關(guān)于推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的幾點(diǎn)思考

摘 要：機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)的重要基礎(chǔ)性工作，其質(zhì)量直接影響機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作的開展和機(jī)關(guān)事業(yè)的健康發(fā)展。當(dāng)前，機(jī)關(guān)檔案工作雖然取得了一定進(jìn)步，但仍面臨文件材料收集不齊全、檔案整理不規(guī)范、制度執(zhí)行不力、專業(yè)人才匱乏以及領(lǐng)導(dǎo)重視不夠等問題。為推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，必須采取建立健全機(jī)關(guān)檔案管理制度體系、強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案法治宣傳教育、大力加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)、將檔案工作納入人員績效考核體系、加大機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)力度以及積極推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)等切實(shí)有效的對策，提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)機(jī)關(guān)工作、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展中的重要作用，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；檔案管理；檔案人才；績效考核；檔案信息化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案是機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作和歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是重要的信息資源和管理資產(chǎn)。高質(zhì)量的機(jī)關(guān)檔案工作不僅直接服務(wù)于機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作需要，還對提高機(jī)關(guān)工作的連續(xù)性、促進(jìn)依法行政、接受社會監(jiān)督以及傳承優(yōu)良傳統(tǒng)等方面具有重要意義。近年來，在檔案法規(guī)政策的引領(lǐng)下，在各級政府的推動下，機(jī)關(guān)檔案工作取得了長足進(jìn)步。但客觀而言，由于認(rèn)識不到位和工作慣性等因素制約，目前機(jī)關(guān)檔案工作中還普遍存在一些突出問題，亟待采取有力舉措加以解決，從而推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的必要性及意義

1.充分認(rèn)識機(jī)關(guān)檔案工作的必要性

機(jī)關(guān)檔案作為各級機(jī)關(guān)的工作記錄，機(jī)關(guān)檔案完整、準(zhǔn)確以及系統(tǒng)地反映了黨政機(jī)關(guān)歷史沿革、職能變遷、機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)工作、人事管理以及黨的建設(shè)等方面情況。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)工作和發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，對于直接服務(wù)機(jī)關(guān)工作、促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展有著不可替代的作用。特別是在查考?xì)v史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和規(guī)劃未來發(fā)展等方面，機(jī)關(guān)檔案能夠提供重要的參考依據(jù)。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案記載著黨和國家重大決策部署、反映了人民群眾利益訴求和社會發(fā)展變遷，是國家和民族的寶貴歷史文化遺產(chǎn)，需要妥善保管和傳承。因此，國家制定了《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)以及《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等檔案規(guī)章，對機(jī)關(guān)檔案工作提出了明確要求。

2.充分認(rèn)識機(jī)關(guān)檔案工作的重要意義

高質(zhì)量地做好機(jī)關(guān)檔案工作，對于充分發(fā)揮檔案的作用，推動機(jī)關(guān)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有十分重要的意義。一方面，完整和準(zhǔn)確的機(jī)關(guān)檔案能為業(yè)務(wù)工作提供可靠的信息資源支持，便于快速回溯政策背景、客觀分析得失，科學(xué)謀劃工作，從而推動工作提質(zhì)增效；另一方面，系統(tǒng)梳理和深入研究相關(guān)檔案，能夠全面把握工作的歷史脈絡(luò)和發(fā)展規(guī)律，不僅為科學(xué)決策提供重要參考，還有力地促進(jìn)依法行政，提高工作規(guī)范化水平，有利于推動機(jī)關(guān)工作持續(xù)改進(jìn)完善。此外，機(jī)關(guān)檔案記錄了黨和國家事業(yè)發(fā)展的光輝歷程，是寶貴的歷史文化遺產(chǎn)，做好檔案管理利用，提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，對傳承優(yōu)良傳統(tǒng)，為后人提供歷史借鑒，為更好地服務(wù)黨和國家工作大局，更好地服務(wù)人民群眾都具有十分重要的意義。

二、機(jī)關(guān)檔案工作中存在的問題

1.機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)和信息化方面的問題，制約了機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展水平

機(jī)關(guān)檔案涉及文書、會計(jì)、實(shí)物、照片、錄音、錄像以及專業(yè)檔案等多門類檔案，但一些機(jī)關(guān)在實(shí)際檔案工作中，普遍存在應(yīng)歸檔的文件材料收集不齊全、檔案整理不規(guī)范、檔案門類劃分不合理、檔案數(shù)字化以及信息化建設(shè)程度較低等問題，這些問題嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展，亟待解決。

首先，機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔文件材料收集的完整性和及時(shí)性有待提高。以文書檔案為例，一些機(jī)關(guān)部門對文件材料的重視程度不夠，沒有嚴(yán)格按照歸檔范圍收集并及時(shí)向檔案部門交接文件材料，導(dǎo)致文件材料收集不齊全、檔案整理歸檔工作滯后，沒有做到歸檔文件材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。有的部門甚至出現(xiàn)重要文件材料丟失的情況。

其次，機(jī)關(guān)檔案在檔案整理中不夠規(guī)范，檔案質(zhì)量參差不齊。以文書檔案為例，按件整理的文件存在多件裝訂在一起的情況，文件內(nèi)容不全或缺少附件、發(fā)文缺少擬稿呈批單以及正式文件未蓋單位公章等情況比較多見，部分檔案沒有按照規(guī)定實(shí)行科學(xué)分類、檔號、頁號以及目錄等編制不規(guī)范，給后續(xù)檔案的查找和利用帶來諸多不便。

再次，機(jī)關(guān)檔案存在檔案資源結(jié)構(gòu)不合理的問題。一些機(jī)關(guān)未能科學(xué)設(shè)置檔案分類方案或者未按照設(shè)置的檔案分類方案開展工作。不少機(jī)關(guān)存在重文書檔案、會計(jì)檔案，輕照片檔案、實(shí)物檔案以及業(yè)務(wù)檔案等其他門類檔案的情況。機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)方面存在短板，不能全面反映機(jī)關(guān)實(shí)際工作的情況，不利于機(jī)關(guān)檔案作用的發(fā)揮。

最后，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化滯后。檔案數(shù)字化程度普遍偏低，大量珍貴的紙質(zhì)檔案資料還沒有及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子文檔，檔案信息化建設(shè)相對落后，難以適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理與利用的要求，客觀上制約了機(jī)關(guān)檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.制度執(zhí)行力有待加強(qiáng)，機(jī)關(guān)檔案工作細(xì)致程度不夠

當(dāng)前，國家和各級政府高度重視機(jī)關(guān)檔案工作，制定出臺了一系列檔案管理規(guī)章制度，大部分機(jī)關(guān)能夠按照要求執(zhí)行并制定本單位的檔案管理制度，落實(shí)檔案工作責(zé)任制，但在實(shí)際工作中也存在一些機(jī)關(guān)制度執(zhí)行力不行、落實(shí)不到位的現(xiàn)象。機(jī)關(guān)檔案工作不夠細(xì)致，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)的一些部門和個(gè)人對檔案工作的重要性認(rèn)識不到位，重業(yè)務(wù)、輕檔案的觀念還比較嚴(yán)重，檔案管理制度得不到重視，日常檔案工作流于形式；二是個(gè)別單位的檔案管理制度不健全，崗位職責(zé)不明晰，工作流程不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理工作比較隨意、松散；三是機(jī)關(guān)各門類檔案未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，分散在各個(gè)科室，檔案室不符合要求，必要的檔案管理設(shè)備設(shè)施配備不齊全，檔案安全存在隱患等問題；四是檔案查閱、利用等環(huán)節(jié)管理不夠嚴(yán)格，審批手續(xù)不完備，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不健全，客觀上存在一定的安全隱患；五是一些機(jī)關(guān)存在檔案開放審核工作機(jī)制未建立或不完善，不能規(guī)范開展涉密檔案解密清理工作。另外，在檔案保密工作方面，個(gè)別單位對涉密檔案缺乏必要的管控，保密意識淡薄，工作不到位，極易引發(fā)泄密事件。

3.機(jī)關(guān)檔案人員變動頻繁，機(jī)關(guān)檔案工作專業(yè)化程度不高

機(jī)關(guān)檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，需要一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的專業(yè)化隊(duì)伍。但縱觀當(dāng)前各級機(jī)關(guān)，檔案人員力量普遍比較薄弱。很多單位專職檔案人員配備嚴(yán)重不足，人手緊缺，無法滿足機(jī)關(guān)檔案工作需要。加之人員變動頻繁，穩(wěn)定性差，不少檔案工作人員是從其他崗位臨時(shí)抽調(diào)，對檔案業(yè)務(wù)知之甚少，工作還處在邊學(xué)邊干的階段。尤其是缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，檔案人員的專業(yè)化水平難以適應(yīng)新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的需要。此外，部分機(jī)關(guān)檔案工作人員政治意識不強(qiáng)，責(zé)任心、事業(yè)心不足，工作滿足于“守?cái)傋印薄白鍪聞?wù)”，缺乏創(chuàng)新意識，工作標(biāo)準(zhǔn)不高、要求不嚴(yán)，難以推動機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。人才隊(duì)伍建設(shè)滯后、專業(yè)力量薄弱是制約新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸性問題，迫切需要加大人才培養(yǎng)和引進(jìn)力度，切實(shí)解決相關(guān)問題。

三、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的對策建議

1.健全機(jī)關(guān)檔案管理制度體系

健全科學(xué)、完善的檔案管理制度體系，是推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。機(jī)關(guān)要按照國家檔案管理法規(guī)的要求，結(jié)合單位工作實(shí)際，進(jìn)一步完善覆蓋檔案工作全過程、全環(huán)節(jié)的制度規(guī)范體系，切實(shí)提高檔案工作的制度化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化水平。

一方面，機(jī)關(guān)要修訂健全檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用以及鑒定等各項(xiàng)管理制度，明確檔案形成、積累和保管等環(huán)節(jié)的崗位分工和工作職責(zé)，細(xì)化工作程序和操作規(guī)范，建立科學(xué)和高效的檔案業(yè)務(wù)工作流程，真正做到制度健全、分工明確、流程清晰以及標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，使檔案工作能夠在制度的軌道上規(guī)范有序地運(yùn)行。加強(qiáng)檔案室建設(shè)，切實(shí)落實(shí)檔案制度中人、財(cái)、物的保障措施，將分散保存的各類檔案由機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理，確保機(jī)關(guān)檔案實(shí)體和檔案信息安全。

另一方面，機(jī)關(guān)要特別重視檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的制定和執(zhí)行?？茖W(xué)的機(jī)關(guān)檔案三合一制度是進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案資源質(zhì)量，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵。機(jī)關(guān)要根據(jù)工作實(shí)際，科學(xué)劃分檔案門類、明確歸檔范圍以及確定合理的保管期限，制定符合單位實(shí)際情況的機(jī)關(guān)檔案三合一制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保制度落到實(shí)處。機(jī)關(guān)檔案三合一制度的制定和有效實(shí)施不僅有利于機(jī)關(guān)檔案工作人員開展具體檔案業(yè)務(wù)工作時(shí)有據(jù)可依，還有利于機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化，能夠極大地提高機(jī)關(guān)檔案工作的效率和水平。

同時(shí)，還要及時(shí)關(guān)注檔案法規(guī)政策的調(diào)整以及機(jī)關(guān)工作職能的新變化，對相關(guān)檔案管理制度進(jìn)行動態(tài)調(diào)整和優(yōu)化，及時(shí)廢止、修訂不合時(shí)宜的制度規(guī)范，增補(bǔ)亟須補(bǔ)充完善的新制度，使制度體系更加務(wù)實(shí)管用，為機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的制度支撐。

2.強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案法治宣傳教育

強(qiáng)化檔案法治宣傳教育，是推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。機(jī)關(guān)要充分認(rèn)識到檔案工作是一項(xiàng)法定職責(zé)，必須嚴(yán)格依照檔案法律法規(guī)辦事。特別要加強(qiáng)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員等機(jī)關(guān)檔案工作關(guān)鍵人員的檔案法治學(xué)習(xí)，要把檔案法治宣傳教育作為建設(shè)法治機(jī)關(guān)的重要內(nèi)容，并納入本單位普法教育的總體規(guī)劃，多形式、多渠道地開展檔案法規(guī)政策的宣傳學(xué)習(xí)。機(jī)關(guān)可以邀請檔案法規(guī)專家舉辦專題講座，系統(tǒng)闡釋檔案法律法規(guī)的立法精神、核心要義和實(shí)際運(yùn)用，增強(qiáng)干部職工的法治思維意識，以法治方式推進(jìn)檔案工作的開展?？梢耘e辦檔案知識競賽、情景模擬演練等寓教于樂的活動，在輕松愉悅的氛圍中普及檔案法律法規(guī)知識，引導(dǎo)干部職工自覺尊法學(xué)法守法用法。還可以充分利用展板、櫥窗以及局域網(wǎng)等宣傳陣地開設(shè)檔案普法專欄，營造濃厚的檔案法治文化氛圍。通過持續(xù)深入的檔案法治宣傳教育，推動形成人人懂法、人人守法的良好局面，不斷增強(qiáng)機(jī)關(guān)干部職工的檔案法治意識，提升機(jī)關(guān)各科室對檔案工作的參與度和配合度，共同推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的開展。

3.加大機(jī)關(guān)檔案人才培養(yǎng)力度

高素質(zhì)、專業(yè)化的機(jī)關(guān)檔案隊(duì)伍是推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的根本保證。應(yīng)加大機(jī)關(guān)檔案人才培養(yǎng)力度，著力打造一支政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精湛以及作風(fēng)過硬的檔案人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)要高度重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，把檔案人才培養(yǎng)納入本單位人才發(fā)展的總體規(guī)劃，創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)選拔機(jī)制，暢通檔案人才成長的發(fā)展通道。要堅(jiān)持黨管人才原則，突出政治標(biāo)準(zhǔn)，把政治素質(zhì)作為檔案人才選用的首要條件，選拔任用政治立場堅(jiān)定、黨性原則強(qiáng)以及理想信念牢固的優(yōu)秀人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來。要搭建檔案人才脫穎而出的舞臺，在單位設(shè)置一定比例的檔案專業(yè)崗位，為優(yōu)秀的檔案人才脫穎而出、才盡其用提供制度保障。同時(shí)，要大力加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案人才的教育培訓(xùn)，為檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)提供良好的資源和條件，鼓勵機(jī)關(guān)檔案人員參加檔案技能比賽和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。充分利用各級黨校、行政學(xué)院和高校的優(yōu)質(zhì)教育資源，有計(jì)劃地選送檔案人員參加脫產(chǎn)進(jìn)修、學(xué)歷培訓(xùn)，拓寬檔案人才的知識視野，提升人員綜合素質(zhì)。要建立健全檔案人才培養(yǎng)使用的長效機(jī)制，通過以老帶新、傳幫帶等方式，積極推動檔案人才梯隊(duì)建設(shè)，促進(jìn)老中青檔案人才的有機(jī)融合、密切配合，不斷提升檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和工作實(shí)效，為機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人才支撐。

4.將機(jī)關(guān)檔案工作納入人員績效考核

將機(jī)關(guān)檔案工作納入人員績效考核體系，是推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的有力抓手。機(jī)關(guān)要把檔案工作擺上重要議事日程，作為單位年度目標(biāo)管理、績效考核的重要內(nèi)容，制訂切實(shí)可行的檔案工作計(jì)劃，明確時(shí)間表、路線圖，細(xì)化分解到各科室和具體責(zé)任人，明確進(jìn)度要求。要將檔案工作成效作為人員考核評優(yōu)、職務(wù)晉升的重要依據(jù)，制定科學(xué)、合理的檔案工作績效考核指標(biāo)體系和管理辦法，采取平時(shí)考核與年終考核相結(jié)合、定性評價(jià)和定量分析相結(jié)合的方式，客觀公正地評價(jià)檔案工作績效，并將考核結(jié)果與干部選拔任用、評先評優(yōu)和績效工資分配掛鉤，形成崇尚實(shí)干、鼓勵創(chuàng)新以及注重實(shí)績的正向激勵機(jī)制。對在檔案工作中做出突出成績的先進(jìn)個(gè)人，要予以表彰獎勵；對工作不負(fù)責(zé)任、造成嚴(yán)重后果的，要嚴(yán)肅追責(zé)問責(zé)，對失職瀆職的依紀(jì)依規(guī)嚴(yán)肅處理。通過績效考核這個(gè)“指揮棒”，讓機(jī)關(guān)人員重視檔案工作，層層傳導(dǎo)壓力、傳遞動力，調(diào)動工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，形成齊抓共管、協(xié)同發(fā)力的機(jī)關(guān)檔案工作新局面。

四、結(jié)束語

綜上所述，要推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，必須以新時(shí)代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹黨中央、國務(wù)院關(guān)于檔案工作的決策部署，繼續(xù)落實(shí)檔案法律法規(guī)要求，進(jìn)一步解放思想、改革創(chuàng)新，在健全制度、法治宣傳、強(qiáng)化隊(duì)伍以及檔案信息化建設(shè)等方面狠下功夫，不斷開創(chuàng)機(jī)關(guān)檔案工作新局面。展望未來，機(jī)關(guān)檔案工作大有可為，也必將大有作為。我們要立足新起點(diǎn)，搶抓新機(jī)遇，在推動機(jī)關(guān)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的道路上奮力前行，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢貢獻(xiàn)力量。

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作者單位：臨沂市蘭山區(qū)檔案館

作者簡介：王晨晨（1987—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。