大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸滲透人們的生活以及社會各領(lǐng)域，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)時代的到來。大數(shù)據(jù)推動了社會發(fā)展，改善了人們的生活和工作方式。為充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價值，事業(yè)單位有必要對大數(shù)據(jù)展開深入研究，探究大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用技巧，以支持檔案管理工作。文章主要提出了大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化建議，希望能夠拓展檔案管理工作的思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；大數(shù)據(jù)時代；事業(yè)單位；建議

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

科技的發(fā)展和大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，給檔案管理工作帶來了顛覆性變化。為抓住發(fā)展機遇，應(yīng)對發(fā)展挑戰(zhàn)，提高檔案管理效率，發(fā)揮檔案價值，增強決策的科學(xué)性，事業(yè)單位需要立足大數(shù)據(jù)時代探索科學(xué)的檔案管理方法，使檔案管理工作變得更加高效。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)處于發(fā)展變化的狀態(tài)，并且檔案管理規(guī)范與要求等也在發(fā)生變化，事業(yè)單位在借助大數(shù)據(jù)實施檔案管理的過程中也需要持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)檔案管理工作。

一、大數(shù)據(jù)時代與事業(yè)單位檔案管理概述

1.大數(shù)據(jù)時代的介紹

大數(shù)據(jù)時代是指在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，數(shù)據(jù)量呈爆炸式增長，通過收集、存儲、分析和應(yīng)用海量、多樣及高速的數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)更精準(zhǔn)的決策、更高效的運營和更創(chuàng)新的發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代的特征有以下幾點：一是數(shù)據(jù)量大。在大數(shù)據(jù)時代，各種設(shè)備設(shè)施和平臺不斷產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)；二是數(shù)據(jù)類型多樣。在大數(shù)據(jù)時代，不僅有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包括圖片、音頻和視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。豐富的數(shù)據(jù)類型為各領(lǐng)域的分析和決策提供了更全面的信息支持；三是處理速度快。在信息技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)字化等多種技術(shù)的支持下，數(shù)據(jù)處理的速度明顯加快，甚至能夠?qū)崟r處理數(shù)據(jù)；四是價值密度低。在大數(shù)據(jù)時代，每時每刻都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，但是這些數(shù)據(jù)并非都具有價值。為發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值需要利用先進(jìn)的技術(shù)挖掘數(shù)據(jù)價值，加強數(shù)據(jù)利用。

2.事業(yè)單位檔案管理的介紹

事業(yè)單位檔案管理是對事業(yè)單位在工作活動中形成的各類檔案開展收集、整理、保管、利用和鑒定等工作。它涵蓋了人事、財務(wù)和業(yè)務(wù)等多方面的檔案。其中，人事檔案記錄員工信息，為人才管理提供依據(jù)；財務(wù)檔案反映單位收支，為財務(wù)管理決策的制定提供數(shù)據(jù)支持；業(yè)務(wù)檔案見證單位業(yè)務(wù)發(fā)展歷程。在社會快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位需要對檔案管理工作展開深入研究，創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理水平，更好地實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)對加強事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.提高檔案管理效率

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，事業(yè)單位可以極大地提高檔案管理效率。

一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動化分類與存儲。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員需要了解檔案信息，進(jìn)而對其分類整理。但這種分類整理方式難以提高檔案管理效率。加之，檔案管理人員在實行分類整理的過程中還容易因主觀性強影響分類整理的科學(xué)性。事業(yè)單位通過在檔案管理的過程中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，就可以依靠智能算法快速、準(zhǔn)確地分類檔案。例如，可以利用文本分類算法，將大量的文檔檔案按照主題分類。在對檔案分類后，還可以在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下將不同類型的檔案自動存儲到相應(yīng)的位置。通過依托大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案展開自動化分類與存儲，可以提高檔案管理效率，避免在檔案管理的過程中產(chǎn)生諸多問題。

另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠加快檔案檢索速度。在日常工作中，事業(yè)單位工作人員經(jīng)常需要查找特定的檔案信息。傳統(tǒng)的檢索方式往往需要花費大量的時間和精力，不利于提高工作人員檔案檢索效率。隨著社會發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)在公眾視野，并被應(yīng)用在檔案管理中。事業(yè)單位引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以為檔案建立索引和搜索引擎，從而使工作人員快速找到所需的檔案信息，提高他們的工作效率。

2.推動事業(yè)單位發(fā)展

大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅可以提高事業(yè)單位檔案管理效率，還在推動事業(yè)單位發(fā)展方面發(fā)揮著積極作用。首先，提高事業(yè)單位決策水平。事業(yè)單位在項目規(guī)劃和分配資源等方面的決策制定需要準(zhǔn)確的信息支持。通過分析與挖掘檔案數(shù)據(jù)，能夠在決策的過程中獲取全面、有效的信息，從而更好地從這些信息中提取關(guān)鍵要素，保證決策制定的有效性和實用性。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以依托算法與智能化技術(shù)加強檔案數(shù)據(jù)的分析，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)價值，從而保證事業(yè)單位各項決策的制定能夠獲取可靠的數(shù)據(jù)支持。例如，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，可以對事業(yè)單位檔案中涵蓋的項目類型、項目價值和項目具體做法等展開深入分析與研究，為項目規(guī)劃決策的制定提供有效的數(shù)據(jù)信息支持，進(jìn)而提高項目規(guī)劃水平；其次，提升事業(yè)單位服務(wù)的質(zhì)量。通過引入和科學(xué)地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，事業(yè)單位可以深入分析檔案數(shù)據(jù)，了解用戶服務(wù)情況與用戶對服務(wù)的建議，優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容與方式，使用戶得到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高其對服務(wù)的滿意度。在決策水平與服務(wù)質(zhì)量提升的情況下，事業(yè)單位的整體發(fā)展水平能夠得到提高，同時也為社會發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的建議

1.樹立大數(shù)據(jù)管理理念

為落實檔案管理任務(wù)，事業(yè)單位需要在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時采取合理的措施，幫助檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)管理理念，保證其加強大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，增強檔案管理的高效性。

其一，加強培訓(xùn)教育。在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位需要對檔案管理人員開展培訓(xùn)教育，便于轉(zhuǎn)變他們的檔案管理理念，提高其檔案管理能力。其中，需要將大數(shù)據(jù)的定義、特點、應(yīng)用價值及大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方法等作為培訓(xùn)教育內(nèi)容，便于在提高他們對大數(shù)據(jù)與檔案管理工作認(rèn)知水平的基礎(chǔ)上保證其有效參與檔案管理工作。另外，在數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員需要從傳統(tǒng)的檔案管理思維中解放出來，樹立以數(shù)據(jù)為中心的思維模式，從而更好地從數(shù)據(jù)角度管理檔案和利用檔案。為確保檔案管理人員樹立以數(shù)據(jù)為中心的思維模式，事業(yè)單位還需要在培訓(xùn)教育的過程中開展實踐活動。例如，可以讓檔案管理人員運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案分類、標(biāo)引和存儲，便于幫助他們建立大數(shù)據(jù)思維模式，保證檔案管理效果。

其二，營造大數(shù)據(jù)管理文化的氛圍。為確保檔案管理人員形成大數(shù)據(jù)管理理念，事業(yè)單位有必要在內(nèi)部營造一種擁抱大數(shù)據(jù)的文化氛圍，鼓勵檔案管理人員積極參與檔案管理的創(chuàng)新與改革。例如，可以舉辦大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用案例分享會，引導(dǎo)檔案管理人員分享應(yīng)用經(jīng)驗、技巧等。同時，還可以組織大數(shù)據(jù)創(chuàng)新競賽活動，激發(fā)他們的創(chuàng)新思維，便于改進(jìn)檔案管理工作。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部需要樹立大數(shù)據(jù)管理理念，并主動宣傳該理念，便于為檔案管理工作的優(yōu)化提供支持和保障。

2.建立檔案管理信息化平臺

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位可以按照以下步驟開展檔案管理信息化平臺建設(shè)工作。

步驟一：需求分析。事業(yè)單位需要全面評估自身的檔案管理現(xiàn)狀，明確檔案管理的需求和目標(biāo)。在此過程中，需要了解不同部門對檔案的使用需求，包括檔案的類型、查詢頻率和共享要求等。同時，考慮未來的發(fā)展需求，增強信息化平臺的擴(kuò)展性，滿足后續(xù)檔案管理工作的需求。

步驟二：規(guī)劃設(shè)計。在分析需求后，事業(yè)單位需要根據(jù)需求分析結(jié)果，制定詳細(xì)的信息化平臺建設(shè)規(guī)劃。在該規(guī)劃中，需要確定平臺的功能模塊。其中，可以將檔案存儲、檢索、借閱管理和統(tǒng)計分析等作為平臺的功能模塊，以提升平臺的應(yīng)用價值。同時，還需要設(shè)計平臺的架構(gòu)，如數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)涞?，提高平臺建設(shè)的水平，保證檔案管理工作質(zhì)量。此外，還需要制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和完整性。

步驟三：技術(shù)選型。為提高平臺運行水平，事業(yè)單位可以選擇性能強大的檔案管理軟件，以加強檔案管理。另外，也可以根據(jù)自己的需求與檔案管理人員的技術(shù)水平等，做好檔案管理軟件的開發(fā)工作，增強軟件的實用性。除此之外，還需要選擇可靠的硬件設(shè)備，如服務(wù)器、存儲設(shè)備等，為檔案管理信息化平臺的穩(wěn)定運行提供硬件支持。

步驟四：數(shù)據(jù)遷移。事業(yè)單位需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案實行數(shù)字化處理，并遷移到信息化平臺，以便對檔案管理工作整體把控。

步驟五：推廣使用。事業(yè)單位可以積極宣傳平臺的功能作用，激發(fā)檔案管理人員利用平臺開展管理工作的興趣。同時，還可以通過講解平臺應(yīng)用案例的方式，做好平臺推廣工作。

3.加強檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)

事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時代既面臨著檔案管理機遇，又面臨著檔案管理安全的挑戰(zhàn)。為避免在檔案管理中出現(xiàn)數(shù)據(jù)被泄露和篡改等問題造成不必要的損失，為增強檔案的安全性，事業(yè)單位有必要做好以下工作。

一是建立嚴(yán)格的訪問控制機制。事業(yè)單位有必要做好訪問控制機制的建設(shè)工作。在建設(shè)該機制的過程中，有必要結(jié)合檔案管理人員的職責(zé)，設(shè)定針對性的訪問權(quán)限，以有效限制其訪問行為，做好檔案安全管理工作。尤其是針對涉及機密信息的檔案，更加需要授權(quán)管理，以保護(hù)機密信息，避免給事業(yè)單位的發(fā)展帶來消極影響。

二是采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)。在對檔案數(shù)據(jù)安全管理的過程中，事業(yè)單位需要積極引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)。通過采取對稱加密和非對稱加密相結(jié)合的方式，對檔案數(shù)據(jù)實行加密處理，提升檔案的安全性。此外，還需要定期更新加密算法，以有效應(yīng)對外界的安全威脅。

三是加強網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。事業(yè)單位可以安裝防火墻和入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，便于嚴(yán)格監(jiān)控檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問行為，及時發(fā)現(xiàn)和阻止異常訪問行為。同時，還需要定期掃描和修復(fù)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，增強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

4.做好人才隊伍建設(shè)工作

目前，事業(yè)單位在一定程度上忽視了檔案管理人才隊伍建設(shè)工作，難以支持基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作?；诖耍聵I(yè)單位需要做好檔案管理人才隊伍建設(shè)工作，為基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作提供人力資源與智力支持。其中，可以從加強人才招聘、做好培訓(xùn)教育工作和關(guān)注人才職業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，加大檔案管理人才隊伍建設(shè)的力度。

第一，加強人才招聘。事業(yè)單位需要明確對檔案管理人員的招聘要求。例如，要求應(yīng)聘者既需要具備檔案管理的專業(yè)知識，又需要熟悉信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析等相關(guān)領(lǐng)域的知識與技術(shù)。在招聘的過程中，事業(yè)單位還需要對應(yīng)聘者加以考察，對他們整體的情況實施評估，進(jìn)而做出判斷。在這種情況下，就能夠引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，滿足大數(shù)據(jù)時代不斷變化的檔案管理需求。

第二，做好培訓(xùn)教育工作。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)組織培訓(xùn)教育活動，使檔案管理人員得到優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)教育。其中，可以指導(dǎo)他們學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用技術(shù)，特別是信息安全知識與技術(shù)。此外，還需要結(jié)合單位內(nèi)部對檔案管理工作的要求及社會發(fā)展變化情況，更新培訓(xùn)教育內(nèi)容，以保證其更好地開展檔案管理工作。

第三，關(guān)注人才職業(yè)發(fā)展。事業(yè)單位可以結(jié)合檔案管理人員發(fā)展情況與需求，引導(dǎo)他們制定科學(xué)的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)其不斷完善自身，增強檔案管理能力。同時，還可以暢通晉升渠道，激發(fā)他們的工作熱情。

5.推進(jìn)檔案資源共享與利用

事業(yè)單位需要促進(jìn)檔案資源共享，有效地利用檔案資源，發(fā)揮檔案資源的現(xiàn)實價值。在檔案資源共享層面，事業(yè)單位可以構(gòu)建檔案資源共享平臺，以整合和集中管理各部門檔案。在平臺建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)做好平臺檢索功能建設(shè)，便于為用戶查找檔案提供便利。同時，還需要制定檔案資源共享制度，明確檔案資源共享的范圍、方式和權(quán)限，規(guī)范檔案的借閱、復(fù)制和傳遞流程。另外，需要建立檔案資源共享激勵機制，鼓勵各部門積極參與檔案資源共享。還需要在數(shù)據(jù)時代注重與其他事業(yè)單位、企業(yè)和高校等機構(gòu)建立檔案資源合作關(guān)系，進(jìn)一步增強檔案資源的共享性，掌握更多的信息。在檔案資源利用層面，在增強檔案資源共享性的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位需要引導(dǎo)檔案管理人員使用大數(shù)據(jù)挖掘與分析技術(shù)，挖掘與分析人事檔案數(shù)據(jù)信息，了解單位的人才結(jié)構(gòu)和需求，進(jìn)而為人才引進(jìn)與培養(yǎng)提供數(shù)據(jù)信息支持，滿足對人才的需求，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案是事業(yè)單位寶貴的信息資源。為優(yōu)化利用檔案資源，事業(yè)單位需要立足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理方法與手段展開思考與探究，以充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案管理工作。同時，還需要樹立大數(shù)據(jù)管理理念，加大相關(guān)檔案管理人員隊伍建設(shè)力度等多種方式，開展檔案管理工作。另外，事業(yè)單位不僅需要注重加強反思，積極總結(jié)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的經(jīng)驗，還需要善于從其他單位的檔案管理中汲取經(jīng)驗，不斷完善檔案管理體系，以支持后續(xù)檔案管理工作。此外，還需要倡導(dǎo)檔案管理人員參與到基于大數(shù)據(jù)的檔案管理的創(chuàng)新中，豐富檔案管理的創(chuàng)新成果。因為基于大數(shù)據(jù)的檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，所以事業(yè)單位還需要兼顧各種管理要素。相信，通過不懈地努力，事業(yè)單位不僅能夠發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的價值，持續(xù)提升檔案管理工作的質(zhì)量，還可以更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求。

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作者單位：濰坊日報社

作者簡介：盧葦（1981—），男，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：檔案管理。