化培養(yǎng)；三是進(jìn)一步暢通檔案人才職業(yè)發(fā)展通道，拓寬成長路徑，完善考核評價(jià)和激勵(lì)保障機(jī)制。在政治上激勵(lì)、工作上支持和待遇上保障，提升檔案人才的職業(yè)榮譽(yù)感和獲得感；四是大力培育和弘揚(yáng)檔案系統(tǒng)的優(yōu)良作風(fēng)，教育引導(dǎo)檔案干部不斷提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力和政治執(zhí)行力，自覺做新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想的堅(jiān)定信仰者和忠誠實(shí)踐者，鍛造一支黨和人民信賴的高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的智力支撐和人才保證。

5.拓展檔案服務(wù)功能，讓規(guī)范化管理創(chuàng)造更大價(jià)值

拓展檔案服務(wù)功能是發(fā)揮規(guī)范化管理效能、創(chuàng)造更大價(jià)值的必然要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要站在新時(shí)代黨和國家事業(yè)發(fā)展全局的戰(zhàn)略高度，樹立“大檔案”理念，進(jìn)一步拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，用足用好檔案資源，推動(dòng)檔案工作與中心工作深度融合、同頻共振。

一是立足服務(wù)大局，主動(dòng)融入黨和國家重大發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞國家重大區(qū)域發(fā)展規(guī)劃、重點(diǎn)改革任務(wù)和重大項(xiàng)目建設(shè)等，加強(qiáng)檔案資源的整合分析利用，開展檔案大數(shù)據(jù)分析，為宏觀決策、應(yīng)急管理及社會(huì)治理等提供有力的檔案信息支撐。

二是進(jìn)一步拓寬檔案服務(wù)渠道，創(chuàng)新服務(wù)供給方式，積極開展線上線下相結(jié)合的個(gè)性化、精準(zhǔn)化檔案服務(wù)。

三是充分發(fā)掘檔案的多重價(jià)值，加強(qiáng)革命歷史檔案的研究利用。用好紅色資源，賡續(xù)紅色血脈；加強(qiáng)自然資源、不動(dòng)產(chǎn)登記及國有企業(yè)等重點(diǎn)領(lǐng)域檔案的開發(fā)利用，助力經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展；加強(qiáng)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化檔案的整理、保護(hù)和開發(fā)，服務(wù)文化強(qiáng)國建設(shè)。同時(shí)，還要注重加強(qiáng)部門協(xié)同配合，推動(dòng)檔案工作與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，促進(jìn)檔案管理與各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展相互促進(jìn)、相得益彰。通過不斷拓展服務(wù)功能、提升服務(wù)效能，將規(guī)范化管理成果轉(zhuǎn)化為推動(dòng)單位高質(zhì)量發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力，使檔案工作在新時(shí)代煥發(fā)新的生機(jī)與活力。

四、結(jié)束語

檔案工作是黨和國家事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是新時(shí)代賦予檔案工作的重要職責(zé)和光榮使命。要以新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，立足新發(fā)展階段，貫徹新發(fā)展理念，緊扣推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，聚焦檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，創(chuàng)新工作思路，優(yōu)化管理模式，健全制度體系，提升隊(duì)伍能力，強(qiáng)化安全保密，拓展服務(wù)功能，不斷開創(chuàng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作新局面，為全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國家、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢作出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王 鵬.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑分析[J].鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2024（10）：207-209.

[2]張 慧.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（10）：135-137.

[3]李國輝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（23）：104-105.

[4]杜皖寧.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化[J].經(jīng)營管理者，2021（05）：72-73.

作者單位：中共濟(jì)寧市任城區(qū)委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室

作者簡介：杜昂（1988—），男，漢族，山東濟(jì)寧人，本科，中級館員，研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案。